Ein klares Bild von Unternehmensausgaben zu haben, ist für erfolgreiche Unternehmen von zentraler Bedeutung. Auf unsicheren Märkten wird es immer wichtiger, schnell auf Veränderungen am Markt zu reagieren und Polster für Marktschocks zu bilden. Modernes Spend Management schafft die nötige Transparenz, um Ausgaben auszuwerten, zu optimieren und zeitnah auf Herausforderungen zu antworten.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Ihnen die Einführung von Spend Management Software bei dieser Bemühung helfen kann, wie ein reibungsloser Umstieg gelingt und wie Spend Optimization langfristig erfolgreich ist.
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Das Wichtigste auf einen Blick: 💡
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Was ist Spend Management? Definition
Spend Management (oder auch Ausgabenmanagement bzw. Ausgabenverwaltung) bezieht sich auf die Verfolgung, Verwaltung und Optimierung von Unternehmensausgaben. Konkret befasst es sich mit der Planung, Steuerung, Verwaltung und Kontrolle von Ausgaben eines Unternehmens und deren Mitarbeiter:innen für die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen.
Spend Management ist mehr als nur Buchhaltung – Unternehmensausgaben werden ganzheitlich betrachtet.
Spend Management macht es sich zum Ziel, die Verwaltung und Steuerung von Ausgaben übersichtlich, transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Für viele Unternehmen entsteht dadurch eine Basis für mehr Kontrolle über Ausgabenprozesse und finanzielle Gesundheit.
Spend Management-Software wirkt dabei immer öfter als treuer Begleiter, um Ausgaben automatisch zu analysieren, unnötige Ausgaben zu vermeiden und um Rechnungen und Zahlungen zu dokumentieren, zu verwalten und zu optimieren.
6 Typische Bestandteile des Spend Managements
Das Spend Management ist ein komplexer Prozess, der in Unternehmen an unterschiedlichen Punkten mit der Absicht ansetzt, mehr Sichtbarkeit für Ausgaben zu schaffen, diese auszuwerten und strategische Anpassungen zu unternehmen.
Dies sind sechs typischen Bestandteile der Ausgabenverwaltung in Unternehmen:
- Schaffung klarer Rahmenbedingungen: Ein gesondertes Spend Management fungiert in einem Unternehmen als zentrale Prüf- und Genehmigungsstelle für sämtliche Ausgaben in der Beschaffung. Hierfür schafft sie i. d. R. klare, nachvollziehbare und transparente Richtlinien und sichert deren Einhaltung.
- Verwaltung von Lieferanten: Das Spend Management prüft und genehmigt Ausgaben im Rahmen des Beschaffungsprozesses, auch Source-to-Pay-Prozess genannt. Am Ende des S2P-Prozesses übernimmt es auch die Prüfung und Zahlung von Lieferantenrechnungen.
- Verwaltung von Spesen: Mitarbeiter:innen geben häufig Geld im Namen des Unternehmens aus, um Geschäftsreisen, Abonnements oder Hilfsmittel zu bezahlen. Die Ausgabenverwaltung übernimmt die Erstattung dieser Kosten durch die Bearbeitung sogenannter Spesenabrechnungen.
- Verwaltung von Firmenkarten: Wickelt ein Unternehmen die Ausgaben seiner Mitarbeiter:innen über eine Kreditkarte ab, liegt es am Ausgabenmanagement, diese Karten auszustellen, zu verwalten und zu überprüfen.
- Analyse und Auswertung: Eine moderne Spendmanagement-Funktion verfolgt Ausgaben nicht nur und schreitet bei Abweichungen von den Richtlinien ein. Sie analysiert die gesammelten Daten auch, wertet diese aus, identifiziert Chancen für Einsparungen und kommuniziert diese mit der Geschäftsführung
- Cashflow-Management und Liquiditätsplanung: Unsichere Marktbedingungen fordern ein proaktives Spend Management. Immer öfter tritt es deshalb nicht nur verwaltend und rückblickend auf, sondern fertigt Prognosen über zukünftige Ausgaben an und trägt aktiv zur Liquiditätsplanung des Unternehmens bei.
