Vi tipsar: 5 smarta system för kontoavstämning

Kontoavstämning är en grundläggande del av företagets ekonomihantering och en viktig process för att säkerställa att bokföringen är korrekt och fullständig. Genom att regelbundet jämföra bokförda konton med externa underlag – som bankkontoutdrag, kundfordringar och leverantörsskulder – kan företag upptäcka fel, dubbletter eller saknade transaktioner i tid. En väl genomförd avstämning ger inte bara kontroll över likviditet och skulder, utan underlättar också rapportering, revision och strategiska beslut.

I den här artikeln går vi igenom vad kontoavstämning innebär och varför det är viktigt, samt tipsar om 5 smarta system för kontoavstämning för ditt företag. 

En snabb överblick av det viktigaste

• Kontoavstämning är en central del av ekonomihanteringen och säkerställer att bokföringen är korrekt och fullständig. Genom att jämföra bokförda konton med externa underlag kan företag upptäcka fel, saknade transaktioner och få bättre kontroll över likviditeten.
• Regelbundna, gärna månatliga, avstämningar hjälper företag att upptäcka avvikelser tidigt, undvika misstag och göra bokslut enklare och mer tillförlitliga.
• Digitala verktyg har gjort processen snabbare och mer exakt. Plattformar som Pleo, BlackLine, Duco, Emagia och ReconArt automatiserar stora delar av arbetet, minskar manuella fel och ger bättre överblick över företagets ekonomi.
• Genom automatisering och strukturerade rutiner får företag en mer transparent, effektiv och pålitlig ekonomihantering som stärker beslutsfattande och skapar långsiktig stabilitet.

Vad är kontoavstämning? 

Kontoavstämning är processen där ett företag jämför och kontrollerar sina bokförda konton mot externa källor, som bankkontoutdrag, leverantörsreskontra eller kundreskontra, för att säkerställa att alla transaktioner är korrekta och att bokföringen stämmer.

Syfte med kontoavstämning:

• Säkerställa att bokföringen är korrekt och fullständig.
• Upptäcka fel, dubbletter eller saknade transaktioner.
• Få kontroll över företagets likviditet och skulder.
• Underlätta rapportering och revision.

Läs även: Företagskonto: Allt du behöver veta för en smidig start. 

Hur gör man en avstämning av konton?

En kontoavstämning börjar med att du, eller den ekonomiansvarige på ditt företag, samla in underlag, såsom kontoutdrag, fakturor och rapporter. Dessa jämförs sedan mot bokföringen för att identifiera eventuella avvikelser. Om skillnader upptäcks görs nödvändiga korrigeringar i bokföringen, och hela processen dokumenteras för framtida uppföljning eller revision.

En noggrant genomförd kontoavstämning är som en hälsokontroll för företagets ekonomi – den avslöjar obalanser i tid och säkerställer att varje siffra speglar verkligheten.

För att underlätta avstämningar kan olika verktyg och system användas. Exempelvis kan bokföringsprogram, bankkopplingar som automatiskt hämtar kontoutdrag samt ERP-system som ger en samlad bild över kund- och leverantörsreskontra användas för manuella kontroller.

Behöver jag göra avstämning varje månad?

Ja, det är mycket klokt att göra det. Genom att göra avstämningar regelbundet får du bättre kontroll över företagets ekonomi och minskar risken för fel.

Varför månadsavstämning är smart

1. Fel upptäcks tidigt – genom att kontrollera konton varje månad märker du snabbt om något har bokförts fel eller om det saknas betalningar, istället för att problemen växer och blir svåra att hantera längre fram.
   
   
2. Bättre koll på pengar – du har alltid en uppdaterad bild av företagets likviditet: hur mycket pengar som finns på konton, vilka fakturor som ska betalas och vilka som ska tas emot.
   
   
3. Enklare vid bokslut – när året ska summeras är alla siffror redan kontrollerade, vilket gör bokslutsarbetet smidigare och minskar stressen.

Vilka konton ska man stämma av varje månad?

