Welche Regelungen gelten zu Arbeitszeiten auf Dienstreise? Was gilt für die An- und Abreise zur Dienstreise? Und wie ist mit Übernachtungen und Mahlzeiten umzugehen?
Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sind dazu angehalten, bei Dienstreisen genau hinzusehen, um sämtliche gesetzliche Vorgaben einzuhalten.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Arbeitszeiten auf Dienstreisen behandelt werden, was das Arbeitsrecht dazu sagt und wie Sie als Arbeitgeber damit umgehen können.
Das Wichtigste auf einen Blick:
Arbeitszeiten auf Dienstreisen werden wie reguläre Arbeitszeiten ebenfalls nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt.
Besondere gesetzliche Regelungen gelten bei Fahrtzeiten vor und nach einer Dienstreise.
Übernachtungen und Mahlzeiten auf Dienstreisen werden nicht als Arbeitszeit gewertet. Stattdessen kann ein Anspruch auf Entschädigung bestehen.
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Was ist eine Dienstreise? Definition Bevor wir die Begriffe Arbeitszeit und Dienstreise kombinieren, nehmen wir zuerst das Wort „Dienstreise“ unter die Lupe.
Bei einer Dienstreise handelt es sich um eine “beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit”.
Als Dienstreise werden alle Reisen bezeichnet, die aus dienstlichen bzw. beruflichen Gründen außerhalb der eigentlichen Arbeitsstätte stattfinden. Arbeitnehmer:innen erledigen ihre Aufgaben also nicht am ständigen Arbeitsort, sondern verlassen diesen (aus unterschiedlichen Gründen).
Gründe für eine Dienstreise können sein:
Meetings außerhalb vom ersten Arbeitsplatz
Besuche anderer Firmenstandorte, Geschäftspartner:innen oder Zuliefer:innen
Verkaufsgespräche
Besichtigungen von oder Meetings an anderen Arbeitsplätzen
Auswärtige Kundentermine
Tagungen, Messen oder Schulungen
Wegezeit und Dienstgang zählen nicht als Dienstreise:
Wegezeit: Bei den Wegezeiten handelt es sich um die Strecke, die Arbeitnehmer:innen von ihrem Wohnort zum Arbeitsort zurücklegen.Dienstgang: Unter einem Dienstgang werden kurze Strecken innerhalb einer Stadt aus beruflichen Gründen verstanden. Ein Beispiel dafür wäre, wenn Mitarbeitende zur Post gehen, um einen wichtigen Brief abzugeben.
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Was ist Arbeitszeit? Definition Was wird eigentlich genau unter der Arbeitszeit verstanden? Ist Reisezeit auch Arbeitszeit und zählen Ruhepausen zur Arbeitszeit dazu? Eine klare Antwort auf diese vielen Fragen gibt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
Bei der Arbeitszeit handelt es sich um die Zeit von Beginn der täglichen Tätigkeit bis Ende der täglichen Tätigkeit.
Laut §2 Abs. 1 des Arbeitszeitgesetzes zählt die Zeit vom Beginn der täglichen Tätigkeit bis zum Ende der Tätigkeit als Arbeitszeit. Arbeitnehmer:innen können bis zu maximal zehn Stunden täglich arbeiten. Im ArbZG ist jedoch eine tägliche Arbeitszeit von acht Stunden aufgeführt und diese sollte nur in Ausnahmefällen überschritten werden. Unter Arbeitszeit fällt nicht nur die klassische produktive Zeit an oder außerhalb der Arbeitsstätte. Ruhepausen zählen jedoch ausdrücklich nicht zur täglichen Arbeitszeit.
Grundsätzlich können Arbeitszeiten auf Dienstreisen wie folgt unterschieden werden:
Produktive Zeit: zum Beispiel mobiles Arbeiten im Zug oder am Flughafen
Aktive Reisezeit: Fahrer eines FahrzeugsPassive Reisezeit: Bei-/Mitfahrer in einem BeförderungsmittelWartezeiten ohne Fortbewegung: zum Beispiel am Flughafen
Ab hier beschäftigen wir uns jetzt mit der konkreten Frage dieses Artikels: Kann die Dienstreise als Arbeitszeit gezählt werden? Soviel vorab, es zählen mehrere Aspekte.
Kann die Reisezeit als Arbeitszeit verrechnet werden? Das Bundesarbeitsgericht hat zu dieser Fragestellung bereits 2018 ein Urteil gesprochen
Worum ging es konkret? In diesem Fall wurde ein Arbeitnehmer von einem Arbeitgeber auf eine Dienstreise nach China gesendet. Geplant war ein Direktflug, allerdings forderte der Arbeitgeber einen längeren Business-Class-Flug mit Zwischenstopp. Dieser Fall landete vor Gericht, weil der Arbeitgeber nur acht Stunden pro Tag vergütete, der Arbeitnehmer allerdings die vollen vier Tage erstatten wollte.
