Forstå din virksomheds behov for kontrol

Kontrol betyder ikke det samme for alle. 

For nogle har ordet i sig selv en negativ klang, og i praksis kan det føles kvælende. For andre er kontrol et vigtigt og nødvendigt tiltag for at få processer til at fungere eller for at fremme tryghed og sikkerhed.

Som med så mange andre ting i livet er kontrol ikke kun en sort/hvid-sag. Når vi ser på kontrol i forbindelse med virksomhedens finanser, fremmanes ofte et billede af økonomiteamet i en boksering med resten af virksomheden. Men til forsvar for alle de dejlige økonomifolk skal det siges, at kontrolfunktioner i forbindelse med virksomhedens forbrug er enormt vigtige for at holde virksomheden på det rette spor.

Det svære er at finde en middelvej og virkelig forstå, hvad din virksomheds behov for kontrol er.

Hvad vil det overhovedet sige at have behov for kontrol?

Mængden og typerne af kontrolfunktioner, du implementerer i din virksomhed, skal passe til din branche, virksomhedsstørrelse, vækstfase, arbejdsstyrke og så videre. 

Chelsea Connolly, som er Head of Finance for Produkt, Tech & Ops hos Pleo, forklarer følgende:

“Jeg har arbejdet i en række forskellige virksomheder, og det, der virker for en statslig organisation og virksomhed, virker ikke nødvendigvis for en start-up og scale-up. Uanset virksomhedens kontrolbehov er det supervigtigt at være bevidst om, at ordet ‘kontrol’ betyder noget forskelligt for alle, og man bør overveje grundigt, hvordan disse kontrolfunktioner skal implementeres i virksomheden.”

“Pleo er det første sted, jeg har arbejdet med økonomi, hvor organisationen har meget tillid. Måske er det et resultat af den skandinaviske arv. Da jeg først begyndte at arbejde, arbejdede jeg for en statslig organisation i London, og indkøbspolitikken var ekstremt rigid, fordi man var ansvarlig for skatteydernes penge. Det farvede helt sikkert min idé om, hvordan en indkøbspolitik skulle være. Jeg var nødt til at tilpasse mig undervejs, da jeg indså, at ikke alle organisationer fungerer sådan.”

At opsætte den rigtige kontrol er endnu vigtigere for opdelte teams

Efter COVID har arbejdsmarkedet uden tvivl ændret sig. 

Da mange virksomheder tilbyder flere fleksible arbejdsløsninger eller endda arbejder 100 procent remote, er det også nødvendigt at justere den måde, hvorpå virksomheder opsætter og kommunikerer deres funktioner til udgiftskontrol. 

“Med mere fjernarbejde og teams, der er mere spredte end før pandemien, kan virksomheder nu have nye kulturer, ny adfærd og nye holdninger, de skal tage hensyn til, under opsætningen af økonomiske kontrolfunktioner,” siger Chelsea. 

En persons behov for eller holdning til kontrol kan også afhænge af, hvor de har arbejdet tidligere. 

“Kontrol er meget vigtigt, når det kommer til at opstille retningslinjer overfor medarbejderne,” fortsætter hun, "for hvis jeg skal være helt ærlig, vil det være meget forskelligt, hvor mange penge jeg bruger sammenlignet med andre, fordi vi tænker forskelligt – baseret på tidligere erfaringer, hvor vi har arbejdet, og hvilken afdeling vi sidder i.”

“Ved at implementere kontrolfunktioner og retningslinjer for forbrug, er der ikke nogen tvivl om, hvad der er acceptabelt. Kontrolfunktionerne bestemmer virksomhedens retningslinjer, hvilket er det vigtigste. Uanset hvor folk befinder sig.”

Udgiftshåndtering og kontrol går hånd i hånd 

Hvis du godt kunne tænke dig at blive klogere på din virksomheds behov for kontrol, hvordan en god indkøbspolitik ser ud, eller hvordan du kommer i gang med at opsætte en solid strategi for virksomhedens forbrug og meget mere, kan du med fordel tilmelde dig vores serie The new way of finance, så du kan se hele videoen om Chelsea – plus videoer fra fire andre fremsynede økonomieksperter.