Btw over verzendkosten: een complete uitleg

Wanneer je verzendkosten aan je klant berekent, moet die hier btw over betalen. Het berekenen van btw over verzendkosten is dus de norm wanneer je goederen verzendt. Lees hieronder meer over de regels en richtlijnen voor de btw op portokosten, hoe je hierop bespaart en hoe je de btw verwerkt in je administratie.

Moet je btw over verzendkosten betalen?

Het simpele antwoord is: ja. Er bestaat over de btw op verzendkosten niettemin nogal wat verwarring. En dat is begrijpelijk, want hoewel het berekenen van btw over verzendkosten verplicht is, zijn postzegels en pakketzegels van PostNL btw-vrij. 

Toch is het berekenen van btw over je verzendkosten verplicht. Zodra je verzendkosten aan je klant berekent, moet hier namelijk belasting over worden betaald. ✉️

Wat is het btw-tarief voor verzendkosten in 2023?

De hoogte van het btw-tarief voor verzendkosten in 2023 hangt af van het btw-tarief dat geldt voor de goederen die je verstuurd. Het btw-tarief kan dus liggen op 0%, 9% of 21%. Voor de meeste producten geldt dat je een btw-tarief van 21% in rekening mag brengen.

Twijfel je of er een hoog of laag btw-tarief op jouw goederen van toepassing is? Dan vind je meer informatie over het btw-tarief per product op de volgende pagina’s:

• Goederen en diensten met 21% btw
• Goederen en diensten met 9% btw
• Goederen en diensten met 0% btw

Wat als je goederen verschillende btw-tarieven hebben?

Wanneer de goederen die je levert verschillende btw-tarieven hebben, moet de btw over bezorgkosten gelijk zijn aan het hoogste btw-tarief van je goederen. Hieronder vind je een voorbeeld van hoe dat werkt:

Sara bestelt twee artikelen in je webshop. Het eerste artikel is een paar hardloopschoenen van 45 euro en het tweede artikel is een boek over hardlopen van 15 euro. De hardloopschoenen vallen onder het hoge tarief van 21% btw, maar op het boek is een tarief van slechts 9% van toepassing. 📖

Het totale bedrag van de producten komt neer op 60 euro. Omdat 21% het hoogste btw-tarief is in het postpakket, is de btw die over de verzendkosten moet worden betaald 21%. Dit geldt ongeacht het feit dat er ook producten van 9% btw aan het postpakket zijn toegevoegd.

Btw berekenen over verzendkosten naar het buitenland

Lever je producten aan een afnemer in het buitenland? Dan is de hoogte van de btw over je verzendkosten gelijk aan de hoogte van de btw over je producten. In veel gevallen wordt de btw verlegd en wordt deze door de afnemer in hun eigen land betaald. De regels voor de btw op leveringen aan het buitenland zijn als volgt:

• Wanneer je een pakket verstuurt naar een particuliere afnemer die in de EU woont en geen btw-nummer heeft, gebruik je het Nederlandse btw-tarief. Je rekent dus gewoon btw over je pakketpost en dat btw-percentage is gelijk aan de btw op het product.
• Wanneer je een pakket verstuurt naar een bedrijf uit de EU dat wel een btw-nummer heeft, mag je de btw verleggen. De afnemer kan de btw vervolgens verrekenen op basis van de btw-regels in zijn of haar thuisland. Je hoeft in dit geval dus geen btw over de transportkosten te berekenen, maar kunt ‘btw verlegd’ op de factuur noteren.
• Wanneer je een pakket verstuurt naar een afnemer buiten de EU, hoef je geen btw te rekenen over het product en dus ook niet over de verzendkosten.

Verzendkosten over goederen in de margeregeling

Onder margegoederen worden gebruikte (tweedehands) goederen verstaan die door jou zijn ingekocht zonder btw. Onder bepaalde voorwaarden vallen ook kunst, antiek en verzamelvoorwerpen onder de margeregeling.

