Har du redan genomfört leverantörsbedömningar och leverantörsutvärderingar? Då kan du fördjupa arbetet genom en process som kallas leverantörsrevision. Denna fördjupning görs endast på ett utvalt antal leverantörer. Vanligtvis väljer man ut de mest strategiska leverantörerna som är relevanta att fördjupa sig i. I reglerade branscher är det dock säkerhetsklassningen som avgör vilka leverantörer som ska revideras. I den här artikeln läser du mer om leverantörsrevision.
En snabb överblick av det viktigaste
- Den genomförs främst på strategiskt viktiga eller riskfyllda leverantörer för att säkerställa kvalitet, efterlevnad och att krav i avtal uppfylls.
- Till skillnad från interna revisioner eller externa certifieringar granskar du själv leverantören och kan fokusera på det som är kritiskt för din verksamhet.
- De minskar risken för kvalitetsproblem, varumärkesskador och juridiska konsekvenser genom att identifiera brister i tid.
- Genom regelbundna revisioner säkerställs höga standarder, bättre leverantörsdialog och en mer robust leveranskedja.
Vad är en leverantörsrevision?
Företag gör leverantörsrevisioner för att se till att deras leverantörer håller hög kvalitet. Här kollar man om leverantören följer reglerna, som säkerhetsåtgärder och tillverkningsprocesser. Det finns olika slags revisioner för att hålla kvaliteten på topp, som system-, efterlevnads-, process- och produktrevisioner.
Olika typer av revisioner: 1:a, 2:a och 3:e part
Inom revisionsvärlden delas granskningar ofta upp i tre kategorier baserat på vem som utför dem och vem som granskas. Att förstå dessa skillnader är avgörande för att veta hur en leverantörsrevision skiljer sig från en vanlig internkontroll eller en ISO-certifiering.
- 1:a partsrevision (internrevision): Detta är när ett företag granskar sin egen verksamhet. Syftet är att kontrollera att de egna interna processerna fungerar som de ska och att man lever upp till sina egna uppsatta mål.
- 2:a partsrevision (leverantörsrevision): Det är här leverantörsrevisionen kommer in. Det innebär att du, som köpare eller kund, gör en formell granskning av din leverantör (eller en potentiell sådan). Syftet är att säkerställa att de uppfyller kraven i ert specifika avtal.
- 3:e partsrevision (extern certifiering): Här utförs granskningen av en helt oberoende part, oftast ett certifieringsorgan. Det är denna typ av revision som leder till officiella certifikat, så som ISO 9001 eller ISO 14001.
Genom att genomföra en 2:a partsrevision får du en bättre och mer specifik insyn i leverantörens arbete än vad du får genom att bara titta på ett certifikat från en 3:e part, eftersom du kan fokusera på just de områden som är kritiska för din verksamhet.
Varför behövs en leverantörsrevision?
Genom att få bättre koll på hur dina leverantörer hanterar sina processer och kvalitetssystem kan ditt företag undvika produkter som inte håller måttet enligt era standarder.
Leverantörsrevisioner är som ett viktigt moment i kvalitetsteamets årliga koll eller due diligence.
De hjälper ditt företag att verkligen kolla av leverantörers produkter och processer mot de krav som ställs vid inköpstillfället.
Leverantörsrevisioner är också extra efterfrågade när:
- Leverantören är ny och det inte finns så mycket information om hur de presterar än.
- Leverantören är viktig för att hålla hela leveranskedjan rullande och bolaget stabilt.
Leverantörsrevision som en del av riskhanteringen
I en global och sammanlänkad ekonomi är din verksamhet aldrig starkare än den svagaste länken i din leveranskedja. Att genomföra systematiska leverantörsrevisioner är därför en av de mest effektiva metoderna för proaktiv riskhantering.
Genom att granska dina leverantörer på djupet minskar du risken för:
- Produktåterkallelser och kvalitetsbrister: Genom att identifiera brister i tillverkningsprocessen tidigt slipper du kostsamma reklamationer och osäkra produkter på marknaden.
- Varumärkesskada: I dagens transparenta samhälle kan en underleverantörs dåliga arbetsmiljö eller miljöbrott snabbt bli en PR-katastrof för ditt eget bolag. Revisionen säkerställer att leverantören lever upp till era etiska krav.
- Juridiska och regulatoriska efterspel: Många branscher har strikta lagkrav på spårbarhet och säkerhet. En revision är ditt bevis på att du har gjort din "due diligence".
Läs även: Leverantörsbedömning: Så anlitar du de bästa leverantörerna till ditt företag
Hur genomför man en leverantörsrevision?
Det finns olika metoder för att göra en leverantörsrevision. Den vanligaste är en så kallad uppifrån-och-ner-revision (även benämnd ’top-down’-revision). Denna bygger på att man först begär in en rad skriftliga uppgifter om leverantörens lednings- och verksamhetssystem. De jämförs sedan med det regelverk man reviderar mot för att se om det finns en överensstämmelse. Därefter åker man ut på plats och gör provtagning. Provtagningen är ett så kallat stickprov för att se om verkligheten överensstämmer med dokumenten. Den här typen av revision benämns ofta som systemrevision.
Ibland görs leverantörsrevisioner nerifrån-och-upp. Här vistas man en längre tid i verksamheten för att iaktta och identifiera risker och problem. Negativa avvikelser fångas upp för att sedan jämföras med hur de beskrivs i verksamhetsbeskrivningar och andra systemdokument.
