Vad är leverantörsfakturahantering – och varför ska det automatiseras?
Leverantörsfakturahantering handlar om hur ett företag tar emot, kontrollerar, godkänner och betalar fakturor från sina leverantörer. Det kan låta som en självklar del av företagets många processer, men faktum är att just hanteringen av leverantörsfakturor är en av de mest kritiska – och tidskrävande – processerna i ett företags ekonomiavdelning.
Genom att ha koll på hur leverantörsfakturor bokförs, när de blir till skulder och hur du kan effektivisera hela flödet, kan du spara både tid, pengar och huvudbry. I den här artikeln går vi igenom allt du behöver veta om leverantörsfakturahantering – från vad en leverantörsfaktura faktiskt är, till hur automatiserade lösningar kan göra livet betydligt enklare.
En snabb överblick av det viktigaste
- Leverantörsfakturahantering omfattar processen att ta emot, granska, godkänna, betala och bokföra fakturor från leverantörer, vilket är en kritisk och tidskrävande del av ekonomiavdelningens arbete.
- En leverantörsfaktura innebär en skuld för köparen tills den är betald, och hanteringen skiljer sig åt beroende på om företaget använder fakturametoden eller kontantmetoden för bokföring.
- Automatiserade system effektiviserar fakturaflödet genom att ta emot e-fakturor, tolka uppgifter med OCR och AI, matcha mot inköpsorder, skicka påminnelser för attestering, skapa betalningsfiler och lagra allt digitalt.
- Fördelarna med automatisering inkluderar snabbare hantering, lägre kostnader, bättre kontroll och spårbarhet samt möjlighet att godkänna och hantera fakturor direkt via digitala enheter.
Vad är en leverantörsfaktura?
En leverantörsfaktura är helt enkelt den räkning du får när du köper något – till exempel varor eller tjänster – från ett företag, och betalar i efterhand.
Så fort du fått fakturan men ännu inte betalat, har du en leverantörsskuld, alltså en skuld till leverantören.
Men samma faktura ser lite annorlunda ut från den andra sidans perspektiv. För leverantören är det nämligen en kundfaktura – det vill säga den faktura de skickar till dig som kund. Innan den är betald, har de en kundfordran, eftersom de väntar på att få betalt.
Så, kort sagt:
- För dig som köper = leverantörsfaktura (du är skyldig pengar)
- För dem som säljer = kundfaktura (de väntar på pengar)
Två sidor av samma mynt – eller faktura, i det här fallet!
Läs mer om vad en leverantörsfaktura är och hur den bokförs.
Vad är fakturahantering för leverantörer?
Fakturahantering för leverantörer handlar om hur ett företag tar emot, granskar, godkänner och betalar fakturor från sina leverantörer – alltså det interna arbetet med så kallade leverantörsfakturor.
Här är en förenklad förklaring:
När du som företag får en faktura från en leverantör (för varor eller tjänster ni har köpt), måste den:
- Tas emot – ofta via e-post, e-faktura eller post.
- Registreras – i företagets ekonomisystem eller fakturahanteringssystem.
- Kontrolleras – stämmer priset? Har ni fått det ni beställt?
- Attesteras – någon ansvarig godkänner fakturan.
- Betalas – inom överenskommen tid.
- Bokföras och arkiveras – för att ha korrekt redovisning och spårbarhet.
Vi går igenom följande steg noggrannare nedan.
Leverantörsfakturahantering i praktiken
Leverantörsfakturahantering är en viktig process som ofta består av sex steg – från att en faktura tas emot till att den bokförs och arkiveras. Beroende på hur företaget arbetar kan stegen utföras manuellt eller med hjälp av digitala system som effektiviserar arbetet. Här går vi igenom varje steg i processen.
Steg 1: Mottagning av faktura
Fakturor kan tas emot på olika sätt, till exempel via fysisk post eller e-post. I digitala system kan fakturor automatiskt hämtas in och läsas in direkt i ekonomisystemet, vilket sparar tid och minskar risken för fel.
