Kvittoscanner: Steg för steg till den bästa lösningen

Att hålla koll på kvitton och utlägg är en viktig del av alla företag – oavsett om det handlar om affärsresor, lunchmöten eller kontorsinköp. Men att hålla ordning på alla papper, skriva in belopp manuellt och se till att allt blir rätt i bokföringen kan snabbt bli ett tidskrävande och stressigt arbete. 

Lyckligtvis finns det lösningar som gör processen både enklare och mer effektiv. Med en kvittoscanner kan du digitalisera kvitton på ett ögonblick, spara tid och minska risken för misstag. Oavsett om du använder mobilen, en dedikerad app eller en fysisk skanner, finns det verktyg som gör det möjligt att samla, organisera och skicka in kvitton utan onödigt manuellt arbete. I den här artikeln går vi igenom hur kvittoskanning fungerar, vilka metoder som finns, och varför det kan vara en riktig game-changer för både dig och ditt företag.

En snabb överblick av det viktigaste

• Du kan använda mobilappar, molnbaserade system, lösningar för företagskort eller fysiska skannrar beroende på behov och volym.
• Med hjälp av OCR kan en kvittoscanner digitalisera kvitton och extrahera information som belopp, datum och valuta automatiskt, vilket sparar tid och minskar fel.
• En digital kvittoscanner automatiserar kvittohantering, minskar manuellt arbete, ger realtidsöverblick och kan integreras med bokföringssystem.
• Pålitliga appar använder kryptering och tvåfaktorsinloggning. Valet av system bör baseras på behov, integrationsmöjligheter och användarvänlighet.

Vad är en kvittoscanner? 

En kvittoscanner är ett smart verktyg som hjälper dig att digitalisera dina kvitton med hjälp av optisk teckenigenkänning (OCR). Till skillnad från en vanlig flatbäddsskanner eller ett foto, som bara ger dig en bild av kvittot, kan en OCR-scanner läsa av och extrahera viktig information som belopp, valuta och datum – helt automatiskt.

Du behöver inte heller köpa någon stor, klumpig maskin. I många fall kan du använda kameran i din smartphone. Ta bara ett foto av kvittot direkt, så läser programmet av all information åt dig och sparar den digitalt. Smidigt, snabbt och helt utan manuellt arbete – precis som det borde vara.

Finns det någon app som kan läsa kvitton?

Att skanna kvitton har aldrig varit enklare tack vare dagens digitala verktyg. Ett av de snabbaste och smidigaste sätten är, som du ju har koll på vid det här laget, att använda mobilen. 

Ännu smidigare går det med en app som automatiskt skannar, organiserar och läser av kvittot med OCR. På så sätt blir det enkelt att spara, söka och dela kvitton digitalt – utan att behöva skriva in alla uppgifter för hand.

För företag som vill göra kvittohanteringen riktigt enkel finns lösningar som Pleo. Med Pleos app kan du ta ett foto av kvittot direkt i mobilen, och appen fyller automatiskt i viktiga uppgifter som belopp och butik. Alla kvitton lagras digitalt, vilket gör det enkelt att skapa utgiftsrapporter och hålla koll på kostnader – helt utan manuellt arbete. 

Läs mer om hur du kan ta hjälp av Pleo för att hantera företagets utlägg. 

Varför använda en app för kvitton och utlägg?

Föreställ dig att du just kommit tillbaka från en affärsresa och faktiskt lyckats behålla alla dina kvitton. Grattis! Inga kvitton ligger kvar i fickor eller väskor, och inget har råkat slängas tillsammans med andra papperslappar. Bra jobbat!

Nu är det dags att skicka in alla dina utlägg – kvitton, milersättning, traktamente och annat – för godkännande, bokföring och slutligen återbetalning. Men först måste du rapportera dem någonstans. Kanske använder ditt företag ett formulär, eller ett kalkylblad. Oavsett vilket måste beloppen matas in manuellt. Efter timmar av tröttsam datainmatning är det lätt att göra ett misstag – och ett sådant misstag kan kosta arbetsgivaren både tid och pengar, till exempel runt 520 kronor och 18 minuter att rätta till.

Med en modern utläggsapp slipper du allt det. Genom att använda en OCR-baserad kvittoscanner i appen kan du registrera och skicka in kvitton både snabbare och mer korrekt än med någon form av manuell metod. Och det bästa av allt? Du kan göra det var som helst, när som helst, direkt från mobilen. 

Vilket är det bästa sättet att skanna kvitton?

1. System för kvittoskanning och utgiftshantering

Den här typen av digitala utgiftssystem erbjuder en helhetslösning för företagets kostnadsflöden – med fokus på korttransaktioner, kvittohantering, automatiserade utgiftsrapporter och smidiga godkännandeflöden. Till skillnad från att enbart skanna kvitton är dessa plattformar ofta byggda kring företagskort, där registreringen av utlägg sker i realtid, vilket minskar behovet av manuell administration och papperskvitton.

