Det er mandag morgen, og i din indbakke ligger der allerede tre forskellige refusionsanmodninger. Lars fra salg har sendt en stak kvitteringer uden forklaring. Mette fra marketing har glemt datoen på sit skema. Og så er der Peter, som har uploadet et billede af en kvittering, der er så sløret, at du ikke kan læse, hvad han egentlig har købt.
Velkommen til hverdagen som arbejdsgiver, hvor håndtering af udgiftsrefusion ofte føles som at være både revisor, detektiv og diplomat på samme tid. Du ved godt, at medarbejderne skal have deres penge – det er ikke det, der er problemet. Det er bare hele cirkuset omkring at få styr på papirarbejdet, der får dig til at overveje, om der ikke findes en smartere måde.
Mellem ulæselige kvitteringer, manglende forklaringer og systemer, der ikke taler sammen, kan selv den mest veltilrettelagte refusionsproces hurtigt blive til en administrativ hovedpine, som tager langt mere tid, end den burde.
I dette indlæg får du derfor tips til, hvordan du kan strømline hele refusionsprocessen, undgå de mest almindelige administrative faldgruber, og ikke mindst: hvordan du sætter klare systemer og retningslinjer op, så både du og dine medarbejdere slipper for frustrationen over manglende kvitteringer og endeløse opfølgninger.
- Udgiftsrefusion kræver korrekt dokumentation med dato, leverandør, beløb, specifikation og formål for at være skattefri og fradragsberettiget.
- Digitale løsninger med automatisk kvitteringslæsning og systemintegration eliminerer manuelle processer, reducerer fejl og sikrer, at dokumentation bliver indsendt rettidigt første gang.
- Moderne værktøjer til udgiftshåndtering automatiserer rutineopgaver, giver fuld transparens og kontrol over alle udgifter, mens de frigør tid til mere værdiskabende aktiviteter.
Hvad er udgiftsrefusion?
Udgiftsrefusion er i bund og grund ret simpelt:
Når dine medarbejdere bruger deres egne penge på noget, der gavner virksomheden, skal du betale dem tilbage.
Det kaldes også at lave et udlæg. Det kan være alt fra togbilletter til kundemøder, overnatning på forretningsrejser eller den kaffe, der købes til et morgenmøde med en leverandør.
Hos Pleo forstår vi denne udfordring. Som Europas førende værktøj til udgiftshåndtering hjælper vi tusindvis af virksomheder med at gøre refusionsprocessen smidig og automatisk.
Men lad os først se på, hvilke typer udgifter I typisk støder på.
De mest almindelige refusionstyper i praksis
Når medarbejdere lægger ud for virksomheden, dækker det en bred vifte af ting – det er sjældent kun kaffen i mødelokalet. For at gøre det overskueligt har vi grupperet de mest almindelige refusionstyper, du typisk vil støde på:
- Transportudgifter (ikke din egen bil): Transportudgifter dækker over udgifter til bus, tog, fly, taxi, færger eller broafgifter, når medarbejderen rejser i arbejdsregi. Her taler vi altså ikke om kørsel i egen bil – her skal I i stedet kigge på kørselsgodtgørelse.
- Kost og logi (rejseudgifter): Når ansatte rejser i forbindelse med arbejdet, kan de lægge ud for måltider (kost) og overnatning (logi). Vær opmærksom på, at der her gælder specifikke skatteregler – f.eks. faste satser (diæter) for måltider, som kan udbetales skattefrit i stedet for, hvis virksomhedens politik tillader det.
- Materialer og indkøb: Mindre indkøb til kontoret, materialer til et projekt, værktøj eller andre småting, der er nødvendige for arbejdet, men som medarbejderen har betalt af egen lomme.
- Kundeudgifter/repræsentation: Hvis en medarbejder betaler for et kundemøde, en forretningsmiddag, en gave til en forretningsforbindelse eller lignende. Disse udgifter har ofte særlige skattemæssige regler for fradrag i virksomheden, ud over kravet om dokumentation.
- Software og abonnementer: Måske har en medarbejder betalt for et onlineværktøj eller et softwareabonnement, der er nødvendigt for arbejdet, men som ikke er oprettet direkte på firmakortet.