Dieses Urteil des Bundesarbeitsgerichts kann allerdings nicht einfach auf jede andere Situation direkt übertragen werden.
Wichtig ist, dass Sie die Bestimmungen und Regelungen zur Arbeitszeit bei Dienstreisen kennen – denn die Arbeitszeit bei Dienstreisen ist grundsätzlich komplex. Aber keine Sorge, wir bringen in den nächsten Schritten mehr Klarheit in dieses Thema.
Anreise zur Dienstreise: Zählt sie schon zur regulären Arbeitszeit? Komplex wird es schon allein aus dem Grund, weil sich bereits zum Thema Anreise einige Fragen aufdrängen. Fraglich ist zum Beispiel, ob die Anreise zur Geschäftsreise bereits zur Dienstreise-Arbeitszeit zählt.
Die direkte Antwort: Die Anreise gehört zur Arbeitszeit, wenn Arbeitnehmer:innen mit dem Zug oder Taxi anreisen. Das gilt auch, wenn der oder die Mitarbeitende im Zug oder Taxi nicht arbeitet.
Komplizierter wird der Sachverhalt in Unternehmen mit Gleitzeit und einer Kernarbeitszeit von vier Stunden. In dieser Situation sollte ein Blick in die Betriebsvereinbarung geworfen werden, um zu verstehen, wie die genaue Zeiterfassung bei Dienstreisen geregelt ist.
Welche Rolle spielt das Verkehrsmittel bei einer Geschäftsreise? Der Fahrer eines Pkws im Rahmen einer Dienstreise fällt unter die aktive Reisezeit, weil er das Fahrzeug führt. Mitfahrende können die Zeit jedoch nicht als Arbeitszeit aufschreiben. Wenn Ihre Mitarbeitenden öffentliche Verkehrsmittel nutzen und Sie als Arbeitgeber:in ihnen keine arbeitsbezogenen Anweisungen geben, sprich: nicht gearbeitet wird, gilt diese Zeit als Ruhezeit.
Überlassen Sie als Arbeitgeber:in Ihren Mitarbeitenden die Wahl des Fortbewegungsmittels zur Anreise und wählt der oder die Angestellte den Pkw, so gilt das nicht als Arbeitszeit.
Warum? Das erklärt sich dadurch, weil die Möglichkeit zur Nutzung eines öffentlichen Verkehrsmittels bestanden hätte – und dadurch auch die Option zur Ruhezeit. Sie sehen also: Das Thema ist komplex und bedarf viel Liebe zum Detail.
Übrigens: Das Fortbewegungsmittel spielt auch bei der Erstattung der Fahrtkosten eine Rolle. Mehr dazu finden Sie in unserem Beitrag zur Fahrtkostenerstattung
Konkret: Wann ist Reisezeit gleich Arbeitszeit? Egal, ob die Anreise mit dem Zug, mit dem Auto, der Fähre oder einem Taxi stattfindet – die Dienstreise-Fahrtzeit gilt als Arbeitszeit, wenn sie innerhalb der regulären Arbeitszeit durchgeführt wird. Findet die Anreise außerhalb der eigentlichen Arbeitszeit statt, zählt sie nur dann als Arbeitszeit, wenn Mitarbeitende in dieser Zeit auf Ihre Anweisung als Arbeitgeber:in arbeiten.
Wann gilt die Dienstreise als Arbeitszeit? Sind Mitarbeitende einmal am Ort ihrer “beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit” angelangt, gilt im Großen und Ganzen das Gleiche, das auch an der ersten Arbeitsstätte gilt, und zwar die gesetzlichen Regelungen des Arbeitszeitgesetzes.
Ob an der ersten Arbeitsstätte oder auswärts auf Meetings, auf Kundenbesuchen oder einer Messe, Mitarbeitende dürfen laut ArbZG i. d. R. bis zu acht Stunden pro Tag arbeiten und in Ausnahmefällen bis zu zehn Stunden pro Tag arbeiten. Außerdem muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass seine Angestellten auch auf Dienstreise eine ununterbrochene Ruhezeit von elf Stunden haben. Gesetzliche Regelungen zu Überstunden und Wochenende gelten ebenfalls auf Dienstreisen.
