Vad är strategiskt inköp och hur ser inköpsprocessen ut?

Att navigera genom begreppet strategiskt inköp (på engelska strategic procurement) och den strategiska inköpsprocessen kan kännas som att försöka lösa ett stort pussel. Du behöver data och information, både från dina egna avdelningar och externa källor, för att få allt att falla på plats. I den här artikeln går vi igenom allt du behöver veta om strategiska inköp och hur de ska hanteras. 

En snabb överblick av det viktigaste

• Strategiskt inköp: Långsiktig planering som optimerar inköp, minskar risker och bygger värde och starka leverantörsrelationer.
  
  
• Skillnad mot upphandling och sourcing: Strategiskt inköp/upphandling optimerar hela processen, medan strategisk sourcing fokuserar på leverantörsutveckling före själva köpet.
  
  
• Inköpsprocessen: Börjar med behovsanalys, följs av leverantörsanalys, strategiutveckling, förhandlingar och implementering.
  
  
• Skillnad mot taktiskt/traditionellt inköp: Strategiskt inköp är långsiktigt och värdeskapande; taktiskt och traditionellt inköp är kortsiktigt och operativt, med fokus på pris och leveranstid.

Vad är strategiskt inköp? 

Strategiskt inköp är lite som att planera en långsiktig roadtrip för ditt företag. Det handlar om att tänka framåt, hålla koll på marknadstrender och skapa bra relationer med leverantörer. En strategisk inköpare är den som fixar långa leverantörsavtal, hittar sätt att spara pengar och ser till att allt flyter på utan problem. Dessutom är inköparen bra på att hitta nya och hållbara lösningar genom att jobba med leverantörer som bryr sig om miljö och socialt ansvar.

Vad är inköp och hur skiljer det sig från upphandling?

Inköpsprocessen är den del av upphandlingen där vi faktiskt köper en produkt eller tjänst från en leverantör. Se på det som själva köpet i en butiken. Upphandling är hela paketet – som inkluderar allt från strategisk planering till att förhandla med leverantörer. Med det sagt skiljer sig också strategiska inköp från upphandling genom att strategiska inköp fokuserar på långsiktig planering medan upphandling handlar om den praktiska köpprocessen.

Vad är skillnaden mellan strategisk inköp, upphandling och sourcing?

Innan vi dyker ner i strategiska inköp och hur processen fungerar, behöver vi reda ut vad som skiljer inköp, upphandling och sourcing åt. Även om folk ibland blandar ihop dessa termer, betyder de olika saker. För att få grepp om hela köpprocessen och hur man kan göra den smidigare, är det viktigt att förstå vad som är vad.

Strategisk upphandling, strategiskt inköp och strategisk sourcing

Det finns tydliga skillnader mellan strategisk upphandling, inköp och sourcing. När vi lägger till "strategisk" i mixen kan det bli lite rörigt. De tre termerna överlappar en hel del, och folk använder dem ibland som om de betyder samma sak, vilket inte alltid stämmer. 

Här är en snabb översikt:

• Strategiskt inköp: Även om "inköp" och "upphandling" inte är samma sak, används "strategiskt inköp" ofta som en synonym för strategisk upphandling. Strategiskt inköp fokuserar på att göra inköpen smartare och mer effektiva, precis som strategisk upphandling.
  
  
• Strategisk upphandling: En strategisk upphandling är som en stor plan för hela inköpsprocessen. Målet är att se till att allt från leverans till tidslinje funkar som det ska och att allt stämmer överens med företagets mål. Det handlar om att optimera hela processen, från början till slut.
  
  
• Strategisk sourcing: Handlar om att ständigt förbättra och utveckla företagets leverantörskanaler. Målet är att bygga långsiktiga relationer med leverantörer och att optimera alla steg som leder fram till själva köpet.

Så, även om termerna kan verka snarlika, har de sina egna roller i inköpsvärlden.

Vad är ett exempel på strategiskt inköp?

Tänk dig ett företag som tillverkar elbilar. De behöver viktiga komponenter som batterier och sensorer. Istället för att bara köpa från den leverantör som har lägst pris just nu, gör inköpsteamet en noggrann analys: de tittar på kvalitet, leveranssäkerhet, prisutveckling och leverantörens möjlighet att bidra till framtida innovationer.

