En skarp purchase-to-pay proces er din vej ud af den labyrint, som indkøbsprocessen nogle gange kan føles som.
Du ved, hvor du gerne vil hen, men vejen derhen er fuld af forhindringer, blindgyder og frustrationer. Måske bliver ordrer ofte forsinket, eller måske ender fakturaer i en bunke på skrivebordet og bliver glemt.
Hvis det virker nogenlunde bekendt, kan det være, du skal kigge på din purchase-to-pay proces.
Begrebet dækker over en struktureret proces, der hjælper dig med at strømline dine indkøb fra start til slut. Fra oprettelsen af indkøbsordren til den endelige betaling af fakturaen er purchase-to-pay din guide til en mere effektiv og overskuelig indkøbsproces.
Hvad er purchase-to-pay?
Purchase-to-pay er en proces, der dækker alle trin fra oprettelse af en indkøbsordre til den endelige betaling af leverandørens faktura.
Det er en essentiel del af din virksomheds indkøbsproces, og har til formål at sikre en effektiv, gennemsigtig og kontrolleret håndtering af dine indkøb.
Purchase-to-pay fokuserer primært på de operationelle aspekter af indkøbsprocessen. Det gælder bl.a. ordrehåndtering, modtagelse af varer eller tjenester, fakturabehandling og betaling.
Hvad er forskellen på purchase-to-pay og procure-to-pay?
Når du hører om purchase-to-pay, kan det være fristende at tro, at det er det samme som procure-to-pay. Mange forveksler de to begreber eller tror, at de er én og samme ting. Men selvom de minder om hinanden og har visse overlap, så er der altså tale om to forskellige processer.
Lad os starte med procure-to-pay. Det begreb dækker hele rejsen fra start til slut - fra det øjeblik, hvor du identificerer et behov for en vare eller tjeneste, til den er købt, modtaget og betalt. Det er en omfattende proces, der involverer flere afdelinger og trin undervejs. Tænk på det som en slags indkøbs-marathon
Derimod er purchase-to-pay mere som en sprint. Det fokuserer udelukkende på selve købsprocessen – typisk fra det punkt, hvor en købsordre er oprettet. Herfra følger modtagelsen af varer og betaling af fakturaen. Så purchase-to-pay er faktisk en delmængde af procure-to-pay – en vigtig del af helheden, men ikke hele pakken.
En anden forskel er, at procure-to-pay ofte involverer flere strategiske beslutninger. Det kan være alt fra at vælge de rette leverandører og forhandle kontrakter, til at planlægge fremtidige behov. Purchase-to-pay er derimod mere operationelt og handler om at få eksekveret indkøbene effektivt.
I praksis kan procure-to-pay altså omfatte alt fra leverandøranalyser- og forhandlinger til bestillinger, modtagelse og betalinger. Det er en holistisk tilgang, der optimerer hele forsyningskæden fra start til slut. Purchase-to-pay har et mere snævert fokus på at sikre, at de købte varer og tjenester lever op til de aftalte krav og bliver betalt til tiden.
Faserne i purchase-to-pay
Nu har du forhåbentlig fået en god forståelse af, hvad purchase-to-pay er, og hvorfor det er vigtigt for din virksomhed. Men som med så meget andet her i livet, ligger djævlen i detaljen.
For at få det fulde udbytte af purchase-to-pay, er det afgørende at forstå de forskellige faser, som processen består af.
Fra oprettelsen af indkøbsordren til den endelige betaling af fakturaen, er der mange trin, der skal koordineres og håndteres.
1. Fase: Oprettelse og afsendelse af indkøbsordre
Det hele starter med, at du eller en kollega opretter en indkøbsordre. Det er ligesom startskuddet til hele purchase-to-pay-processen. Heri specificeres det, hvad du har brug for, hvor meget du skal bruge og til hvilken pris.
Før indkøbsordren sendes afsted til leverandøren, skal den ofte godkendes af den rette person eller afdeling. Det kan være din leder, indkøbsafdelingen eller en anden relevant stakeholder.
Når indkøbsordren er godkendt, er det tid til at sende den til leverandøren. Det kan gøres på forskellige måder, f.eks. via e-mail, en e-handelsplatform eller et indkøbssystem.
Det vigtigste er, at leverandøren modtager ordren og kan gå i gang med at forberede leverancen.
2. Fase: Modtagelse og kvalitetstjek
Når du modtager dine varer eller ydelser, er det afgørende at kontrollere, at du har fået præcis, hvad du har bestilt.