Steg 2: Registrering och tolkning
När fakturan kommit in registreras information som leverantör, belopp, datum och fakturanummer. I manuella processer sker detta genom att någon knappar in uppgifterna. I automatiserade system kan informationen läsas av direkt med hjälp av OCR-teknik eller, vid e-fakturor, hämtas in strukturerat utan manuell handpåläggning.
Steg 3: Kontroll och matchning
Fakturans innehåll behöver kontrolleras – stämmer beloppen? Har varor eller tjänster levererats? I digitala lösningar kan systemet automatiskt jämföra fakturan mot en inköpsorder (så kallad matchning), vilket snabbar upp kontrollen och säkerställer att allt stämmer innan nästa steg.
Steg 4: Attest (godkännande)
Fakturan måste godkännas av rätt person. I en manuell hantering kan detta ske via internpost eller mejl, vilket ibland leder till förseningar. Med digitala verktyg skickas notifieringar automatiskt till rätt attestant, som kan godkänna fakturan direkt via mobil eller dator. Processen blir snabbare, mer transparent och lättare att följa upp.
Steg 5: Betalning
Efter godkännande ska fakturan betalas. Detta kan göras genom manuell inloggning på bank och inmatning av uppgifter, eller genom att skapa en betalfil i ett system som sedan laddas upp till banken. Vissa lösningar erbjuder även direktintegration med banktjänster, vilket förenklar hela processen.
Steg 6: Bokföring och arkivering
Slutligen ska fakturan bokföras och sparas enligt lagkrav. Det kan göras manuellt och arkiveras i pärmar, eller hanteras digitalt där fakturan bokförs automatiskt och lagras i ett molnbaserat arkiv tillsammans med hela historiken. På så vis uppfylls kraven i bokföringslagen samtidigt som tillgänglighet och spårbarhet förbättras.
Mer om nya regler för bevarande av räkenskapsinformation kan du läsa här.
Hur bokför man en leverantörsfaktura?
Idag sköts bokföring av leverantörsfakturor nästan alltid digitalt – och tur är väl det! När en faktura kommer in registreras den i företagets ekonomi- eller affärssystem, och sedan "konteras" den. Det betyder helt enkelt att man bestämmer vilket konto i bokföringen kostnaden ska hamna på. Ibland behövs också ett mer detaljerat underkonto, beroende på vad det gäller.
Eftersom varje företag har sin egen kontoplan (en slags bokföringskarta), ser det lite olika ut från verksamhet till verksamhet.
Rent praktiskt bokförs en leverantörsfaktura genom att man debiterar det kostnadskonto som motsvarar varan eller tjänsten som köpts, samtidigt som man krediterar leverantörsskulder (ett skuldkonto). När fakturan senare betalas, bokförs betalningen genom att man krediterar företagskontot (bankkontot) och debiterar leverantörsskulder.
Hur bokar man leverantörsskulder?
Leverantörsskulder uppstår när ditt företag köper varor eller tjänster på kredit – alltså när du får en faktura men inte betalar den direkt. Hur du bokför skulden beror på vilken bokföringsmetod du använder: fakturametoden eller kontantmetoden.
Om du använder fakturametoden, bokför du leverantörsskulden direkt när fakturan tas emot. Du debiterar då ett kostnadskonto (till exempel "varuinköp", "kontorsmaterial" eller "konsultarvoden") och krediterar kontot för leverantörsskulder (konto 2440). När fakturan sedan betalas, bokför du själva betalningen genom att debitera leverantörsskulder och kreditera det konto pengarna dras från – vanligtvis ett bankkonto.
Om du använder kontantmetoden (vanligt i mindre företag), bokförs inget när fakturan kommer in. Istället väntar du tills betalningen görs. Först då bokför du hela affärshändelsen – både kostnaden och betalningen – i en enda transaktion.
När blir en leverantörsfaktura en leverantörsskuld?
När en leverantörsfaktura räknas som en skuld beror på vilken bokföringsmetod du använder. Med fakturametoden uppstår leverantörsskulden direkt när fakturan tas emot. Använder du däremot kontantmetoden bokförs skulden först när betalningen faktiskt görs. Kontantmetoden får bara användas av företag med en årsomsättning på upp till cirka 3 miljoner kronor.
