Vad är en inköpsstrategi och vad ska den innehålla?

Företagets inköpsstrategi ska klargöra vad ni vill uppnå med era inköp och hur ni ska nå dit. Den måste hänga ihop med er övergripande affärsstrategi och bör därför tas fram som en del av det större strategiarbetet. På så sätt blir inköpsstrategin en viktig del av företagets totala utveckling. Här är allt du behöver veta om inköpsstrategi.

Vad är inköpsstrategi? 

Så vad innebär då inköpsstrategi? Inköpsstrategin är som en smart shoppinglista för företag. Den går ut på att välja de bästa produkterna och leverantörerna, förhandla schyssta avtal, hålla koll på risker och kostnader, och se till att hela processen stödjer företagets framtidsplaner. 

En bra inköpsstrategi gör att företaget kan jobba effektivt, spara pengar, och alltid ha tillgång till de produkter och tjänster i toppkvalitet som behövs för att fungera optimalt och växa.

Förslag på medel som inköpsstrategin utnyttjar 

Produkten är själva hjärtat i alla inköpsstrategier eftersom den styr dina val. Kolla noga på dess egenskaper för att bestämma en plan och ställ olika krav beroende på vad du vill uppnå. När det gäller kostnader och värde i inköpsstrategier handlar det oftast om att spara pengar men ibland också om att få ut mesta möjliga värde av det företaget köper. Ibland kan det vara smart att satsa mer pengar i början för att spara mer i längden.

På marknaden är det viktigt att fundera på om du vill ha monopol eller uppmuntra konkurrens. Du måste också tänka på var dina leverantörer finns och om du föredrar stora eller små företag. Att hitta en bra balans på båda marknaderna är nyckeln till framgång.

Affärsrelationer och leverantörsavtal är också mycket viktiga. Vi måste anpassa vår strategi beroende på hur vår relation ser ut nu och vart vi vill att den ska gå i framtiden. Det handlar om att bygga långsiktiga och hållbara partnerskap.

När det gäller inköpsorganisation handlar det inte bara om inköpare utan även om kravställare, leveransbevakare och andra experter. Företagets strategi kan innebära att behålla organisationen smidig och fokuserad, särskilt vid standardiserade inköp.

Upphandlingsprocessen hjälper dig att hantera olika inköp, från start till mål. Det kan vara allt från att använda inköpskort för små inköp till att följa en noggrann inköpsprocess för större anskaffningar.

Vad som inte är att betrakta som medel i en inköpsstrategi

Analyser, som portföljanalyser eller anbudsutvärderingar, fungerar som dina hjälpredor. Använd dem för att fatta smarta beslut – men själva analysen är inte strategin.

Nyckeltal eller mätetal är dina måttstockar för att se hur bra en strategi funkar. De finns ofta med i strategidokumentet, men själva nyckeltalet är inte strategin.

Behovet av en produkt kan påverkas av din strategi, men behovet i sig är inte strategin. Först måste du förstå vad företaget behöver och sedan skapa en strategi för att möta det behovet.

Förhandlingsupplägg syftar ofta på förhandlingsstrategier, men egentligen menar man förhandlingstaktik. Bra taktik är nödvändig för att genomföra den inköpsstrategi du har bestämt dig för.

Hur tar man fram en bra inköpsstrategi?

När det gäller antalet inköpsstrategier, finns det ingen gyllene regel. Det är dock viktigt att ha fler än en strategi. Det bästa är att ha en blandning av övergripande strategier, kategoristrategier, avtalsstrategier och leverantörsstrategier. De övergripande strategierna är färre, långsiktiga och mer statiska medan de detaljstyrande är fler, kortsiktiga och mer flexibla.

Inköpshantering är en riktig nyckelspelare för att organisationer ska lyckas och vara hållbara, oavsett bransch. Här är allt du behöver veta om inköpshantering.

7 steg till framgångsrik inköpsstrategi

1. Börja med att få en överblick över företagets leverantörer, kunder och andra viktiga spelare. Använd verktyg som Porters Femkraftsmodell och SWOT-analys för att komma igång.
   
   
2. Kolla sedan hur dina produkter och tjänster påverkas av både kort- och långsiktiga förändringar i leverantörsbasen. Gör också detaljerade leverantörsprofiler för de viktigaste leverantörerna.
   
   
3. Ta en titt på konkurrenternas leverantörsstruktur och se vad som gör dem unika och starka ur ett leverantörsperspektiv.
   
   
4. Utveckla din egen leverantörsstrategi utifrån affärsidén och visa hur den gör ditt företag konkurrenskraftigt och unikt.
   
   
5. Gör en handlingsplan för att nå målen, både på kort och lång sikt. Se till att planen tar hänsyn till alla faktorer som påverkar och förändrar företagets agerande.
   
   
6. Sammanfatta strategin i några korta meningar med hjälp av resultaten från steg 1 till 5.
   
   
7. Kommunicera strategin klart och tydligt med specifika mål för kommunikationen. Följ upp genom att mäta medarbetarnas förståelse för strategin och dess innehåll.

Tänk på att strategin ska vara lätt att förstå och relevant för den huvudsakliga målgruppen. Gör den realistisk och anpassad efter organisationens kapacitet, mål och resurser. Använd uppnåeliga och mätbara mål och följ upp regelbundet!