Fakturaautomatisering – ett smartare sätt att hantera fakturor

Vill du spara tid, minska kostnader och eliminera fel i företagets fakturahantering? Då är fakturaautomatisering nyckeln. Istället för tidskrävande manuellt arbete får du en snabb, säker och digital process som ger dig full kontroll över företagets fakturaflöden – från inkommande leverantörsfakturor till utgående kundfakturor.

I den här guiden om fakturaautomatisering lär du dig allt som krävs för att effektivisera företagets hantering. Vi går igenom hur tekniken fungerar i praktiken, vilka de största vinsterna är för både små och stora företag, och vad du ska tänka på när du väljer en lösning som passar just era behov.

Redo att ta kontroll över företagets fakturaflöden? Då är det här en guide för dig.

En snabb överblick av det viktigaste 

• Fakturaautomatisering är processen som digitaliserar och automatiserar fakturahantering, vilket minskar manuellt arbete, sparar tid och ökar precisionen.
  
  
• Automatisering kan gälla både utgående kundfakturor (skapas, valideras och skickas automatiskt) och inkommande leverantörsfakturor (tas emot, matchas, konteras och godkänns digitalt).
  
  
• Fakturaautomatisering är viktigt för både små och stora företag, ger effektivare processer, färre fel, sparar tid och pengar, och förbättrar kontroll över kassaflödet.
  
  
• Automatisering minskar förseningar och fel, vilket leder till snabbare betalningar, ökat förtroende och starkare affärsrelationer.

Vad är fakturaautomatisering?

Fakturaautomatisering är precis vad det låter som – en process där teknik används för att digitalisera och automatisera fakturahantering. Genom att använda programvara eller e-fakturatjänster kan arbetsmoment som traditionellt sköts manuellt, såsom datainsamling, validering och attestering, hanteras automatiskt.

Det här leder till en snabbare faktureringsprocess, minskat manuellt arbete och ett noggrant utfört arbete. Resultatet blir en mer effektiv och strömlinjeformad verksamhet. 

Dessutom frigörs värdefull tid som istället kan läggas på strategiska initiativ och uppgifter som skapar större affärsnytta.

Hur fungerar fakturaautomatisering?

Fakturaautomatisering effektiviserar faktureringsflödet – men processen skiljer sig åt beroende på om det gäller utgående kundfakturor eller inkommande leverantörsfakturor. 

Det är viktigt att komma ihåg att det inte finns en universallösning. Beroende på företagets specifika behov kan fokus ligga på att effektivisera antingen leverantörsreskontran (AP), kundreskontran (AR), eller båda. Även om dessa två processer är nära besläktade hanterar de olika delar av fakturaflödet. 

Nedan går vi igenom hur respektive process fungerar: 

Automatisering av skickade kundfakturor (Accounts Receivable – AR)

Skapande av faktura:

Processen startar med att en kundfaktura genereras automatiskt i affärssystemet, vanligtvis baserat på en mottagen inköpsorder. Kunden faktureras för de varor eller tjänster som beställts, vilket minimerar behovet av manuell registrering. 

Validering:

Innan fakturan skickas genomgår den en automatiserad valideringskontroll. Systemet säkerställer att fakturan följer gällande regler, format och affärslogik – vilket eliminerar behovet av manuell granskning i detta skede.

Utskick till kund:

När fakturan har godkänts skickas den vidare till kunden – antingen direkt, i önskat format (t.ex. e-faktura, PDF eller via fakturaportal), eller via en tjänsteleverantör för distribution. Oavsett metod sker hela processen digitalt och effektivt.

Hantering av inbetalning:

När betalningen mottagits matchas den automatiskt mot rätt faktura i systemet. Denna automatiska avprickning säkerställer snabb uppföljning och bokföring. I vissa fall kan en slutlig manuell kontroll krävas för att bekräfta att allt stämmer innan processen avslutas.

Automatisering av mottagna leverantörsfakturor (Accounts Payable – AP)

Fakturan tas emot:

Processen inleds när en leverantörsfaktura tas emot. Vid fakturaautomatisering levereras fakturan direkt till affärssystemet i ett strukturerat digitalt format. Det här möjliggör en säker, effektiv och helt digital process utan att något behöver genomföras manuellt. 

Matchning, kontering och attestering:

Fakturan matchas automatiskt mot relevanta underlag, såsom inköpsorder eller följesedlar. Systemet konterar fakturan baserat på fördefinierade regler och säkerställer att innehållet stämmer överens med det som beställts och levererats. Efter att fakturan matchats och konterats krävs normalt en manuell kontroll för slutgiltigt godkännande.

