Wat verstaat jouw bedrijf onder de term ‘controle’?

Geloof het of niet: controle betekent voor iedereen wat anders.

Voor de één is controle een vies woord, terwijl het voor de ander een noodzakelijke manier is om de financiële veiligheid binnen de organisatie te waarborgen. Vaak ontstaat het beeld van het financiële team tegenover de rest van het bedrijf, maar laten we eerlijk zijn: uitgavencontroles zijn essentieel voor een gezonde en duurzame cashflow.

De grootste uitdaging is om het juiste evenwicht te vinden tussen de eisen van het financiële team en de wensen van het bedrijf.

Controle houden: wat is dat überhaupt?

De controles die je bij je bedrijf instelt, moeten passen bij je branche, bedrijfsgrootte, groeistadium, personeelsbestand en nog veel meer.

Chelsea Connolly, Financieel Directeur bij Pleo, legt uit: “Wat werkt voor een overheidsorganisatie of een groot bedrijf werkt niet per se voor een start-up en scale-up. Onthoud dat controles voor iedereen wat anders betekenen, en bedenk hoe je deze controles in je teams wilt implementeren.”

“Pleo is de eerste werkplek waar ik binnen de organisatie intrinsiek vertrouwen voel. Misschien komt dit door de Scandinavische achtergrond van het bedrijf. Ik werkte vroeger voor een overheidsorganisatie in Londen. Het onkostenbeleid daar was extreem strikt omdat het om belastinggeld ging. Dat heeft mijn idee beïnvloed van wat een onkostenbeleid zou moeten zijn. Ik ontdekte pas later dat dit lang niet binnen elke organisatie zo werkt.”

Een goed beleid is voor gedistribueerde teams nóg belangrijker

Na COVID is de manier waarop we werken fundamenteel veranderd.

“Voor bedrijven die Het Nieuwe Werken hanteren, moeten de uitgavencontroles fundamenteel anders worden ingericht en naar het personeel worden gecommuniceerd. Omdat mensen op afstand werken en soms ook in andere landen wonen, is er meer diversiteit. Verschillende culturen leveren verschillende gewoonten op, ook wat betreft de bedrijfsuitgaven,” aldus Chelsea.

Iemands bereidheid of houding ten opzichte van controle kan ook afhankelijk zijn van waar ze eerder hebben gewerkt.

“Controles zijn essentieel om richtinggevende principes voor werknemers vast te stellen”, vervolgt ze. “Door werknemers richtlijnen voor uitgaven te bieden, wordt geen ruimte gelaten voor dubbelzinnigheid of onzekerheid over wat wel of niet mag. Dankzij controles kun je eenvoudig bedrijfsrichtlijnen vaststellen, ongeacht waar mensen zich bevinden.”

Hoe uitgavenbeheer en controle hand in hand gaan

Wil je weten hoe je een goed onkostenbeleid opstelt? En ben je benieuwd hoe je dit binnen een veelzijdige en diverse organisatie kunt implementeren? Schrijf je dan in voor de vierdelige educatieve video-serie The new way of finance, waar Chelsea en nog vier andere vooruitstrevende financiële leiders hun tips en adviezen delen.