Så fungerar bokföring online – fördelar, nackdelar och våra bästa tips

Att hålla koll på företagets ekonomi är viktigt – men det behöver inte innebära pärmar, papper och möten med din bokföringskonsult på plats. I dag väljer allt fler företag att sköta sin bokföring digitalt, helt och hållet online.

Med bokföring online får du en modern, flexibel lösning som passar både småföretagare, entreprenörer och alla som vill kunna följa företagets ekonomi i realtid – oavsett var du befinner dig. Det är enkelt att komma igång, lätt att anpassa efter behov och ger dig full koll på siffrorna direkt i molnet.

I den här guiden går vi igenom hur onlinebokföring fungerar, vem det passar för, vad du bör tänka på innan du väljer verktyg – och förstås för- och nackdelarna med onlinebokföring som du behöver känna till. 

En snabb överblick av det viktigaste 

• Istället för att lämna papper och träffa bokföraren fysiskt, sker allt via molnbaserade program – i realtid. Du kan enkelt ladda upp kvitton och följa ekonomin direkt från mobilen eller datorn.
• Onlinebokföring är ett smart val för företag med begränsade resurser, mycket rörlighet eller behov av effektivare arbetssätt – men det går också att skala upp när verksamheten växer.
• Fördelarna inkluderar smidighet, kostnadsbesparingar, realtidsdata och flexibilitet. Nackdelarna handlar främst om datasäkerhet, teknikproblem, behovet av digital vana och mindre personlig kontakt.
• Företag bör titta extra noga på säkerhet, systemkompatibilitet, support, erfarenhet och omdömen innan de bestämmer sig. 

Vad är bokföring online?

Bokföring online, eller digital bokföring, innebär att företagets ekonomi hanteras helt och hållet via internet – med hjälp av molnbaserade bokföringsprogram. Istället för att träffa bokföraren fysiskt, lämna in kvitton i pappersform eller skicka Excel-filer fram och tillbaka, sker allt digitalt, smidigt och i realtid.

Det handlar inte bara om att slippa pärmarna – det handlar om att få en mer flexibel och effektiv lösning. 

Du laddar enkelt upp dina fakturor, kvitton och andra dokument direkt i systemet, och din ekonomiansvarige kan logga in, kategorisera och bokföra – oavsett var han eller hon befinner sig.

Dessutom kan du själv följa företagets ekonomiska status i realtid – när du vill och var du vill, så länge du har internet. Det gör det lättare att ta beslut och hålla koll på läget. 

Läs även: Allt om vilket bokföringsprogram som är bäst 2025. 

Hur funkar bokföring online?

Vill du lära dig bokföring online? Vilken tur – nu tänkte vi få igenom hur det fungerar. Bokföring online fungerar på samma sätt som traditionell bokföring – skillnaden är bara att allt hanteras via internet, med den flexibilitet som det innebär.

Företaget laddar upp sina kvitton, fakturor och andra ekonomiska dokument i ett säkert molnbaserat system. Sedan kan bokföraren, från valfri plats, logga in, sortera och bokföra allt direkt i företagets bokföringsprogram.

Utöver det kan de även ta fram rapporter, hålla koll på utgifter, skapa fakturor, hantera löner – och mycket mer. Beroende på vilken typ av tjänst som erbjuds kan kommunikationen ske via videosamtal, mejl eller andra digitala kanaler.

Vem har nytta av bokföring online? 

Vill du få hjälp med löpande bokföring online? Onlinebokföring passar perfekt för små till medelstora företag, enskilda firmor och entreprenörer – särskilt om du har begränsat med kontorsutrymme eller resurser. Det är också en smart lösning för dig som reser mycket eller jobbar på distans, eftersom du kan nå bokföringen var du än befinner dig.

Bokföring ger dig grunden för att hålla koll på ekonomin – du får ordning på intäkter, kostnader och resultat. Men om du vill slippa det manuella jobbet och effektivisera hela företagets utgiftshantering kan ett verktyg som Pleo vara ett smart komplement. Pleo erbjuder såväl fysiska som virtuella betalkort till medarbetare, automatiserad hantering av utlägg, fakturahantering och kvittohantering – allt samlat i en app med tydlig översikt, spending limits och integrationer mot bokföringssystem. Dessutom kan du sätta egna köpgränser, godkännandeflöden och få realtidsinsyn i alla affärsutgifter. 

Tänk på det här innan du väljer verktyg för bokföring online 

Att gå över till digital bokföring är ett smart sätt att både förenkla och effektivisera företagets ekonomi. Men för att det ska bli så smidigt som möjligt är det viktigt att välja rätt lösning från början. 

Alla bokföringssystem fungerar inte likadant – och ett verktyg som inte passar din verksamhet kan leda till frustration, onödigt merarbete och extra kostnader. 