Så vinner ditt företag på smarta lösningar för leverantörsfakturahantering
Att automatisera leverantörsfakturahantering är ett effektivt sätt att förenkla vardagen för ekonomiavdelningen.
Målet är att minska det manuella arbetet – och i bästa fall eliminera det helt – så att tiden istället kan läggas på mer värdeskapande uppgifter.
Det finns många lösningar för elektronisk leverantörsfakturahantering, men funktionerna kan skilja sig mellan olika system. Det är därför viktigt att först definiera era behov, och därefter jämföra olika alternativ för att hitta det som passar just er verksamhet.
Fördelar med automatiserad leverantörsfakturahantering
Bättre kontroll
Automatiserade flöden ger överblick och trygghet. Du ser alltid var en faktura befinner sig, vem som ansvarar för den och vad nästa steg är. Digitala arkiv och rapporter gör det enkelt att följa upp.
Snabbare flöden
Systemet jobbar snabbt – fakturor hanteras på ett ögonblick istället för att ligga och vänta i en hög. Det sparar tid och minskar risken för förseningar.
Lägre kostnader
Genom att undvika onödiga fel, dubbelbetalningar och förseningsavgifter kan företaget spara både pengar och huvudvärk.
Enklare hantering
Fakturor kan attesteras direkt via mobil, surfplatta eller dator. Det gör processen smidig för alla inblandade, oavsett var man befinner sig. Plattformar som Pleo har tagit detta ett steg längre genom att samla både fakturaattestering och hantering av medarbetares utlägg i en och samma plattform, vilket ger medarbetarna ett enda ställe för utgiftshantering.
Här kan du läsa mer om Pleos funktion för automatisk kvittohämtning.
Automatisk matchning och betalning
Fakturor kan matchas mot inköpsorder och inleveranser automatiskt – vilket ökar kontrollen och minskar behovet av manuell granskning. I vissa fall kan upp till 98 % av flödet hanteras utan handpåläggning. Och betalning? Den kan ofta göras direkt i samma gränssnitt som attestering och kontering.
Checklista: Så väljer du rätt system för leverantörsfakturahantering
Att välja rätt system för leverantörsfakturahantering är ett strategiskt beslut som kommer att påverka hela företagets effektivitet. Marknaden är full av olika lösningar, och det kan vara svårt att veta vad man ska leta efter. För att göra processen enklare har vi satt ihop en checklista med sju avgörande punkter att utvärdera innan du bestämmer dig. Använd den som underlag när ni jämför olika leverantörer.
1. Integration med befintliga system
Integrationer är A och O för att undvika manuell dubbelregistrering och säkerställa att datan är konsekvent överallt.
- Varför det är viktigt: När ert fakturahanteringssystem är direktkopplat till ekonomisystemet kan godkända och konterade fakturor bokföras med ett knapptryck. Det eliminerar mänskliga fel och skapar en enda trovärdig källa för företagets ekonomi.
- Frågor att ställa leverantören:
- Vilka ekonomi- och affärssystem har ni färdiga standardintegrationer med?
- Hur fungerar synkroniseringen – sker den i realtid eller vid bestämda tidpunkter?
- Finns det ett öppet API som tillåter egna anpassningar om det skulle behövas?
2. Användarvänlighet för hela organisationen
Systemet kommer inte bara att användas av ekonomiavdelningen. Chefer, projektledare och andra medarbetare kommer att behöva godkänna (attestera) fakturor. Om gränssnittet är krångligt och ologiskt kommer folk att hitta sätt att undvika det, och hela syftet med investeringen går förlorad.
- Varför det är viktigt: Ett intuitivt system minskar behovet av långa utbildningar, sänker tröskeln för att komma igång och minimerar internt motstånd. Ju enklare det är, desto snabbare blir attestflödet.
- Frågor att ställa leverantören:
- Hur ser processen ut för en vanlig attestant som sällan är inne i systemet?
