Inköpssystem: Vi listar de bästa inköpssystemen för ditt företag

Ju mer ett företag växer, desto fler inköp blir det att hålla reda på – allt från små utlägg till större upphandlingar. Och ju fler inköp, desto större behov av att ha koll på vad som köps, av vem, till vilket pris och varför. Det är här inköpssystem kommer in i bilden.

Med rätt system på plats blir inköpsprocessen inte bara smidigare och snabbare – du minskar också risken för fel, får bättre kontroll över kostnaderna och kan fatta smartare beslut baserat på data i realtid.

Ett inköpssystem idag är mycket mer än bara ett beställningsverktyg. Det kan ge dig full insyn i företagets utgifter, skapa tydliga rutiner och frigöra tid från manuellt arbete. Oavsett om du jobbar i ett mindre bolag där alla gör sina egna inköp, eller i en större organisation med många leverantörer och avtal – så finns det lösningar som passar just er.

I den här guiden går vi igenom vad ett inköpssystem faktiskt är, vilka olika typer som finns – från enkla, operativa verktyg som Pleo, till mer avancerade system för upphandling och lagerstyrning – och hjälper dig hitta rätt alternativ för din verksamhet.

En snabb överblick av det viktigaste 

• Inköpssystem digitaliserar och automatiserar från beställning till betalning, minskar manuellt arbete och ger bättre kontroll över kostnader, leverantörer och efterlevnad av interna regler och lagar.
  
  
• Det finns system som är anpassade för löpande småinköp och utgiftshantering, andra för komplexa och långsiktiga upphandlingar och avtalshantering, samt system för beställnings- och lagerstyrning för företag med varuhantering.
  
  
• Kontroll och transparens i realtid, automatisering av rutinuppgifter som kvittohantering, samt integration med andra affärs- och ekonomisystem för att få en helhetsbild och effektivitet.
  
  
• Systemet ska vara lätt att använda för alla i organisationen och kunna växa med företaget, så att det fungerar både idag och i framtiden när verksamheten förändras och expanderar.  

Vad är ett inköpssystem? 

Ett inköpssystem är ett digitalt verktyg som effektiviserar och strukturerar hela inköpsprocessen – från behov till betalning. Det används för att automatisera centrala moment såsom beställningar, leverantörshantering, fakturahantering och uppföljning, vilket minskar manuellt arbete och risken för fel. Genom att samla inköpsdata på ett ställe blir det enklare att säkerställa att inköp sker i linje med interna riktlinjer, avtal och budgetar, samtidigt som organisationen får bättre kontroll över kostnader och leverantörer.

I ett modernt inköpssystem finns ofta funktioner för digital beställning, godkännandeflöden, avtals- och leverantörsregister, fakturamatchning och realtidsrapportering. 

Målet är att göra inköpsprocessen både smidigare och säkrare – oavsett om det handlar om små vardagsinköp eller större upphandlingar. 

Genom integration med andra affärs- och ekonomisystem får organisationen dessutom en helhetsbild över sina utgifter.

Sådana system används i både privat och offentlig sektor för att skapa tydligare processer, sänka kostnader och uppfylla krav på regelefterlevnad.

Läs även: Vad är inköpshantering?

Fördelar med ett inköpssystem

Att digitalisera och automatisera inköpsprocessen är idag en självklarhet för många organisationer som vill arbeta mer effektivt och få bättre kontroll över sina kostnader. Ett modernt inköpssystem erbjuder inte bara stöd för den dagliga hanteringen av beställningar och fakturor – det skapar också struktur, transparens och förutsättningar för strategiska beslut. Här är några av de viktigaste fördelarna med att använda ett inköpssystem:

Mindre manuellt arbete

Ett inköpssystem automatiserar många återkommande uppgifter som annars kräver manuell hantering – till exempel att samla in godkännanden eller kontrollera fakturor. Det frigör tid för medarbetare att fokusera på mer värdeskapande arbetsuppgifter, som strategisk inköpsplanering eller leverantörsutveckling.