För att undvika de vanligaste misstagen och se till att din digitala bokföring verkligen stödjer ditt företags behov, finns det några saker du bör tänka på. Här är fem viktiga punkter att ha i åtanke innan du väljer program för onlinebokföring. 

1. Datasäkerhet

Du delar känslig ekonomisk information online – se till att bokföringstjänsten har starka säkerhetsrutiner på plats för att skydda dina uppgifter.

2. Kostnader

Onlinebokföring kan vara ett prisvärt alternativ, men glöm inte att räkna in kostnader för eventuella programlicenser, tilläggstjänster och extra avgifter.

3. Tillgänglighet och support

Kontrollera att bokföraren finns tillgänglig under dina arbetstider och kan ge snabb hjälp om något dyker upp.

4. Systemkompatibilitet

Funkar den föreslagna programvaran med dina befintliga system? Undersök också om den kan integreras med andra verktyg du redan använder, som fakturering eller CRM.

5. Omdömen och referenser

Be om referenser och läs recensioner. Det ger en bra bild av om bokföraren levererar hög kvalitet och håller vad de lovar.

Fördelar vs. nackdelar med bokföring online 

4 fördelar med onlinebokföring 

1. Smidigt – jobba var du vill, när du vill

Bokföring online gör det enkelt att samarbeta med din bokförare, oavsett var ni befinner er. Du slipper åka till ett kontor, boka möten eller hantera fysiska dokument – allt sker digitalt, vilket sparar både tid och krångel.

2. Kostnadseffektivt 

Att ha en heltidsanställd bokförare kan bli dyrt, särskilt för mindre företag. Med bokföring online betalar du bara för den tid och hjälp du faktiskt behöver. Dessutom slipper du kostnader för exempelvis kontorsplats och utrustning. 

3. Tillgång till siffror i realtid 

Molnbaserade bokföringssystem ger dig tillgång till dina ekonomirapporter dygnet runt. Det betyder att du snabbt kan se hur det går för företaget, fatta beslut baserat på uppdaterade siffror och hålla koll på allt från intäkter till utgifter – i realtid.

4. Lätt att växa med 

Behöver du mer hjälp i takt med att företaget växer? Inga problem. Bokföring online kan enkelt anpassas till dina behov – oavsett om du är ensamföretagare idag och ett team på tio imorgon.

4 nackdelar med onlinebokföring 

1. Säkerhetsrisker 

När du hanterar bokföring digitalt är säkerheten extra viktig – du delar trots allt känslig information online. Det ställer högre krav på både dig och leverantören att välja rätt skydd och säkerhetslösningar. Men med rätt system på plats får du också möjlighet till bättre överblick och kontroll över vem som har tillgång till dina uppgifter.

2. Tekniska problem 

Precis som med all digital teknik kan det ibland förekomma driftstörningar eller tillfälliga buggar. Det kan förstås vara frustrerande – men de flesta moderna tjänster har en välfungerande support och uppdateras löpande, vilket ofta innebär att problemen åtgärdas snabbt.

3. Mindre personlig kontakt 

Även om du kanske inte träffar din bokförare över en kaffe längre, är det lätt att hålla kontakten via chatt, video eller mejl. För många företagare innebär det en smidigare vardag med snabbare svar och enklare uppföljning – även om det kräver en liten omställning i början.

4. Teknikberoende 

Att använda digital bokföring kräver en viss teknisk förståelse, särskilt i uppstarten. Men när du väl kommit igång, får du tillgång till smarta funktioner som kan spara både tid och pengar. Många moderna system är dessutom byggda för att vara användarvänliga även för den som inte är teknikexpert.

Kan man få gratis bokföring online?

Ja, det finns möjligheter till gratis bokföring online – men det är viktigt att känna till både fördelarna och de begränsningar som ofta följer med. De flesta kostnadsfria verktyg erbjuder bara grundläggande funktioner, och supporten kan vara begränsad. 

Behöver du mer avancerade tjänster, som lönehantering, automatiska kvittomatchningar, integrationer eller hjälp med deklarationen, krävs det i regel ett betalt abonnemang. 

Ta del av vår lista över de bästa gratis bokföringsprogrammen 2025. 

Integrera ditt bokföringsprogram med Pleo

Själva bokföringsprogrammet är grunden i företagets digitala ekonomi – men den verkliga effektiviteten uppstår när du kompletterar det med smarta verktyg som automatiserar företagets ekonomi. En av de vanligaste tidstjuvarna är hanteringen av anställdas utlägg.

Med Pleo slipper ni kvittokaos och manuella rapporter. Genom att ge medarbetare egna företagskort kopplade till Pleos app registreras varje köp direkt, med automatiserad bokföring och full kostnadskontroll – helt utan pappersarbete. Det här är ett tydligt exempel på hur Pleo hjälper dig att bygga ett sömlöst, digitalt flöde runt din onlinebokföring – och frigör tid för annat viktigt. 

Läs mer om hur Pleo kan integreras till ekonomisystemen ditt företag använder varje dag.