Guide: Hantera milersättning med körjournal i Pleo

Att hantera milersättning på rätt sätt är inte helt enkelt – både för medarbetare som använder sin privata bil i tjänsten och för ekonomiavdelningen som ska säkerställa att alla utlägg följer lagar och skatteregler. Felaktigt dokumenterade resor riskerar inte bara fel ersättning, utan kan även skapa problem vid revision eller bokföring.

Med Pleos körjournal är hantering av företagets milersättning inte längre ett problem. Varje resa registreras automatiskt i en digital körjournal med start- och slutadress, sträcka, syfte och beräknad ersättning. Systemet säkerställer att dokumentationen uppfyller Skatteverkets krav, samtidigt som medarbetare slipper manuella Excel‑blad eller pappersjournaler.

Den här guiden visar steg för steg hur du:

• Förstår vad milersättning är och vilka krav som gäller för skattefri ersättning.
• Använder Pleos digitala körjournal för att registrera tjänsteresor.
• Aktiverar milersättning och ställer in rätt taxa i Pleo.
• Låter medarbetare registrera och skicka in resor via appen.
• Granskar, godkänner och betalar ut ersättning i Pleo Admin.
• Kopplar bränslekort och drivmedelsutlägg till körjournalen.
• Exporterar resor och rapporter till bokföring och revision.

En snabb överblick av det viktigaste 

• Med Pleos körjournal registreras varje tjänsteresa digitalt med start- och slutadress, datum, tid, sträcka och syfte. All information samlas automatiskt på ett ställe.
  
  
• Systemet beräknar milersättning baserat på vald taxa och fordonstyp, vilket hjälper företag att betala ut rätt ersättning och följa Skatteverkets regler för skattefri milersättning.
  
  
• Medarbetare registrerar sina resor direkt i Pleo-appen genom att ange start- och destinationsadress samt syftet med resan. Sträckan räknas automatiskt ut och anspråket skickas enkelt in för godkännande.
  
  
• Administratörer kan granska, godkänna och betala ut milersättning via Pleo Admin. Alla resor sparas i den digitala körjournalen och kan exporteras till bokföring, lönehantering eller revision med komplett dokumentation.
  
  
• Pleos tankkort kan kopplas till körjournalen, vilket gör det möjligt att samla bränsleköp, resor och milersättning i samma system och minska manuellt arbete.

Vad är milersättning?

Milersättning är ersättning som betalas ut när en medarbetare använder sin privata bil i tjänsten. Det är viktigt att denna ersättning dokumenteras korrekt, eftersom Skatteverket endast tillåter skattefri ersättning upp till vissa nivåer.

Syftet med milersättning:

• Täckning av bränsle, slitage, försäkring och övriga kostnader.
• Tydlig dokumentation för revision och bokföring.
• Smidig hantering för både medarbetare och ekonomiansvariga.

I Pleo hanteras det här genom en digital process där varje resa loggas med:

• Start- och slutadress
• Datum och tid
• Sträcka (i km)
• Fordonstyp
• Milersättningstaxa
• Totalt belopp

Pleos funktion fungerar alltså som en digital körjournal som uppfyller Skatteverkets krav.

Ett betalkort med inbyggd milersättningsfunktion

Med Pleos betalkort är hantering av bränsle och milersättning smidigare än någonsin. Kortet fungerar som ett vanligt företagskort för tankning, samtidigt som varje resa automatiskt kan kopplas till digital körjournal och milersättning. När medarbetaren betalar för bränsle med kortet loggas transaktionen direkt i appen, och Pleos system räknar ut ersättning baserat på sträcka, fordonstyp och vald taxa.

Det här gör att företag slipper manuella utlägg och papperskvitton, samtidigt som medarbetarna får snabb och korrekt ersättning – utan krångel.

Kortet kan även ha köpgränser och begränsningar per medarbetare, vilket ger ekonomiavdelningen full kontroll över fordonskostnaderna. Här kan du läsa mer om vårt bränslekort med inbyggd milersättningsfunktion.

Steg-för-steg: Aktivera milersättning i Pleo

Så, är du sugen på att komma igång med Pleos digitala körjournal. Vi går igenom steg-för-steg du går tillväga.

