Lieferanten, Softwareanbieter, Mitarbeiter:innen. Jeder will bezahlt werden. Geschäftsausgaben sind ein integraler Bestandteil jedes Unternehmens und der Hauptfokus einer jeden Finanzfunktion. Hierbei den Überblick zu behalten, ist eine echte Herausforderung.
Ausgabenmanagement Software schafft hier Abhilfe. Digitale Lösungen für die Ausgabenverwaltung sparen Zeit, Aufwand und Kosten – besser als es Ihre Finanzabteilung sein könnte. Aber was ist die beste Lösung für Ihr Unternehmen? Unser Ausgabenmanagement Software Vergleich schafft Klarheit.
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Das Wichtigste auf einen Blick: 💡
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Was ist Ausgabenmanagement Software?
Bei Ausgabenmanagement Software, auch Spend Management Software genannt, handelt es sich um digitale Lösungen für die Überwachung, Verwaltung und Ausführung geschäftlicher Ausgaben.
Die Ausgabenverwaltung, traditionell eine Aufgabe der Finanzabteilung, ist zeitintensiv, bindet viele Kapazitäten und bietet wenig Toleranz für menschliche Fehler. Digitale Ausgabenmanagement-Tools haben in den vergangenen Jahren an Beliebtheit gewonnen, um Finanzteams bei der Verwaltung von Ausgaben zu entlasten.
Haben Sie noch Grundsatzfragen? Belesen Sie sich in unserem ausführlichen Ratgeber zum Ausgabenmanagement.
Die wichtigsten Funktionen von Spend Management Software
Schon klar, Software für Ausgabenmanagement entlastet die Finanzabteilung, aber was genau kann sie eigentlich? Und wie unterscheidet sie sich von anderen Software-Lösungen, auf die Unternehmen setzen können?
Dies sind die wichtigsten Funktionen von Spend Management Software:
- Digitaler Beschaffungsprozess: Einer der wohl wichtigsten und oft auch größten Kostenpunkte eines Unternehmens ist die Beschaffung. Ausgabenmanagement Software digitalisiert Source-to-Pay-Prozesse (oder auch Purchase-to-Pay bzw. Procure-to-Pay) und bündelt diese auf einer übersichtlichen Plattform.
- Automatische Rechnungsverarbeitung: Die Software sammelt sämtliche Rechnungen, erfasst, kategorisiert, verarbeitet und bezahlt sie mit minimalem Aufwand Ihrerseits. Dazu sammelt sie sämtliche relevante Belege zu Rechnungen und bewahrt alles GoBD-konform auf.
- Freigabe-Workflows und Kostenrichtlinien: Das richtige Tool überlässt nichts dem Zufall. Ihre Lösung arbeitet mit klaren Kostenrichtlinien, an die sich alle Benutzer halten müssen. Dank klarer Freigabe-Workflows können Sie sich zudem immer dann einklinken, wenn etwas nicht den Richtlinien entspricht.
- Reporting von Ausgaben: Umfassende Berichte über sämtliche vergangene und bevorstehende Ausgaben, die sich anhand von Filtern personalisieren lassen, liefern Ihnen den Überblick, den die herkömmliche Ausgabenverwaltung oft vermissen lässt – und das in Echtzeit.
- Analyse und Prognose: Fortgeschrittene Analyse- und Prognosefunktionen verleihen Ihrem Ausgabenmanagement strategische Kapazitäten. Mithilfe von KI-Funktionen liefert die Software Echtzeiteinblicke in Ihre Finanzen und Entscheidungshilfen für Ihre Liquiditätsplanung.
- Optional: Firmenkarten: Manche Software-Lösungen bieten bereits eigene Firmenkreditkarten an, die Sie an Ihre Mitarbeiter:innen ausgeben können. Die Ausgabe von Firmenkarten erlaubt nicht nur reibungslose Zahlungen, sondern erlaubt auch die lückenlose Verfolgung und Aufzeichnungen aller Transaktionen.
Vor– und Nachteile einer Software-Lösung für die Ausgabenverwaltung
Der Umstieg auf Ausgabenmanagement Software benötigt erst einmal Ressourcen für die Recherche, Entscheidungsfindung und Umstellung. Die Anschaffung ist mit erhöhten Kosten für Software, Lizenzen und evtl. auch neuer Hardware verbunden. Zusätzlich kann die Digitalisierung auf Widerstand aus der Finanzabteilung sorgen, die sich gegen Veränderungen sträubt.
Ist die Spend Management Software aber einmal eingerichtet, bemerken Sie innerhalb kürzester Zeit, wie das neue System Prozesse strafft, Fehlerquoten senkt und Kapazitäten in Ihrem Finanzteam befreit, die Sie nun für wichtigere, strategische Aufgaben einplanen können.
