En nystart för ekonomin – processerna som driver året framåt

Ett nytt år leder ofta till skärpt fokus. Budgetar fastställs, mål sätts och ekonomiteam står under press att leverera både tydlighet och kontroll från dag ett. Ändå läggs ofta mer energi på siffrorna än på de processer som ligger bakom dem.

Faktum är att även de bästa finansiella strategierna kan fallera om de bygger på föråldrade, manuella eller osammanhängande arbetsflöden. Början av ett nytt år ger ett naturligt stopp – en chans för ekonomiledare att ta ett steg tillbaka, utvärdera vad som verkligen fungerar och göra förbättringar innan tempot ökar igen.

Genom att använda den här möjligheten för att granska och förnya processerna kan CFO:er och ekonomiteam minska friktion, stärka kontrollen och gå in i året med tydligare insyn, starkare grunder och större förtroende i varje beslut.

En snabb överblick över det viktigaste:

• Årsredovisningen visar ofta var ineffektivitet och blinda fläckar finns, vilket gör det till ett perfekt tillfälle att omvärdera hur processerna faktiskt fungerar.
• Förbättringar behöver inte vara störande; genom att fokusera på områden med hög påverkan kan man snabbt skapa värde och långsiktiga vinster.
• Renare data, smidigare arbetsflöden och tydligare kontroller ger ekonomiteamet självförtroendet att agera snabbt och strategiskt.
• Att göra optimering av processen till en återkommande vana hjälper ekonomin att förbli agil, resilient och redo för vad året än för med sig.

Varför årsskiftet är rätt tid att se över de ekonomiska processerna

Början av ett nytt år skapar ofta ett naturligt utrymme för reflektion. För ekonomiteam börjar den reflektionen ofta med årsbokslutet – och det är också då många ineffektiviteter blir tydliga.

Manuella lösningar, långsamma godkännandeprocesser, ojämn datakvalitet och klumpiga arbetsflöden avslöjas ofta när böckerna stängs. Denna insyn gör det nya året till ett utmärkt tillfälle att ställa frågan: vad fungerar riktigt bra, och vad behöver förbättras?

Det är också en tid då organisationer är mer öppna för förändring. Nya mål sätts, budgetar godkänns och prioriteringar omvärderas. Det skapar ett bra momentum för samtal om hur ekonomifunktionen kan bli mer effektiv – oavsett om det handlar om att förenkla arbetsflöden, skärpa policyer eller att införa bättre verktyg.

Samtidigt säkerställer en genomgång nu att ekonomiprocesserna är i linje med företagets planer för året som kommer. Om ekonomin ska stödja tillväxt, flexibilitet eller kostnadskontroll måste processerna kunna hänga med – inte bromsa utvecklingen.

Slutligen är det nya året ett perfekt tillfälle att stärka riskkontroller innan problem uppstår. Genom att tidigt se över godkännanden, utgiftspolicyer och datakvalitet minskar risken för misstag eller brister i efterlevnad, vilket ger ekonomiteamet större trygghet när året tar fart.

5 viktiga områden att granska

När du bestämt att det är dags för en nystart är nästa steg att veta var du ska lägga fokus. En genomgång av ekonomiprocesser behöver inte vara komplicerad – genom att börja med några centrala områden kan du hitta snabba vinster och långsiktiga förbättringsmöjligheter.

1. Budgetering och prognoser

Börja med att se hur väl budgetar och prognoser faktiskt höll under det gångna året. Var de flexibla nog att hantera förändringar, eller krävdes ständiga justeringar? Det nya året är ett utmärkt tillfälle att se om processerna för prognos verkligen stödjer agilitet, scenarieplanering och bättre beslutsfattande – eller om de är för beroende av statiska antaganden och kalkylblad.

Läs mer: Vad är budgetering och hur ska jag budgetera?

2. Utgiftshantering och upphandling

Utgifter är ofta en plats där ineffektivitet syns tydligt – men som ändå lätt förbises. Genom att granska godkännandeprocesser, efterlevnad av policyer och insyn i företagets utgifter kan man upptäcka var pengar försvinner eller vilka processer som bromsar teamen. Tydligare kontroller och smidigare arbetsflöden gör det möjligt för ekonomiteamet att behålla kontrollen utan att skapa onödig friktion för medarbetarna.

