Hver måned sker det samme: Du åbner regnskabet og bliver mødt af tal, der ikke giver mening. Budgettet var realistisk, da I lavede det. Alle var enige om budgetrammerne. Men alligevel ender I konsekvent over det, der var planlagt.
Problemet er sjældent, at medarbejderne bruger for mange penge. Problemet er, at ingen rigtig ved, hvad pengene bliver brugt på, før det er for sent at gøre noget ved det. Det er her, udgiftsstyring kommer ind i billedet.
Denne guide tager dig gennem hele processen: Fra at forstå, hvad effektiv økonomisk kontrol egentlig indebærer, til at implementere konkrete løsninger, der passer til netop jeres situation.
Læs med og lær, hvordan du undgår de mest almindelige fejl, får overblik over de bedste softwareløsninger på markedet, og hvordan du vælger den rette løsning til netop din virksomhed.
- Udgiftsstyring er en strategisk disciplin, der handler om at få kontrol over pengestrømme og undgå de problemer, der følger med manuelle processer.
- Ved at bruge software til automatisering af udgiftsstyring får du markante fordele i form af tidsbesparelse, færre fejl og bedre overblik i realtid.
- Ved at vælge den rette software kan du forvandle udgiftsdata til indsigt, der understøtter bedre beslutningstagning i din virksomhed.
Hvad er udgiftsstyring?
Udgiftsstyring handler grundlæggende om at holde styr på og kontrollere, hvordan pengene bliver brugt i virksomheden. Det omfatter alt fra, hvordan udgifter registreres, godkendes og betales, til hvordan de rapporteres og analyseres.
Hvis du kender følelsen, når budgettet i slutningen af kvartalet igen er overskredet, uden at du ved hvor de ekstra udgifter kom fra, skal du have bedre styr på din udgiftsstyring.
Mange tror fejlagtigt, at udgiftsstyring kun handler om at skære ned, men det er en misforståelse. Det drejer sig om at have kontrol over virksomhedens pengestrøm, før udgifterne løber løbsk. Om at være strategisk med dine investeringer.
Måske bruger du 50.000 kr. om måneden på SaaS-løsninger – og det er helt fint, hvis det understøtter produktiviteten og du ved præcis, hvad du får for pengene. Men det er ikke så fint, hvis du betaler for licenser, som halvdelen af medarbejderne aldrig bruger, mens du samtidig undrer dig over, hvorfor IT-budgettet konstant overskrides.
Læs mere: Hvad er SaaS management og hvorfor er det vigtigt?
Man kan sige, at udgiftsstyring i virkeligheden er en form for risikostyring. Det handler om at undgå de ubehagelige overraskelser, der kan ramme bundlinjen og sætte hele årets planlægning over styr.
Læs mere: Risikoanalyse: Hvad er det og hvordan bruges den?
Hvorfor udgiftsstyring er vigtigere end nogensinde før
Hvis du synes, det er blevet sværere at holde budgettet, er du ikke alene. De seneste år har budt på inflation på næsten alle fronter – lige fra råvarer og energi til lønninger. Det, der kostede 100.000 kroner at producere for tre år siden, koster i dag måske 125.000 -130.000 kroner.
Dine priser er måske steget, men konkurrencen gør det svært at hæve dem i samme tempo.
Samtidig er virksomhedens udgiftsmønstre blevet mere komplekse. SaaS-abonnementer sniger sig ind på budgettet. Det marketing-værktøj, I skulle "bare teste", den projektplatform, som kun ét team bruger, eller den AI-løsning, der skulle revolutionere arbejdsgangene, men som aldrig rigtig blev implementeret.
Hvor I tidligere købte software én gang, betaler I nu månedsvis for services, I måske har glemt, I har. Samtidig kommer der også flere skjulte omkostninger – eksempelvis gennem cloud-services, der skalerer automatisk op og pludselig kan koste det dobbelte.
