Kvittoredovisning: Vad är det och vad gäller 2025?
Kvittoredovisning är en process som genomgått en betydande förändring de senaste åren. Det som en gång var en tidskrävande uppgift i pappersformat har nu blivit mycket enklare, tack vare digitala lösningar som gör det möjligt att registrera, lagra och hantera kvitton snabbare och mer effektivt.
I den här artikeln går vi igenom allt du behöver veta om kvittoredovisning, hur det fungerar och vad som är fördelarna med digital hantering. Låter det spännande? Läs vidare så berättar vi mer.
En snabb överblick av det viktigaste
- Kvittoredovisning innebär att anställda rapporterar och lämnar in kvitton för att få ersättning och för att företaget ska kunna bokföra utgifterna korrekt.
- Ett kvitto måste innehålla viktiga uppgifter såsom köpdatum, pris, varubeskrivning, antal och företagsuppgifter. Dessa regler säkerställer korrekt bokföring och efterlevnad av lagkrav.
- Företag kan nu registrera, lagra och hantera kvitton digitalt, vilket minskar administrationen och förbättrar spårbarheten.
- Företag behöver inte längre spara fysiska kvitton om de tryggt lagras digitalt, vilket minskar pappershanteringen.
Vad är ett kvitto?
Ett kvitto är en skriftlig dokumentation som bekräftar att en överföring av värde har skett mellan två parter. Kvitton utfärdas av leverantörer och tjänsteleverantörer till konsumenter och används i affärstransaktioner mellan företag, och förekommer även vid bank- och finansaffärer.
Vad är kvittoredovisning?
Kvittoredovisning är processen där anställda rapporterar och lämnar in kvitton, så att företaget kan ersätta dem och bokföra utgifterna korrekt.
När en anställd gör ett inköp för företagets räkning, exempelvis en affärslunch eller kontorsmaterial, behöver kvittot registreras som bevis för transaktionen.
Det här kan göras manuellt genom att bifoga papperskvitton i en reseräkning, eller digitalt, exempelvis via en app där kvittot skannas och registreras automatiskt.
En smidig kvittoredovisning säkerställer att alla kostnader hanteras enligt företagets policy, underlättar bokföringen och gör det enklare för anställda att få sina utlägg ersatta i tid.
Vad är digital kvittoredovisning?
Användningen av digitala kvitton växer snabbt i Sverige, och allt fler företag och butiker erbjuder dem som ett alternativ till papperskvitton. Appköp har länge genererat digitala kvitton, och det blir även allt vanligare att kunder får sina kvitton via e-post. Digitala kvitton förenklar inte bara bokföring och lönehantering – de sparar också tid och minskar pappersanvändningen.
För företagare innebär en digital integration av kvitton med bokförings- och utläggssystem en mer effektiv hantering som sparar både tid, pengar och onödig stress. En win-win med andra ord!
Idag finns många etablerade digitala lösningar för kvitto- och utläggshantering. De flesta av systemen för kvittoredovisning minskar den administrativa bördan avsevärt, förbättrar spårbarheten och ger ökad kontroll. Nu kan företagare hantera kvitton digitalt – från köp till bokföring – på ett smidigare sätt än någonsin tidigare.
Läs även: Får man köpa fika på företaget och hur mycket fika är rimligt?
Pleo erbjuder en smidig lösning för kvittohantering
Håll enkelt koll på företagets utgifter med Pleos smidiga kvittoskanner. Med Pleo-appen behöver du aldrig mer oroa dig för borttappade eller skrynkliga kvitton. Så fort ett köp är gjort kan du snabbt skanna kvittot direkt i appen, där det automatiskt kopplas till rätt transaktion. Det sparar både tid och minskar risken för fel. Glöm manuell kvittohantering och tidskrävande administration – med Pleo blir hela processen enklare, mer effektiv och helt digital. Pleo kan dessutom integreras med ekonomisystemen ditt företag använder varje dag.
Så fungerar det:
Betala för något
Använd Pleo-kortet när du betalar för något och få en notis direkt i appen.
Lägg till ditt kvitto
Skanna kvittot och lägg till viktiga uppgifter i Pleo-appen.
Allt klart!