Die richtige Ausgabenmanagement Software spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern trägt direkt zu besseren strategischen Entscheidungen und damit zum Unternehmenserfolg bei.
Die zentrale, digitale Verwaltung der Geschäftsausgaben erlaubt Ihnen, immer und überall einen Überblick über vergangene und zukünftige Ausgaben zu gewinnen. Dank KI-getriebener Analyse- und Prognose-Funktionen können Sie sogar mit Ausgaben planen, die noch gar nicht in Rechnung gestellt worden sind – ein Game Changer für die Liquiditätsplanung.
Beachten Sie aber, dass nicht jede Ausgabenmanagement Software zu Ihrem Unternehmen passt. Stehen Sie noch am Anfang Ihrer Digitalisierung, kann der Einsatz einer All-in-One-Lösung sinnvoll sein.
Bestehen bereits Systeme, sind Sie besser beraten, spezialisierte Lösungen in Ihr bestehendes System zu integrieren. Hierbei ist die Frage nach der Integration einzelner Lösungen miteinander entscheidend für den Erfolg Ihrer digitalen Funktion.
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Die beste Spend Management Software 2025: Die 8 besten Lösungen im Vergleich
Mit diesen Überlegungen im Hinterkopf haben wir uns für Sie nach den besten Produkten für digitales Spend Management im Jahr 2025 umgesehen.
Dies sind die Ergebnisse aus unserem Ausgabenmanagement Software Vergleich:
Rechnungsverwaltung
Ausgaben und Rechnungen sind unzertrennlich. Deshalb sollte Ihre Ausgabenmanagement-Lösung mit einer bombensicheren Funktion für den Empfang, die Verarbeitung und die Bezahlung von Rechnungen aller Art beginnen.
1. Pleo Eingangsrechnungen
Von Lieferantenrechnungen über Lizenzzahlungen bis hin zum Geschäftsessen – Pleo Eingangserechnungen hat all Ihre geschäftlichen Ausgaben im Blick. Arbeiten Sie mit Pleo, müssen Sie praktisch kaum noch selbst Hand anlegen. Denn die Software erfasst sämtliche Eingangsrechnungen digital, kategorisiert sie und bezahlt sie – alles weitgehend automatisch.
Flexible Freigabe-Flows stellen sicher, dass Sie Zeit bei der Rechnungsverarbeitung sparen, aber immer dann informiert sind, wenn es zählt. Die automatische Erkennung von Duplikaten verhindert Doppelzahlungen und schont Ihr Budget, während der Pleo Dispo Ihnen erlaubt, Liquiditätsengpässe zu umgehen und sämtlichen Verpflichtungen nachzukommen. So verlieren Sie nie wieder eine Rechnung aus den Augen.
Wie Pleo Eingangsrechnungen Ihr Ausgabenmanagement verbessert:
- Automatische Rechnungsverarbeitung mit flexiblen Genehmigungsprozessen
- Intuitive Zahlungsplanung und automatische Abwicklung in über 50 Währungen
- Zahlreiche Integrationen mit beliebten Ausgabenmanagement-Tools
Lieferantenbeziehungsmanagement
Lieferantenrechnungen sind ein unverzichtbarer Posten im Ausgabenmanagement, der besonderer Aufmerksamkeit bedarf. Die effiziente Verwaltung von Lieferanten bedeutet nicht nur die Aufrechterhaltung Ihrer Lieferkette, sondern auch die optimale Nutzung Ihrer Kapazitäten und Budgets.
2. Procurify
Die SRM-Software Procurify erlaubt Ihnen, Workflows für straffe Beschaffungsprozesse von der Bestellung bis zur Rechnung zu erstellen, die Sie effizient überwachen und umsetzen können. Das wachsende Angebot an KI-Funktionen stellt dazu sicher, dass Sie nicht nur im Moment den Überblick behalten, sondern mithilfe von Echtzeit-Einblicken und Prognosen bereits für morgen und übermorgen planen.
Wie Procurify Ihr Ausgabenmanagement verbessert:
- All-in-One-Plattform für das Lieferantenbeziehungsmanagement
- Integration von KI-Funktionen für proaktive Entscheidungsfindung und Planung
- Procurify verwaltet bereits über $100 Milliarden in Ausgaben für Unternehmen
3. Digital Purchase Order
Digital Purchase Order ist eine deutsche Software-Lösung für das Lieferantenmanagement. Sie zeichnet sich durch ihre hohe Anpassbarkeit mit über 200 Konfigurationsmöglichkeiten für unterschiedliche Branchen aus. Die Software deckt den Beschaffungsprozess von der Bestellung über die Genehmigung und die Sendungsverfolgung bis zur Rechnungsverarbeitung und der Berichterstattung ab.