Hovedreglen er klar: De fleste af disse udgifter kræver en kvittering for at kunne refunderes korrekt. Den gode nyhed er, at digitaliseringen gør det langt nemmere at holde styr på, hvad der kræver en fysisk kvittering, og hvad der kan håndteres med faste satser – men mere om det i næste afsnit.
Dokumentationskravene - hvad skal være med?
Du har sikkert hørt det før: "Ingen kvittering, ingen refusion!" Og det er der en god grund til.
Korrekt dokumentation er nemlig ikke bare et spørgsmål om at være pedantisk; det er afgørende for, at udgiften kan trækkes fra i virksomheden, og at refusionen forbliver skattefri for medarbejderen.
Her er en tjekliste til, hvad en kvittering eller et bilag skal indeholde, og hvorfor detaljen tæller:
- Dato for køb: Hvornår udgiften er afholdt. Helt essentielt.
- Sælgers navn/virksomhed: Hvem der har udstedt kvitteringen (butik, restaurant, onlineplatform).
- Beløb (inklusiv valuta): Hvor meget transaktionen var på. Skal være klart og tydeligt.
- Specifikation af vare/ydelse: Hvad der præcist er købt. "Diverse" duer sjældent i længden.
- Momsbeløb eller momssats: Hvis relevant for momsfradrag. Det er vigtigt for bogholderiet.
Hvorfor datoen, formålet og beløbet ikke altid er nok: Selvom de fem ovenstående punkter udgør fundamentet for refusionen, er det ikke altid tilstrækkeligt for SKAT eller for at give dit bogholderi et klart billede. En kvittering for "kaffe 50 kr." fortæller ikke historien om, hvorvidt det var til et kundemøde (fradragsberettiget repræsentation) eller en privat fornøjelse.
Derfor er det ofte nødvendigt at supplere kvitteringen med ekstra information:
- Formål med udgiften: Hvorfor blev pengene brugt? (F.eks. "Frokostmøde med kunde X vedr. projekt Y"). Det er afgørende for den skattemæssige behandling og interne godkendelse.
- Navne på deltagere: Ved f.eks. kundemøder, forretningsmiddage eller gaver.
- Relation til virksomhedens aktivitet: Hvordan udgiften direkte vedrører virksomhedens drift.
Sådan får I medarbejderne til at levere det rigtige første gang
Når jeres folk er på farten, og lige har betalt for en frokost med en kunde, er det ikke det mest naturlige at tænke på dokumentationskrav. Men I kan gøre det meget nemmere for dem – og jer selv.
Det bedste trick er at gøre det digitalt. Lad medarbejderne tage et foto af kvitteringen med det samme gennem en app, der kan læse det meste af informationen automatisk. Så skal de bare tilføje de få manglende detaljer, mens det hele stadig er friskt i erindringen.
Hos Pleo har vi vist, hvordan digitale løsninger kan transformere denne proces fuldstændigt.
Med Pleo-appen tager medarbejderne simpelthen et foto af kvitteringen med det samme, og vores system læser automatisk det meste af informationen – beløb, dato, leverandør og ofte endda, hvad der er købt. Medarbejderen skal bare tilføje formålet med udgiften og eventuelt navne på deltagere, mens det hele stadig er friskt i erindringen.
Vi integrerer også direkte med jeres regnskabssystem, så data flyder automatisk videre til bogholderiet. Ingen copy-paste, ingen tabte kvitteringer, og ingen gentagelser.
Læs mere: Fakturascanning: en revolution i håndteringen af dine fysiske fakturaer
Sørg også for, at I har en klar politik, som ikke kræver en juraddannelse at forstå.
En simpel guide på to sider, der forklarer hvilke udgifter I dækker, og hvad der skal med af dokumentation, gør langt mere gavn end en 20-siders manual, som ingen læser alligevel.
Og gør det også nemt at sende refusionsanmodningen ind – jo færre trin medarbejderne skal igennem, desto større chance har I for, at det gøres rigtigt første gang. Et system, der automatisk matcher udgiften med en eventuel transaktion fra firmakortet, er nærmest guld værd og gør jeres fakturaflow langt bedre.
Når dokumentationen er i orden fra start, slipper I for besværet med SKAT senere – og jeres revisor bliver også gladere.