Det är allt. Inga fler utlägg och tråkiga utgiftsrapporter.
Vilken information måste finnas på ett kvitto?
Ett kvitto ska innehålla följande information:
- Köpdatum – när transaktionen genomfördes
- Pris – kostnaden för de köpta varorna eller tjänsterna
- Varubeskrivning – namn på de produkter eller tjänster som köpts
- Antal – mängden av varje vara eller tjänst
- Företagsuppgifter – företagets namn, organisationsnummer och adress
För en fullständig lista över vilka uppgifter som krävs på ett kassakvitto, se Skatteverkets föreskrifter om kassaregister.
Mall för kvittoredovisning: Vilka tre funktioner ingår i redovisningen?
Tre centrala funktioner i kvittoredovisning är:
- Registrering – Den anställde dokumenterar sina utlägg genom att spara och lämna in kvitton, antingen i pappersform eller digitalt via ett digitalt system för kvittoredovisning.
- Granskning och godkännande – Arbetsgivaren eller en ansvarig person granskar kvittot för att säkerställa att det följer företagets policy, är korrekt bokfört och kan godkännas för ersättning.
- Ersättning och bokföring – När kvittot är godkänt betalas utlägget ut till den anställde, vanligtvis i samband med lönen, samtidigt som transaktionen bokförs korrekt i företagets redovisning.
Hur redovisar man kvitton?
Ett digitalt kvitto är en giltig verifikation som inte behöver skrivas ut på papper. Enligt bokföringslagen måste digitala kvitton dock sparas i minst sju år.
Nya regler för kvittoredovisning
Regeringen har nyligen infört en lagändring som påverkar kraven på papperskvitton när en digital kopia finns tillgänglig. Denna förändring, som trädde i kraft den 1 juli 2024, innebär att företag inte längre behöver spara fysiska kvitton om informationen överförts och lagrats digitalt.
Den nya lagen syftar till att minska pappershanteringen och göra kvitto- och utläggshantering mer effektivt. I praktiken innebär det att räkenskapsinformation i pappersform endast behöver sparas tills den är tryggt lagrad digitalt.
Här kan du läsa mer om hur länge du ska spara kvitton enligt den nya lagen.
Hur länge ska kvitton sparas?
Lagringstiden för kvitton beror på formatet:
- Om ett kvitto ges både i pappersform och digitalt vid samma tillfälle kan företaget välja att endast spara den digitala versionen.
- Digitala kvitton måste sparas i sju år enligt bokföringslagen.
- Papperskvitton behöver i vissa fall sparas i minst fyra år, beroende på omständigheterna.
5 fördelar med digital kvittoredovisning
1. Enkel hantering och säker arkivering
Att investera i ett digitalt system för kvittoredovisning och utläggshantering minskar risken för borttappade eller oläsliga kvitton. Med elektronisk attestering och automatisk bokföringsintegration blir processen både smidigare och mer tillförlitlig. Oavsett om du fotograferar kvitton, sparar dem från e-post eller använder ett komplett hanteringssystem, får du en lösning som fungerar både för företagare och redovisningskonsulter.
2. Minskar kostnader och sparar tid
En digital kvittotjänst kan reducera administrationstiden med upp till 85 %, vilket direkt sparar pengar. Genom att integrera med banken importeras köp automatiskt, och den anställde kan enkelt matcha transaktionen med rätt kvitto.
3. Ökad spårbarhet och färre fel
Slipp leta efter bortglömda, blekta eller skrynkliga kvitton. Med digital hantering samlas allt på ett och samma ställe, vilket gör informationen lättillgänglig och minskar risken för felregistrering.
4. Mindre administration och smidigare utläggshantering
När kvittounderlag hanteras digitalt effektiviseras både rapportering och attestering. Anställda får snabba notiser om sina rapporter, och kvitton samlas inte längre på hög. Många system erbjuder även integration med bokföringsprogram, vilket gör att både hantering och utbetalning av utlägg sker automatiskt.
5. Automatiserade regler och färre misstag
Ett användarvänligt system för kvittoredovisning ser till att allt blir rätt från början. Istället för att anställda behöver tolka belopp och tillämpa rätt regelverk sker detta automatiskt – vilket minskar risken för fel och gör processen mer effektiv.