Das Spend Management ist eine vielfältige Fakultät und der Schlüssel zu einem profitablen und finanziell gesunden Unternehmen. Die Funktionen der Ausgabenverwaltung können allerdings von Unternehmen zu Unternehmen variieren und stehen in Abhängigkeit von anderen Funktionen, wie z. B. der Beschaffung und dem Lieferantenmanagement.
Warum ist Spend Management wichtig?
Vor allem in wirtschaftlich herausfordernden oder unsicheren Zeiten bringt modernes Spend Management Stabilität in Ihr Unternehmen bringen. Das bedeutet, dass es proaktiv und vorausschauend auf tritt.
Modernes Spend Management ermöglicht:
- Klare Kostenkontrolle
- Verbesserte Stabilität
- Risikominimierung
- Schutz vor Betrug
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit
- Wettbewerbsvorteile
- Einhaltung von Compliance-Regelungen
- Wappnung vor Marktschocks
Indem die Ausgaben Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitenden zeitnah erfasst und nachvollziehbar bearbeitet werden, erhalten Sie einen wertvollen Überblick über Geldflüsse und Verbindlichkeiten innerhalb Ihres Unternehmens. Hierbei spielt Spend Management Software eine wachsende Rolle.
Der Einsatz von Spend-Management-Software ermöglicht eine nahtlose Vernetzung von Prozessen und Technologien. Daten können einfach erfasst und an einem anderen Zeitpunkt problemlos in einer Ausgabenanalyse durchleuchtet werden.
Finanzielle Transparenz kann eine Grundlage für digitale und finanzielle Transformation schaffen. Ein breiter Blick auf die Finanzen und Geschäftsausgaben Ihres Unternehmens und einfach zu interpretierende Insights bilden die Basis für nachhaltige und fundierte Entscheidungen.
Wenn Sie in der Lage sind, Ihre Ausgaben nachzuvollziehen und effektiv zu optimieren, bleiben Sie Ihren Mitbewerber:innen einen Schritt voraus und erkennen Bedrohungen für Ihr Unternehmen, bevor sie sich auf Ihren Betrieb auswirken.
Herausforderungen vor denen Unternehmen stehen
Unsere zunehmend dynamische Wirtschaft bringt komplexe Herausforderungen für Unternehmen. Diese Herausforderungen sind allerdings nicht nur extern, denn auch interne Strukturen und Prozesse können negativ einwirken.
Zu den häufigsten Herausforderungen für Unternehmen und das Ausgabenmanagement zählen:
Steigende Kosten
Inflationsdruck und globale Lieferkettenschwierigkeiten führen in vielen Unternehmen zu erhöhten Ausgaben und belasten die Betriebskosten.
Um dieselben Leistungen zu erbringen, benötigen Unternehmen höhere Budgets. Das kann vor allem in rohstoffintensiven Branchen oder bei Unternehmen mit globaler Beschaffung zu einem kritischen Faktor werden.
Ohne Anpassungen kann dies die Markt- und Wettbewerbsposition des Unternehmens schwächen.
Mangel an Transparenz
Eine der größten Herausforderungen im Spend Management ist fehlende Transparenz. Viele Unternehmen haben keine Klarheit über ihre Ausgabenstrukturen und ein unübersichtliches Ausgabenmanagement kann Ressourcen fressen und Turbulenzen an mehreren Stellen verursachen.
Meist wird diese Intransparenz durch unklare Prozesse, manuelle und fehleranfällige Ausgabenprozesse oder veraltete Systeme verursacht.
Ohne Datenbasis ist es schwierig bis unmöglich, Ausgabenkategorien zu analysieren, Einsparpotenziale zu erkennen oder Optimierungspotenzial bei Lieferant:innen zu identifizieren. Wenn ein Unternehmen nicht weiß, was vor, während oder nach einer Ausgabe geschieht, kann auch nichts verändert oder verbessert werden.
Veraltete Systeme und Technologien
Veraltete Software und Systeme erschweren das Ausgabenmanagement – oder machen eine Ausgabenanalyse sogar unmöglich.
Viele Unternehmen arbeiten noch mit isolierten Systemen, die keine nahtlose Integration von Daten und Prozessen ermöglichen – dadurch steigt das Risiko von Datensilos, Datenüberschneidungen, Daten- und Zeitverlusten und Fehlern bei der Verarbeitung. Eine nahtlose Integration mit bestehenden Systemen (z. B. ERP-Systeme) sollte möglich sein und angestrebt werden.
