Upphandlingsprocessen: Vad är en upphandling och hur ser processen ut?
Upphandlingsprocessen fungerar som ett smidigt maskineri som offentliga myndigheter och organisationer använder för att köpa varor, tjänster eller byggprojekt från externa leverantörer.
Här är allt du behöver veta om upphandling och upphandlingsprocessen – från start till avslutad upphandling.
En snabb överblick av det viktigaste
- Upphandling är en formell process där offentliga myndigheter köper varor eller tjänster, med målet att säkerställa öppenhet, rättvisa och bästa valuta för pengarna.
- Direktupphandling (flexibel), förenklad upphandling (enstegsprocess) och öppet förfarande (alla leverantörer kan lämna anbud).
- Planering, upphandlingsdokument, annonsering, öppning, utvärdering, tilldelning, avtal och uppföljning.
- Start sker när beslut fattats och kommunicerats externt, avslut när avtal ingåtts (villkorat föravtal möjligt), och avbrott kan ske vid godtagbara skäl som bristande konkurrens.
Vad är en upphandling?
Upphandling är en process där en organisation, ofta en offentlig myndighet, köper varor, tjänster eller byggtjänster från externa leverantörer.
Syftet är att få bästa möjliga valuta för pengarna genom att hålla det hela öppet, rättvist och konkurrensutsatt.
Offentlig upphandling följer särskilda lagar och regler för att säkerställa att allt är transparent och utan diskriminering. Det betyder att offentliga myndigheter måste göra sina upphandlingsbehov kända och ge alla intresserade leverantörer möjlighet att lämna anbud.
Anbuden bedöms sedan utifrån olika kriterier, som pris, kvalitet och leveransvillkor, innan kontraktet går till den leverantör som bäst uppfyller kraven.
Olika typer av upphandlingar
Det finns olika typer av upphandlingar beroende på kontraktets storlek och värde, till exempel direktupphandling, förenklad upphandling och öppet förfarande.
- Direktupphandling: en offentlig upphandling som är mer flexibel jämfört med vanliga upphandlingar. Annonsering eller formella anbud inte krävs.
- Förenklad upphandling: en situation där upphandling genomförs i ett enda steg, där alla intresserade leverantörer har möjlighet att lämna anbud.
- Öppet förfarande: en upphandlingsform där alla intresserade leverantörer kan lämna anbud efter att upphandlingen har annonserats.
Läs även: Allt om processen för leverantörsutveckling.
Lagen om offentlig upphandling
Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar hur myndigheter och andra offentlig sektor ska köpa varor, tjänster och byggentreprenader. Lagens syfte är att offentliga inköp ska göras på ett effektivt, rättvist och öppet sätt mellan olika leverantörer. Reglerna bygger på EU-direktiv.
Läs mer om lag om offentlig upphandling här.
Vad är skillnaden mellan inköp och upphandling?
Den största skillnaden mellan inköp och upphandling är omfattningen, regleringen och formaliteten i processen.
Upphandling är en specifik form av inköpsprocess som är mer reglerad och strukturerad, särskilt inom offentliga organisationer.
Inköp är däremot en mer generell term som omfattar alla typer av köp, oavsett om de sker formellt eller informellt.
Inköp
Definition: Inköp är en bred term som syftar på processen att förvärva varor eller tjänster från en leverantör.
Användning: Inköp förekommer både i privata och offentliga organisationer och behöver inte alltid följa strikta regler eller lagar.
Reglering: Inköp i privata företag är ofta mindre reglerade och kan anpassas efter företagets egna behov och rutiner.
Process: Inköpsprocessen kan vara enklare och snabbare, särskilt vid mindre belopp, där en inköpsansvarig direkt kontaktar en leverantör och genomför köpet utan någon formell konkurrensutsättning.
Läs även vår artikel: Vad är strategisk inköp?
Upphandling
Definition: Upphandling är en mer formell och reglerad inköpsprocess, särskilt relevant inom den offentliga sektorn.
Användning: Upphandling används främst av offentliga myndigheter och organisationer som är skyldiga att följa specifika lagar och regler för att säkerställa en rättvis och transparent process.
Reglering: Offentliga upphandlingar är strikt reglerade, till exempel genom Lagen om offentlig upphandling (LOU) i Sverige. Lagen ställer krav på hur upphandlingar ska genomföras för att undvika korruption och ge alla leverantörer lika möjligheter.
Process: Upphandlingsprocessen är ofta mer komplex och tidskrävande än vanliga inköp. Den inkluderar vanligtvis annonsering av behov, insamling av anbud från olika leverantörer, en strukturerad utvärdering av anbuden, och tilldelning av kontrakt baserat på fördefinierade kriterier.
Här hittar du mer information om processen: Från data till beslut: Så omvandlar du utgiftsanalys till strategiska insikter
När startar en upphandling?
En upphandlingsprocess anses ha startat när den upphandlande myndigheten eller enheten har fattat beslut om att genomföra upphandlingen och detta har kommunicerats externt, till exempel genom att kontakta externa parter för att anskaffa det som beslutet avser.
Högsta förvaltningsdomstolen (HFD) förtydligade i ett avgörande från 2013 HFD 2013 ref. 3 att upphandlingen anses påbörjad när myndighetens beslut kan bli föremål för överprövning. EU-domstolen har i ett tidigare mål C-26/03 Stadt Halle fastställt att denna tidpunkt infaller när myndigheten har gått förbi stadiet av enbart interna diskussioner och förberedelser inför upphandlingen.
