Reseräkningssystem: Hitta en lösning som passar ditt företag

Att hantera reseräkningar behöver inte vara krångligt. Med rätt reseräkningssystem kan kvitton fotas direkt i mobilen, utlägg registreras automatiskt och attestflöden anpassas efter företagets behov.

Men vilket system är bäst för just ditt företag? Förutom att guida dig till de bästa alternativen för reseräkningssystem berättar vi mer om vilka funktioner som gör skillnad i vardagen – och framför allt: vilka reseräkningssystem som är värda att titta närmare på.

Vi hjälper dig att hitta den lösning som sparar tid, minskar administrationen och gör livet enklare för både anställda och ekonomiavdelningen.

En snabb överblick av det viktigaste 

• En reseräkning är ett underlag där anställda redovisar utgifter från tjänsteresor, t.ex. flyg, boende, mil eller traktamente. 
  
  
• Olika system passar olika företag. Smidiga utgiftssystem som Pleo är perfekta för snabb och mobil hantering. Har ni redan ett lönesystem, kan en reseräkningsmodul vara ett alternativ. Större företag med komplexa behov väljer ibland ett enterprise-system.
  
  
• Ett bra digitalt system gör det enkelt att fota kvitton, hantera kortköp, räkna ut milersättning och få utgifterna godkända automatiskt. Det minskar fel, sparar tid och gör det enklare för både medarbetare och ekonomiavdelning.
  
  
• Fundera på faktorer som antal resenärer, behov av integration, stöd för mil/traktamente, användarvänlighet och möjlighet att växa med bolaget när du väljer reseräkningssystem. 

Vad är en reseräkning? 

Låt oss börja med att gå igenom det mest grundläggande – som vad en reseräkning är. En reseräkning är ett dokument där en anställd redovisar utgifter som uppstått i samband med en tjänsteresa, till exempel för flyg, boende, måltider eller användning av egen bil. 

Syftet med reseräkningen är att arbetsgivaren ska kunna ersätta den anställde och samtidigt säkerställa att ersättningen följer gällande skatteregler och företagets riktlinjer.

Reseräkningen ligger till grund för utbetalning, bokföring och rapportering till Skatteverket. Många företag använder idag digitala system för att förenkla och automatisera processen.

Vad bör finnas i en reseräkning?

Nedan går vi igenom några av de viktigaste punkterna som behöver finnas i en reseräkning – för att kunna rapportera korrekta uppgifter till Skatteverket och avgöra om utlägget är skattepliktigt eller inte.

Följande information behöver finnas med:

• Start- och slutdestination
• Datum för avresa och hemkomst
• Ditt namn
• Anställningsnummer (om tillämpligt)
• Syftet med tjänsteresan
• Avdelning eller kostnadsställe

Observera att det är den anställde som ansvarar för att reseräkningen är korrekt ifylld och att den skickas vidare till rätt person för attestering.

Läs även: Hur räknar man ut milersättning 2025? 

Vad gör ett modernt reseräkningssystem?

Digitaliseringen går i raketfart – och utläggshantering är definitivt med på tåget. Att enbart fota av kvittot med mobilen för att sedan kunna luta sig tillbaka är idag nästan en självklarhet. Det finns gott om smarta reseräkningssystem där ute – men hur vet du vilket som passar just ditt företag?

Ska du satsa på ett system som är helt specialiserat på reseräkningar, eller välja ett verktyg som är en del av ett större system för ekonomihantering? Det ena kan ge skalfördelar och en enklare helhetslösning, men kan för vissa vara begränsande. Det andra kan vara riktigt vass på just reseräkningar, men kräver ofta lite mer integration och teknisk anpassning. Ytterligare ett populärt alternativ är att välja ett system som underlättar alla delar av företagets utgiftshantering – inklusive reseräkningar. 

De flesta systemen bockar av liknande grundfunktioner – men det är ofta de där extra smarta detaljerna som gör livet enklare för användarna: som stöd för elektroniska kvitton, automatiserade flöden och mobilanpassade gränssnitt. Sådana funktioner kan vara avgörande när ni väljer rätt verktyg för er verksamhet.

Redo att hitta rätt? Låt oss hjälpa dig i rätt riktning. 

Funktioner och fördelar med ett bra reseräkningssystem 

Så vad ska du tänka på när det är dags att investera i ett modernt reseräkningssystem? Det finns många funktioner att välja mellan – men vissa är mer avgörande än andra för att skapa en smidig och tidsbesparande process.