Zählen Überstunden auf der Geschäftsreise zur Arbeitszeit? Wenn Ihre Mitarbeitenden auf Dienstreise sind und dabei länger arbeiten, als es an ihrer Heimatdienststelle festgelegt ist, ist diese längere Arbeitszeit zu berücksichtigen und kann zu Überstunden führen. Auch für Geschäftsreisen gilt eine Arbeitszeitgrenze. Wie im Arbeitsgesetz aufgeführt, liegt die Höchstarbeitszeit bei einer Dienstreise bei zehn Stunden und ist entsprechend zu berücksichtigen.
Wichtig: Sie sollten im Umgang mit Ihren Mitarbeitenden stets sichergehen, dass alle Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden, um Überlastungen zu vermeiden – so bleiben Ihre Angestellten fit und gesund.
Zählen Übernachtungen und Abendessen auf Dienstreisen zur Arbeitszeit? Nein, Übernachtungen und Abendessen auf Dienstreisen zählen nicht zur Arbeitszeit. Die Übernachtung und auch das Abendessen – auch mit den Geschäftspartner:innen nach der wichtigen Besprechung – zählen nicht zur Arbeitszeit , sondern zur Ruhezeit im Anschluss an die Arbeit.
Da sich die Mitarbeitenden auf der Dienstreise nicht in ihrer Wohnung aufhalten, gelten besondere Regelungen jedoch dazu, wer die Mehrkosten für die Übernachtung und die Verpflegung zu tragen hat. Dies ist durch Übernachtungspauschalen und den sogenannten Verpflegungsmehraufwand geregelt. Das heißt: Für die Übernachtung und die Mahlzeiten auf Geschäftsreise werden Mitarbeitende zwar nicht bezahlt, aber u. U. entschädigt.
Welche Reisekosten werden erstattet? Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle aktuellen Regelungen für Reisekosten und deren Erstattung
Darf auf Reisen am Wochenende gearbeitet werden? Es könnte auch sein, dass Ihre Mitarbeiter:innen auf Dienstreise außerhalb der regulären Arbeitszeit am Wochenende arbeiten. Schließlich wollen Sie das Meiste aus der auswärtigen Tätigkeit Ihrer Mitarbeitenden herausholen.
Aber Achtung: Arbeit an den Wochenenden ist laut §11 des Arbeitszeitgesetzes möglich, allerdings muss innerhalb von zwei Wochen ein Ersatzruhetag genommen werden. Pro Jahr müssen mindestens 15 Sonntage beschäftigungsfrei bleiben. Auch hier sind Arbeitgeber:innen an die gesetzlichen Weisungen für Arbeitszeiten an der ersten Arbeitsstätte gebunden.
Ausnahmen von den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes gelten für:
Krankenhäuser
Gastronomie
Personenbeförderung
Sonderfall Außendienstmitarbeiter Das ArbZG regelt, welche Zeit als Arbeitszeit zählt. Sie denken sich jetzt vielleicht: „Es gibt aber auch Menschen, die im Außendienst arbeiten und die müssen reisen, um zu arbeiten!“. Und Sie haben recht, fraglich ist aber: Wo fängt dann für Außendienstmitarbeiter:innen die Arbeitszeit an und wann hört sie auf?
Die konkrete Antwort: Während bei normalen Mitarbeitenden die Wegezeit nicht zur Arbeitszeit zählt, ist für Außendienstmitarbeiter:innen das Reisen ein fixer Bestandteil ihrer Arbeit. Aus diesem Grund wird die Zeit auch entsprechend vergütet. Das heißt, wenn eine:r Ihrer Außendienstmitarbeiter:innen morgens ins Auto steigt, dann beginnt offiziell seine bzw. ihre Arbeitszeit.
Sonderfall Öffentlicher Dienst Ein weiterer Sonderfall greift neben Außendienstmitarbeiter:innen auch im Öffentlichen Dienst: Dort ist die Arbeitszeit auf Dienstreise wie folgt geregelt:
6 Abs. 9.1 Satz 1 TVöD-V hält hier eine klare Regelung bereit: „Bei eintägigen und mehrtägigen Dienstreisen gilt als Arbeitszeit im öffentlichen Dienst grundsätzlich nur die Zeit der dienstlichen Inanspruchnahme am auswärtigen Geschäftsort.“
Übersetzt heißt das, dass nur die Zeit, die am auswärtigen Geschäftsort mit tatsächlicher Arbeit verbracht wird , zur Arbeitszeit zählt. Die Reisezeit und die sonstigen Aufenthaltszeiten am Geschäftsort zählen nicht zur Arbeitszeit.
