Att hålla koll på och hantera företagets kostnader är en viktig del av ekonomin. Det handlar inte bara om att betala löpande utgifter, utan även om att hantera roligare saker som förmåner, resor och teamaktiviteter. För att allt ska flyta på smidigt behöver ditt företag ha en effektiv process på plats. Expense management handlar inte bara om att ersätta kostnader – utan också om att hålla reda på, rapportera och se till att företaget följer sina egna regler och riktlinjer.
I den här artikeln går vi igenom vad expense management egentligen innebär, vilka steg som ingår i processen och varför det är så viktigt för företagets ekonomiska hälsa.
En snabb överblick av det viktigaste
- Expense management handlar om att planera, betala, hålla koll på och rapportera företagskostnader. Det innefattar både nödvändiga och trevliga kostnader, som driftkostnader, resor och förmåner.
- HR-, finans- och redovisningsteam är de som ansvarar för att hantera och övervaka expense management-processen.
- Ett bra digitalt system är avgörande för att effektivt hantera utgifter, genom att automatisera processer för godkännande, synkronisera med bokföring och möjliggöra kvittohantering via mobilen.
- Korrekt expense management ger fördelar som noggrann redovisning, bättre kostnadskontroll samt effektiv budgetering och planering.
Vad är expense management?
Expense management handlar om att planera, betala, hålla koll på, rapportera och ersätta företagskostnader. Det kan vara allt från återkommande kostnader som ser till att kontoret rullar på och att teamen jobbar effektivt, till roligare saker som förmåner, teamaktiviteter och resor.
Vanligtvis gör en anställd en utgift som följer företagets regler och skickar sedan in kvittot för godkännande. För att allt ska flyta på behöver anställda oftast bifoga en kopia av kvittot och en kort beskrivning av vad utgiften gäller – något som gör den som sköter bokföringen glad!
Ibland kan det också krävas lite extra info, som en projektkod, ett kontrakt eller ett tidigare godkännande. Saknas något viktigt kan utgiften bli nekad, även om den egentligen är okej. När allt väl är godkänt och budgeten checkats av, ser redovisningsteamet till att pengarna betalas ut. Och ja, allt detta ingår i expense management.
Vilka typer av utgifter ingår i expense management?
Företagskostnader är kostnader för att driva en verksamhet. De är oftast avdragsgilla, så länge företaget är ute efter att gå med vinst. Alla dessa är utgifter som i expense management.
I praktiken brukar företag täcka en rad olika kostnader, som till exempel:
- Driftkostnader för saker som reparationer, el, vatten och underhåll – för att hålla hjulen snurrande.
- Resekostnader kopplade till jobbet, som hotell, mat, flygbiljetter, hyrbilar och bränsle.
- Utgifter för att bli ännu bättre på det anställda gör, som certifieringar eller utbildningar.
- Förmåner och perks, som gymkort eller ersättning för hemmanätverket.
Ditt företags policies sätter ramarna, men det är helt klart en mix av det nödvändiga och det trevliga.
Läs även: Vad är traktamente och hur fungerar det? Allt om traktamente 2025
Processen för expense management
Att hantera företagets utgifter kan vara lite klurigt, men med en tydlig och smidig process på plats blir det mycket lättare att hålla koll på pengarna. Här är en enkel översikt över de viktigaste stegen i expense management:
Skicka in utgiftsanspråk
Medarbetare spenderar pengar på allt från resor till kontorsmaterial. Första steget är att skicka in sina utgifter med kvitton, beskrivningar och annan dokumentation. Med ett digitalt system som Pleo kan medarbetare ladda upp kvitton direkt, vilket minskar risken för att något går förlorat.
Godkännande av utgifter
När anspråken är inskickade går de vidare för godkännande. Vanligtvis granskas de av chefer för att säkerställa att de följer företagets regler. Att godkänna utgifter i realtid, särskilt med automatiserade system, gör processen snabbare och minskar risken för fel.
Rekonsiliering med ekonomiska poster
När anspråken är godkända jämförs de med företagets ekonomiska register för att säkerställa att allt stämmer och håller sig inom budgeten. Ett digitalt system gör det enklare genom att automatiskt synka utgiftsrapporter med bokföringen och minska risken för fel.
Ersättningsbehandling
När allt är kollat och klart får medarbetarna tillbaka sina pengar, antingen genom direktinsättning eller via företagskort. Automatiserade ersättningssystem gör att alla får sina pengar snabbt och korrekt – och sparar tid för ekonomiteamet.