Bättre kostnadskontroll

Systemet gör det enkelt att följa upp hur mycket som spenderas, på vad och av vem – i realtid. Genom budgetstyrning och kategorisering av utgifter får företag bättre förutsättningar att undvika onödiga inköp, optimera leverantörsavtal och fatta datadrivna beslut kring sina kostnader.

Effektivare inköpsprocesser

Med digitala flöden från behov till betalning går inköpen snabbare och smidigare. Användare kan själva initiera inköp via ett intuitivt gränssnitt, vilket minskar beroendet av manuella insatser från inköps- eller ekonomiavdelningen. Det minskar även risken för flaskhalsar och fördröjningar.

Färre fel och dubbelköp

Genom att systemet validerar uppgifter, matchar fakturor mot beställningar och kontrollerar mot avtal, minskar risken för felaktiga inköp och betalningar. Dubbelköp och felaktigt prissatta ordrar upptäcks tidigt och kan korrigeras automatiskt eller med en enkel åtgärd.

Tydligare styrning och regelefterlevnad

Inköpssystemet hjälper organisationer att säkerställa att alla inköp sker enligt fastställda riktlinjer, policys och externa regelverk. Det är särskilt viktigt för branscher med höga krav på compliance – som offentlig sektor eller finans – där alla inköp behöver kunna spåras och dokumenteras.

Snabbare godkännandeflöden

Inbyggda godkännandeflöden gör att rätt person snabbt kan godkänna inköp eller fakturor, direkt via datorn eller mobilen. Det minskar ledtider och ger inköps- eller ekonomiavdelningen bättre överblick över vad som är på gång – utan att fastna i mejlväxlingar eller manuella signaturer.

Ökad transparens

När alla inköp hanteras i ett gemensamt system blir det lättare att följa upp vem som köpt vad, när, från vem och varför. Det ger både ledning och ekonomiavdelning möjlighet att identifiera mönster, förbättra processer och upptäcka avvikelser i tid.

Integration med andra system

Ett inköpssystem som är integrerat med affärs- och ekonomisystem gör att information kan flöda sömlöst mellan olika avdelningar. Det minskar dubbelarbete och fel, förenklar bokföring och fakturahantering och ger en mer sammanhållen bild av företagets ekonomi.

Läs även: Vad är en inköpsstrategi och vad ska den innehålla?

Vilka krav ska jag ha på ett inköpssystem?

När du letar efter ett inköpssystem är det viktigaste att det verkligen underlättar ert arbete. Det ska göra inköpsprocessen enklare, säkrare och mer överskådlig – oavsett bransch. I exempelvis byggbranschen, där inköp ofta är både komplexa och tidskritiska, kan rätt system göra stor skillnad.

Genom att samla allt som rör inköp – som ordrar, lagerstatus och leverantörsinformation – på ett ställe minskar risken för fel, dubbelbeställningar och andra misstag som kan bli dyra. Istället får ni bättre koll, tydligare spårbarhet och ett mer effektivt arbetssätt.

Tänk också på användarvänligheten. Ett bra inköpssystem ska vara lätt att förstå och använda – för alla i organisationen, inte bara för de som jobbar med IT. Ta gärna tid att testa olika alternativ och hitta det system som passar just er verksamhet bäst.

Vi listar de bästa inköpssystemen 

1. System för operativa inköp och utgiftshantering

Operativa inköp omfattar företagets löpande utgifter – allt från resekostnader och kontorsmaterial till programvarulicenser, representation och andra vardagsinköp. Denna typ av inköpssystem är särskilt utformad för att hantera just dessa utgifter på ett smidigt, säkert och överskådligt sätt. Här är fokus på flexibilitet, snabbhet och enkel användning – ofta direkt av den enskilda medarbetaren.

