Guide: Så hanterar du representation med Pleo

Representation är en naturlig del av affärslivet – från kundluncher och fika till events och underhållning. Men utan tydliga rutiner kan det snabbt bli svårt att hålla koll på vem som deltog, hur mycket som är avdragsgillt och hur utgifterna ska bokföras.

Med Pleo kan du hantera representation smidigt, automatiskt och korrekt. Funktionen gör det enkelt att registrera deltagare, beräkna avdragsgilla belopp och följa företagets rutiner för bokföring.

I den här guiden får du en genomgång av:

• Vad representation innebär och varför korrekt hantering är viktig
• Hur Pleo samlar och hanterar representationsutgifter på ett ställe
• Praktiska steg för att registrera, attestera och bokföra representation

Vad är representation – och varför är det viktigt att hantera rätt?

Representation uppstår när företaget bjuder kunder, partners eller kollegor på måltider, fika eller underhållning i samband med affärsverksamheten.

Exempel kan vara:

• Lunch eller middag med en kund
• Fika med kollegor och affärspartner
• Event eller företagsunderhållning
  

Korrekt hantering är viktig eftersom:

• Moms och avdrag påverkas av vilken typ av representation som genomförts
• Företagets bokföring och årsredovisning måste vara korrekt
• Alla deltagare behöver dokumenteras för att utgiften ska vara avdragsgill
  

Bristfällig hantering kan leda till:

• Felaktig momsberäkning
• Svårigheter vid revision
• Extra administration för ekonomiavdelningen

Läs även: Momsredovisning 2026: Så hanterar du företagets redovisning av mervärdesskatt

Hur fungerar representation i Pleo?

Pleo gör det enkelt att hantera representation på ett strukturerat sätt:

1. Lägg till deltagare
   
   
• Ägaren av utgiften kan lägga till alla deltagare om utgiften är kategoriserad som Måltider & Dryck eller Underhållning.
• Attestansvariga kan se deltagarna i utgiftsinformationen.
  
  
• Ekonomiansvariga kan filtrera och granska alla representationsutgifter i Export-läget i webbappen.
  
  
2. Registrera typ av representation
   
   
• Typen av representation, exempelvis lunch, middag eller fika, väljs manuellt.
  
  
• Ekonomiansvariga lägger till konton för avdragsgill och ej avdragsgill representation under inställningarna.
  
  
3. Beräkna avdragsgilla belopp och moms
   
   
• När deltagare registreras kan Pleo beräkna både moms och avdragsgilla delar av utgiften automatiskt.
  
  
• Nettobelopp och moms är länkade – ändras ett belopp justeras det andra proportionellt.

Läs även: Bokföringsprogram: Allt om vilket bokföringsprogram som är bäst 2025

Representation i praktiken – ett exempel

Säljchefen Alice tar med sig kollegan Oscar och kunden Stina på middag. Veckan efter bjuder hon på fika för att följa upp mötet.

• Alice registrerar utgifterna i Pleo, lägger till Oscar och Stina som deltagare och skriver en kommentar om syftet.
  
  
• Administratören anger representationstyp (middag eller fika).
  
  
• Pleo räknar automatiskt ut hur mycket moms som får lyftas och förbereder utgifterna för bokföring.

På detta sätt får företaget korrekt avdragsgill representation utan extra manuell uträkning.

Läs även: Får man köpa fika på företaget och hur mycket fika är rimligt?

Kom igång med representation i Pleo

Ställ in obligatoriska deltagare för underhållning

1. Gå till Inställningar → Bokföring → Kategorier
2. Klicka på de tre punkterna för en kategori och välj Använd för representation
3. Växla reglaget till På
4. Klicka på Spara

Beräkna avdrag

1. Gå till Export i webbappen
2. Filtrera efter konto och välj en kategori med representationskostnader:
   
   
• Mat och dryck
• Underhållning
• Andra kategorier där deltagare är obligatoriska
  
  
3. Välj utgifterna och kontrollera att deltagare är tillagda
4. Lägg till representationstyp
5. Klicka på Beräkna avdrag
6. Notera det avdragsgilla beloppet för varje utgift

Kalkylatorn för moms och avdrag

Pleo använder en kalkylator som följer Skatteverkets regler:

• Tar hänsyn till genomsnittlig momssats (moms/netto)
• Baserar beräkning på representationstyp (lunch, middag eller lättare förfriskningar)
• Antal deltagare multipliceras med avdragsgillt belopp

Formeln kan beskrivas som:

Genomsnittlig moms × representationstyp per deltagare × antal deltagare = avdragsgill moms

Tips och bästa praxis

• Lägg alltid till deltagare – det är avgörande för korrekt moms och avdrag.
• Välj rätt representationstyp – middag, lunch eller fika påverkar avdragsrätten.
• Kommentera syftet med representationen – underlättar för attest och revision.
• Exportera korrekt – Pleo kopplar automatiskt utgifter till bokföringskonton när inställningarna är gjorda.

Vanliga frågor om representation i Pleo

Kan jag lägga till flera deltagare på samma utgift?

Ja, både kollegor och kunder kan läggas till. Pleo beräknar sedan avdragsgilla belopp korrekt.

Hur vet jag vilken typ av representation som gäller?

Administratören eller ekonomiansvarig anger typ (lunch, middag eller fika).

Kan jag justera moms och avdrag?

Ja, ekonomiansvarig kan ändra nettobelopp och moms. Ändringar justeras automatiskt proportionellt.

Hur följer Pleo Skatteverkets regler?

Kalkylatorn tar hänsyn till deltagare, representationstyp och genomsnittlig moms för att beräkna avdragsgilla belopp.

Kan jag exportera representation till bokföringen direkt?

Ja, alla beräkningar för avdragsgilla och ej avdragsgilla delar är redo för export efter att utgifterna har registrerats.