Har du bestilt fysiske varer, indebærer det helt lavpraktisk at tælle varerne og sikre, at mængderne matcher din indkøbsordre og følgesedlen.
Dernæst skal du inspicere kvaliteten af varerne. Er der nogen synlige skader eller defekter? Lever varerne op til de aftalte specifikationer?
Når det drejer sig om ydelser, kan kvalitetstjekket være lidt mere udfordrende, men det er lige så vigtigt. Har den konsulent, du har hyret, leveret det aftalte arbejde til tiden og i den forventede kvalitet?
Hvis du opdager problemer med mængde, kvalitet eller andre aspekter af leverancen, er det vigtigt at reagere hurtigt. At tage fat på problemerne med det samme gør det lettere at få dem løst og sikrer, at du ikke ender med ubehagelige overraskelser senere i forløbet.
3. Fase: Modtagelse af faktura
Efter leverancen sender leverandøren en faktura med udspecificering af, hvad du har fået leveret og hvad du skal betale for varerne eller ydelsen.
Det er vigtigt, at denne info noteres i det system, som du bruger til at håndtere fakturaer. Det er der både praktiske og juridiske årsager til. De praktiske årsager indebærer, at du på den måde nemmere kan holde styr på dine udgifter og dermed overholde budgettet – samtidig er det også en vigtig faktor, når du skal lave dit momsregnskab.
Rent juridisk er det vigtigt, fordi der i den nye bogføringslov står, at alle dine fakturaer – både de sendte og modtagne – skal gemmes digitalt i fem år.
Læs mere: Ny bogføringslov: slut med ringbind og fysiske bilag
Denne del af processen kan med fordel automatiseres, så du undgår en masse manuelt tastearbejde. Mange fakturahåndteringssystemer bruger OCR-teknologi til automatisk at indlæse indholdet af fakturaen, hvilket giver dig tid til at fokusere på de andre vigtige dele af purchase-to-pay-processen.
4. Fase: Faktura-matching og godkendelse
Når du har sikret, at fakturaens indhold er registreret korrekt i dit fakturahåndteringssystem, er det tid til at validere fakturaens indhold. Processen kaldes faktura-matching og indebærer at sammenholde fakturaens indhold med indkøbsordren og det, du har fået leveret.
Det sikrer, at du ikke betaler noget, du ikke har fået, eller som ikke lever op til den aftalte kvalitet.
Sammenlign fakturaen med den oprindelige indkøbsordre og de leverede varer eller tjenester. Bekræft derefter, at priserne og antallet af varer på fakturaen stemmer overens med indkøbsordren. Hvis alt stemmer, godkender du fakturaen til betaling. Hvis der er uoverensstemmelser, skal du løse dem med leverandøren, før du foretager betalingen.
5. Fase: Betaling af faktura
Når fakturaen er matchet og godkendt, gennemføres betalingen til leverandøren. Det er vigtigt at betale inden for de aftalte betalingsbetingelser, så du undgår potentielle rykkergebyrer. På den måde bevarer du også de gode leverandørrelationer.
Med et automatiseret fakturahåndteringssystem kan du sætte betalinger op til at blive behandlet automatisk, så snart fakturaen er godkendt. Det sikrer, at du altid betaler til tiden, uden at skulle holde styr på forfaldsdatoer manuelt.
Derfor bør du arbejde med din purchase-to-pay proces
Der er mange gode grunde til at arbejde med at skærpe din purchase-to-pay proces.
Først og fremmest handler det om effektivitet. Ved at optimere din purchase-to-pay proces kan du spare tid og ressourcer i hverdagen . Tænk på alle de manuelle opgaver, der er forbundet med indkøb - fra oprettelse af ordrer til godkendelse af fakturaer.
Ved at strømline og automatisere disse processer, kan du frigøre tid til andre vigtige opgaver og undgå frustrationerne ved at løbe panden mod muren.
For det andet kan en velfungerende purchase-to-pay proces hjælpe dig med at spare penge . Dels fordi øget automatisering sparer dig for manuelt arbejde, der kan bruges andetsteds i virksomheden, men også fordi en strømlinet purchase-to-pay proces sikrer, at du undgår rykkergebyrer.
Og apropos rykkere. Når du ikke får dem, og viser at du har styr på dine indkøb og betalinger, viser du leverandørerne, at du er en professionel og pålidelig samarbejdspartner, hvilket i sidste ende forbedrer relationerne.
CFO'ens guide til 2024
Bliv klogere på virksomheders forbrug i en mere og mere automatiseret og digitaliseret verden