Ett system för operativa gör det möjligt för anställda att själva genomföra inköp inom ramarna för företagets inköpspolicy, utan att tumma på kontroll eller transparens. Det inkluderar funktioner som företagskort (fysiska eller digitala), automatiserad kvittohantering, mobilrapportering, digitala godkännandeflöden och realtidsuppföljning av utgifter. På så sätt minskar beroendet av manuell administration samtidigt som företaget får bättre styrning över sina kostnader.

Fördelar:  

• Medarbetare kan själva hantera inköp utan krångel.
• Spara tid och undvik manuell administration.
• Full insyn i alla utgifter, direkt i systemet.
• Smidiga digitala flöden för attest.

Exempel: 

Pleo är ett tydligt exempel på ett modernt system för operativa inköp och utgiftshantering. Med smarta företagskort – både fysiska och virtuella – kan anställda enkelt betala för det de behöver i sitt arbete, medan kvitton och utlägg automatiskt bokförs i bakgrunden. Pleo erbjuder funktioner för policykontroll, budgetramar, godkännandeflöden och integration med de vanligaste bokföringssystemen, vilket ger ekonomiavdelningen full insyn i alla köp i realtid – utan att fastna i manuella processer. Lösningen är byggd för att vara lätt att använda, vilket gör att hela organisationen kan arbeta mer effektivt, oavsett teknisk kompetens.

2. System för strategisk upphandling och avtalshantering

System för strategisk upphandling riktar sig till organisationer med komplexa och långsiktiga inköpsbehov – exempelvis större företag, offentliga verksamheter och inköpsintensiva branscher. Här handlar det inte om om upphandlingar som rör stora volymer, långa leverantörsavtal, ramavtal och krav på strikt efterlevnad av interna och externa regelverk.

Denna typ av inköpssystem täcker hela upphandlingscykeln: från behovsanalys och kravställning, via anbuds- och utvärderingsprocessen, till avtalsskrivning och uppföljning. Systemet fungerar som ett centralt nav för att styra upphandlingar och leverantörsrelationer, minska risker och säkerställa att avtal följs över tid.

Fördelar:  

• Från kravställning till avtal och uppföljning.
• Jämför och utvärdera anbud på ett strukturerat sätt.
• Samla, spåra och bevaka alla avtal på ett och samma ställe.
• Bättre kontroll över leverantörer, priser, villkor och affärskritiska inköp.

Exempel: 

SAP Ariba – Ett inköpssystem för strategisk sourcing, leverantörsrelationer, riskhantering och kontrakt. Passar särskilt stora och globala företag.

Mercell TendSign – Används främst i offentlig sektor för e-upphandling enligt LOU. Stöd för hela processen – från förfrågningsunderlag till utvärdering och tilldelningsbeslut.

3. System för beställnings- och lagerstyrning

System för beställnings- och lagerstyrning är speciellt utformade för företag där hanteringen av varuflöden är central – som inom handel, produktion, bygg och andra verksamheter med fysiska lager och materialflöden. Dessa system hjälper till att hålla koll på lagerstatus, planera inköp baserat på prognoser och behov, samt att optimera lagernivåerna för att undvika både överlager och brist.

Genom att koppla inköpssystemet direkt till lagerhantering och ofta även till ett större affärssystem (ERP) får företag en helhetsbild som säkerställer att rätt produkter och material finns på rätt plats vid rätt tidpunkt. Det minskar risken för produktionsstopp, förseningar och onödiga kostnader för lagring.

Fördelar:  

• Säkerställer rätt nivåer för att undvika brist eller överlager.
• Inköp baserat på realtidsdata och prognoser minskar manuellt arbete.
• Smidigare hantering och bättre kontroll över varuflödet.
• Automatisk kontroll av fakturor mot beställningar och leveranser.

Exempel: 

Coupa – Ett molnbaserat system som kombinerar inköp och lagerhantering med avancerad fakturamatchning och budgetkontroll, använt av företag inom handel och produktion.

Monitor ERP – Ett komplett system med integrerade inköps- och lagerfunktioner, särskilt anpassat för tillverkande industri och produktion.