Datenmanagement
Daten können die perfekte Grundlage für strategische Entscheidungen bilden – weg vom „Bauchgefühl“, hin zu Fakten und Zahlen. Laut einer IHK-Umfrage zum Thema Digitalisierung geben allerdings immer noch 42 % der deutschen Unternehmen an, dass ihr eigenes fehlendes Know-how ein Hindernis für die Verwertung von Daten darstellt.
„42 % der befragten deutschen Unternehmen geben fehlendes eigenes Know-how zur Verwertung von Daten als Hindernis für die Datennutzung an. Dadurch gehen Entwicklungsansätze für neue datengetriebene Prozesse, Produkte und Dienstleistungen verloren.“
– IHK-Umfrage zur Digitalisierung
Für Unternehmen und Mitarbeiter:innen ist es wichtig, Herausforderungen, die das Ausgabenmanagement und eine Ausgabenverwaltung blockieren, zu identifizieren und passende Lösungen zu finden.
Vorteile von Spend Management Software
Der Einsatz von Spend Management Software bringt eine Vielzahl an Vorteilen und liefert präzise Daten, die Sie in kurzfristige Einsparungen und auch langfristige, strategische Verbesserungen umwandeln können.
Digitales Spend Management verbessert die teamübergreifende Zusammenarbeit, bietet eine einzige Datenquelle für Unternehmensausgaben und ermöglicht eine strategische Reaktion auf Veränderungen am Markt.
Durch Spend-Management-Software oder spezialisierte All-in-One-Lösungen können Sie Ihre Ausgabenprozesse effizienter und übersichtlicher gestalten.
Dies sind die Vorteile die sich sich durch die Einführung von Spend Management-Software erwarten können:
Senken Sie unnötige Kosten und steigern Sie die Effizienz
Transparentes Spendmanagement reduziert unnötige Ausgaben in Ihrem Unternehmen.
Durch die Analyse Ihrer Geschäftsausgaben können Sie unnötige Kosten identifizieren und eliminieren. Mit Tools (z. B. ROI Rechner), die Spend-Management-Software bereitstellt, können Sie die Effizienz verschiedener Prozesse bewerten und Ihre Strategien auf Basis von aktuellen Fakten und Zahlen anpassen.
Software und Plattformen zur Verwaltung von Ausgabenmanagement stellt sicher, dass jede Ausgabe Ihres Unternehmens gerechtfertigt ist und zu Ihrer Strategie passt.
Gewinnen Sie mehr Transparenz
Moderne Spend-Management-Software liefert Ihnen Echtzeitdaten und ermöglicht einen transparenten Überblick über Ihre Ausgaben. Transaktionen werden zentralisiert und erleichtern die Nachverfolgung von Belegen, Rechnungen, Spesenabrechnungen und anderen unternehmensrelevanten Dokumenten.
Sofortige Sichtbarkeit über sämtliche Ausgaben auf unterschiedlichen Oberflächen, z. B. über eine mobile App, ermöglicht eine kurze Reaktionszeit auf interne Irregularitäten und externe Bedrohungen.
Verbessern Sie Lieferantenbeziehungen
Spend Management ermöglicht Ihnen eine aktive Pflege und positive Entwicklung von Lieferantenbeziehungen. Sie schafft eine Übersicht über bestehende Lieferantenverträge, wickelt sämtliche Lieferantenrechnungen ab, verhindert Zahlungsverzögerungen und nutzt intelligent Skonti aus.
Eine regelmäßige Evaluierung der Qualität Ihrer Lieferant:innen gibt Ihnen die Möglichkeit, Sourcing-Strategien von geeigneten Dienstleister:innen auszuschöpfen.
Optimieren Sie für Abteilungen und Mitarbeiter:innen
Spend-Management-Software wie Pleo vereinfacht Mitarbeitenden durch smarte Automatisierungen und optimierte Freigabe-Flows die Arbeit und minimiert den Aufwand für Spesenabrechnungen oder die Verwaltung von Reisekosten.
Der Vorteil für Ihr Team: Sie können sich auf wertschaffende und strategische Aufgaben konzentrieren, während Ihre Plattform repetitive Aufgaben ganz von selbst erledigt.