Wie Digital Purchase Order Ihr Ausgabenmanagement verbessert:
- Anpassbare Lösung für Lieferantenmanagement
- Mobile Kompatibilität für flexible Verwaltung Ihrer Ausgaben
- Über 100.000 täglicher Nutzer
Lizenzmanagement
Lizenzen stellen einen weiteren integralen Posten für das Ausgabenmanagement Ihres Unternehmens dar. Dieser Posten beschreibt die Verwaltung sämtlicher Softwarelizenzen sowie zugehöriger Software und in einigen Fällen auch Hardware. Das Lizenzmanagement u. a. dient der Erhaltung wichtiger Lizenzen und der Aufkündigung ungenutzter Lizenzen.
4. EZO
Zahlreiche namhafte Dienstleister wie z. B. DefinedCrowd, bandwidth und Happy Money nutzen bereits das Lizenzmanagement von EZO zur Verwaltung ihrer Softwarelizenzen und Lizenzausgaben. EZO verschafft eine Übersicht über sämtliche Lizenzverträge, alarmiert Sie, wenn eine Lizenz ausläuft und identifiziert Lizenzen, die Sie kaum oder gar nicht nutzen. Frühere Nutzer der Software-Lösung lobten außerdem den guten Kundenservice und das hervorragende Preis-Leistungs-Verhältnis der Lösung.
Wie EZO Ihr Ausgabenmanagement verbessert:
- All-in-One-Lösung für Lizenzmanagement
- Zahlungen für auslaufende Lizenzen und Kündigung ungenutzter Lizenzen
- Bereits ab $40 pro Monat erhältlich
5. ACMP Suite
Die ACMP Suite der Aagon Client Management Platform GmbH ist ein deutsches Lizenzmanagement-Tool. Es umfasst alle gängigen Werkzeuge für einen einfachen Überblick über Lizenzen und die Vermeidung von Unter- und Überlizenzierung. Darüber hinaus erfüllt die ACMP Suite und kann somit sorgenfrei von deutschen Unternehmen verwendet werden.
Wie ACMP Suite Ihr Ausgabenmanagement verbessert:
- Umfassende Lösung für richtlinienkonformes Lizenzmanagement
- Benachrichtigung bei auslaufenden Lizenzen
- Identifizierung von Einsparpotenzialen
Spesenmanagement
Besonders hoch fällt der Verwaltungsaufwand dann aus, wenn Ihre Ausgaben nicht vom Geschäftskonto, sondern von Ihren Mitarbeiter:innen getätigt werden. Das zieht zeitintensive Abrechnungs- und Erstattungsprozesse nach sich. Digitales Spesenmanagement hilft dabei, Erstattungen an Mitarbeiter:innen und die Sammlung von Belegen schneller zu erledigen.
6. Xero
Das digitale Spesenmanagement von Xero winkt mit großen Zeit- und Kosteneinsparungen bei der Verarbeitung von Erstattungen aus Dienst- und Geschäftsreisen. Digitale Workflows erlauben Ihren Mitarbeiter:innen, Erstattungen einfach selbst zu beantragen. Diese können Sie entweder anhand festgelegter Parameter genehmigen lassen oder manuell prüfen. Als Partner von Pleo bietet Xero dazu erstklassige Integrationsmöglichkeiten mit Pleo Eingangsrechnungen und Pleo Firmenkarten.
Wie Xero Ihr Ausgabenmanagement verbessert:
- Automatisierte Verwaltung von Spesen mit smarten Genehmigungsprozessen
- Zeitsparende Prüfung von Anträgen auf übersichtlichem Interface
- Flexible Verwaltung über ergänzende Spesenmanagement-App
7. Lexware reisekosten
Lexware ist eine beliebte modulare Softwarelösung für unterschiedliche Funktionen des Ausgabenmanagements. Die Lösung Lexware reisekosten ist speziell auf die Abrechnung und Erstattung von Reisekosten an Mitarbeiter:innen ausgelegt. Dazu verfügt die Lexware reisekosten über ein elektronisches Fahrtenbuch für Dienstreisende. Die Lösung ist am besten für KMUs mit bis zu 100 Mitarbeiter:innen geeignet.