Det är särskilt viktigt att regelbundet stämma av de mest kritiska kontona:

• Bankkonton – för att säkerställa att alla betalningar har gått rätt, att inga avgifter har missats och att inga felaktiga transaktioner har skett.
  
  
• Kundfordringar – för att hålla koll på vilka kunder som har betalat och vilka som ligger efter, vilket är viktigt för likviditeten.
  
  
• Leverantörsskulder – för att undvika dubbelbetalningar och för att se till att inga fakturor har glömts bort.
  
  
• Skattekonton – för att kontrollera att moms och skatter är korrekt redovisade och bokförda.

Du kanske också är intresserad av: Fakturahantering: Förenkla arbetet med elektronisk fakturahantering. 

Digitala system för smidig kontoavstämning 

1. Pleo

Pleo är en intuitiv och användarvänlig plattform som inte bara förenklar företagets utgiftshantering utan också effektiviserar processen för kontoavstämning. Genom att tillhandahålla både fysiska och virtuella företagskort till anställda kan alla inköp spåras automatiskt, vilket ger fullständig transparens över företagets utlägg i realtid. Den inbyggda OCR-tekniken läser och matchar kvitton direkt mot transaktioner, vilket minskar behovet av manuella kontroller, minimerar risken för fel och sparar värdefull tid för ekonomi- och redovisningsteam.

Funktioner:

• Företagskort (fysiska och virtuella) för anställda
• Automatisk kvittoavläsning via OCR
• Anpassningsbara utgiftskategorier och budgetar
• Godkännandeflöden och utgiftsrapporter
• Integration med bokföringssystem

Fördelar:

• Minskar administrativa bördor och manuella fel
• Ger realtidskontroll och insyn i utgifter
• Främjar ansvarstagande bland anställda
• Enkel implementation och användarvänlig gränssnitt

Rekommenderas för:
​​Pleo passar bäst för mindre till medelstora företag som vill effektivisera sin utgiftshantering utan att skapa komplexa administrativa processer. Det är särskilt användbart för företag där anställda ofta gör inköp på uppdrag av företaget, eftersom Pleo erbjuder företagskort med enkel spårning av utgifter i realtid. Plattformen är också lämplig för organisationer som vill öka transparensen i sina kostnader, främja ansvarstagande bland personalen och minska manuella moment som tidkrävande rapportering och kvittohantering. 

Vad säger kunderna om Pleo? 

Pleos kunder skriver bland annat: “Användargränssnittet är rent och intuitivt, vilket gör det otroligt enkelt för teammedlemmar på alla nivåer att komma igång – ingen brant inlärningskurva eller komplicerade introduktionsprocesser. Att ladda upp kvitton, kategorisera utgifter och synkronisera med bokföringssystem fungerar smidigt. Det som tidigare var en tidskrävande syssla blir nu bara några enkla tryck.” 

Källa: G2

Läs mer om Pleos verktyg och funktioner för utgiftshantering. 

2. BlackLine

BlackLine är en plattform för finansiell automatisering som hjälper företag att effektivisera och standardisera sina finansiella stängningsprocesser. Genom att erbjuda verktyg för kontorekonciliering, intercompliance och rapportering, möjliggör BlackLine en mer effektiv och korrekt finansiell rapportering.

Funktioner:

• Automatiserad kontorekonciliering och substantiationsprocesser
• Intercompliance och periodisering av transaktioner
• Rapportering och analysverktyg
• Integration med ERP-system och andra finansiella applikationer

Fördelar:

• Minskar manuella processer och risken för fel
• Förbättrar effektiviteten i finansiella stängningscykler
• Erbjuder en centraliserad plattform för finansiell kontroll
• Stödjer efterlevnad och interna kontrollkrav

Rekommenderas för: Stora företag och koncerner med komplexa finansiella processer och behov av avancerad automatisering.