Den gode nyhed er, at de samme digitale softwareløsninger som skaber kompleksiteten også kan hjælpe dig med at mestre den. Hvor din forgænger måske holdt styr på udgifterne i et Excel-ark, kan du i dag få indsigter i pengestrømmene i realtid, du kan få automatisk kategorisering af udgifter, og du kan få notifikationer, hvis budgetterne overskrides.
Udgiftsstyring er altså ikke bare en disciplin for virksomheder i krisen. Det er en disciplin der er strategisk vigtig for alle virksomheder, der ønsker at optimere driften og skabe mere forudsigelige resultater.
De typiske faldgruber i udgiftsstyring
Selv med de bedste intentioner går det galt for mange virksomheder. Ikke fordi de ikke vil have styr på økonomien, men fordi de falder i nogle helt klassiske fælder.
Faldgrube #1: "Det ordner sig nok"-mentaliteten: Du kender det måske. Budgettet er lavet, alle har sagt god for det, og så håber man på, at medarbejderne bare naturligt holder sig inden for rammerne. Men uden klare processer og opfølgning bliver budgettet bare et stykke papir. Resultatet? Første kvartal går fint, andet kvartal begynder at skride, og i tredje kvartal opdager du, at I er 15% over budget.
Faldgrube #2: Excel-kaos: Mange virksomheder starter med gode intentioner i Excel, men når du har fem forskellige ark, som forskellige afdelinger opdaterer på forskellige tidspunkter, bliver det hurtigt til rod. Plus den kedelige sandhed: Excel crasher til tider, filer bliver overskrevet, og ingen kan finde ud af, hvilken version der er den rigtige.
Faldgrube #3: Mikromanagement på de små udgifter: Det er fristende at fokusere på de 200 kroner, medarbejderen brugte på frokost, mens du overser, at I betaler 15.000 kroner om måneden for en konsulent, som ingen rigtig bruger. Du risikerer at frustrere dine medarbejdere med bureaukrati omkring småpenge, mens de store lækager forbliver ubemærkede.
Faldgrube #4: For sen opfølgning: Månedlig rapportering lyder fornuftigt, men hvis du først opdager budgetoverskridelsen i slutningen af måneden, er det for sent at gøre noget ved det i den måned. Helst skal du have varslingssignaler, der siger fra, mens du stadig kan nå at reagere.
Faldgrube #5: Ingen ejer processen: I nogle virksomheder er det regnskab, der holder øje med udgifterne. I andre er det afdelingslederne. Og nogle steder er det... ja, hvem er det egentlig? Når ingen har det overordnede ansvar, falder tingene mellem stolene.
Den gode nyhed? Alle disse faldgruber kan undgås med den rigtige software og de rigtige processer. Og det behøver ikke være rocket science.
4 softwares, der gør din udgiftsstyring nemmere at håndtere
Nu hvor vi har identificeret problemerne, lad os se på løsningerne. Her er fire softwares, der kan hjælpe dig med at få styr på udgiftsstyringen – fra det enkle til det mere avancerede.
1. Pleo
Hvis du leder efter en løsning, der faktisk får dine medarbejdere til at smile, når de skal håndtere udgifter, så er Pleo et oplagt valg. Med det smarte firmakort, kombineret med en intuitiv app, er det sindssygt let for medarbejderne at registrere kvitteringer i øjeblikket – slut med skuffer fyldt med krøllede kvitteringer eller frustrerende Excel-ark.
Det er nok også en af grundene til, at vores brugere er så tilfredse. På anerkendte platforme som G2 og Gartner Peer Insights har tusindvis af tilfredse brugere således belønnet os med 4,5/5 stjerner.
Ordene der bruges til at beskrive vores løsning er bl.a. "praktisk, brugervenligt, nemt at bruge – og en stor tidsbesparelse" og "et let system at lære, der gør hverdagen i vores organisation mere smidig." Andre kalder det enkelt og præcist: "En fantastisk app" og "Pleo har ændret måden, vi håndterer udgifter på."