Wie Lexware reisekosten Ihr Ausgabenmanagement verbessert:
- Zeitsparende Abrechnung von Reisekosten und Fahrtkosten
- Durch ergänzende Softwarelösungen erweiterbar
- 30-tägige Testversion für Unentschlossene
Verwaltung von Firmenkarten
Noch effektiver als der Einsatz von Spesenmanagement Software ist jedoch die Einführung von Firmenkarten. Vermeiden Sie zeitintensive Erstattungsprozesse, indem Sie sämtliche geschäftliche Ausgaben über Firmenkarten abwickeln, die Sie an Ihre Mitarbeiter:innen ausgeben.
8. Pleo Firmenkarten
Pleo Firmenkarten ist eine skalierbare Lösung für den Einsatz von Firmenkarten in Ihrem Unternehmen. Die Lösung erlaubt Ihnen, innerhalb von wenigen Minuten, neue Firmenkreditkarten zu erstellen und Mitarbeiter:innen zuzuweisen.
Mit Pleo können Sie jede bzw. jeden Mitarbeiter:in mit einer maßgeschneiderten Firmenkarte ausstatten, um Software-, Material- und Reisekosten zu decken, und dabei Kartenlimits zentral verwalten, Ausgaben verfolgen und die Firmenkarte kündigen, wenn Sie nicht mehr benötigt wird.
Ihre Mitarbeiter:innen haben mit dem Pleo Belegscanner außerdem die Möglichkeit, Belege mit nur einem Scan zu digitalisieren und hochzuladen. Das erlaubt Ihnen, sämtliche Ausgaben von Mitarbeiter:innen direkt mit den zugehörigen Belegen zu speichern.
Wie Pleo Firmenkarten Ihre Ausgabenmanagement verbessern:
- Verfolgung und Kontrolle von Geschäftsausgaben in Echtzeit
- Minutenschnelle Erstellung neuer physischer und digitaler Corporate Cards
- Digitalisierung von Belegen über Pleo Belegscanner
5 wichtige Auswahlkriterien für Ausgabemanagement-Tools
Woher wissen Sie, welches Ausgabenmanagement-Tool am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist?
Wir haben die fünf wichtigsten Auswahlkriterien für beste Ausgabenmanagement Software identifiziert:
- Individueller Bedarf: Ermitteln Sie gezielt, welche Lösungen Sie zur Optimierung Ihrer Ausgabenverwaltung benötigen. Entscheiden Sie auf Grundlage Ihrer Befunde, ob Sie auf eine All-in-One-Lösung setzen oder eine spezialisierte Detaillösung bevorzugen sollten.
- Skalierbarkeit und Erweiterungsmöglichkeiten: Gerade als Selbstständige:r oder Kleinunternehmen kann es sinnvoll sein, auf skalierbare bzw. erweiterbare Lösungen zu setzen. So können Sie Kapazitäten und Funktionen erweitern, wie Sie es brauchen.
- Flexibles Kostenmodell: Bevorzugen Sie Tools mit flexiblen Kostenmodellen, um Ihr Budgets zu schonen und Kosten nach Ihrem Bedarf zu planen. Nutzen Sie kostenlose Testversionen und Demos, um vor dem Vertragsabschluss Einblicke in verschiedene Lösungen zu gewinnen.
- Integrationsmöglichkeiten: Wenn Sie eine Software für Ausgabenmanagement suchen, die in ein bestehendes System eingebracht werden soll, müssen Sie auf die Integrationsmöglichkeiten achten. Integrationen erlauben nahtlose Übergängen zwischen Funktionen und schaffen eine geschlossene Ausgabenverwaltung.
- Nutzerbewertungen: Vergewissern Sie sich anhand der Bewertungen früherer Nutzer, dass die Software hält, was sie verspricht. Suchen Sie gezielt nach Bewertungen von Nutzer aus Ihrem Feld, um Erkenntnisse über die Funktionalität im Arbeitsalltag zu gewinnen.
Fazit
Ausgabenmanagement Software ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Zeit- und Arbeitsaufwand in der Ausgabenverwaltung zu reduzieren. All-in-One-Plattform schaffen smarte Workflows für Ausgaben von der Beschaffung bis zur Verarbeitung von Rechnungen.
Spezialisierte Software bietet Detaillösungen für Teilfunktionen der Ausgabenkontrolle, wie z. B. die Rechnungsverwaltung oder Firmenkarten. Pleo bietet professionelle Lösungen für die Verwaltung von Eingangsrechnungen und die Ausgabe von Corporate Cards in Ihrem Unternehmen an. Dank vielfältiger Integrationsmöglichkeiten können Sie diese problemlos in bestehende Systeme integrieren.
Prüfen Sie Ihren Bedarf und identifizieren Sie klare Kriterien für Ihre Software-Wahl, vergleichen Sie einzelne Angebote miteinander und machen Sie von Demo-Angeboten Gebrauch, um Lösungen für Ihr Unternehmen zu testen.