Wanneer je goederen onder de zogenaamde margeregeling vallen, betaal je gewoon btw over de transportkosten. Dit gaat om het volledige btw-bedrag, ongeacht het feit dat je bij goederen in de margeregeling uitsluitend btw betaalt over je winst. 💸

In welke gevallen zijn verzendkosten btw-vrij?

In bepaalde gevallen zijn verzendkosten vrij van btw. Je hoeft bijvoorbeeld geen btw te betalen over de labels die je koopt wanneer je een zakelijk pakketje rechtstreeks via PostNL verstuurt.

Je hoeft in zo’n geval ook geen btw terug te vragen bij je belastingaangifte. Let er wel op dat je alsnog btw moet berekenen over de verzendkosten die je bij de klant in rekening brengt.

Hoe het met de btw op postzegels?

De regels rondom de btw op postzegels zijn voor veel ondernemers verwarrend. Daarom leggen we je graag zo eenvoudig mogelijk uit hoe dit werkt:

1. Over de aankoop van postzegels en pakketzegels betaal je geen btw-kosten. 
2. Zodra je deze postzegels of pakketzegels toevoegt aan een pakket dat je verzendt aan je klant, moet hier echter alsnog btw over worden betaald. 
3. Dat komt omdat je de postzegel of pakketzegel als het ware ‘verkoopt’ aan je klant.

Kun je de btw over verzendkosten terugvragen of aftrekken?

Het is toegestaan om de verzendkosten af te trekken als voorbelasting. Dat komt omdat het om een zakelijke uitgave gaat waarbij je de verzendkosten aan de vervoerder betaalt.

Heb je geen btw betaald over (een deel van) de verzendkosten? Dan kun je geen btw terugvragen, maar je mag de overige verzendkosten wel gewoon aftrekken. Dit geldt onder meer wanneer je postzegels of pakketzegels afneemt bij het postorderbedrijf.

Mag je verzendkosten doorrekenen aan je klanten?

Om de kosten voor je bedrijf te drukken, is het verstandig om de verzendkosten door te berekenen aan de klant. Omdat vooral particuliere klanten niet van verzendkosten houden, kun je ervoor kiezen om een deel van de verzendkosten te verwerken in de prijs van het product. Het product wordt daardoor iets duurder, maar de verzendkosten blijven laag.

Let er wel goed op dat als klanten meerdere producten in één keer bestellen, ze slechts één keer verzendkosten hoeven te betalen. Door de prijs voor verzendkosten vooraf in de producten te verwerken, kan dit voor de afnemer duurder uitvallen dan eigenlijk de bedoeling is. Wees hier dus voorzichtig mee. 💡

Tips om te besparen op verzendkosten

Er zijn meerdere manieren om slim te besparen op je verzendkosten. Kijk allereerst kritisch of het mogelijk is om je pakket als brievenbuspost te versturen. Dit scheelt flink in kosten en dat is zowel voor jou als voor je klant heel gunstig.

Kijk daarnaast ook naar de tarieven die postorderbedrijven rekenen. Sommige zijn net iets scherper geprijsd en hebben toch een uitstekende dienstverlening. Houd hierbij wel rekening met de verhouding tussen prijs en kwaliteit. Soms is goedkoop duurkoop en wordt het een sigaar uit eigen doos.

Om de kwaliteit van postorderbedrijven te checken, kun je hun online reviews bekijken in Google of bij collega-ondernemers vragen wat hun ervaringen zijn.

Hoe verwerk je verzendkosten in je administratie?

Het verwerken van de verzendkosten in je administratie komt op hetzelfde neer als het verwerken van je goederen. Je koopt de verzending namelijk in de bij het postorderbedrijf en verkoopt het vervolgens door aan je klant.

Voor het aankopen van verzendingen betaal je als ondernemer zelf de btw. Je kunt je klant vervolgens laten betalen voor de btw over de verzendkosten. Het volledig factuurbedrag kan in je boekhoudsoftware gewoon als één post worden ingevoerd. Het is ook toegestaan om de goederen en verzendkosten apart in te voeren, mocht je dit overzichtelijker vinden, maar dat is niet per se nodig. 💻