Har du redan genomfört leverantörsbedömningar och leverantörsutvärderingar? Då kan du fördjupa arbetet genom en process som kallas leverantörsrevision. Denna fördjupning görs endast på ett utvalt antal leverantörer. Vanligtvis väljer man ut de mest strategiska leverantörerna som är relevanta att fördjupa sig i. I reglerade branscher är det dock säkerhetsklassningen som avgör vilka leverantörer som ska revideras. I den här artikeln läser du mer om leverantörsrevision.
Vad är en leverantörsrevision?
Företag gör leverantörsrevisioner för att se till att deras leverantörer håller hög kvalitet. Här kollar man om leverantören följer reglerna, som säkerhetsåtgärder och tillverkningsprocesser. Det finns olika slags revisioner för att hålla kvaliteten på topp, som system-, efterlevnads-, process- och produktrevisioner.
Varför behövs en leverantörsrevision?
Genom att få bättre koll på hur dina leverantörer hanterar sina processer och kvalitetssystem kan ditt företag undvika produkter som inte håller måttet enligt era standarder.
Leverantörsrevisioner är som ett viktigt moment i kvalitetsteamets årliga koll eller due diligence.
De hjälper ditt företag att verkligen kolla av leverantörers produkter och processer mot de krav som ställs vid inköpstillfället.
Leverantörsrevisioner är också extra efterfrågade när:
- Leverantören är ny och det inte finns så mycket information om hur de presterar än.
- Leverantören är viktig för att hålla hela leveranskedjan rullande och bolaget stabilt.
Hur genomför man en leverantörsrevision?
Det finns olika metoder för att göra en leverantörsrevision. Den vanligaste är en så kallad uppifrån-och-ner-revision (även benämnd ’top-down’-revision). Denna bygger på att man först begär in en rad skriftliga uppgifter om leverantörens lednings- och verksamhetssystem. De jämförs sedan med det regelverk man reviderar mot för att se om det finns en överensstämmelse. Därefter åker man ut på plats och gör provtagning. Provtagningen är ett så kallat stickprov för att se om verkligheten överensstämmer med dokumenten. Den här typen av revision benämns ofta som systemrevision.
Ibland görs leverantörsrevisioner nerifrån-och-upp. Här vistas man en längre tid i verksamheten för att iaktta och identifiera risker och problem. Negativa avvikelser fångas upp för att sedan jämföras med hur de beskrivs i verksamhetsbeskrivningar och andra systemdokument.
Vem ansvarar för leverantörsrevisioner?
När det är dags för en leverantörsrevision, brukar den drivande vara en intern grupp i köparens team. Personen som leder revisionen är oftast från inköps- eller kvalitetsavdelningen. När datumet är spikat för revisionen sätter det interna teamet ihop en lista med allt som behövs från leverantörerna. Beroende på listan bestämmer teamet om revisionen ska göras inomhus eller med extern hjälp.
Fördelar med leverantörsrevision
Leverantörsrevision fungerar som en kontroll av alla processer och prestationer när man handlar från leverantörer. Se det som en noggrann granskning, för att hitta eventuella problem och plocka fram varningssignaler.
För att du ska kunna hålla dina kunder nöjda är det superviktigt att hålla koll på kvalitetsnivån på era produkter.
Leverantörsrevisioner ser till att leverantörerna följer företaget höga standarder och håller koll på kvaliteten.
Dessutom hjälper de till att hålla en bra dialog med era leverantörer. Genom att ha regelbundna revisioner kan du vara säker på att ni alltid når era kvalitetsmål och är redo att ändra kurs när behov ändras.
Vanliga frågor och svar
Hur ofta bör man utföra leverantörsrevisioner?
För att vara på den säkra sidan, är det bäst att göra revisioner vartannat år för att säkra att allt är på topp.
Vad innebär det att vara leverantör?
En leverantör tillhandahåller varor eller tjänster till en annan organisation eller kund. Med andra ord är leverantören en försörjare av produkter eller service som behövs för att möta efterfrågan från ett annat företag eller en organisation. Leverantörer spelar en central roll i försörjningskedjor genom att leverera produkter eller tjänster i enlighet med leverantörsavtal, kvalitetsstandarder och leveransschema.
Vad ska man tänka på när man väljer leverantör?
När du väljer leverantör är det viktigt att säkerställa att de levererar produkter eller tjänster av hög kvalitet till ett rimligt pris och kan hantera den volym du behöver i tid. En bra leverantör är pålitlig, flexibel och erbjuder bra kundservice och teknisk support. Det är också viktigt att de är ekonomiskt stabila, följer lagar och förordningar samt har nödvändiga certifieringar. En tydlig och öppen kommunikation är också avgörande för att säkerställa ett framgångsrikt samarbete.