Resultatet blir att företaget tecknar ett flerårigt avtal med en leverantör som kan leverera hög kvalitet och stabila priser, samtidigt som de bygger ett nära samarbete för framtida produkter.

Det strategiska här är:

• Långsiktig planering och partnerskap med leverantörer
• Fokus på totalkostnad och riskhantering, inte bara pris
• Att inköpen stödjer företagets övergripande mål och strategi

Alltså: strategiskt inköp handlar om att köpa smart, långsiktigt och värdeskapande, inte bara att hitta det billigaste alternativet just nu.

Vägen till strategiskt inköp – Den strategiska inköpsprocessen steg för steg

Att navigera genom den strategiska inköpsprocessen kan kännas utmanande. Det är en omfattande process som kräver mycket data och information både från dina egna avdelningar och från externa källor för jämförelse. För att få allt att rulla smidigt rekommenderar vi att du sätter ihop ett arbetslag som kan hålla koll på hela processen. Teamets uppgift är att styra inköpsstrategin så att den hänger ihop med företagets övergripande mål och strategi. 

Läs även: Vad är inköpshantering? 

1. Genomför en intern behovs- eller spendanalys

För att påbörja utvecklingen av er strategiska inköpsstrategi behöver ni först utvärdera dagsläget och konkretisera företagets behov och mål. Analysen innebär att sammanställa och analysera all relevant data och information, inklusive:

• Kostnad och värde för företagets aktiviteter och tillgångar: Hanteringskostnader, interna och externa leverantörer, processkostnader med mera.
• Resursnivåer: Arbetskraft, lagerkapacitet, omsättning med mera.
• Teknologi: Ålder och kapacitet på produktionsutrustning, informations- och kommunikationsutrustning, mjukvara med mera.
• Immaterialrätt: Tillgångar, licenser, rättigheter, patent, upphovsrätt med mera.
• Projekt: Forskning och utveckling, marknadsföringsinitiativ med mera.
• Prestation: Produktion, kapacitet, distribution, försäljning, returer med mera.
• Finansiell data: Vinst- och tillväxtprognoser, kassaflöde, skatter, ROI med mera.
• Ekonomisk data: Prognoser, monetära trender, valutafluktuationer, råvaruindex, marknadsinformation, aktiviteter på leverantörsmarknaden med mera.
• Tillväxtprognoser: Försäljning, vinst med mera.
• Feedback från intressenter och leverantörer
• Lagernivåer och ledningssystem för leveranser och varor

2. Nästa steg är att utvärdera leverantörsmarknaden

När du letar efter nya leverantörer är det viktigt att kartlägga vilka länder och marknader som kan erbjuda de råmaterial, komponenter, produkter eller tjänster ditt företag behöver. Om du har speciella krav eller om alternativen är få, kan det här steget kräva lite extra arbete. Till exempel, om en viss råvara bara finns på en speciell plats i världen, kan du behöva rikta in dig på just den marknaden för att hitta rätt leverantörer.

3. Att samla leverantörsinformation är avgörande för att göra ett välgrundat val

En leverantörs förmåga, eller brist på sådan, kan vara en avgörande faktor för en verksamhets framgång. För att välja rätt leverantör bör du basera ditt beslut på följande information:

• Leverantörens rykte och prestationsförmåga
• Leverantörens ekonomiska ställning
• Kreditupplysningar
• Referenser

Om möjligt, undersök leverantörens webbplats och kontakta både aktuella och tidigare kunder för att få en tydlig bild av leverantörens prestation. Informationen som samlas in genom dessa steg kan senare användas vid förhandlingar med befintliga leverantörer.

Läs även: Leverantörsbedömning: Så anlitar du de bästa leverantörerna till ditt företag.  

4. Utveckla en sourcing-/outsourcing-strategi

Utveckla en sourcing- eller outsourcing-strategi baserad på den data och information som samlats in från de tidigare stegen. 

Här är några exempel på potentiella strategier:

• Direkta inköp: Skicka ut en RFP (Request For Proposal) eller RFQ (Request For Quote) till utvalda leverantörer.
• Förvärv: Köpa från en önskvärd leverantör.
• Strategiska partnerskap: Ingå avtal med en utvald leverantör för långsiktigt samarbete.