Läs mer: Utgiftshantering: Fördelarna med att automatisera hanteringen av företagets utgifter.

3. Kassaflöde och likviditet

Problem med kassaflödet kommer sällan som en överraskning – varningssignalerna finns ofta där. En genomgång hjälper teamen att se hur väl kassapositioner prognostiserades, hur rörelsekapitalet hanterades och var insynen saknades. Att stärka dessa processer tidigt ger ekonomin bättre möjligheter att agera snabbt vid osäkerhet.

Läs mer: Strategiskt kassaflöde: CFO:ns roll bortom den traditionella balansräkningen

4. Rapportering och datahantering

Om rapporteringen känns långsam, manuell eller reaktiv är det viktigt att fråga varför. Datasilos, inkonsekvent information och tung användning av kalkylblad kan undergräva förtroendet för siffrorna. Att se över hur data flödar mellan systemen – och hur lätt den kan nås – är avgörande för snabbare och mer tillförlitlig rapportering.

5. Teknik och automatisering

Och så till slut, granska de verktyg som stödjer ekonomifunktionen. Är systemen väl integrerade, eller måste teamen hoppa mellan olika plattformar? Att hitta möjligheter att automatisera repetitiva uppgifter – från utlägg till godkännanden – frigör tid för mer värdefullt arbete och ger bättre insyn under hela året.

Läs mer om Pleos funktion för automatiserad utgiftshantering.

Vanliga varningstecken att hålla koll på

Du behöver inte alltid göra en fullständig revision för att märka att något inte fungerar. Ofta syns tecknen redan i det dagliga ekonomiarbetet. Om något av detta känns bekant kan det vara dags att se över dina processer:

• Långsamt månadsavslut: Ett tydligt tecken på problem är när månadsavslutet tar längre tid än det borde eller känns stressigt. Det pekar ofta på manuella moment, otydlig ansvarsfördelning eller system som inte är kopplade till varandra.
• Mycket omarbete eller inkonsekvent data: Om siffror inte stämmer mellan rapporter eller om team ständigt måste rätta fel, minskar förtroendet för datan och besluten påverkas negativt.
• Alltför stort beroende av kalkylblad: Kalkylblad är användbara, men när de används för kärnprocesser ökar risken, insynen blir begränsad och det blir svårare att växa och skala upp verksamheten.
• Flaskhalsar i godkännanden: Långsamma eller otydliga godkännandeprocesser kan frustrera medarbetare, försena inköp och göra det svårare för ekonomiteamet att ha kontroll.
• Svårt att reagera på förändringar i marknaden: Om det tar veckor istället för dagar att uppdatera prognoser, budgetar eller kassaplanen, visar det att processerna inte är tillräckligt flexibla.
• Begränsad insyn i kassaflödet: När ekonomiteamet inte har en tydlig bild av kassapositioner i realtid blir det svårt att planera säkert och agera snabbt vid oväntade förändringar.

När teamet får en tydlig bild av var friktion, risker eller ineffektivitet finns blir det mycket lättare att prioritera vilka åtgärder som är viktigast. Förbättringar behöver dessutom inte innebära en fullständig översyn över en natt – små, genomtänkta förändringar kan göra stor skillnad, särskilt när de styrs av tydliga mål och rätt verktyg.

Nästa steg är att ta insikterna och omsätta dem i handling.

5 steg för att förnya ekonomiprocesser

De mest effektiva förändringarna börjar ofta i liten skala, med en tydlig bild av hur saker fungerar idag och en konkret plan för vad som bör förbättras härnäst.

Dessa fem steg kan hjälpa ekonomiteamet att omsätta insikter i handling och skapa starkare grunder för det kommande året:

1. Gör en processgranskning

Börja med att kartlägga era viktigaste ekonomiprocesser – från budgetering och prognoser till godkännande av utgifter och rapportering. Målet är inte perfektion, utan tydlighet. Var finns manuella moment? Var uppstår förseningar? Och var är ansvaret otydligt? Även en enklare granskning kan avslöja ineffektivitet som blivit “standardpraxis”.