Checklista för leverantörsrevision
Det kan vara utmanande att veta exakt vilka områden som bör prioriteras under en granskning. Innehållet i en leverantörsrevision varierar beroende på bransch, men det finns vissa universella punkter som nästan alltid bör ingå för att säkerställa en trygg leveranskedja.
Här är en checklista på vad som vanligtvis granskas:
- Kvalitetsledningssystem: Har leverantören etablerade processer för att säkra kvaliteten? Kontrollera om de är certifierade enligt exempelvis ISO 9001.
- Miljöansvar och hållbarhet: Hur ser leverantörens miljöpåverkan ut? Granska deras hantering av avfall, energiåtgång och eventuella certifieringar som ISO 14001.
- Arbetsmiljö och mänskliga rättigheter: Efterlevs företagets Code of Conduct? Här kontrolleras att leverantören följer arbetsrättsliga lagar, säkerhetsföreskrifter och mänskliga rättigheter.
- Ekonomisk stabilitet: En revision bör även innefatta en blick på nyckeltal. Finns det en risk för konkurs eller ekonomiska problem som kan orsaka leveransstopp?
- IT-säkerhet och dataskydd: I en digitaliserad värld är det kritiskt att kontrollera hur leverantören hanterar känslig data och att de lever upp till kraven i GDPR.
- Riskhantering: Har leverantören en plan för "business continuity"? Det vill säga, vad händer om deras egen produktion står still eller om en underleverantör till dem fallerar?
Vem ansvarar för leverantörsrevisioner?
När det är dags för en leverantörsrevision, brukar den drivande vara en intern grupp i köparens team. Personen som leder revisionen är oftast från inköps- eller kvalitetsavdelningen. När datumet är spikat för revisionen sätter det interna teamet ihop en lista med allt som behövs från leverantörerna. Beroende på listan bestämmer teamet om revisionen ska göras inomhus eller med extern hjälp.
Fördelar med leverantörsrevision
Leverantörsrevision fungerar som en kontroll av alla processer och prestationer när man handlar från leverantörer. Se det som en noggrann granskning, för att hitta eventuella problem och plocka fram varningssignaler.
För att du ska kunna hålla dina kunder nöjda är det superviktigt att hålla koll på kvalitetsnivån på era produkter.
Leverantörsrevisioner ser till att leverantörerna följer företaget höga standarder och håller koll på kvaliteten.
Dessutom hjälper de till att hålla en bra dialog med era leverantörer. Genom att ha regelbundna revisioner kan du vara säker på att ni alltid når era kvalitetsmål och är redo att ändra kurs när behov ändras.
Förenkla leverantörshanteringen med smarta betalningslösningar
För att få ännu bättre kontroll över dina leverantörer och samtidigt effektivisera ekonomiprocesserna kan digitala verktyg göra stor skillnad. Med Pleos leverantörskort kan du samla och hantera betalningar till leverantörer på ett strukturerat och transparent sätt. Det gör det enklare att följa upp kostnader, säkerställa efterlevnad och koppla utgifter direkt till rätt leverantör – något som är särskilt värdefullt i samband med leverantörsrevisioner. Genom att kombinera finansiell kontroll med tydlig spårbarhet får du bättre insyn i leverantörsrelationerna och stärker ditt arbete med riskhantering och kvalitetssäkring.
Läs mer om Pleos leverantörskort.
Vanliga frågor och svar
Hur ofta bör man utföra leverantörsrevisioner?
Det beror på leverantörens riskprofil. För strategiskt viktiga leverantörer eller de inom högriskbranscher (t.ex. livsmedel eller medicinteknik) är det vanligt med revisioner varje eller vartannat år. För leverantörer med låg risk kan det räcka med vart tredje eller fjärde år. En bra tumregel är att låta resultatet från föregående revision och leverantörens prestation styra frekvensen.
Vad händer om en leverantör inte blir godkänd vid en revision?
Om en revision visar på avvikelser upprättas vanligtvis en handlingsplan, ofta kallad CAPA (Corrective and Preventive Action). Leverantören får då en tidsfrist att åtgärda bristerna. Syftet med en leverantörsrevision är i första hand att skapa förbättring och utveckla samarbetet, men om allvarliga brister inte åtgärdas kan det i förlängningen leda till att samarbetet avslutas.
Vad är skillnaden mellan en leverantörsbedömning och en leverantörsrevision?
En leverantörsbedömning görs ofta tidigt i processen (innan eller precis när ett samarbete startar) och baseras främst på inskickade dokument och självskattningar. En leverantörsrevision är en djupare, ofta fysisk granskning på plats, där man faktiskt kontrollerar att leverantörens processer fungerar i praktiken och stämmer överens med dokumentationen.
Vad innebär det att vara leverantör?
En leverantör tillhandahåller varor eller tjänster till en annan organisation eller kund. Med andra ord är leverantören en försörjare av produkter eller service som behövs för att möta efterfrågan från ett annat företag eller en organisation. Leverantörer spelar en central roll i försörjningskedjor genom att leverera produkter eller tjänster i enlighet med leverantörsavtal, kvalitetsstandarder och leveransschema.
Vad ska man tänka på när man väljer leverantör?
När du väljer leverantör är det viktigt att säkerställa att de levererar produkter eller tjänster av hög kvalitet till ett rimligt pris och kan hantera den volym du behöver i tid. En bra leverantör är pålitlig, flexibel och erbjuder bra kundservice och teknisk support. Det är också viktigt att de är ekonomiskt stabila, följer lagar och förordningar samt har nödvändiga certifieringar. En tydlig och öppen kommunikation är också avgörande för att säkerställa ett framgångsrikt samarbete.
