Bliv klogere på din forretning: Sådan bruger du dit budget

Lasse Vendelbo Andersen er Digitaliseringskonsulent i Retio og gæsteblogger hos Pleo. Lasse har arbejdet med regnskab i 10 år. Pointen med dette blogindlæg er, at du skal lære at forstå dit budget og bruge det som et værktøj til at styre din forretning.

Et budget er et vigtigt værktøj til at give overblik over din virksomheds indtægter og udgifter, og du vil nemt kunne se, om din virksomhed kan forventes at være profitabel eller ej.

Pointen med dette blogindlæg er, at du skal lære at forstå dit budget og bruge det som et værktøj til at styre din forretning.

Når du forstår dit budget og kan bruge det aktivt, kan det også hjælpe dig til at få en bedre dialog med din bankrådgiver, investor eller andre interessenter. 

Selvom det kan være lidt tung læsning, venter der dig en gulerod for enden – jeg har nemlig inkluderet et par inputs til digitale værktøjer, du kan bruge til at simplificere din budgetopfølgning (også kaldet rapportering).

Hvilke typer af budgetter har du brug for at kende?

De typiske typer af budgetter, som du vil arbejde med, er:

• Driftsbudget
• Balancebudget
• Likviditetsbudget

Der findes også andre typer af budgetter, som jeg ikke vil komme ind på i denne artikel.

Driftsbudget

Et driftsbudget viser, hvor meget du forventer at tjene, samt dine omkostninger. Altså dine forventninger til driften af din forretning. Den kan gøres meget simpel eller meget detaljeret. Det afhænger af, hvem der skal bruge den, og hvad de skal bruge budgettet til.

Balancebudget

Balancebudgettet er et budget over dine balanceposter. Den vil typisk vise, om du planlægger nogle investeringer i nye maskiner eller lignende, hvordan udviklingen over dine debitorer og kreditorer ser ud, samt hvordan det går med afviklingen af andre gældsposter.

Likviditetsbudget

Likviditetsbudgettet viser dine pengestrømme (også kaldt cash flow). Altså alle de penge, som går ind i og ud af banken.

Likviditetsbudgettet skal hente informationerne fra dit drifts- og balancebudget, men den tager også højde for eventuelle kredittider og moms.

Du får altså et overblik over, om du har penge nok til at betale dine regninger hele året igennem.

Sådan finder du dine budgetforudsætninger

Nu hvor du har styr på de forskellige typer af budgetter, er vi klar til at gennemgå, hvordan du kommer i gang med at lægge dit budget.

Det første, du skal gøre, er at få styr på din strategi for forretningen. Du skal altid sørge for at have nogle klare visioner og mål for din forretning, før du begynder at udarbejde dit budget.

Hvorfor?

Fordi hvis du ikke ved, hvad du arbejder hen i mod, ved du heller ikke, hvad du skal planlægge ud fra.

Inden du går i gang med at lægge dine budgetter, skal du spørge dig selv følgende:

• Hvilken type virksomhed har du?
• Hvordan tjener du dine penge på nuværende tidspunkt?
• Hvordan vil du gerne tjene dine penge fremover?

Hvad vil du gerne opnå?

• Vil du konsolidere forretningen for at minimere risikoen? (Konsolidere = styrke forretningen ved at forøge egenkapitalen).
• Vil du opnå vækst? Hvor meget skal forretningen geares?
• Vil du skabe en stabil forretning med en solid bundlinje?

Hvor ligger din forretnings risici?

• Giver du dine kunder lange kredittider uden selv at have lige så lange hos dine leverandører?
• Er dit vigtigste aktiv dit personale? Og hvor nemt er det, at skifte dem ud?
• Er du afhængig af et stort produktionsapparatet?

Dine risici er også med til at bestemme, hvad du skal arbejde på det efterfølgende år.

Hvordan skal du bruge budgetterne?

Nu hvor du har du styr på de forskellige typer af budgetter og har defineret hvilken type virksomhed du har, hvordan du tjener dine penge, og hvordan du gerne vil tjene dine penge fremover, er vi klar til at gennemgå, hvordan du aktivt kan bruge dit budget til at drive din forretning. Selvfølgelig ud fra din strategi og vision.

