En quoi la méthode du Procure-to-Pay est-elle avantageuse ?

Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, les entreprises doivent adopter des stratégies plus efficaces, notamment dans le domaine des achats. Le Procure-to-Pay (P2P) est l'une de ces stratégies, visant à améliorer le contrôle des dépenses et l'efficacité des opérations. 

Cette approche couvre l'ensemble du processus d'achat, depuis l'identification des besoins jusqu'au paiement, en passant par la gestion des bons de commande et la réception des factures.

Les solutions Procure-to-Pay ont pour objectif de présenter les offres des fournisseurs aux utilisateurs en digitalisant, automatisant et en optimisant les processus d'achat et financiers. Le P2P veille à ce que tous les achats de l'entreprise soient conformes, opportuns et efficaces. Ces systèmes sont conçus pour gérer de grands volumes de bons de commande, de factures, de paiements et d'approbations, en automatisant autant de tâches et de processus que possible.

A noter, il est également important de différencier le Procure-to-Pay du processus similaire Source-to-Pay (S2P), qui se concentre davantage sur la recherche stratégique de produits et services.

Les étapes à suivre pour le Procure-to-Pay :

Pour bien mettre en place ce processus il est important de suivre quelques étapes afin d'optimiser au maximum cette stratégie : 

1. La demande d'achat : Cette étape consiste à rechercher le produit, à créer un panier pour ajouter le produit et à autoriser la commande. 

2. L'approvisionnement : Une fois le bon de commande créé, il faut suivre, recevoir les marchandises et en évaluer sa conformité.

3. La gestion des factures fournisseurs : Une fois l’achat réalisé, il ne faut surtout pas négliger l'étape de la facturation. Une fois reçue, il faut la traiter et la valider en la comparant avec le bon de commande.  

4. Le paiement : Enfin, la dernière étape consiste à payer la facture et mettre à jour le compte fournisseur. 

Quels sont les bénéfices des solutions Procure-to-Pay ?

Ce type de solution permet de constamment améliorer le domaine d’achat. C’est une stratégie qui aide à optimiser l'efficacité du système, à accroître la visibilité et le contrôle, et offre aux équipes la possibilité de développer leurs compétences.

Gagnez en efficacité

L'automatisation des processus réduit les coûts de main-d'œuvre, les délais de traitement et les risques, ce qui a un impact direct sur la productivité et la rentabilité de l'entreprise. Toutefois, l'optimisation du système n'est que la première étape. Il est essentiel d'évaluer les résultats par la suite. Une expérience d'achat bien pensée, combinée à une solution P2P efficace, simplifie le travail des acheteurs, des fournisseurs et des responsables de la comptabilité fournisseurs. En assurant un contrôle total des mécanismes d'achat, l'entreprise peut réaliser des économies de temps et d'argent.

Optez pour plus de contrôle 

En consolidant les données, les entreprises obtiennent une visibilité accrue, leur permettant de mieux maîtriser leurs dépenses. La solution intégrée Procure-to-Pay offre également la possibilité de suivre l'approvisionnement de manière complète et de repérer les coûts susceptibles d'être réduits. Selon la solution P2P choisie, il est possible de travailler en temps réel, assurant ainsi une visibilité totale et une amélioration de la relation avec les fournisseurs.

Concentrez-vous sur des tâches à plus forte valeur ajoutée 

Libérées des tâches administratives répétitives, les équipes achats peuvent se concentrer sur des missions plus stratégiques. Elles pourront ainsi suivre les tendances de leur secteur ou se former à de nouvelles pratiques innovantes. La mise en place d'un processus Procure-to-Pay va au-delà d'une simple amélioration de l'analyse ; l'expertise accrue des équipes achats aura un impact direct sur la productivité et, par conséquent, sur le chiffre d'affaires de l'entreprise. Ainsi, les équipes peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que le sourcing, l'innovation, la proximité avec les utilisateurs et la stratégie.

Le P2P est donc une solution qui favorise une meilleure répartition des ressources. L'analyse du processus d'achat permet ensuite d'affiner et d'optimiser le système pour atteindre des niveaux d'efficacité toujours plus élevés.