A) Aktivera utlägg

För att kunna rapportera milersättning behöver utläggsfunktionen vara aktiverad:

1. Gå till Utlägg i Pleo Admin.
2. Klicka Kom igång och följ instruktionerna.
3. Säkerställ att medarbetare kan skicka in milersättningsanspråk.

B) Aktivera milersättning

1. Gå till Inställningar → Milersättning i Pleo Admin.
2. Välj en kategori som milersättningen ska bokföras under.
3. Välj en standardtaxa
4. Du kan även lägga till anpassade nivåer för olika medarbetare eller fordon (t.ex. elbil eller tjänstebil).

Hur medarbetare skickar in milersättning

Milersättning registreras i Pleo-appen (iOS eller Android):

1. Öppna Pleo-appen och tryck på +.
2. Välj Milersättning
3. Fyll i:
• Datum
• Avreseadress
• Destinationsadress
• Syfte med resan (valfritt, men rekommenderas)
  
  
4. Kontrollera att sträckan stämmer. Pleo räknar ut km automatiskt.
5. Bekräfta anspråket genom att trycka på ✔️

Viktigt: Ett inskickat anspråk kan inte ändras. Felaktiga resor måste tas bort och registreras på nytt.

Godkännande och utbetalning

1. Administratören ser alla milersättningsanspråk i Pleo Admin.
2. Anspråk kan godkännas och betalas ut via:
   
   
• Pleo Pocket
• Direkt till medarbetares bankkonto (om Direct Reimbursements är aktiverat)
  
  
3. Medarbetaren får en notis när ersättningen är utbetald.

Alla inskickade resor loggas som digital körjournal och kan exporteras för bokföring eller revision.

Skatte- och regelverk

För skattefri milersättning gäller Skatteverkets schablonbelopp för inkomstår 2026:

• Privat bil (inkl. el- och hybridbil): 25 kr per mil
• Förmånsbil (bensin, diesel eller hybrid): 12 kr per mil
• Förmånsbil som drivs helt med el: 9,50 kr per mil

Om företaget betalar mer än det skattefria beloppet räknas överskjutande som lön och ska beskattas.

Förslag: Håll dig uppdaterad via Skatteverkets webbplats eller Pleos blogg där vi uppdaterar om allt nytt som händer.

Visste du att?

Miljöval påverkar milersättningen:

• Elbilar och hybridbilar kan ha särskilda skattefria ersättningar.
• Skatteverket uppmuntrar miljömedvetna val, vilket kan påverka vilken taxa företaget använder.
• Företag kan införa interna policys för miljöresor: t.ex. bonusmilersättning vid elbilsresor.
• Kontrollera alltid aktuella nivåer på Skatteverkets webbplats, eftersom regler kan ändras årligen.

Export och bokföring

Pleo erbjuder möjlighet att:

• Exportera milersättningsrapporter till Excel.
• Integrera med ekonomisystem för bokföring.
• Ha digital dokumentation för revision, med alla resor samlade på ett ställe.

Läs även: Software för utgiftshantering: 5 smarta verktyg för ditt företag

Tips för bästa hantering av milersättning

• Skriv en intern rutin: Beskriv hur medarbetare ska rapportera milersättning.
• Ange syfte med resan: Underlättar revision och löneadministration.
• Godkännandeprocess: Se till att utlägg och milersättning granskas korrekt.
• Använd rapporterna: Exportera regelbundet till bokföring och lönehantering.
• Spara alla kvitton: Om parkering eller tankning ingår i tjänsteresan.

Vanliga frågor

Kan jag rapportera milersättning retroaktivt?

Ja. Du kan registrera en resa i efterhand, så länge resan faktiskt har genomförts och du anger korrekt datum, start- och slutadress samt syftet med resan.

Hur skiljer jag på privata resor och tjänsteresor?

Endast resor som görs i tjänsten ska rapporteras för milersättning. Privata resor ska inte inkluderas. I Pleos körjournal dokumenteras varje resa med start- och slutpunkt samt syfte, vilket gör det enklare att tydligt visa vilka resor som är tjänsteresor.

Kan jag använda körjournalen vid en granskning från Skatteverket?

Ja. Resor som registreras i Pleo sparas i en digital körjournal med information om datum, sträcka, adresser och syfte. Dokumentationen kan exporteras och användas som underlag vid bokföring, revision eller vid en eventuell granskning från Skatteverket.