Én ting er driftsbudgettet. Det kan du bruge til at finde ud af, hvad du gerne vil opnå af resultater. 

En anden ting er virksomhedens cash flow (likviditetsbudget). Det afslører, om virksomhedens drift kan finansiere sig selv.

Herefter skal du bruge budgetopfølgningen, også kaldt rapporteringen, til at reflektere over hvad og hvor det er gået godt, eller hvorfor det er gået galt. Hvis du pludselig har fået ro i maven, fordi det går bedre end forventet, kan du skrue op for vækstambitionerne eller omvendt.

Overvejelser på baggrund af budgetterne: vækst eller konsolidering?

Vi starter fra toppen med omsætningen og arbejder os ned.

Vil du gerne opnå vækst på omsætningen eller have fokus på at konsolidere virksomheden? 

Det kan være, at du har arbejdet meget på din forretningsmodel og ikke skal justere mere på den nu, eller du vil måske gerne lave forretningsmodellen om? 

Du skal gøre dig klart, hvordan du gerne vil opnå vækst, eller om du gerne vil skabe et stærkere fundament gennem konsolidering.

Hvis du har faste kunder eller mange genkøb, er det for eksempel typisk er nemmere (læs billigere) at holde fast i en glad kunde frem for at erhverve dig nye kunder. Og dårlig kundeomtale er på alle måder dårligt. 

Vil du arbejde på at få styr på fundamentet?

• Skal du gøre enkeltstående kunder til tilbagevendende kunder?
• Skal du sælge mere til nuværende kunder?
• Skal priserne justeres?

Har du styr på fundamentet og vil udvide?

• Skal du gå efter nye kundesegmenter?
• Skal du udvide produktsortimentet?
• Skal du gå efter nye markeder?

Disse overvejelser skal bruges, når du lægger dit budget. Du skal have et overblik over, om du kan finansiere væksten, eller du skal søge ekstern finansiering.

Gennemgå dine faste omkostninger

De bliver også kaldt kapacitetsomkostninger. Du bør en gang om året gennemgå alle dine faste omkostninger og vurdere, om de stadig er relevante.

Det kan både være abonnementsløsninger, hvor du måske skal have en mindre løsning eller en telefonregning, som skal genforhandles. Det kan også være, at du kan opnå en stor besparelse ved at gå over til årlig betaling.

Det kan også være dine samarbejdspartnere, hvor du skal (re)vurdere, om du stadig får samme værdi for pengene.

Eller om du måske har nogle områder, der kan digitaliseres, så du enten kan minimere dine fremtidige ansættelser eller flytte dine medarbejderes fokus til andre områder.

Det vigtigste, du skal lære omkring budgettet, er, at det skal være et styringsværktøj for forretningen. 

Bare fordi du har lavet et budget, betyder det ikke, at du ikke må afvige. Du skal bruge budgettet til at overveje, hvad der skal ske, og om dine mål kan hænge sammen.

Når du først forstår at bruge dit budget og din budgetopfølgning, får du et uvurderligt godt værktøj til at ændre kursen i tide. Se, hvilke værktøjer der kan hjælpe dig med dit budget, nedenfor.

Forslag til digitale værktøjer, der kan hjælpe dig med at få styr på dit budget

Budget123

Budget123 er et værktøj med en del år på bagen. Man budgetterer ud fra kontoplanen i bogføringen, og det kan bådes holdes meget simpelt & gøres meget avanceret.

Crediwire

Crediwire er forholdvist nyt værktøj, som jeg synes er rigtig lovende. Med Crediwire kan du lave mere visuelle grafer og branchesammenligninger. 

Toolpack365

Toolpack365 er en mere avanceret mulighed, hvor du kan lave en mere avanceret rapportering end de to ovenstående. 

Hvis du ikke har læst Lasses tidligere blogindlæg, kan du dykke ned i dem her:

• Simpel gennemgang af dit regnskab
• Moms? Øhh, hvad for noget?
• 4 råd til at styre din likviditet, og hvorfor det er vigtigt
• En overlevelsesguide til dit regnskab
• Guide: Sådan bruger du dit regnskab aktivt
• Årsafslutning: Hvad skal du have styr på?