Källa: G2

3. Duco

Duco är en molnbaserad plattform för datareconciliation som möjliggör snabb och exakt matchning av både strukturerad och ostrukturerad data. Något som är mycket viktigt inom finansiella institutioner och företag som hanterar stora mängder transaktioner eller finansiell data. Genom att använda en regelbaserad metod och erbjuda ett användarvänlig gränssnitt, förenklar Duco reconciliation-processen för företag.

Funktioner:

• Regelbaserad reconciliation av data
• Stöd för både strukturerad och ostrukturerad data
• Automatiserad undantagshantering och arbetsflöden
• Integration med externa datakällor och system

Fördelar:

• Snabb och exakt reconciliation-process
• Minskar behovet av manuella ingrepp och fel
• Flexibel och skalbar lösning
• Förbättrar datakvalitet och efterlevnad

Rekommenderas för: Finansiella institutioner och företag som hanterar stora volymer av data och söker en effektiv reconciliation-lösning.

Källa: G2

4. Emagia

Emagia är en AI-driven plattform för kontorekonciliering och betalningshantering som hjälper företag att automatisera och optimera sina finansiella processer. Genom att använda artificiell intelligens och maskininlärning, erbjuder Emagia avancerade verktyg för att hantera och avstämma finansiella transaktioner.

Funktioner:

• AI-driven kontoavstämning och betalningshantering
• Automatiserad matchning av fakturor och betalningar
• Prediktiv analys och rapportering
• Integration med ERP-system och andra finansiella applikationer

Fördelar:

• Ökar effektiviteten och noggrannheten i finansiella processer
• Minskar manuella arbetsuppgifter och fel
• Erbjuder insiktsfulla analyser och rapporter
• Stödjer efterlevnad och interna kontrollkrav

Rekommenderas för: Stora företag och organisationer med komplexa finansiella processer och behov av avancerad automatisering.

Källa: G2

5. ReconArt

ReconArt är en SaaS-baserad lösning för kontoavstämning som hjälper företag att effektivisera och automatisera sina reconciliation-processer. Genom att erbjuda en centraliserad plattform för datahantering, arbetsflöden och rapportering, möjliggör ReconArt en mer effektiv och korrekt reconciliation.

Funktioner:

• Automatiserad kontorekonciliering och arbetsflöden
• Stöd för flera datakällor och system
• Centraliserad plattform för datahantering och rapportering
• Efterlevnad och revisionsspår

Fördelar:

• Minskar manuella processer och risken för fel
• Förbättrar effektiviteten i reconciliation-processen
• Erbjuder en centraliserad plattform för finansiell kontroll
• Stödjer efterlevnad och interna kontrollkrav

Rekommenderas för: Företag och organisationer av alla storlekar som söker en effektiv och skalbar lösning för kontoavstämning.

Källa: G2

Så väljer du rätt system för kontoavstämning 

• ​​Att välja rätt system för kontoavstämning handlar om att matcha lösningen med företagets storlek, behov och komplexitet i ekonomihanteringen. För mindre företag kan användarvänliga och kostnadseffektiva alternativ som Pleo vara mest lämpliga. Pleo automatiserar kvittohantering, spårar utgifter i realtid och minskar manuella moment, vilket ger bättre kontroll över företagets ekonomi utan att skapa komplexa processer.
  
  
• Större företag och koncerner med mer omfattande finansiella flöden behöver ofta robusta plattformar som BlackLine eller Duco. Dessa erbjuder avancerad automatisering, integration med ERP-system och stöd för komplexa avstämningsflöden, vilket ökar effektivitet och minskar risken för fel.
  
  
• Organisationer med global kassahantering kan dra nytta av AI-drivna system som Emagia, som använder artificiell intelligens för att automatisera faktura- och betalningsmatchning samt ge prediktiva analyser. För företag som vill kombinera flexibilitet med skalbarhet kan ReconArt vara ett bra val, eftersom det fungerar för företag i olika storlekar och centraliserar datahantering och rapportering.
  
  
• Det viktigaste är att företagets kommande system för kontoavstämning minskar manuella moment, integreras väl med befintliga bokförings- eller ERP-system och gör företagets ekonomihantering både mer noggrann och transparent.