4. Dynamiska inköpssystem

Dynamiska inköpssystem (DIS) används inom offentlig sektor. Till skillnad från traditionella upphandlingar kan leverantörer ansluta sig när som helst under hela avtalsperioden, vilket skapar större konkurrens och fler valmöjligheter för köparen. Systemet hanterar hela processen – från leverantörsregistrering och kvalificering till elektronisk beställning och avtalshantering – i en smidig och transparent digital miljö. 

Fördelar:

• Leverantörer kan ansluta sig löpande under avtalets giltighetstid.
• Effektiv och helt digital hantering av hela upphandlings- och beställningsprocessen.
• Transparent uppföljning och spårbarhet som säkerställer regelefterlevnad.
• Minskar administrativa bördor och påskyndar inköpsprocesser. 

Exempel:

Mercell Tenderflow – Ett digitalt inköpssystem som stödjer dynamiska inköpssystem och e-upphandling, med fokus på användarvänlighet och regelefterlevnad i offentlig sektor.

Guide: Så väljer ni rätt inköpssystem för ert företag

Att välja rätt inköpssystem kan göra stor skillnad för effektiviteten, kontrollen och tryggheten i ert inköpsarbete. Eftersom behoven varierar mellan olika företag och branscher är det viktigt att fundera över vad som passar just er verksamhet bäst. Här får ni en enkel guide utifrån tre huvudtyper av system: operativa inköp, strategisk upphandling och beställnings- och lagerstyrning.

1. Fundera på era inköpsbehov

• Gör ni många små, löpande inköp?
  Då kan ett system för operativa inköp och utgiftshantering vara rätt väg att gå. Här kommer Pleo till sin rätt med sina smarta företagskort och automatiserade kvittohantering, som förenklar vardagsutläggen för hela organisationen.
  
  
• Har ni större och mer komplexa upphandlingar?
  Om ni ofta jobbar med långa avtal, anbudsprocesser och leverantörsutvärdering passar ett system för strategisk upphandling och avtalshantering bättre.
  
  
• Jobbar ni mycket med fysiska varor och lager?
  Då är ett system för beställnings- och lagerstyrning en självklarhet för att få kontroll på varuflöden, lagerstatus och materialbehov.

2. Tänk på användarvänlighet och tillgänglighet

Välj ett system som är lätt att använda för alla berörda – inte bara för inköps- eller ekonomiavdelningen. Pleo är exempelvis utformat för att vara enkelt för alla medarbetare, med ett intuitivt gränssnitt och smidiga mobilfunktioner. Det minskar tröskeln och gör att hela organisationen kan bidra till en tryggare och transparent utgiftshantering.

3. Välj ett system med kontroll och transparens i realtid

När du väljer inköpssystem, prioritera en lösning som ger dig full insyn i inköp och utgifter i realtid. Det gör det lättare att snabbt upptäcka avvikelser och agera rätt. Sök efter funktioner som visar vem som har köpt vad, när och varför – detta är viktigt för att hålla koll på kostnader och säkerställa att ni följer företagets regler och eventuella lagkrav.

4. Behövs automatisering och smidig integration?

Ett inköpssystem som automatiserar rutinuppgifter som kvittohantering och fakturakontroll sparar tid och minskar risken för misstag. Se också till att systemet kan kopplas ihop med era befintliga affärs- och ekonomisystem, så att informationen flyter sömlöst mellan olika delar av verksamheten. Oavsett om ni behöver stöd för strategisk upphandling, lagerstyrning eller vardagliga inköp, är integration en nyckelfaktor för effektivitet.

Tips: Pleo erbjuder just detta med automatisk matchning av kvitton och koppling till bokföringssystem, vilket förenklar ekonomiarbetet kraftigt.

5. Välj en lösning som kan växa med er

Fundera på framtiden när ni väljer inköpssystem. Det ska inte bara passa dagens behov, utan även vara flexibelt nog att anpassas när företaget växer och verksamheten förändras. Ett skalbart system kan enkelt utökas till nya team och avdelningar, vilket gör investeringen mer hållbar på lång sikt.