Har du någon gång handlat dekorationer till en personalfest för egna pengar? Swishat över handpenningen för jazzbandet till samma tillställning från ditt eget konto? Legat ute med flera tusen till nästa månadslön, för att det “blev smidigast så”?
Som HR-medarbetare går du ofta den extra milen för att andra på jobbet ska må bra. Men frågar du mig är upplägget inte optimalt. Jag föreslår istället att du tar upp frågan om att implementera en smidig betallösning med smarta företagskort med din chef illa kvickt.
För självklart ska du kunna köpa det du behöver för att sköta ditt jobb, utan att belasta din privata ekonomi. Så jobbar vi på Pleo. Vi lever som vi lär, kan man säga. Därför tänkte jag ta tillfället i akt och berätta mer om hur HR-avdelningen kan använda Pleo .
En snabb överblick av det viktigaste
- HR-anställda kan enkelt betala för jobbrelaterade inköp – som fika, presenter eller resor – utan att använda privata pengar eller krångliga utläggsrapporter.
- Med Pleo blir det lätt att spontant förbättra arbetsmiljön – från att köpa tårta till att fixa pynt eller blommor – vilket stärker teamkänslan och uppskattningen.
- Pleo gör det enkelt att välkomna nya medarbetare och inkludera remote-kollegor med små gester som välkomstkit eller uppmuntrande överraskningar.
- Företagskorten från Pleo ger frihet åt medarbetarna att agera själva, samtidigt som ekonomiavdelningen får full kontroll och smidig integration med bokföringssystem.
Smidiga företagskort för HR-teamet
Med Pleo skapas utrymme för oförutsedda utgifter, något som hör vardagen till för oss som jobbar inom HR. Ingen behöver gå och be om lov att få låna det gemensamma kreditkortet för att kunna köpa fika till en avtackning, eller en present till en nybliven förälder.
Samtidigt kan cheferna följa alla köp som görs i realtid.
Med Pleos smarta betalkort för företag kan du och andra medarbetare köpa saker ni behöver i jobbet, när ni behöver det. Det är jätteenkelt:
- Betala för något med Pleo-kortet
- Fota kvittot
- Lägg till några uppgifter om det behövs
- Klart!
Företagskorten integrerar dessutom med de flesta bokföringsprogram, till exempel Fortnox och Visma, vilket minst sagt uppskattas av ekonomiavdelningen. Större frihet till medarbetarna och de olika avdelningarna, mer kontroll till de ansvariga – en oslagbar kombination.
Läs mer om hur Pleo effektiviserar företagets utgiftshantering här.
10 tips: Så kan HR-avdelningen använda Pleo
Pleo använder också Pleo. Vår HR-avdelning tycker att Pleo-korten underlättar jobbvardagen varje dag, men vissa tillfällen märks det lite extra. Vi tipsar om när och hur ditt företags HR-avdelning också kan använda Pleo.
1. Uppskattning till medarbetarna
Vår mission är “Happy Humans in High Performing Teams”. För mig innebär det att mycket av det jag köper med mitt Pleo-kort, relaterar till att ta hand om anställda. Det kan handla om allt från tårta eller frukost till att boka band till en julfest. Summa summarum – Pleo gör det enkelt att skämma bort medarbetarna.
2. Resor mellan de olika kontoren
Vi som jobbar med personalfrågor vill såklart lära känna medarbetare i hela företaget. Resor mellan de olika kontoren förekommer för att bygga relationer med personalstyrkan – och för att träffa andra HR-kollegor. Med Pleo kan ni alltid känna mig trygg på resande fot.
Men det är också lite extra kul att dra fram Pleo-kortet när man reser. Man känner sig lite cool. Flera gånger har jag fått frågor om vad det är för kort och då har jag fått agera hobbysäljare och pitcha produkten så gott jag kan. Superskoj!
Läs även: Då är representationen avdragsgill.
3. Få remotes att känna sig sedda
Många HR-avdelningar har medarbetare som jobbar på distans. Det innebär att vissa sällan träffar sina kollegor fysiskt och istället arbetar hemifrån eller från egna kontor. Just därför blir det extra viktigt att hitta sätt att inkludera även dem i det vardagliga arbetslivet. Små gester som födelsedagskort, en blomsterbukett eller en uppmuntrande överraskning kan göra stor skillnad – och med ett smidigt företagskort är det enkelt att agera direkt när tanken kommer.
