Guide: Sluta jaga kvitton – så fungerar Skatteverkets regler för digitalisering

Att hantera kvitton manuellt är en av de vanligaste tidstjuvarna i företag. Borttappade underlag, otydliga rutiner och manuell registrering skapar onödig administration och risk för fel i bokföringen.

Sedan regeländringar från Skatteverket har det dock blivit betydligt enklare att arbeta digitalt. Med rätt processer – och verktyg som Pleo – kan företag helt slippa jakten på kvitton.

I den här guiden får du en genomgång av:

• Vad de nya reglerna för digitala kvitton innebär
• Hur företag bör hantera kvitton korrekt
• Hur digital kvittohantering fungerar i praktiken
• Hur Pleo automatiserar hela processen

Vad säger reglerna om digitala kvitton?

De svenska reglerna för kvittohantering har moderniserats – vilket gör det enklare att arbeta digitalt.

Det viktigaste att känna till:

• Kvitton får digitaliseras (fotograferas eller skannas)
• Det digitala kvittot räknas som original
• Papperskvittot behöver inte sparas efter digitalisering
• Underlaget ska sparas i minst sju år

Detta innebär att företag kan gå över till helt digital kvittohantering – så länge lagringen är säker och informationen är korrekt.

Läs även: Kvittoredovisning: Vad är det och vad gäller 2026?

Varför är korrekt kvittohantering viktigt?

Kvitton är inte bara administrativa – de är avgörande för företagets ekonomi.

Korrekt hantering är viktig eftersom:

• Bokföringen måste vara komplett och spårbar
• Momsavdrag kräver giltiga underlag
• Revision kräver tydlig dokumentation
• Fel kan leda till skattemässiga konsekvenser

Bristfällig hantering kan leda till:

• Nekade momsavdrag
• Extra arbete för ekonomiavdelningen
• Risk vid granskning från Skatteverket

Läs även: Kvittohantering för företag – och varför du ska göra det digitalt

Vad krävs av ett giltigt kvitto?

För att ett kvitto ska vara godkänt måste det innehålla:

• Köpdatum
• Pris (inklusive moms)
• Vad som har köpts (vara eller tjänst)
• Säljarens namn, adress och organisationsnummer
• Momssats (6 %, 12 % eller 25 %)

Saknas någon av dessa uppgifter kan det påverka både bokföring och momsavdrag.

Hur fungerar digital kvittohantering i Pleo?

Pleo gör kvittohantering till en naturlig del av köpet – istället för ett manuellt efterarbete.

Så fungerar det (steg-för-steg)

• Använd företagets Pleo-kort (fysiskt eller virtuellt)
  

• En pushnotis skickas till mobilen efter köpet
  

• Ta en bild direkt i appen
  

• OCR-teknik läser av belopp, datum och moms
• Utgiften matchas automatiskt med transaktionen

Resultat: inget manuellt arbete och korrekt data från början.

Smarta funktioner som förenklar vardagen

Fetch – automatiska kvitton

• Hämtar kvitton direkt från mejl (Gmail, Outlook, Microsoft 365)
• Matchar automatiskt med rätt utgift
• Kan hitta saknade kvitton retroaktivt

Integration med SL (Stockholm)

• Blippa Pleo-kortet i kollektivtrafiken
• Kvitton skickas till mejl
• Hämtas automatiskt via Fetch

Pocket – för privata utlägg

• Registrera utlägg, milersättning och traktamente
• Samma smidiga flöde som vid kortköp
• Snabb återbetalning till anställda

Digital kvittohantering i praktiken – ett exempel

En anställd köper lunch under en tjänsteresa.

• Betalning sker med företagskort
• En notis skickas direkt efter köpet
• Kvittot fotas i appen
• Systemet läser av all information automatiskt
• Utgiften matchas och är redo för bokföring

Resultat: inget kvitto tappas bort och ingen manuell registrering behövs.

Integration med bokföringssystem

När utgifter har registrerats kan ekonomiavdelningen:

• Exportera data direkt till bokföringssystem
• Slippa manuell inmatning
• Få korrekt och komplett underlag

Pleo integrerar med system som:

• Fortnox
• Visma eEkonomi
• Microsoft Business Central

Tips och bästa praxis

• Fota kvittot direkt – vänta inte
• Säkerställ att bilden är tydlig och komplett
• Använd företagskort för att undvika manuella utlägg
• Kategorisera utgifter korrekt från början
• Automatisera så mycket som möjligt

Läs mer om Pleos funktion för skanning och registrering av kvitton.

Sammanfattning av guide

Digital kvittohantering innebär att företag kan:

• Slippa pappershantering helt
• Få bättre kontroll och spårbarhet
• Minska administration och fel
• Säkerställa regelefterlevnad enligt Skatteverket

Med Pleo blir kvittohantering en automatiserad del av företagets ekonomi – istället för en tidskrävande process.