Ga naar de inhoud

Nieuw! Pleo Invoices: een snelle manier om alle facturen te verwerken. Lees meer.

Op zoek naar pleo.io?

Boek een demo

Pleo updates

Hoe uitgavencontroles van Pleo je bedrijfsuitgaven inzichtelijk maken

Of je nu in IT of gezondheidszorg werkt: je ontkomt er niet aan dat je dingen moet kopen voor je werk. Office managers moeten de personeelskamers goed gevuld houden, verkoopteams hebben treinkaartjes nodig en er moeten lunchen worden besteld tijdens vergaderingen met de klant.

Voor veel bedrijven is het een hele uitdaging om grip te houden op hun bedrijfsuitgaven. Hoe meer werknemers geld uitgeven, hoe sneller je financiën uit de bocht vliegen. Zeker als uitgaven door verschillende teams en voor diverse doeleinden worden gedaan. Het is voor veel financieel medewerkers een waar hoofdpijndossier om bij te houden wie welke kosten maakt en waarom.

Gelukkig is er een systeem dat het beheer van deze uitgaven inzichtelijk maakt, zodat je optimale controle uitoefent over je budgetten. Dit systeem biedt je efficiënte workflows en een gedetailleerd overzicht van elke uitzonderlijke uitgave.

Maximale flexibiliteit, volledige controle 💪

We hebben het natuurlijk over de uitgaventools van Pleo. Deze tools stellen je in staat om op verantwoorde en veilige wijze controle uit te oefenen over je bedrijfsuitgaven. Je weet hierdoor precies wie wat uitgeeft, waaraan dit geld wordt besteed en wat de gevolgen zijn voor de cashflow van je bedrijf. En de betalingen binnen je bedrijf worden gedaan met een Pleo-betaalkaart die zowel fysiek als virtueel kan worden gebruikt.

Benieuwd geworden? Laten we kijken hoe Pleo jouw leven als professional verrijkt…

Of je nu kiest voor één controletool of voor de hele reeks, je krijgt optimaal overzicht over wie wat uitgeeft en wanneer, en je kunt erop vertrouwen dat je budget niet zomaar wordt overschreden.

Wil je de uitgaven van je team efficiënter beheren?

We leven in financieel turbulente tijden. De economie is labiel, de inflatie is hoog en het leven is voor zowel particulieren als bedrijven een stuk duurder geworden. Als financieel medewerker of CFO ga je daarom extra voorzichtig met je financiën om.

Gelukkig is het niet nodig om halsoverkop je onkostenbeleid op de schop te gooien en de financiële kraan dicht te draaien. Pleo biedt namelijk flexibele machtigingen om ongewenste uitgaven binnen je bedrijf te voorkomen. We noemen dat ook wel bestedingslimieten.

Je kunt er bij Pleo voor kiezen om een maandelijkse of totale kaartlimiet in te stellen. Wellicht wil je de uitgaven van je team beperken tot maximaal € 500,- per maand. Je kunt er ook voor kiezen om geen kaartlimiet in te stellen en de verantwoordelijkheid aan de werknemer te laten. Tevens kun je een limiet per aankoop instellen, wat betekent dat de uitgaven van een gebruiker zich beperken tot een vooraf bepaald bedrag per transactie. Elke aankoop boven dit bedrag wordt dan automatisch geweigerd. 

Ook introduceren we tijdelijke bestedingslimieten. Daardoor kunnen beheerders tijdelijke wijzigingen aanbrengen in de bestedingslimiet van een gebruiker. Dit is onder meer handig wanneer werknemers iets ongebruikelijks moeten kopen, zoals een vliegticket en hotelboeking die de gebruikelijke bestedingslimiet overschrijdt. Na een dergelijke uitgave kan de bestedingslimiet automatisch worden teruggeschroefd.

Wat je wensen ook zijn, met Pleo is het in een handomdraai geregeld. 

“Uitgavenlimieten zijn een goede manier om je uitgaven te beperken. Met deze controlefunctie kunnen we meer vragen stellen over de aankoop en kijken of die daadwerkelijk noodzakelijk is.” - Frederik Kirkeby Beth, hoofd operaties bij True Gum

Wil je contante uitgaven beperken?

Pleo heeft een handige functie waarmee je geldopnames kunt blokkeren. Als je niet wil dat werknemers contant geld opnemen met hun bedrijfskaart, is dat met een paar klikken geregeld. Je kunt de mogelijkheid tot contante opnames eenvoudig uitschakelen en desgewenst ook weer inschakelen. Easy, toch?

Wil je extra controle en inzicht in je uitgaven?

Met Pleo vallen er nooit meer kosten tussen wal en schip. Je kiest namelijk helemaal zelf welke uitgaven door wie worden beheerd. Zo kun je ervoor kiezen dat je CFO alleen uitgaven goedkeurt als die meer dan € 500,- bedragen. Alle uitgaven onder dit bedrag worden dan automatisch toegewezen aan de financieel manager.

Een andere mogelijkheid die Pleo biedt, is het goedkeuringsproces met meerdere stappen. Door Team Review in te stellen in de Pleo-app, kun je een reviewer toewijzen om de onkosten van een bepaald team goed te keuren. Zo kun je de personeelsdirecteur vragen om de betalingen van het hr-team goed te keuren. Heb je bedrijfsbrede uitgaven? Dan kun je deze toewijzen aan je boekhouder of accountant. Zo creëer je een extra paar ogen om je financiën te controleren en komt niet alles op het bordje van één persoon terecht.