Rapportering och analys
Sist men inte minst, så tas det fram utgiftsrapporter som hjälper ditt företag att få koll på era utgifter. Dessa rapporter ger insikter i hur pengarna används, så att ekonomiteamet kan hitta besparingar och säkerställa att alla följer företagets regler. Automatiserade rapporteringsverktyg gör det enkelt att skapa och granska rapporter, vilket sparar tid och ger bättre koll på företagets ekonomi.
Vem hanterar expense management?
HR-, finans- och redovisningsteam är huvudsakligen ansvariga för att övervaka processen för expense management.
HR
HR är med på ett hörn när det gäller expense management för att se till att medarbetarna är glada, peppade och känner sig stöttade på jobbet. Till exempel kan någon i HR-teamet fixa ersättningen för gymkortet som en schysst förmån.
De ser också till att alla håller sig till företagets utgiftspolicyer. Om någon ofta tänjer på reglerna, kan HR behöva kliva in och påminna om vad som gäller – och ibland ta itu med den mindre roliga disciplinbiten.
Redovisning och finans
Oavsett vem som gör utgiften eller hanterar den, hamnar allt till slut hos redovisningsavdelningen – det är där allting bokförs.
Redovisningsteamet har stenkoll på varje enskild utgift, håller koll på företagets totala spenderande och granskar alla utgiftsrapporter. Samtidigt har finansavdelningen ansvaret för att sätta budgetar för framtida kostnader.
De två teamen jobbar tätt ihop för att guida företaget mot sina ekonomiska mål. Redovisningsteamet tittar bakåt och rapporterar om hur pengarna har använts, så att finansavdelningen får en tydlig bild av företagets ekonomiska läge. Utifrån det skapar finansavdelningen tillsammans med ledningen en budget baserad på historiska siffror och framtida planer.
Ledarna inom redovisning och finans sätter även upp utgiftspolicyer och samarbetar med HR för att se till att reglerna är tydliga och följs av alla. Dessa policyer täcker vad som räknas som en företagskostnad, hur godkännandeprocessen fungerar och vilka förväntningar som finns kring utgifter.
Läs även: Vad är SaaS spend management?
Affärsvärde av expense management – varför är det viktigt för företaget
Att hantera utgifter på rätt sätt ger en rad fördelar:
- Noggrann redovisning
- Förberedelse inför revisioner
- Utgifter mellan avdelningar som stämmer överens med redovisning och finans
- Kostnadskontroll genom att sätta utgiftstak för avdelningar
- Rapporter som möjliggör mer effektiv budgetering och planering
- Bättre soliditet för företaget
Och kanske viktigast av allt – korrekt expense management är nödvändigt för att följa skatteregler. När ett företag deklarerar företagskostnader för att minska sin skatteskuld måste dessa kostnader dokumenteras korrekt för att bevisa att de kvalificerar som företagsutgifter. Annars riskerar företaget att få betala böter eller återbetala de skatter som ni är skyldiga.
På ett mer strategiskt plan är expense management nyckeln till korrekt redovisning. Genom att ha full koll på företagets utgiftsmönster kan ledningen fatta smartare beslut om var man ska spara pengar eller göra investeringar.
Vilka företag behöver expense management?
Eftersom alla företag har utgifter av något slag, behöver de också effektiva rutiner för att hantera dem. Hur expense management ser varierar ut från företag till företag.
Företagets storlek avgör ofta vem som är involverad; till exempel kan en småföretags-VD själv sköta redovisning och ekonomi, medan större företag kan ha ett helt team som enbart arbetar med att hantera utgiftsrapporter.
Företagets budget påverkar också hur expense management går till – om den sköts med papper, kalkylblad eller mjukvara. Mjukvara är ofta den bästa lösningen eftersom den:
- Integreras med andra system, som lön, bokföring och HR-plattformar.
- Automatiserar godkännandeprocessen för snabbare hantering och ersättning.
- Möjliggör mobilskanning av kvitton för smidigare användning.
- Visar detaljerade rapporter sorterade efter utgiftstyp, medarbetare eller team.
Hantera företagets kostnader ännu bättre med Pleo
Med Pleo kan du förenkla och effektivisera hanteringen av företagets utgifter, från prenumerationer till medarbetarnas fikastunder, så att du får mer tid att fokusera på det som verkligen spelar roll. Genom att byta till Pleos lösning slipper du stressen med manuell utgiftshantering och får istället omedelbar insyn i alla kostnader genom tydliga rapporter. Oavsett om det handlar om vardagliga inköp eller prenumerationer, kan du godkänna utgifter i realtid och snabbt be om kompletterande information om något saknas. Pleo samlar allt från kortutgifter och milersättning till traktamenten och personliga utlägg på en och samma plattform.