Compliance und Sicherheit
Durch Struktur und eine klar definierte Verwaltung aller Ausgaben und Verträge werden finanzielle Risiken und die Gefahr von Betrug minimiert.
Als Unternehmen können Sie sich darauf verlassen, dass alle relevanten Daten erfasst und auf Vollständigkeit geprüft werden. Auch auf die Compliance-Konformität wird ein Augenmerk gelegt – dies betrifft sowohl gesetzliche Anforderungen (z. B. Datensicherheit oder Datenschutz) als auch firmeninterne Regelungen (z. B. Branchenstandards).
Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit
Spend-Management-Software eignet sich perfekt, wenn ein Unternehmen skalieren möchte. Unabhängig von der Unternehmensgröße und Branche kann die Software „mitwachsen“ und sich neuen Anforderungen flexibel anpassen.
Auf der Suche nach der passenden Spend Management Software? Verschaffen Sie sich mit unserem Ausgabenmanagement Software Vergleich einen Überblick über die besten Plattformen für digitale Ausgabenverwaltung.
Mögliche Hürden bei der Einführung von Ausgabenmanagement Software
Allerdings kann die Einführung von Ausgabenmanagement-Tools auch eine Herausforderung sein. Wir empfehlen Ihnen deshalb, die Digitalisierung Ihrer Ausgabenverwaltung mit Bedacht anzugehen.
Seien Sie sich den folgenden sechs Herausforderungen für digitales Spend Management bewusst:
- Fehlende Kommunikation: Der Umstieg auf digitale Lösungen für das Spend Management bedeutet eine Revolution des Betriebsalltags der Finanzabteilung. Für eine reibungslose Annahme der neuen Lösungen sollten Sie diesen Umstieg offen kommunizieren und Mitsprache der Mitarbeiter:innen ermöglichen.
- Angst vor Veränderungen: Die Umstellung auf eine neue Plattform ist anfangs mit Mehraufwand verbunden. Dieser kann auf Angst und Widerstand seitens Ihrer Mitarbeiter:innen führen. Schaffen Sie Raum für Tests der neuen Software, bevor Sie diese in den Betriebsalltag integrieren, um psychologische Hürden abzubauen.
- Fehlende Fachkenntnisse: Neue Systeme sind aber nicht nur Gewöhnungssache. Digitale Lösungen können auch Kenntnisse verlangen, die schlichtweg noch nicht vorhanden sind. Greifen Sie Ihren Mitarbeiter:innen für einen reibungslosen Umstieg mit Schulungsangeboten unter die Arme.
- Unklare oder mangelnde Rahmenbedingungen: Ob analog oder digital, klare Rahmenbedingungen sind für effektives Spend Management unerlässlich. Legen Sie diesen Grundstein, wenn noch nicht vorhanden, noch vor der Einführung neuer digitaler Lösungen.
- Ungenaue oder veraltete Ausgabendaten: Daten sind der Treibstoff des Spend Managements. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Ausgabenverwaltung mit hochwertigem Treibstoff füttern. Mit ungenauen oder veralteten Daten ist Ihr Spend Management zum Scheitern verurteilt.
- Mangelhafte Umsetzung von Erkenntnissen: Das Reporting des Spend Managements fordert die Geschäftsführung, ein offenes Ohr zu haben, Kritik anzunehmen und entsprechende Geschäftsentscheidungen zu treffen. Ohne die Umsetzung der Kritik bleibt die kostspielige Digitalisierung dieser Funktion wirkungslos.
Die Einführung von spezialisierten Ausgabenmanagement-Tools oder ausgewachsenen ERP-Systemen ist kein Selbstläufer. Im Gegenteil. Sie erfordert sorgfältige Planung, offene Kommunikation und Bereitschaft zur Verbesserung auf allen Ebenen. Nur so gelingt die Optimierung des Spend Managements.
Wie Spend Optimization langfristig gelingt
Unter den richtigen Voraussetzungen liefert Ihr neues digitales Spend Management wertvolle Erkenntnisse, die eine langfristige Optimierung des Spend Managements ermöglichen. Möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Ausgabenmanagement langfristig effektiv und motivierend ist?