2. Involvera intressenter

Sälj, drift, HR och upphandling arbetar dagligen med era ekonomiprocesser. Därför är deras input värdefull. Genom att involvera intressenter tidigt kan ni upptäcka problem som ekonomiteamet kanske inte ser och skapa stöd för de förändringar som behövs. Det säkerställer också att processerna fungerar för hela verksamheten, inte bara för ekonomi.

3. Prioritera förbättringar

Allt behöver inte åtgärdas på en gång. Fokusera först på de förändringar som ger störst effekt – till exempel bättre insyn i kassaflödet, snabbare godkännanden eller mindre manuellt arbete. Snabba vinster ger momentum, medan mer komplexa förbättringar kan planeras över tid.

4. Använd teknik på rätt sätt

Teknik ska förenkla, inte göra arbetet krångligare. Välj verktyg som integreras väl med befintliga system, automatiserar repetitiva uppgifter och ger bättre insyn i utgifter, likviditet och data. När tekniken används smart frigörs tid för ekonomiteamet att fokusera på insikter och beslutsfattande istället för administration.

5. Skapa en rutin för kontinuerlig förbättring

Se processförbättring som en löpande vana, inte en engångsgrej. Regelbundna avstämningar, feedback från teamen och periodiska genomgångar säkerställer att processerna utvecklas i takt med verksamheten. Det gör ekonomin mer flexibel, resilient och redo att hantera vad året än för med sig.

Fördelarna: Mer effektiva processer, större resultat

Att ta sig tid att granska och förbättra ekonomiprocesserna handlar inte bara om att lösa problem – det handlar om att skapa verkligt värde för både teamet och hela verksamheten. När processerna blir smidigare, mer moderna och bättre integrerade märks effekterna över hela organisationen:

• Snabbare rapportering: Tydligare arbetsflöden och bättre dataflöde gör månadsavslut och rapportering smidigare och snabbare, vilket frigör tid för analys istället för att jaga siffror.
• Bättre kostnadskontroll: Effektivare hantering av utgifter och förbättrade processer för godkännande gör det lättare att hålla koll på pengarna, minska slöseri och hålla budgeten under kontroll.
• Mer träffsäkra prognoser: Med renare data och smartare processer blir prognoser mer tillförlitliga, vilket gör det enklare att planera och agera proaktivt på förändringar.
• Stabilare kassaflöde: Realtidsinsyn och bättre likviditetshantering gör det möjligt att förutse underskott, optimera rörelsekapitalet och fatta strategiska beslut.
• Minskad risk: Tydligare processer, starkare kontroller och mindre manuellt arbete minskar risken för fel, brister i efterlevnad och ekonomiska misstag.
• Ökad flexibilitet i verksamheten: När ekonomifunktionen fungerar gynnar det hela organisationen. Team kan agera snabbare, fatta beslut med självförtroende och utnyttja möjligheter utan att hindras av flaskhalsar i processerna.
  

I slutändan gör bättre ekonomiprocesser inte bara vardagen enklare för ekonomiteamet – de ger hela verksamheten en stabil grund för att växa, anpassa sig och lyckas under det kommande året.

En nystart för ekonomifunktionen

Genom att ta sig tid att se över företagets ekonomiska processer redan nu kan CFO:er och ekonomiledare lämna “brandsläckning” bakom sig och istället bygga en funktion som skapar verkligt strategiskt värde.

Det viktigaste att komma ihåg är att utveckling inte behöver vara perfekt. Oavsett om fokus ligger på att skärpa utgiftskontroller, få bättre överblick över kassaflödet eller minska manuellt arbete bidrar varje förbättring till ett starkare momentum.

Med tiden växer dessa stegvisa förändringar till stabila grundpelare som ger bättre beslutsfattande och ett ekonomiteam som känner sig trygga, har kontroll och är redo att möta det som året kommer med sig.

När det nya året tar sin början handlar frågan därför inte bara om vad ekonomifunktionen ska leverera, utan hur det görs. Att investera i smartare och mer flexibla processer idag kan göra avgörande skillnad imorgon.