Læs hvordan Planday med Pleo fandt en løsning, der forandrede alt for virksomheden
Sådan fungerer det: Hver medarbejder får sit eget Pleo-kort med et forudindstillet budget. Når de køber noget, tager de bare et billede af kvitteringen i appen, og den automatiske tekstgenkendelse udfylder det meste. Kategorisering sker automatisk, og hvis der er tvivl, kan du sætte godkendelsesflows op.
I forhold til udgiftsstyringen vil du nok sætte særligt pris på det overblik, du får i realtid. Du kan altså se alle udgifter, mens de sker – ikke først ved månedens afslutning. Spørger bestyrelsen til jeres rejseudgifter? Du har svaret på 30 sekunder.
Samtidig kan Pleo integreres med langt de fleste regnskabssystemer, hvilket betyder, at bogføringen nærmest klarer sig selv.
2. Power BI
Microsofts Power BI er som en schweizisk lommekniv for dem, der elsker at grave i tallene. Det er ikke kun et værktøj til udgiftsstyring, men en komplet business intelligence-platform, der kan trække data fra alle mulige kilder.
Du kan således forbinde Power BI med dit økonomisystem, dine bankkonti, CRM-systemer og endda Excel-filer. Resultatet er dashboards, der viser dine udgifter på måder, du aldrig før har set dem.
Forestil dig f.eks. at kunne se, hvordan dine marketingudgifter korrelerer med salget. Eller få et overblik over, hvilke leverandører der konstant leverer for sent og koster jer penge i forsinkelser.
Men noget af det rigtig smarte er, at du kan sætte alarmer op. Sæt en regel op om, at hvis IT-afdelingens softwareudgifter stiger 20% fra måned til måned, sender systemet dig en mail. Eller hvis en bestemt leverandør pludselig går fra at fakturere 10.000 kr. om måneden til 25.000 kr.
Prisen starter på omkring 100 kr. per bruger per måned for Pro-versionen, men de har også en gratis version, hvis du lige vil snuse rundt først. Power BI kræver lidt teknisk know-how at sætte op, men hvis du har en IT-afdeling eller en dataansvarlig, kan det være en game-changer.
3. Dine bankløsninger
Før du kaster dig ud i nye løsninger, kan du også tage et kig på, hvad din bank faktisk tilbyder. Danske Bank, Nordea, Jyske Bank og de andre store spillere har alle opgraderet deres business-løsninger markant de seneste år, og måske er deres funktionaliteter fine nok til dine behov.
Fordelen er åbenlys: Det integrerer direkte med dine konti, og du slipper for endnu et login at huske. Ulempen? Funktionaliteten er sjældent lige så avanceret som specialiserede løsninger. Og hvis du skifter bank, skal du starte forfra med opsætningen.
4. Microsoft 365 + Excel Online
Ja, Excel blev tidligere i teksten nævnt som en potentiel faldgrube, men hvis du kombinerer Excel Online med Microsoft 365's automationsværktøjer, kan du faktisk lave et ganske fornuftigt system.
Her er et eksempel på, hvordan det kan gøres: Sæt et Excel Online-ark op som din master-database for udgifter. Brug Power Automate (som følger med i mange Microsoft 365-planer) til at automatisere workflows. For eksempel kan du lave en regel, der sender dig en mail, hver gang nogen tilføjer en udgift over 5.000 kr.
Eller du kan sætte det op, så når nogen udfylder en udgift i et Microsoft Form, lander den automatisk i Excel-arket og sender en godkendelsesmail til den relevante leder.
Med Power Automate kan du også få systemet til at hente data fra dine bankkonti (via API'er) og automatisk opdatere arket. Det er ikke lige så elegant som en specialiseret løsning, men det kan komme overraskende langt.
Sådan vælger du den rette software til din virksomhed
Nu hvor du har set mulighederne, kommer det store spørgsmål: Hvilken løsning passer til netop din virksomhed? Det er ikke kun et spørgsmål om funktioner og pris. Det handler også om, hvor I er som organisation, og hvor I vil hen.