Sådan undgår I de mest almindelige administrative problemer med udgiftsrefusion
Vi har nok alle været der: En medarbejder sender en kvittering, der ligner noget, katten har tygget på. Måske er datoen utydelig, beløbet kan ikke læses, og det eneste I kan se, er, at det er købt i en eller anden butik. Det er frustrerende for begge parter – I kan ikke godkende det, og medarbejderen forstår ikke – “for det jo bare er en kvittering."
Løsningen er at være proaktiv. Fortæl medarbejderne på forhånd, at kvitteringer skal kunne læses, og at et sløret mobilfoto ikke er nok. Hvis I bruger et digitalt system, kan I sætte en kvalitetskontrol ind, der afviser billeder, som er for dårlige. Det kan føles som micromanagement, men det sparer begge parter for unødige gentagelser.
Forsinkede refusionsanmodninger er en anden klassiker. Medarbejderen kommer tilbage fra en forretningsrejse, og så går der tre måneder, før refusionsanmodningen dukker op. I mellemtiden har I glemt, hvad rejsen handlede om, og medarbejderen kan ikke huske, hvem frokosten var med. Sæt en klar deadline – for eksempel maksimalt 30 dage efter udgiften – og hold fast i den.
Det værste er, når jeres systemer ikke taler sammen. Medarbejderen uploader til det ene system, økonomiafdelingen bruger et andet og bogføringen sker i et tredje. Pludselig bruger I mere tid på at flytte data rundt end på selve godkendelsen.
Det er netop derfor, Pleo integrerer direkte med over 100 regnskabssystemer. Medarbejderen uploader én gang, og data flyder automatisk til alle de rigtige steder. Ingen dobbeltarbejde, ingen tabte bilag.
Opret klare retningslinjer – før problemerne opstår
En god refusionspolitik er lidt som en god forsikring – I håber, I aldrig får brug for den, men når problemerne opstår, er I glade for at have den. Og ligesom forsikringer, er de bedst, når de er nemme at forstå og dækker de situationer, I faktisk støder på.
Start med det basale: Hvilke udgifter dækker I, og hvilke gør I ikke?
Det lyder indlysende, men I ville blive overrasket over, hvor mange diskussioner der kan undgås med en simpel liste. Transportudgifter til kundemøder? Ja. Frokost alene på kontoret? Nej. Parkeringsafgifter? Kun hvis de er rimelige – ikke hvis medarbejderen har parkeret ulovligt.
Kommunikationen er mindst lige så vigtig som selve politikken. Send ikke bare en mail med et vedhæftet dokument og forvent, at alle læser det. Præsenter retningslinjerne på et teammøde, giv konkrete eksempler og lad folk stille spørgsmål. En medarbejder, der forstår reglerne, er meget lettere at arbejde med end en, der skal gætte sig frem.
Og når I skal sige nej – for det skal I engang imellem – så forklar hvorfor. "Det er imod politikken" får folk til at føle sig afvist. "Vi dækker ikke private udgifter, men denne her ser ud til at være en blanding af forretning og privat, så lad os finde ud af, hvilken del vi kan godkende" viser, at I prøver at hjælpe. Det handler om at være fair, ikke firkantet.
Pleo: Den moderne løsning på et ældgammelt problem
Alt for mange virksomheder roder rundt i gamle og bøvlede systemer, som nu er blevet til et monster, ingen rigtig forstår. Medarbejderne sender mails med kvitteringer, data kopieres rundt, og en gang imellem forsvinder noget i cyberspace.
Hos Pleo har vi bygget en løsning, der tager hånd om præcis disse udfordringer. Vores virtuelle og fysiske firmakort gør det muligt for medarbejderne at betale direkte, så de slipper for at lægge ud af egen lomme. Og når de alligevel skal betale kontant eller med deres eget kort, håndterer vores app refusionsprocessen smertefrit.
Det smarte ved Pleo er, at systemet automatisk læser og kategoriserer kvitteringer, sender påmindelser til medarbejdere om manglende dokumentation og integrerer direkte med jeres eksisterende regnskabssystem.
Det betyder, at I slipper for det manuelle besvær, mens I samtidig får fuld kontrol og transparens over alle udgifter.
Vi automatiserer de rutineopgaver, I gør igen og igen, så I kan fokusere på det, der skaber værdi for jeres virksomhed. Og når SKAT kommer på besøg, har I al dokumentation parat i et organiseret, digitalt format.