Vad är upphandlingsprocessen och hur går den till?
Upphandlingsprocessen är som ett väloljat maskineri som offentliga myndigheter och organisationer använder för att köpa in varor, tjänster eller byggprojekt från externa leverantörer. Den är uppdelad i flera steg, utformade för att säkerställa att allt sker öppet, rättvist och med en rejäl dos konkurrens. Processen kan liknas vid ett hjul, eftersom upphandlingar ofta snurrar igång på nytt när avtalsperioden är slut. De olika delarna av hjulet visar hur lång tid varje steg i processen tar.
Genom upphandlingsprocessen ska upphandlare i samarbete med beställare säkerställa att:
- Upphandlingen tillgodoser verksamhetens behov
- Marknadens konkurrens utnyttjas
- Processen genomförs rättssäkert och effektivt
Upphandlingsprocessen steg för steg
Upphandlingsprocessen omfattar flera steg, från planering till avtalstecknande, och varje fas är avgörande för att säkerställa en rättvis och effektiv upphandling. Här går vi igenom de viktigaste stegen:
1. Planering
I den första fasen lägger beställaren grunden för upphandlingen genom att undersöka marknaden och eventuellt kontakta leverantörer för att få en överblick, samt planera kostnader och budgetering för upphandlingen. Upphandlingskontoret kan samla in uppgifter och information för att säkerställa vilka krav som ska ställas och vilken upphandlingsform ska användas.
2. Upphandlingsdokument
Beställaren tar fram upphandlingsdokumenten, inklusive kravspecifikation, avtalsförslag och anbudsformulär. Dokumenten ska utformas så att de uppfyller verksamhetens behov, främjar konkurrens på marknaden och säkerställer en effektiv upphandlingsprocess. Denna fas är intern och sker utan kontakt med leverantörer.
3. Annonsering och anbudstid
Upphandlingen annonseras, och leverantörerna får tydlig information om annonseringsregler, anbudstidens längd samt vad som gäller under anbudstiden. Annonseringsfasen regleras av lagen om offentlig upphandling, inklusive de tidsramar som gäller för att lämna anbud.
4. Öppning
Beställaren öppnar de inkomna anbuden. Minst två representanter från Upphandlingskontoret ska närvara vid öppningen när anbudstid har utgått. Alla kompletta anbud som har inkommit inom tidsramar ska prövas. Ingen information om vilka leverantörer som har varit med får lämnas ut.
5. Anbudsutvärdering
Varje anbud granskas och jämförs mot kraven i upphandlingsdokumenten, inklusive kvalificering och utvärdering. I anbudsutvärdering får inga nya kvalificeringskrav eller utvärderingar tillkomma – endast de kriterier som anges i upphandlingsdokument får tillämpas. Även här gäller absolut sekretess.
6. Tilldelningsbeslut
Beställaren meddelar sitt val av leverantör och informerar om rätten till överprövning. Beslutet meddelas skriftligt och innehåller uppgift om vald leverantör, skälen till beslutet och information om avtalsspärrens längd.
7. Avtalstecknande
Ett avtal upprättas mellan beställaren och den valda leverantören. Avtalet kan tecknas efter att tilldelningsbeslutet har fattats. Accepten blir bindande när antagna leverantören har undertecknat avtalet.
Läs vår guide till leveransavtal för mer information.
8. Uppföljning
Tid avsätts för att utvärdera och följa upp avtalet för att säkerställa att det efterlevs. Systematisk uppföljning och utvärdering är ett viktigt steg för förbättringar och för kommande upphandlingar.
Läs mer: Vad är avtalshantering och hur fungerar det?
Hur lång tid tar upphandlingsprocessen?
En offentlig upphandling kan variera från några månader till över ett år, beroende på processens omfattning. Hur lång tid en upphandlingsprocess tar beror på upphandlingens komplexitet och faktorer såsom avtalsspärr, anbudsgivning och eventuella överprövningar. Tiderna kan variera mellan förfarande, kontraktsvärde och bransch.
Hur avslutas en upphandling?
Det är inte helt tydligt när en upphandlingsprocess kan anses avslutad. Enligt förarbetena till lagen om offentlig upphandling (LOU) avslutas processen i princip när ett avtal har ingåtts. Det anges också att ett villkorat avtal bör tecknas med en specifik leverantör innan upphandlingen formellt anses slutförd. Det innebär att ett föravtal kan upprättas innan hela processen är helt klar, eftersom det rekommenderas att säkerställa ett villkorat avtal med leverantören i ett tidigt skede.
När kan man avbryta en upphandling?
En upphandlingsprocess kan avbrytas om det finns bra skäl för det, och beslutet måste följa grundläggande principer. Exempel på anledningar att avbryta upphandling kan vara bristande konkurrens eller oväntade händelser.
Den här informationen gäller för upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) och lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).
Det händer ibland att en upphandlande myndighet eller enhet avbryter en upphandling efter att den har annonserats. LOU och LUF specificerar inte exakt när en påbörjad upphandling får avbrytas, så reglerna har utvecklats genom rättspraxis.
Det är upp till den upphandlande organisationen att visa att det verkligen finns goda skäl för att avbryta upphandlingen. Domstolar har bedömt att sådana skäl kan vara bristande konkurrens, oförutsedda händelser, en felaktigt utformad utvärderingsmodell eller ett för högt pris.