1. Start med at forstå dine nuværende udfordringer: Før du begynder at sammenligne softwares, så tag et ærligt kig på, hvor det går galt lige nu. Er det fordi medarbejderne "glemmer" at aflevere kvitteringer? Er det fordi du ikke kan se udgifterne, før det er for sent? Eller er det måske fordi du drukner i data, men ikke kan få dem til at give mening?
Hvis problemet primært er, at medarbejderne hader at håndtere udgifter, så er brugeroplevelsen vigtigere end avancerede analyser. Hvis problemet er, at du ikke kan gennemskue mønstre i dine udgifter, så har du brug for noget med stærke rapporteringsmuligheder.
Når virksomheden vokser, stiger kompleksiteten. Flere afdelinger betyder forskellige budgetter og behov for godkendelsesflows. Her begynder specialiserede løsninger at give mening, fordi de kan spare jer for så meget administrativt arbejde, at de tjener sig selv hjem.
I større virksomheder bliver avancerede analyser og business intelligence interessante. I har datavolumen til, at mønstre bliver tydelige og kan guide strategiske beslutninger. Samtidig bliver strømlinet integration til andre systemer kritisk for effektiviteten.
Hvilke systemer bruger I allerede? Jeres regnskabssystem, HR-platform, CRM? Jo bedre den nye software kan snakke sammen med det, I har i forvejen, jo mindre hovedpine får I senere.
Og husk: Integration handler ikke kun om teknisk kompatibilitet. Det handler også om, hvordan data flyder mellem systemerne, og hvem der har adgang til hvad.
4. Budget vs. værdi – den evige afvejning: Sandheden er, at den billigste software er sjældent det, der koster mindst i det lange løb. Hvis du vælger en løsning, der sparer dig 500 kr. om måneden, men koster dig fem timer ekstra arbejde hver uge, så er det ikke en god handel.Lav regnestykket: Hvad koster jeres nuværende proces i tid? Hvis din controller bruger to dage om måneden på at samle kvitteringer og kategorisere udgifter, så er det måske 8.000 kr. i løn. En løsning, der automatiserer det meste, kan hurtigt tjene sig selv hjem, selv hvis den koster flere tusinde kroner om måneden.
Når du sammenligner priser, så husk at medregne:
- Implementeringstid og -omkostninger
- Træning af medarbejdere
- Eventuelle konsulentydelser til opsætning
- Løbende vedligeholdelse og opdateringer
- Omkostninger ved at migrere fra jeres nuværende system
Nogle gange er den "dyre" løsning faktisk billigere, når du regner alt med.
5. Test før du forpligter dig: De fleste gode softwares tilbyder gratis trials eller demo-versioner. Brug dem. Ikke bare til at klikke rundt i interfacet, men til at teste med rigtige data og rigtige workflows.Få et par medarbejdere til at prøve at registrere udgifter. Test om rapporterne giver mening. Tjek om integration til jeres systemer faktisk virker, som det lover. Og vigtigst af alt: Test om det løser de problemer, I rent faktisk har.
6. Undersøg niveauet af support: Når du implementerer et nyt system til udgiftsstyring, går der – næsten – altid noget galt. Medarbejdere har spørgsmål, integrationer hakker, og der opstår situationer, som ingen havde forudset.
Derfor er god support ikke bare rart at have – det er kritisk at have. Tjek ikke kun, om leverandøren tilbyder support, men hvordan den fungerer i praksis. Er det en chatbot, der sender dig i ring? Er det telefonsupport på dansk i dagtimerne? Eller er det kun email-support med lang svartid?
Læs også anmeldelser og spørg andre kunder om deres oplevelser. Den billigste software kan hurtigt blive dyr, hvis du skal bruge dage på at løse problemer, som god support kunne have klaret på få timer.
7. Tænk fremad: Den software, der passer perfekt til jer i dag, passer det også om to år? Hvis I vokser hurtigt, skal løsningen kunne følge med. Hvis I ekspanderer til udlandet, skal den kunne håndtere forskellige valutaer og moms-regler.
På den anden side skal I heller ikke “overforberede” jer. Det er bedre at have en løsning, der virker nu, end at vente på den perfekte løsning til en fremtid, der måske aldrig kommer.