Als je wilt, kun je dit zelfs in nog meer detail regelen. Zo kun je een extra paar ogen toewijzen aan de controle van facturen. Ook kun je met Pleo eenvoudig aangeven of het betalen van facturen op de vervaldatum zelf wordt ingesteld of binnen 15, 30 of 60 dagen. Je hebt hierdoor maximale controle over je cashflow. En dat is niet alles: Pleo controleert onderwijs automatisch of facturen niet per ongeluk dubbel worden betaald. Hiermee voorkom je dat je dezelfde rekening tweemaal betaalt en dit achteraf moet rechtzetten.

Wil je voorkomen dat Pleo-kaarten in verkeerde handen vallen?

Veiligheid en financieel beheer gaan hand in hand. Dat weten we bij Pleo als geen ander. Daarom hebben we een reeks corrigerende controles ontwikkeld waarmee je eenvoudig fouten en onregelmatigheden opspoort. De financiële veiligheid van je organisatie neemt daardoor sterk toe.

Een goed voorbeeld daarvan is het bevriezen van kaarten. Of je werknemers nu een fysieke of virtuele betaalkaart hebben; je kunt deze kaarten binnen enkele seconden bevriezen om verdere uitgaven te stoppen. Dit is vooral handig als je fraude op hun account vermoedt of als je potentieel verdachte activiteiten opmerkt.

Je kunt ook in een paar klikken gebruikers verwijderen uit je Pleo-account. Heeft iemand het bedrijf verlaten? Trek hun toegang tot de Pleo-kaart dan in en voorkom dat er onrechtmatig geld wordt opgenomen.

Wil je je uitgaven op overzichtelijke wijze inzien?

Als financieel medewerker wil je te allen tijde een volledig beeld hebben van je bedrijfsuitgaven. Liefst samengevoegd in één dashboard. Om die reden hebben we diverse tools ontworpen waarmee je je onkostencontrole naar een hoger niveau tilt.

Een voorbeeld daarvan zijn de categorieën die je via de app kunt instellen. Deze zijn vooral handig voor reconciliatie. Wanneer iemand een aankoop doet met zijn Pleo-kaart, wijst ons systeem deze automatisch toe aan een categorie op basis van de handelaar waar de aankoop is verricht. Dat kan bijvoorbeeld entertainment, reizen, eten of drinken zijn. Deze categorieën helpen je om context te geven over het type aankoop en om deze aankoop af te stemmen op je rekeningschema en belastingcodes. Naast categorieën kun je voor extra overzicht ook subcategorieën instellen en notities toevoegen.

Nog meer details nodig? Beheerders en boekhouders kunnen ook labels instellen om financiële dimensies met betrekking tot zakelijke uitgaven bij te houden. Deze kunnen worden geïmplementeerd vanuit Xero of e-conomic, of van meet af aan worden opgezet in Pleo. Hoe je dit aanpakt, is geheel aan jou (en daar helpen we je natuurlijk graag bij). Door labels aan betalingen toe te wijzen, kun je je uitgaven eenvoudig indelen in projecten, teams en klanten. Je krijgt hierdoor een beter beeld van je uitgaven en de context daarvan.

En dan zijn er nog onze Tag Budgets. Hiermee kunnen beheerders een budget aanmaken met behulp van een gepersonaliseerde tag. Je kunt je uitgaven daarmee in een handomdraai visualiseren en in realtime volgen. Zo kan een bouwbedrijf met een groot klantenbestand voor elke klant een nieuw label aanmaken. Uitgaven worden vervolgens automatisch aan dat label gekoppeld en toegewezen aan het juiste budget. Je krijgt vervolgens vanuit Pleo automatisch een melding wanneer je meer dan 75% en 100% van dat budget hebt uitgegeven. Zo voorkom je dat je later op de blaren moet zitten.

“We vinden het geweldig dat je verschillende instellingen hebt voor verschillende mensen binnen het bedrijf. Hierdoor kunnen we ons operationele team meer toegang en hogere bestedingslimieten geven, terwijl de rest van het bedrijf volgens strikte goedkeuringsstromen werkt.” - Harry Woods, financieel controleur bij BeZero Carbon

Vind je het lastig om grip te krijgen op je bedrijfsuitgaven? En zie je soms door de bomen het bos niet meer? Dan zijn de uitgavencontroles van Pleo een uitkomst. Je kunt deze personaliseren zoals jij dat wilt, zodat je altijd werkt op een manier die je zelf prettig vindt. Dit biedt voordelen voor je financiële team, maar ook voor de rest van je organisatie. De harmonie tussen teams groeit en er blijft meer tijd over voor de zaken die er écht toe doen. Ook krijg je optimaal inzicht in je cashflow, waardoor je betrouwbare forecasts kunt maken en eenvoudiger kunt budgetteren. Met Pleo scoor je altijd raak.

Dit vind je misschien ook leuk...

Krijg het leukste Pleo-nieuws

Met maandelijke updates, verhalen van Pleo Hero's en natuurlijk alle nieuw(tje)s