- Hur lång tid tar det normalt för ett företag av vår storlek att komma igång?
3. Mobilanpassning och flexibilitet
Arbete sker inte längre bara vid ett skrivbord. Attestanter kan vara på resande fot eller arbeta hemifrån. Ett modernt system måste erbjuda full funktionalitet oavsett var användaren befinner sig.
- Varför det är viktigt: Mobil tillgång förhindrar att fakturor blir liggande i väntan på godkännande. Det är en avgörande faktor för att upprätthålla snabba och effektiva flöden och undvika sena betalningar.
- Frågor att ställa leverantören:
- Finns det en dedikerad mobilapp för iOS och Android?
- Vilka funktioner finns tillgängliga i appen? Går det att göra allt från att granska och attestera till att ställa frågor om en faktura?
4. Automationsgrad och intelligens
Alla system kan digitalisera, men de bästa systemen automatiserar på riktigt. Leta efter intelligenta funktioner som aktivt minskar den manuella handpåläggningen till ett absolut minimum.
- Varför det är viktigt: Det är här de stora tidsbesparingarna finns. När systemet kan tolka, förstå och agera på information självständigt frigörs tid för ekonomiteamet att arbeta med analys och strategi istället för administration.
- Frågor att ställa leverantören:
- Använder ni AI eller maskininlärning för att ge konteringsförslag baserat på historik?
- Stödjer systemet automatisk matchning mot inköpsorder och inleverans (så kallad två- eller trevägsmatchning)?
- Kan man skapa anpassade regler, till exempel att fakturor från en viss leverantör under ett visst belopp godkänns automatiskt?
Läs mer om e-fakturor och hur de fungerar.
5. Prismodell och skalbarhet
Kostnaden är en viktig faktor, men den billigaste lösningen är sällan den bästa. Förstå exakt vad du betalar för och säkerställ att modellen kan växa med ditt företag utan att kostnaderna skenar iväg.
- Varför det är viktigt: En transparent prismodell utan dolda avgifter gör det enkelt att beräkna ROI. En skalbar modell säkerställer att ni inte behöver byta system om ett par år bara för att era fakturavolymer har ökat.
- Frågor att ställa leverantören:
- Vad är er prismodell – fast månadsavgift, pris per faktura, eller per användare?
- Vad händer med priset om vi växer och behöver hantera fler fakturor eller lägga till fler användare?
6. Säkerhet och efterlevnad (Compliance)
Hantering av finansiell data ställer extremt höga krav på säkerhet och regelefterlevnad. Systemet måste skydda er information och garantera att ni följer gällande lagar, såsom GDPR och Bokföringslagen.
- Varför det är viktigt: Ett dataintrång eller en förlorad faktura kan få allvarliga ekonomiska och juridiska konsekvenser. Korrekt digital arkivering med full spårbarhet är ett lagkrav.
- Frågor att ställa leverantören:
- Var lagras vår data fysiskt (inom EU/EES är att föredra)?
- Hur uppfyller er plattform kraven i GDPR?
- Hur säkerställer systemet att alla händelser loggas och att fakturor arkiveras på ett sätt som är godkänt enligt Bokföringslagen?
Från teori till praktik: Så hjälper Pleo till med företagets leverantörsfakturahantering
Du har nu fått en genomgång av hur leverantörsfakturahantering fungerar och vilka delar som ingår i processen. För många företag kan det vara värdefullt att se hur detta kan hanteras med hjälp av ett modernt digitalt verktyg.
Pleo är en plattform som erbjuder en helhetslösning för hantering av företagsutgifter – däribland leverantörsfakturor. Systemet automatiserar hela flödet: från att en faktura tas emot, till att den godkänns, betalas och sparas i enlighet med bokföringsregler. All information samlas digitalt och blir lätt att följa upp.
En särskild styrka i Pleos lösning är att den även integrerar utläggshantering, företagskort och reseräkningar i samma system. Det innebär att företag kan få full kontroll över både återkommande fakturor och engångskostnader – allt på ett ställe.
Är du redo att sluta jaga fakturor och börja spara tid?