4. Snabba köp
Spontana köp är inte bara något som jag (ibland med viss ånger efteråt) ägnar mig åt privat. Det förekommer också i jobbet. Okej, det blir såklart ingen galen shopping med mitt Pleo-kort. Det vore inte bra, och ekonomiavdelningen hade förmodligen haft x antal frågor (med all rätt). Men ibland kommer man på saker som vi behöver till kontoret i stundens hetta, och då behöver man dra fram Pleo-kortet.
Senaste gången jag behövde agera snabbt i ett företagsrelaterat köp, var när jag köpte en stor tårta till kontoret för att fira Pleos födelsedag. Idag är orden 'glutenfritt', 'veganskt' och 'laktosfritt' inga konstigheter eller överraskningar, och där och då när jag skulle betala tårtan insåg jag att jag också behövde köpa glutenfria alternativ.
Läs även: Vad är utlägg och hur ska de hanteras?
5. Kortare resor
Jag använder inte bara Pleo till större resor. Det vill säga, jag använder det inte bara till att betala tåg- eller flygbiljetter. Ibland handlar det om kortare resor . Expresståg, tunnelbanan och uber-resor är också något som tillkommer i min jobbvardag som HR-anställd. Den typen av utgifter ska du självklart inte behöva betala själv.
Ännu kortare resor betalas också med Pleo-kort ibland. Föreställ dig själv att du ska hämta ut 80 kg i form av olika postpaket på Ica på Dalagatan, och sedan bära dem till Tegnérgatan (där vårt gamla kontor låg). Det är ingen lätt match. När jag kom på att jag kunde använda Pleo till en taxi den gången lättade tyngden på mina axlar, kan man säga.
6. Ge nya kollegor ett varmt välkomnande
Ett välkomnande första intryck kan sätta tonen för hela anställningen. Många HR-avdelningar väljer att sätta ihop ett litet välkomstkit med exempelvis anteckningsbok, mugg, snacks eller profilprodukter – små detaljer som får nya medarbetare att känna sig sedda direkt från start. Att kunna göra dessa inköp utan att först gå omvägen via inköpsförfrågningar eller utlägg från eget konto sparar både tid och huvudbry. Med ett företagskort som Pleo blir inköpen enkla att hantera, direkt i stunden, samtidigt som kostnaderna följs upp automatiskt.
7. Små inköp som gör stor skillnad
Att skapa en trivsam arbetsmiljö handlar ofta om små, spontana insatser – som att köpa en ny växt till köket, fylla på med fräscha handdukar i badrummet eller byta ut en trasig kaffebryggare. Det är detaljer som kanske inte märks direkt, men som snabbt påverkar stämningen när de saknas. Med ett smidigt företagskort i handen slipper personalansvariga be om tillstånd för varje mindre inköp, och kan istället fokusera på det viktiga: att skapa en miljö där både trivsel och produktivitet kan blomstra.
8. Abonnemang och prenumerationer
För HR-avdelningar som kommunicerar mycket med kandidater och nyanställda – särskilt innan de hunnit få tillgång till interna kanaler som Slack – kan inkorgen snabbt bli överväldigande. Då kan det vara värt att investera i smarta verktyg som förenklar mejlhanteringen, till exempel appar med kortkommandon och snabbnavigering. Det kan också vara hjälpsamt att ha tillgång till verktyg för undersökningar, som exempelvis formulärtjänster, för att smidigt samla in feedback eller stämma av trivsel. Att ha möjligheten att täcka sådana kostnader direkt genom företaget sparar både tid och energi.
9. Skapa engagemang året runt
Högtider, temadagar och säsongsavslutningar är perfekta tillfällen att stärka gemenskapen på arbetsplatsen. En glassbuffé på sommaren, en halloween-pyntad reception eller en spontan fika på kanelbullens dag – det krävs ofta små medel för att skapa stora leenden. För HR-avdelningar som vill kunna agera snabbt på idéer och möjligheter, utan att fastna i långa inköpsprocesser, är ett flexibelt företagskort ett värdefullt verktyg. Det gör det lätt att förverkliga idéer som annars riskerar att stanna vid just – idéer.
10. Delegera
Visst, jag jobbar i HR-teamet och ansvarar för välmåendet på kontoret i Stockholm, men jag är inte ensam om att vilja ha det trevligt runt omkring oss. Därför kan jag delegera vissa uppgifter. Men tillit är en av Pleos viktigaste värderingar. Så om någon vill beställa god frukt eller dryck till kontoret, eller något annat som skapar trevnad, så har de också möjlighet att göra det utan att fråga mig eller någon annan. Vi hjälps alla åt för att skapa en trevlig arbetsplats utan krångliga utläggsprocedurer.
Om du känner att Pleo låter som något för din HR-avdelning, men behöver lite mer kött på benen – boka en demo.