Vilken strategi som är mest lämplig för din organisation beror på flera faktorer, inklusive:

• Konkurrensen på leverantörsmarknaden
• Organisationens risktolerans för sourcing och outsourcing
• Den övergripande affärsstrategin
• Motivationen för outsourcing

Välj den strategi som bäst stödjer dina mål och behov baserat på dessa överväganden.

5. Implementera en sourcing-strategi

Att sätta igång med en sourcing-strategi kan vara ett ganska stort projekt och kräva en hel del resurser, särskilt när det handlar om större inköp eller strategiska partnerskap. Här är några saker att tänka vid hantering av leverantörer i dessa strategier:

• Leverantören är en nyckelspelare för din verksamhet.
• Leverantören har speciell utrustning, teknik eller expertis som få andra har.
• Leverantören är en del av din övergripande affärsstrategi.

6. Förhandla med leverantörer

Förhandla med nya leverantörer: 

Det strategiska inköpsteamet granskar varje erbjudande från nya leverantörer utifrån en uppsättning valkriterier. När de har kollat på förslag, offerter eller bud, använder de dessa kriterier för att sortera fram de mest intressanta alternativen till mer detaljerade förslag (EOI) eller för att välja ut en första och andra plats i budgivningen (RFP eller RFQ). När allt är utvärderat är det dags att börja förhandla med de leverantörer som gått vidare.

Förhandla med befintliga leverantörer: 

Börja förhandlingarna med all data och information du har samlat in tidigare. Jämför dina nuvarande leverantörer med marknadens kostnadsdata och använd konkreta fakta och siffror för att backa upp dina krav. Ju mer data du har, desto bättre står du i förhandlingarna. Genom att basera din förhandlingsstrategi på verkliga siffror istället för gissningar eller magkänsla får du en mycket starkare position.

7. Implementera en övergångsplan genom att involvera utvalda leverantörer i förbättringsarbetet av leveranskedjan

Ditt strategiska inköpsteam bör skapa en kommunikationsplan och sätta upp ett system för att mäta och utvärdera leverantörens prestation med hjälp av KPI.

Att ha en övergångsplan är också superviktigt när du börjar jobba med en ny leverantör eller byter leverantör. Det ser till att allt går smidigt och hjälper till att få leveranskedjan att fungera perfekt från dag ett.

Vanliga frågor och svar 

Vad är skillnaden mellan strategiskt och taktiskt inköp?

Skillnaden mellan strategiskt och taktiskt inköp handlar främst om tidshorisont, fokus och syfte. Strategiskt inköp är långsiktigt och syftar till att skapa värde för företaget genom att minska risker, optimera totalkostnader och bygga starka leverantörsrelationer. Här ligger fokus på leverantörsutveckling och att inköpen stödjer företagets övergripande affärsstrategi, exempelvis genom fleråriga avtal med nyckelleverantörer för att säkerställa kvalitet och leveranssäkerhet. Taktiskt inköp däremot har ett kortare perspektiv och handlar om att genomföra inköp effektivt för att möta omedelbara behov. Fokus ligger på pris, kvantitet, leveranstid och lagerhantering, som till exempel att beställa reservdelar som behövs nästa vecka. Kort sagt handlar strategiskt inköp om långsiktig planering och värdeskapande, medan taktiskt inköp handlar om att genomföra inköp effektivt på kort sikt.

Vad är skillnaden mellan strategiskt inköp och traditionellt inköp?

Skillnaden mellan strategiskt inköp och traditionellt inköp ligger framför allt i tidshorisont, syfte och arbetssätt.

Traditionellt inköp, ofta kallat operativt inköp, fokuserar på att genomföra enskilda köp så effektivt som möjligt. Här handlar det främst om pris, leveranstid och kvantitet, och arbetet är ofta reaktivt – man köper det som behövs när behovet uppstår.

Strategiskt inköp däremot är långsiktigt och värdeskapande. Det handlar inte bara om att köpa varor eller tjänster, utan om att planera och styra inköpen så att de stödjer företagets övergripande mål, minska risker och optimera totalkostnader. Strategiskt inköp inkluderar bland annat leverantörsrelationer, riskhantering, marknadsanalys och leverantörsutveckling.