En bra inköpspolicy är enkel att följa, lätt att förstå och tydligt avgränsad i de problem den löser och de möjligheter den skapar. Vi guidar dig till hur du skapar en fungerande inköpspolicy som kommer göra det enklare än någonsin tidigare att sköta företagets inköp.
Vad är en inköpspolicy?
En inköpspolicy är en guide som företag eller organisationer använder för att sköta sina inköp av varor och tjänster. Den hjälper till att göra inköpen smidiga, rättvisa och lagliga, samtidigt som den stödjer företagets mål och inköpsstrategier.
Vad är inköp?
Inköp är hela processen av att köpa in det som behövs till företaget – från att välja leverantörer och göra beställningar till att ta emot varor och hantera kontrakt. Det handlar om sourcing, mottagning, uppföljning och att göra sig av med saker när de inte längre behövs.
Läs även: Leverantörsbedömning: Så anlitar du de bästa leverantörerna till ditt företag.
Ökade krav och högre kompetens
Dagens tuffa globala konkurrens kräver mer av inköpare. Det räcker inte att bara veta allt om de varor och tjänster som köps in; du behöver även ha koll på hela inköpsprocessen.
Företag gör allt fler affärer med andra företag, och inköpta varor och tjänster utgör ofta mellan 50 och 80 % av deras kostnader.
Denna andel ökar varje år, vilket gör inköp och supply management allt viktigare för företagens framgång. Alla som handlar för företagets räkning bör förstå sin roll i inköpsprocessen.
Hur kan ett företag använda sig av inköpspolicy?
Så hur använder sig då ett företag av inköpspolicy? En inköpspolicy håller kostnaderna i schack. Om det är viktigt för dig att hålla koll på kostnaderna, kommer du att älska en välgjord inköpspolicy.
Med tydliga riktlinjer minskar risken för dyra impulsköp, vilket frigör pengar till nya initiativ och åtgärder som kan locka fler kunder och öka intäkterna.
Tänk på en kontrollerad inköpsprocess som att köra bil: med båda händerna på ratten och fokus på vägen når du målet utan onödiga risker. Visst, kostnader är en del av att driva företag, som att ha arbetsutrymmen för personalen eller att sätta igång produktionen. Men ibland kan kostnader vara onödiga.
Det handlar om att hantera rätt kostnader – de som fyller en funktion och uppfyller ett relevant behov, både på kort och lång sikt. Med lite kreativitet kan du ibland undvika vissa kostnader.
Vill du få ännu bättre kontroll över företagets utgifter? Pleo är Europas främsta lösning för automatisk utgiftshantering. Med våra rapporter får du direkt insyn i alla utgifter, från prenumerationer till dagliga köp. Attestera i realtid och be om mer information med bara några klick ifall något saknas. Testa Pleo kostnadsfritt idag!
Våra 3 bästa tips till inköpspolicy
1. Dra lärdom av de stora företagen
Om du kikar in hos vilket stort företag som helst, kan vi garantera att de har lagt ner rejält med tanke och pengar på sina inköp. De har tydliga regler och rutiner, en inköpsavdelning med en inköpschef och ett gäng väldigt organiserade inköpare.
Kostnadskontroll är verkligen avgörande för stora företag – oavsett om det är vår, höst, ekonomiskt med- eller motvind. Ingenting fungerar utan det. Många stora företag har byggt sin framgång på just kostnadskontroll och strama inköpsprocesser. Små och medelstora företag kan definitivt ta efter dessa exempel.
Visst, volymerna och komplexiteten i inköpen skiljer sig åt mellan stora och små företag, men grundprinciperna är desamma:
- Välj kostnader som verkligen fyller ett behov, både på kort och lång sikt.
- Bygg upp inköpsvolymen hos utvalda leverantörer och undvik impulsköp.
- Styr inköpen med hjälp av tydliga regler och rutiner – genom en väl genomtänkt inköpspolicy.
2. Utgå från budgetår när du överväger kostnader
Varje dag handlar små företag och mindre organisationer in en mängd olika produkter och tjänster. Dessa inköp är som smörjolja för externa satsningar och bränsle för interna processer. Oavsett företagets storlek är affärsmålen lika viktiga.
Att vara lika noga med vardagliga inköp som med stora investeringar låter enkelt, men är oftast knepigare i praktiken. En enskild produkt kanske inte verkar mycket, men när man lägger till 30 andra inköpskategorier som frakt, bränsle och affärsresor under ett år, så blir det genast mycket pengar och rörigt att hantera.
Det är här din inköpspolicy kommer till undsättning för att skapa ordning och hålla koll på kostnaderna.
3. En inköpspolicy tar aldrig ledigt
En bra inköpspolicy är inte bara enkel att följa, lätt att förstå och väldefinierad i sina syften och möjligheter. Den sprider också regler och rutiner för inköp genom hela organisationen. I ett företag med till exempel 20 anställda är det vanligt att flera personer sköter inköpen. Med en inköpspolicy kan du styra företagets inköp mot lägre kostnader, förutsatt att alla inblandade medarbetare följer den.
