Upphandlingsprocessen fungerar som ett smidigt maskineri som offentliga myndigheter och organisationer använder för att köpa varor, tjänster eller byggprojekt från externa leverantörer. Här är allt du behöver veta om upphandling och upphandlingsprocessen – från start till avslutad upphandling.
Vad är en upphandling och hur går den till?
Upphandling är en process där en organisation, ofta en offentlig myndighet, köper varor, tjänster eller byggtjänster från externa leverantörer.
Syftet är att få bästa möjliga valuta för pengarna genom att hålla det hela öppet, rättvist och konkurrensutsatt.
Offentlig upphandling följer särskilda lagar och regler för att säkerställa att allt är transparent och utan diskriminering. Det betyder att offentliga myndigheter måste göra sina upphandlingsbehov kända och ge alla intresserade leverantörer möjlighet att lämna anbud. Anbuden bedöms sedan utifrån olika kriterier, som pris, kvalitet och leveransvillkor, innan kontraktet går till den leverantör som bäst uppfyller kraven.
Det finns olika typer av upphandlingar beroende på kontraktets storlek och värde, till exempel direktupphandling, förenklad upphandling och öppet förfarande.
Läs även: Allt om processen för leverantörsutveckling.
Vad är skillnaden mellan inköp och upphandling?
Den största skillnaden mellan inköp och upphandling är omfattningen, regleringen och formaliteten i processen. Upphandling är en specifik form av inköpsprocess som är mer reglerad och strukturerad, särskilt inom offentliga organisationer. Inköp är däremot en mer generell term som omfattar alla typer av köp, oavsett om de sker formellt eller informellt.
Inköp
Definition: Inköp är en bred term som syftar på processen att förvärva varor eller tjänster från en leverantör.
Användning: Inköp förekommer både i privata och offentliga organisationer och behöver inte alltid följa strikta regler eller lagar.
Reglering: Inköp i privata företag är ofta mindre reglerade och kan anpassas efter företagets egna behov och rutiner.
Process: Inköpsprocessen kan vara enklare och snabbare, särskilt vid mindre belopp, där en inköpsansvarig direkt kontaktar en leverantör och genomför köpet utan någon formell konkurrensutsättning.
Upphandling
Definition: Upphandling är en mer formell och reglerad inköpsprocess, särskilt relevant inom den offentliga sektorn.
Användning: Upphandling används främst av offentliga myndigheter och organisationer som är skyldiga att följa specifika lagar och regler för att säkerställa en rättvis och transparent process.
Reglering: Offentliga upphandlingar är strikt reglerade, till exempel genom Lagen om offentlig upphandling (LOU) i Sverige. Lagen ställer krav på hur upphandlingar ska genomföras för att undvika korruption och ge alla leverantörer lika möjligheter.
Process: Upphandlingsprocessen är ofta mer komplex och tidskrävande än vanliga inköp. Den inkluderar vanligtvis annonsering av behov, insamling av anbud från olika leverantörer, en strukturerad utvärdering av anbuden, och tilldelning av kontrakt baserat på fördefinierade kriterier.
När startar en upphandling?
En upphandlingsprocess anses vara igång när den upphandlande myndigheten eller enheten har fattat beslutet att sätta igång och det här har meddelats utåt, exempelvis genom att ta kontakt med externa parter för att skaffa det som beslutet gäller.
Högsta förvaltningsdomstolen (HFD) förtydligade i ett avgörande från 2013 HFD 2013 ref. 3 att upphandlingen anses påbörjad när myndighetens beslut kan bli föremål för överprövning. EU-domstolen har i ett tidigare mål C-26/03 Stadt Halle fastställt att denna tidpunkt infaller när myndigheten har gått förbi stadiet av enbart interna diskussioner och förberedelser inför upphandlingen.
Vad är upphandlingsprocessen?
Upphandlingsprocessen är som ett väloljat maskineri som offentliga myndigheter och organisationer använder för att köpa in varor, tjänster eller byggprojekt från externa leverantörer. Den är uppdelad i flera steg, utformade för att säkerställa att allt sker öppet, rättvist och med en rejäl dos konkurrens. Processen kan liknas vid ett hjul, eftersom upphandlingar ofta snurrar igång på nytt när avtalsperioden är slut. De olika delarna av hjulet visar hur lång tid varje steg i processen tar.
Genom upphandlingsprocessen ska upphandlare i samarbete med beställare säkerställa att:
- Upphandlingen tillgodoser verksamhetens behov
- Marknadens konkurrens utnyttjas
- Processen genomförs rättssäkert och effektivt
Upphandlingsprocessen steg för steg
-
Planering
I den första fasen lägger beställaren grunden för upphandlingen genom att undersöka marknaden och eventuellt kontakta leverantörer för att få en överblick.
-
Upphandlingsdokument
Beställaren utformar upphandlingsdokument, inklusive kravspecifikation, avtalsförslag och anbudsformulär. Denna fas är intern, utan kontakt med leverantörer.
-
Annonsering och anbudstid
Upphandlingen annonseras, och regler för annonsering och anbudstiden tydliggörs för leverantörerna, som också informeras om vad som sker under anbudstiden.
-
Öppning
Beställaren öppnar de inkomna anbuden.
-
Anbudsutvärdering
Varje anbud granskas och jämförs mot kraven i upphandlingsdokumenten, inklusive kvalificering och utvärdering.
-
Tilldelningsbeslut
Beställaren meddelar sitt val av leverantör och informerar om rätten till överprövning.
-
Avtalstecknande
Ett avtal upprättas mellan beställaren och den valda leverantören.
-
Uppföljning
Tid avsätts för att utvärdera och följa upp avtalet för att säkerställa att det efterlevs.
Hur avslutas en upphandling?
Det är inte helt klart när en upphandlingsprocess räknas som avslutad. Enligt förarbetena till lagen om offentlig upphandling (LOU) avslutas en upphandlingsprocess när ett avtal har ingåtts. Det står också att ett villkorat avtal bör tecknas med en specifik leverantör innan upphandlingen anses vara klar. Det innebär att en form av föravtal kan upprättas innan hela processen är färdig, eftersom det rekommenderas att ha ett villkorat avtal med leverantören innan allt är helt klart.
När kan man avbryta en upphandling?
En upphandlingsprocess kan avbrytas om det finns bra skäl för det, och beslutet måste följa grundläggande principer. Exempel på anledningar att avbryta kan vara bristande konkurrens eller oväntade händelser.
Den här informationen gäller för upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) och lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).
Det händer ibland att en upphandlande myndighet eller enhet avbryter en upphandling efter att den har annonserats. LOU och LUF specificerar inte exakt när en påbörjad upphandling får avbrytas, så reglerna har utvecklats genom rättspraxis.
Det är upp till den upphandlande organisationen att visa att det verkligen finns goda skäl för att avbryta upphandlingen. Domstolar har bedömt att sådana skäl kan vara bristande konkurrens, oförutsedda händelser, en felaktigt utformad utvärderingsmodell eller ett för högt pris.