Welche Ruhezeiten gelten nach einer Dienstreise? Ist die Dienstreise vorüber und sind die Mitarbeitenden wieder in ihrer eigenen Wohnung, besteht gesetzlicher Anspruch auf ausreichende Sowohl vor, während als auch nach einer Dienstreise gelten die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes zur Ruhezeit. Diese geben in erster Linie eine ununterbrochene Ruhezeit von elf Stunden vor.
Für Arbeitgeber:innen gilt bei der Berechnung der angemessenen Ruhezeit nach einer Dienstreise besonders zu beachten, inwiefern Reisezeiten nach der Geschäftsreise als Ruhe- oder Arbeitszeit zu werten sind. Mit Abendessen und Übernachtungen verbrachte Zeit gilt auch weiterhin nicht als Arbeitszeit, sondern als Ruhezeit.
Wann gibt es eine Vergütung für Reisezeiten? Die Reisekostenerstattung
Die Vergütung für Reisezeiten hängt von einigen Faktoren ab: Ob und wann es eine Vergütung für Reisezeiten gibt, hängt immer vom Einzelfall ab. Einige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, sind Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen und Tarifregelungen. Weiterführend können Sie sich in konkrete Gesetzsprechungen einlesen, unter anderem das Bundesreisekostengesetz (BRKG) Arbeitszeitgesetz
Wenn es auf einer Dienstreise keine Vergütung gibt, können Mitarbeitende oft zumindest eine Entschädigung erhalten. Grundsätzlich gilt, dass Arbeitgeber:innen zur Erstattung von Fahrtkosten sowie Übernachtungs- und Verpflegungskosten auf “beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten" verpflichtet sind. Konkrete Richtlinien dazu finden Sie im Bundesreisekostengesetz (BRKG). Somit werden Angestellte in ihrer Ruhezeit zwar nicht bezahlt, bleiben aber auch nicht auf Mehrkosten sitzen.
Fehlerfreie Reisekostenerstattungen mit Pleo Fällt bei einer Dienstreise eine Erstattung anstelle der regulären Vergütung an, sind Arbeitgeber:innen gefragt, sich an den Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) zu orientieren. Das bedeutet, sämtliche Regelungen zu Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten sowie aktuelle Reisekostenpauschalen zu kennen.
Lassen Sie bei der Erstattung von Reisekosten keinen Raum für Fehler und stellen Sie sicher, dass keine gesetzlichen Regelungen missachtet werden, indem Sie Software für die Reisekostenerstattung einsetzen. Pleo Rückerstattungen all Ihre Entschädigungen korrekt und zeitgemäß auszahlen und wendet geltende Pauschalen automatisch im Hintergrund an. Dazu erlaubt Ihnen Pleo, nicht nur pünktlich zu erstatten, sondern auch zu berücksichtigen, wann Erstattungen für Ihren Cashflow am günstigsten sind.
Fazit Die Behandlung von Arbeitszeiten auf Dienstreisen bietet jede Menge Interpretationsspielraum – insbesondere, wenn es um Reisezeiten bei der An- und Abreise geht. Umso wichtiger ist es deshalb, dass Sie sich mit den aktuellen gesetzlichen Vorgaben auskennen. Die Regelungen für die Behandlung von Arbeitszeiten auf Dienstreisen gehen in erster Linie aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) hervor.
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FAQs Welche Arbeitszeiten gelten bei Dienstreisen? Bei Dienstreisen gelten erst einmal dieselben gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit wie bei der Arbeit an der eigentlichen Arbeitsstätte. Die An- und Abreise, also Fahrtzeiten, müssen wiederum im Detail darauf geprüft werden, ob sie als Arbeitszeiten in Frage kommen.
Wann gilt die Fahrtzeit während einer Dienstreise als Arbeitszeit? Die Fahrtzeit während einer Dienstreise gilt dann als Arbeitszeit, wenn der bzw. die Mitarbeitende etwa aktiv ein Fahrzeug führt oder auf Anweisung des Arbeitgebers ein öffentliches Verkehrsmittel (z. B. Flugzeug, Taxi, Bus) nimmt.
Ist Packen für Geschäftsreisen Arbeitszeit? Nein, zumindest aus gesetzlicher Sicht ist das Packen des Koffers nicht als Arbeitszeit zu betrachten. Dennoch können Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu einer Übereinkunft kommen, dass der bzw. die Mitarbeiter:in das Packen während der regulären Arbeitszeit erledigt.
Wann beginnt eine Dienstreise und wann endet sie? Eine Dienstreise beginnt mit dem Reiseantritt und endet mit der Rückkehr in die Wohnung oder an die erste Tätigkeitsstätte. Im Rahmen der Dienstreise gelten sowohl das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und das Reisekostengesetz (BRKG).