Här är några viktiga punkter att ha koll på:

• Integration: Fungerar systemet med era befintliga lönesystem, eller är det främst utformat för leverantörens egna lösningar?
  
  
• Mobilfoto: Möjligheten att fota kvitton direkt i mobilen – ett måste för enkel och snabb hantering.
  
  
• Kreditkortsintegration: Sparar massor av tid genom att automatiskt registrera utlägg från företagets kort.
  
  
• Milersättning: Uträkningen bör vara enkel och korrekt – ingen ska behöva sitta med miniräknare.
  
  
• Attestflöde: Är processen flexibel nog att anpassas efter hur ni redan jobbar med attestering?
  
  
• Automatisk bokföring: Fullt automatiserade bokföringsflöden gör livet enklare för ekonomiavdelningen. Kan systemet smidigt integreras med företagets bokföringsprogram är också det ett plus.

Det finns såklart fler saker att väga in, men i grunden handlar det om att spara tid, minska manuella misstag och förenkla för alla inblandade. Ett system som kan anpassas efter er verksamhet – istället för tvärtom – är oftast ett smart val.

För ärligt talat: det är nog ingen som drömmer om att lägga timmar på att registrera kvitton och reseutlägg.

Vi jämför reseräkningssystemen och hjälper dig välja rätt

1. System för utgiftshantering med stöd för reseräkningar

Den här typen av digitalt reseräkningssystem erbjuder en helhetslösning för företagets utgiftsflöden – med fokus på korttransaktioner, kvittohantering, godkännandeflöden, smidigt attestflöde, och såklart funktioner för hantering av reseräkningar. Till skillnad från traditionella reseräkningssystem är dessa plattformar ofta byggda kring företagskort, där registreringen av utlägg sker i realtid, vilket minskar behovet av att manuellt rapportera och administrera reseräkningar i efterhand.

Fördelarna ligger i helhetsgreppet:

• Digital hantering av alla typer av utgifter – både planerade och spontana
• Koppling till fysiska eller virtuella betalkort
• Realtidsuppföljning för ekonomi- och redovisningsteam
• Minskad risk för borttappade kvitton eller felregistrerade utlägg
• Möjlighet att sätta individuella budgetar och policyregler per användare eller team

Samtidigt som dessa system ofta inte täcker hela bredden av funktioner som ett klassiskt reseräkningssystem (t.ex. komplex traktamentsberäkning, avancerade flerstegsattester eller reserapporter), fungerar de utmärkt för företag där enklare reseräkningar är en del av ett större process för utgiftshantering.

Exempel:

• Pleo – En modern lösning för företagsutgifter där anställda får egna betalkort. Utlägg registreras automatiskt, kvitton fotas i mobilen och matchas direkt. Pleo hanterar både enklare reseräkningar och erbjuder stöd för milersättning och traktamente. Det är ett utmärkt alternativ för företag som vill effektivisera utgiftshantering utan att använda ett klassiskt reseräkningssystem. Dessutom kan Pleo smidigt integreras med företagets bokföringsprogram och andra ekonomisystem ni använder varje dag. 

2. Reseräkningsmoduler i lönesystem/ERP

Den här typen av reseräkningssystem är ofta en modul inom ett större affärssystem eller lönesystem, vilket innebär att reseräkningen blir en del av företagets befintliga ekonomiska och administrativa flöden. I stället för att använda ett fristående verktyg hanteras resor och utlägg direkt i det system ni redan arbetar med för exempelvis lön, tidrapportering, projektuppföljning eller bokföring.

Det här skapar en koppling mellan olika funktioner i organisationen och gör det enklare att få en överblick över kostnader, följa upp resekostnader mot budget och säkerställa att utbetalningar sker korrekt. 

Fördelar:

• Smidigt när du redan använder leverantörens övriga system
• Färdiga integrationer och datadelning
• Bra kontroll över hela flödet

Exempel:

• Visma.net Expense – Modul i Vismas ekosystem för smidig hantering av utlägg, direkt kopplad till lön och bokföring.
• Hogia Reseräkning – Enkelt verktyg som ingår i Hogias HR- och löneplattform. Tydligt fokus på svenska regler kring traktamente och milersättning.

3. Avancerade, enterprise-anpassade system

Den här kategorin riktar sig till större organisationer och koncerner med mer komplexa behov när det gäller reseräkningshantering. Det kan handla om flera juridiska enheter, verksamhet i olika länder och valutor, samt krav på avancerade godkännandeprocesser, reserapportering och regelefterlevnad.

Systemen i denna kategori är ofta skalbara och modulära, vilket gör det möjligt att anpassa funktionaliteten efter företagets interna strukturer och policys. 