Fördelar:

• Digital hantering av alla typer av utlägg – både planerade och spontana
• Koppling till fysiska eller virtuella betalkort
• Realtidsuppföljning för ekonomi- och redovisningsteam
• Minskad risk för borttappade kvitton eller felregistrerade utlägg
• Möjlighet att sätta individuella budgetar och policyregler per användare eller team

Exempel:

Pleo – En modern lösning för företagsutgifter där anställda får egna betalkort. Utlägg registreras automatiskt, kvitton fotograferas i mobilen och matchas direkt mot rätt utgift. Pleo hanterar även enklare reseräkningar och erbjuder stöd för milersättning och traktamente. Systemet kan integreras med företagets bokföringsprogram och andra ekonomisystem, vilket gör det enkelt att hålla ordning på kostnader och skapa utgiftsrapporter utan manuellt arbete.

Läs även: Så väljer du rätt reseräkningssystem: De 3 bästa alternativen.

2. Molnbaserade utgiftssystem

Den här typen av system fokuserar på digital kvittoskanning och utgiftshantering som en fristående tjänst. Användare kan fotografera kvitton med mobilen, och systemet läser automatiskt av belopp, datum och butik. Utgifterna skapas direkt som digitala poster, vilket gör det enkelt att skapa rapporter och följa upp kostnader.

Fördelar:

• Smidigt för företag som vill ha ett separat, fristående verktyg
• Automatiserad kvittoavläsning med OCR
• Integrationsmöjligheter med bokföringssystem
• Snabb rapportering och digital lagring
  
  

Exempel:
Expensify – Ett molnbaserat system för utgiftshantering som automatiskt skapar digitala poster från inskannade kvitton. Appen hanterar både manuella och kortbaserade utlägg och genererar färdiga utgiftsrapporter.

3. Fysiska skannrar och dokumenthanteringssystem

Den här kategorin riktar sig till företag som hanterar stora volymer kvitton och vill arkivera dem digitalt med hög kvalitet. Kvitton läggs på en fysisk skanner och sparas som PDF eller bildfiler. Många skannersystem har funktioner för automatisk dokumentnamngivning och sortering efter datum eller kategori.

Fördelar:

• Hög upplösning och exakt kopia av originalkvittot
• Lämpligt vid stora mängder kvitton eller leverantörsfakturor
• Kan kombineras med molnlagring eller dokumenthanteringssystem
• Mindre beroende av mobila enheter

Exempel:
Fujitsu ScanSnap – En populär fysisk skanner för företag som vill digitalisera kvitton och andra dokument. Systemet kan automatiskt organisera filer och göra dem sökbara med OCR.

Är det säkert att skanna kvitton?

Att skanna kvitton är generellt sett helt säkert, så länge du använder pålitliga system och följer grundläggande säkerhetsrutiner. Moderna kvittoscanner och utgiftssystem krypterar ofta all information när den skickas till molnet, vilket gör det mycket svårt för obehöriga att komma åt den. Digital lagring innebär dessutom att endast behöriga personer, som du, dina anställda eller ekonomiavdelningen, kan se kvittona, och du slipper skicka runt papperskopior som kan tappas bort.

För att hålla skanningen så säker som möjligt bör du använda etablerade system som till exempel Pleo, Expensify eller Adobe Scan, och se till att appen kräver starka lösenord och gärna tvåfaktorsautentisering. 

Dela inte digitala kvitton via osäkra kanaler som vanlig e-post om de innehåller känslig information, och radera gamla filer från mobilen när de laddats upp och säkerhetskopierats i molnet.

Kort sagt, att skanna kvitton är både smidigt och tryggt när man använder rätt verktyg och har grundläggande säkerhet i åtanke. 

Steg-för-steg-guide: Så väljer du rätt kvittoscanner

Att välja rätt kvittoscanner handlar inte bara om att kunna ta en bild av ett kvitto – det handlar om att effektivisera hela företagets utgiftshantering. Här är en tydlig guide:

Steg 1: Bestäm dina behov

• Fundera över hur många kvitton som hanteras dagligen.
  
  
• Vill du bara digitalisera kvitton för bokföring, eller behöver du också automatiska utgiftsrapporter och godkännandeflöden?
  
  
• Behöver systemet hantera företagskort och reseräkningar?

Om målet är att koppla varje kvitto direkt till utlägget och minska manuellt arbete, är en helhetslösning med företagskort ofta det bästa valet.

Steg 2: Välj mellan tre huvudkategorier

Det finns både appar, molnbaserade system och mer avancerade helhetslösningar. Utgå från era behov och jämför funktioner, pris och hur enkelt det är att komma igång. Titta också på hur väl systemet kan växa med företaget och om det integreras smidigt med era befintliga verktyg, till exempel bokföringsprogram.

Steg 3: Säkerhet och tillgänglighet

• Säkerställ att systemet krypterar data och skyddar känslig information.
  
  
• Se till att det går att komma åt kvitton och utgiftsrapporter på språng, via mobil eller webbläsare.
  
  
• Kontrollera att systemet kan integreras med era befintliga ekonomisystem.
  
  

Steg 4: Testa och utvärdera

• Prova gärna gratisversioner eller demo av systemen.
  
  
• Kontrollera hur enkelt det är att fotografera, ladda upp och kategorisera kvitton.
  
  
• Tänk på att en app som Pleo inte bara skannar kvitton – den automatiserar hela utgiftsflödet, vilket sparar tid och minskar fel.

Hos Pleo ingår alltid en kostnadsfri testperiod. Läs mer om våra prissättningar här.