Godkännande:

I detta steg granskas fakturan av en ansvarig person som bekräftar att uppgifterna är korrekta. Detta är vanligtvis det enda manuella momentet i en i övrigt automatiserad process.

Betalning:

När fakturan är godkänd kan betalning utföras enligt angiven betalplan. Fakturaautomatisering säkerställer att leverantörer får betalt i tid, vilket stärker affärsrelationerna och minskar den administrativa arbetsbördan.

Arkivering:

Efter betalning arkiveras fakturan automatiskt i enlighet med gällande lagar och regler. Dokumentationen är sedan lättillgänglig för framtida granskning eller revision, utan behov av manuell hantering.

Pleo är en plattform som har utvecklat lösningar där hela processen för mottagande av leverantörsfakturor är centraliserad. Fakturor kan tas emot direkt i systemet som läser av och kategoriserar all data. Därefter skickas fakturan automatiskt vidare för godkännande enligt förinställda attestflöden och kan betalas direkt från plattformen, samtidigt som allt synkroniseras sömlöst med bokföringsprogrammet. Hur smidigt låter inte det?

Är automatiserad fakturering något för alla företag?

Det är lätt att tro att fakturaautomatisering bara passar stora företag med höga volymer av fakturor – men det stämmer faktiskt inte. Faktum är att företag i alla storlekar kan dra nytta av automatiserade fakturaflöden.

Större organisationer ser ofta snabba besparingar tack vare sin omfattning, men även små och medelstora företag har mycket att vinna. 

Effektivare processer, färre fel och mer tid över till annat är bara några av fördelarna. Om du driver ett mindre företag och oroar dig för att det ska bli dyrt eller krångligt att komma igång, finns det lösningar som passar även dig. Många leverantörer erbjuder flexibla prismodeller där du kan börja i liten skala och växa i takt med dina behov. Det innebär att du kan testa dig fram, automatisera stegvis och anpassa systemet efter hur verksamheten utvecklas.

Kort sagt: Fakturaautomatisering är inte bara för de stora. Det är ett smart, skalbart verktyg som gör vardagen enklare – oavsett storlek på bolaget.

Läs även: Fakturahantering: Förenkla arbetet med elektronisk fakturahantering.

Vad är det som gör automatiserad fakturahantering så fördelaktigt?

Att gå från manuell till automatiserad fakturahantering handlar inte bara om att hänga med i den digitala utvecklingen – det finns faktiskt flera riktigt bra anledningar till varför det är värt att ta steget. Här är några av de viktigaste fördelarna:

Färre misstag, mer precision

När fakturor hanteras för hand är det lätt att något slinker igenom – en felaktig siffra, ett missat förfallodatum eller en faktura som helt enkelt tappas bort. Med automatisering minskar risken för sådana fel. Systemet ser till att allt blir rätt från början och att fakturorna skickas och behandlas i tid.

Bättre kontroll över kassaflödet

Automatiserade processer gör att fakturor godkänns och betalas snabbare. Det betyder att du får in pengar tidigare, vilket ger dig bättre kontroll över ekonomin och gör det enklare att planera framåt. Kortare betalningstider frigör dessutom kapital som kan användas för att växa.

Spara tid och pengar

Visst, det blir billigare när du slipper papper och porto – men den största vinsten ligger i den tid du sparar. När systemet sköter det repetitiva arbetet kan du och ditt team fokusera på det som verkligen spelar roll: kunder, affärsutveckling och tillväxt.

Pleo är ett exempel på en plattform som automatiserar hela kedjan av företagsutgifter. Istället för att bara hantera fakturor kan medarbetare även fota sina kvitton direkt vid köp, vilket gör att administrationen kring både småutlägg och stora fakturor minskar. 

Här kan du läsa mer om Pleos tjänst för automatisk kvittohämtning.

Trygg hantering av känslig data

Ekonomisk information är inte bara viktig – den är känslig. Med en automatiserad lösning får du en högre säkerhetsnivå, med skyddade processer och spårbarhet som gör att du slipper oroa dig för dataintrång eller misstag i hanteringen.

Hur påverkar fakturaautomatisering dina leverantörsrelationer?

Det pratas ofta om hur automatisering sparar tid och pengar – men en annan viktig fördel som inte alltid lyfts fram är hur det stärker relationen till dina leverantörer.

När fakturor hanteras automatiskt minskar risken för förseningar och fel som annars lätt kan uppstå vid manuell hantering. Det betyder att leverantörerna får betalt i tid, utan onödigt krångel – något som alla parter uppskattar.

Att vara en pålitlig kund skapar trygghet och förtroende. När leverantörerna vet att du har koll och att betalningarna kommer som utlovat, bygger du upp en starkare relation. Det kan i sin tur leda till bättre villkor, snabbare service eller att du prioriteras när det verkligen behövs.

