Vad är kontering och hur går det till i praktiken?

Kontering är en nödvändig process för alla företagare – det är så du ordnar och dokumenterar affärshändelser på ett strukturerat sätt. Men du kanske undrar vad kontering faktiskt är? Låt oss berätta. 

Genom kontering tilldelas varje transaktion specifika konton som representerar olika ekonomiska aspekter. Metoden ger en klar och systematisk översikt över företagets ekonomi och är en central del av bokföringens mekanism. Läs vidare för att lära dig allt du behöver veta – och förmodligen mycket mer än så – om kontering.

Vad är kontering?

Så vad betyder egentligen kontering? Kontering innebär en process där intäkter och kostnader i företaget förs in på olika konton. Genom att kontera skapas en strukturerad redovisning som hjälper till att generera tydliga rapporter om verksamhetsresultat. 

Enligt bokföringslagen är det obligatoriskt att kontera alla affärshändelser i företaget, inklusive försäljning och utförda jobb. 

Genom att använda separata konton för olika typer av intäkter och kostnader skapas en bättre översikt och ordning i bokföringen.

Visste du att Pleo är Europas främsta lösning för automatisering av företagsutgifter? Mer om utgiftshantering med Pleo kan du läsa här .

Egen kontering, vad är det? 

Kanske har du hört begreppet egen kontering? Så vad betyder då det? Jo, det innebär att en person eller avdelning själv ansvarar för att ange hur en kostnad eller intäkt ska bokföras, vilket är vanligt i större organisationer där anställda kan kontera sina egna utlägg, fakturor eller resekostnader innan de granskas och bokförs centralt.

Hur många konton används vid kontering?

Nu när du vet vad kontering betyder och vad det innebär, kommer vi berätta mer om hur det faktiskt går till. Vilka konton som ska användas vid kontering kan variera beroende på företagets verksamhet och transaktionstyp. Nedan följer en översikt över de vanligaste konton som används vid kontering:

Bankkonto: Bankkontot är ett centralt konto som används för att registrera transaktioner som involverar pengar in och ut från företaget. Det kan inkludera insättningar, uttag, bankavgifter och ränteintäkter.

Momskonto: Momskontot är avsett för bokföring av momsen relaterad till försäljning och inköp av varor och tjänster. Kontot behövs för att redovisa korrekt moms till Skatteverket.

Underkonto för varor: Vid köp eller försäljning av varor används underkonton som är specifika för varje vara. Underkontot används för att bokföra kostnaden vid inköp, eller intäkten från försäljningen av den specifika varan.

Läs även: Momsredovisning: Så hanterar du företagets redovisning av mervärdesskatt .

Kom ihåg att…

Vid momsfri försäljning, det vill säga när ingen moms tas ut eller kan dras av, används endast bankkontot och det relevanta underkontot för varan som säljs.

För att klargöra och särskilja olika inkomster och utgifter är det fördelaktigt att numrera och kategorisera olika konton. 

Företag följer vanligtvis en grundkontoplan, som kan variera beroende på bransch och verksamhetstyp. Denna kontoplan innehåller en hierarki av konton uppdelade i olika kategorier.

Genom att använda underkonton för specifika varor eller tjänster, kan du som företagare hålla koll på detaljerade försäljnings- eller inköpsmönster. Det gör det möjligt att analysera och övervaka prestanda för enskilda produkter eller tjänster, och göra det lättare att spåra produkter.

Vad är kontering av fakturor?

Processen för kontering av fakturor innebär att du bokför och fördelar kostnader och intäkter i företagets redovisningssystem baserat på fakturans innehåll. Genomförandet varierar beroende på fakturans typ, samt vad som har köpts in. Metoden syftar till att korrekt fördela kostnaderna på olika kostnadsställen eller intäkter på lämpliga intäktskonton.

Processen för kontering av fakturor skiljer sig åt för olika typer av fakturor, till exempel inköpsfakturor eller försäljningsfakturor . Vid kontering av en inköpsfaktura identifierar du de relevanta kostnadskontona och eventuella momsrelaterade konton för att rättvist fördela kostnaderna mellan korrekta kategorier. Vid kontering av en försäljningsfaktura kanske du istället fokuserar på att placera intäkter på lämpliga intäktskonton och hantera eventuell moms som ska redovisas.

Tips! Läs även vår artikel “ Kassaflödesanalys: Så granskar du företagets in- och utbetalningar ”.

Steg för steg: Kontering i praktiken

1. Identifiera affärshändelsen

Börja med att avgöra vad som har hänt – är det en försäljning, ett inköp, en löneutbetalning eller en fakturabetalning?

2. Välj rätt konto

Nästa steg är att bestämma vilket bokföringskonto som ska användas. Ett inköp bokförs till exempel som en kostnad, medan en försäljning registreras som en intäkt. Svenska företag använder oftast BAS-kontoplanen, där konton är uppdelade i kategorier som tillgångar, skulder, intäkter och kostnader.

3. Registrera i debet och kredit

Varje transaktion påverkar minst två konton – ett i debet och ett i kredit. Köper företaget en dator, bokförs beloppet i debet på kontot för IT-utrustning och i kredit på företagets bankkonto.

4. Spara underlag

Alla bokförda händelser måste ha dokumentation, som kvitton eller fakturor, för att visa vad som har skett och varför konteringen gjorts på ett visst sätt.

Exempel på en kontering

Föreställ dig att ditt företag betalar en mobiltelefonräkning på 1 500 kronor via företagets bankkonto. Denna transaktion bokförs på följande sätt:

• Debet – Telefonkostnader (Konto 6210): 1 500 kr
• Kredit – Bankkonto (Konto 1930): 1 500 kr

Varför är det viktigt att kontera rätt?

Att bokföra på rätt sätt är inte bara ett lagkrav enligt bokföringslagen – det är också avgörande för att ha kontroll över företagets ekonomi. Felaktig kontering kan leda till missvisande bokslut och en felaktig bild av verksamhetens finansiella situation. Här är några skäl till varför korrekt kontering är så viktigt:

• Bättre ekonomisk överblick – När intäkter och kostnader bokförs på rätt konton blir det enklare att analysera företagets ekonomi. Du kan exempelvis se exakt hur mycket som går till marknadsföring, personal eller inköp.
  
  
• Smidigare revision – En korrekt bokföring gör det lättare för revisorn att granska företagets ekonomi. Om konteringen är felaktig kan det leda till tidskrävande korrigeringar och problem vid granskningar från exempelvis Skatteverket.
  
  
• Enklare rapportering – När bokföringen stämmer blir det lättare att ta fram ekonomiska rapporter, såsom balans- och resultaträkningar. Detta underlättar både intern uppföljning och extern rapportering till aktieägare eller myndigheter.
  
  
• Efterlevnad av lagar och regler – Felaktig bokföring kan resultera i juridiska problem och skatterelaterade fel, vilket i värsta fall kan leda till böter eller andra sanktioner. Genom att följa gällande regelverk sparar du både tid och pengar.