Nehmen Sie sich die folgenden Tipps für die Optimierung des Spend Managements zu Herzen:
1. Sammeln Sie Daten und analysieren Sie regelmäßig
Eine solide Datenbasis sollte die Grundlage für alle kurz- und langfristigen Entscheidungen innerhalb Ihres Unternehmens sein. Leider ist dies noch immer ein Hindernis in vielen Unternehmen. In vielen Betrieben werden Daten ineffizient gesammelt und das benötigte Know-how zur Analyse ist nicht vorhanden.
Setzen Sie auf benutzerfreundliche Software, die Ihr Team bei der Erfassung von Ausgaben unterstützt und Ihnen unternehmensweit hilft, Kosten transparent und nachvollziehbar im Überblick zu behalten.
2. Definieren Sie klare Ziele
Die richtigen KPIs (für Key Performance Indicators oder auch Kennzahlen genannt) helfen Ihnen, die Leistungen innerhalb Ihres Unternehmens zu messen und Erfolg oder Misserfolg von Maßnahmen zu ermitteln.
Interessante KPIs für die Analyse Ihrer Ausgaben können sein:
- Kosten-zu-Einnahmen-Verhältnis
- Durchschnittliche Ausgaben pro Mitarbeiter:in
- Ausgabenabweichung
- Ausgabenverteilung
- Kostenerstattungsquote
- Ausgabentrend
Klare, quantifizierbare Indikatoren für den Erfolg von Optimierungsmaßnahmen helfen dabei, wirkungslose Maßnahmen frühzeitig abzusetzen und Ihre Ausgaben tatsächlich wirksam zu optimieren.
3. Bleiben Sie flexibel
Agilität ist nicht nur ein Trendwort, sondern kann auch ein Schlüssel für Erfolg sein. Veränderung und Anpassungsfähigkeit können auch auf Ausgabenbereiche, Geschäftsausgaben und allgemeine Kosten angewandt werden.
Werten Sie Erkenntnisse aus dem Spend Management kritisch aus, hinterfragen Sie bestehende Prozesse und holen Sie regelmäßig Feedback von Ihren Mitarbeiter:innen in der Ausgabenverwaltung ein. Indem Sie Ihre Prozesse kontinuierlich anpassen und optimieren, meistern Sie Herausforderungen nachhaltig.
4. Feiern Sie Erfolge
Spend Management ist Teamarbeit. Motivieren Sie Ihr Team und feiern Sie Erfolge gebührend.
Machen Sie finanzielle Fortschritte, Einsparungen und gemeinsame Verbesserungen sichtbar und teilen Sie diese Erfolge mit Mitarbeiter:innen und Stakeholder:innen. Regelmäßige Meetings und Updates können sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Schaffen Sie Anreize für Mitarbeiter:innen, den Spend Ihres Unternehmens weiter zu optimieren.
Fazit
Digitales Spend Management ist längst keine ferne Option. Es ist die Antwort auf unsichere Märkte. Lösen Sie sich von den 42 % der deutschen Unternehmen, die noch nicht für das digitale Zeitalter bereit sind. Setzen Sie noch heute den Grundstein für ein digitales Ausgabenmanagement und ernten Sie schon morgen die Früchte.
Moderne Ausgaben-Tools wie Pleo Eingangsrechnungen vereinfachen das Spend Management gezielt durch Automatisierungen, digitale Workflows und Firmenkarten. Das Besondere dabei: Dank smarter Genehmigungsflows bleibt die Kontrolle über Ihre Ausgaben immer bei Ihnen. Und das funktioniert. Schon über 40.000 Unternehmen optimieren ihr Spend Management erfolgreich mit Pleo. Vertrauen Sie aber nicht allein auf über 1.480 Top-Bewertungen und machen Sie sich am besten selbst ein Bild – mit der kostenlosen Pleo Demo.
FAQs
Was bedeutet Spend Management?
Der Begriff Spend Management stammt aus dem Englischen, wird aber auch im Deutschen verwendet, um das Ausgabenmanagement bzw. die Ausgabenverwaltung in Unternehmen zu beschreiben.
Was bedeutet "Spend"?
Die Bedeutung des Begriffes “Spend” im Deutschen lautet Ausgaben. Im unternehmerischen Kontext handelt es sich beim Spend i. d. R. um Ausgaben im Beschaffungsprozess in Form von Produkten und unterstützenden Dienstleistungen.