Dessutom slipper ni tidsödande diskussioner om felaktiga fakturor eller sena betalningar. Med automatiseringen på plats flyter kommunikationen smidigare, och du får mer tid över till att fokusera på själva samarbetet – inte administrationen runt omkring.

Kort sagt: automatiserad fakturahantering gör dig till en bättre affärspartner. Och det märks – både på kort och lång sikt.

Så planerar du för automatiserad fakturahantering – steg för steg

Att gå från manuell fakturering till ett automatiserat system kan kännas som ett stort kliv, men det behöver det inte vara. Med lite struktur, rätt verktyg – och en bra partner vid din sida – kan övergången bli både smidig och riktigt lönsam. Här är några viktiga steg som hjälper dig på vägen:

1. Få koll på nuläget

Börja med att se över hur faktureringen fungerar idag. Vilka steg ingår? Var uppstår förseningar? Finns det moment som upprepas helt i onödan? Genom att kartlägga processen från början till slut kan du snabbt se var fakturaautomatisering skulle göra störst skillnad.

2. Sätt tydliga och realistiska mål

Vad vill ni uppnå? Kanske vill ni halvera tiden det tar att hantera en faktura, få bort manuella fel eller gå över till e-fakturor helt och hållet. Det viktiga är att målen är mätbara och hänger ihop med företagets övergripande strategi. Då blir det lättare att visa värdet av förändringen – både internt och externt.

3. Planera införandet – på riktigt

Det räcker inte att bara skaffa ett system. Fundera på hur och när ni ska rulla ut det, vem som gör vad, hur utbildningen ska se ut och hur ni får era leverantörer att hänga med på resan. Det kommer säkert dyka upp utmaningar – det gör det alltid vid förändring – men med en tydlig plan och en positiv inställning är ni rustade för att ta dem.

4. Följ upp, justera och utveckla

Sätt upp några nyckeltal som hjälper er att mäta hur det går. Hinner ni hantera fler fakturor? Har antalet fel minskat? Har ni frigjort tid till annat? Fakturaautomatisering är inget man gör en gång och sen glömmer – det är en process som utvecklas över tid. Våga utvärdera och justera längs vägen.

Hur hittar man rätt leverantör för fakturaautomatisering?

Att välja rätt lösning för fakturaautomatisering kan kännas som en djungel – det finns många alternativ, men också flera viktiga saker att tänka på. Här är några tips som hjälper dig att göra ett smart och hållbart val:

1. Börja med att titta inåt

Innan du börjar jämföra olika leverantörer är det klokt att kartlägga dina egna behov. Hur stort är ditt företag? Hur många fakturor hanterar ni varje månad? Har ni komplexa processer eller flera avdelningar som ska samarbeta?

 Välj en lösning som inte bara passar er idag, utan som kan växa med er. Flexibilitet är nyckeln.

2. Titta på funktionaliteten – både nu och framåt

Det är lätt att stirra sig blind på grundfunktioner, men tänk ett steg längre. Ska ni hantera e-fakturor i olika länder? Då är stöd för formatkonvertering och flera valutor ett måste. Vill ni kunna jobba molnbaserat? Kolla att det stöds. En lösning som funkar internationellt från start sparar er mycket huvudvärk i längden.

3. Sömlös integration sparar tid (och fel)

Ingen vill lägga tid på dubbelarbete. Se till att lösningen enkelt kan kopplas ihop med era befintliga system – t.ex. ekonomisystem, bokföring eller ERP. Ju bättre integration, desto färre manuella moment och desto mindre risk för misstag.

Läs mer om Pleos integrationer här. 

4. Enkelhet + insikter = starkare affär

Ett system ska inte bara fungera – det ska vara enkelt att använda. Ett intuitivt gränssnitt gör att hela organisationen kan hänga med. Och glöm inte vikten av bra analysverktyg. Med rätt insikter kan du hitta flaskhalsar, förbättra processer och fatta smartare beslut.

Låt Pleo automatisera ditt företags process för mottagande av fakturor 

Få full kontroll över företagets inkommande fakturor med Pleo. Vår funktion för fakturahantering är byggd för att automatisera varje steg i er process – från att fakturan tas emot och tolkas digitalt, till att den godkänns och betalas i tid.

Det som gör Pleo unikt är att vi inte stannar vid fakturor. Eftersom plattformen även hanterar alla medarbetares utlägg via smarta företagskort, får ni en samlad helhetsbild av företagets samtliga utgifter. Istället för att hantera kvitton och fakturor i olika system, får ni kontroll över kassaflödet och bokföringen. Pleo är din optimala tjänst för utgiftshantering.