Fördelar:

• Skalbart för stora eller multinationella organisationer
• Stöd för komplexa policys och regelverk
• Djup rapportering och kontroll

Exempel:

• SAP Concur – Ett globalt system. Mycket kraftfullt, men kräver ofta längre implementationstid och mer resurser.
• Unit4 Travel & Expenses – En modul inom Unit4:s affärssystem, anpassat för stora organisationer med krav på flexibilitet och avancerad budgetstyrning.

Läs även: 3 typer av utläggssystem: Vi listar de bästa alternativen. 

Vilket reseräkningssystem eller reseräkningsprogram passar ditt företag?

Att välja rätt digitalt reseräkningssystem är inte bara en fråga om funktioner – det handlar om att hitta ett verktyg som passar just er vardag. 

Det ska vara enkelt för medarbetarna att använda, smidigt att koppla ihop med andra system och tillräckligt flexibelt för att växa med företaget. 

Här får du en guide som hjälper dig att tänka rätt från början – oavsett om du letar efter ett klassiskt reseräkningssystem eller en mer modern helhetslösning som exempelvis Pleo.

1. Kartlägg era behov – idag och imorgon

Börja med att titta på hur utlägg och reseräkningar ser ut i er verksamhet:

• Hur många gör regelbundet resor?
• Har ni flera bolag eller verksamhet i olika länder?
• Använder ni företagskort?
• Behöver ni stöd för traktamente och milersättning?

System som Pleo passar exempelvis väldigt bra för företag där kortköp, kvitton och enklare reseräkningar ska flyta i ett och samma flöde – medan andra verksamheter kan behöva mer avancerade stöd för attestkedjor och beräkningar.

2. Välj rätt typ av system

Det finns flera typer av lösningar på marknaden:

• Fristående reseräkningssystem – specialiserade på just reseräkningar och utlägg.
• Moduler i affärs- eller lönesystem – integrerade i t.ex. Visma eller Hogia.
• Utgiftshanteringssystem med stöd för reseräkningar – bredare lösningar som Pleo, där hela utgiftsflödet hanteras, från kortköp till rapportering.

Om ni redan har ett affärssystem som fungerar bra och bara behöver en modul, kan det vara rätt väg. Men om ni vill ha en modern lösning som automatiserar hela hanteringen från mobilfoto till bokföring, är ett system som Pleo ett smart alternativ.

3. Prioritera användarvänlighet

Systemet måste vara enkelt att förstå – både för ekonomiavdelningen och för medarbetaren som bara gör en reseräkning då och då.

Fundera på:

• Hur ser mobilappen ut?
• Hur smidigt är det att fota kvitton?
• Kan man hantera allt på språng?

4. Se till att systemet integreras väl

Reseräkningssystemet bör kunna kopplas till andra system – t.ex. lön, bokföring eller tidrapportering. 

Undersök:

• Har det färdiga integrationer till era system?
• Kan data flöda automatiskt mellan verktygen?

Pleo kan smidigt integreras till flera populära bokföringsprogram, vilket minskar manuellt dubbelarbete och gör att ekonomiavdelningen kan jobba smartare.

5. Tänk på lokal regelanpassning

Om ni är verksamma i Sverige bör systemet kunna hantera svenska regler för traktamente, representation och milersättning. Har ni internationell verksamhet? Då behövs stöd för olika valutor och landspecifika krav.

6. Fokusera på kontroll och uppföljning

Hur viktigt är det för er att kunna följa upp kostnader i realtid? Vissa system erbjuder dashboards, policyregler och automatisk kontroll – andra fokuserar mer på enkel inrapportering.

7. Välj något som kan växa med er

Undvik att byta system i onödan – välj en lösning som täcker dagens behov men också kan anpassas när ni växer. 

Fråga leverantören:

• Stödjer systemet flera bolag?
• Går det att lägga till fler användare och funktioner efter hand?

Vad kostar ett reseräkningssystem? 

Kostnaden för ett reseräkningssystem kan variera en hel del beroende på vilket behov ditt företag har och vilken typ av lösning du väljer. Det finns allt från gratis reseräkningssystem med begränsad funktionalitet till mer avancerade system som integreras fullt ut med företagets ekonomi- eller lönesystem.

För enklare behov kan du komma undan relativt billigt. Vill du ha ett mer komplett system som hanterar exempelvis digitala kvitton, företagskort, automatiserad bokföring, traktamente och milersättning, ligger priset vanligtvis omkring 500 kronor och uppåt per användare och månad.