Die Verwaltung von IT- und Software-Ausgaben ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung.
Immer mehr Lizenzen, Cloud-Dienste und IT-Verträge erhöhen die Komplexität und belasten das Budget. Hinzu kommen undurchsichtige Kostenstrukturen und die Schwierigkeit, Einsparpotenziale zu erkennen. Diese Herausforderungen können zu überhöhten Ausgaben und einem ineffizienten Einsatz von IT-Ressourcen führen – Probleme, die letztlich den Unternehmenserfolg gefährden.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit einem effektiven IT- & Software-Spend-Management nicht nur Ihre Kosten kontrollieren, sondern auch Transparenz schaffen und langfristig Ihre Ressourcen optimieren.
Was ist IT- & Software-Spend-Management?
IT- & Software-Spend-Management (auch IT- & Software-Ausgabenmanagement genannt) bezeichnet den Prozess der Überwachung, Verwaltung und Optimierung aller Kosten, die mit IT- und Software-Assets eines Unternehmens verbunden sind. Dabei geht es nicht nur um die Verwaltung von Lizenzen und Abonnements, sondern auch um die Kosten für Hardware, Cloud-Dienste, IT-Support und Wartungsverträge.
In vielen Unternehmen sind IT-Ausgaben ein erheblicher Kostenfaktor. Durch die zunehmende Digitalisierung steigen die Kosten für Softwarelösungen, IT-Infrastruktur und Cloud-Dienste stetig an. Im Jahr 2025 wird für die Informationstechnologie in Deutschland ein Umsatz von 160,5 Milliarden Euro erwartet, was einem Anstieg von 6,2 Prozent im Vergleich zu 2024 entspricht. Besonders die Ausgaben für Software sollen um 9,9 Prozent auf 51,2 Milliarden Euro wachsen.
Ein effektives Ausgabenmanagement ist unerlässlich, um die Kosten zu kontrollieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass die benötigten Ressourcen in ausreichender Menge und Qualität zur Verfügung stehen.
IT- & Software-Ausgabenmanagement umfasst:
- Verwaltung von Lizenzen: Sicherstellen, dass die genutzten Softwarelizenzen im Verhältnis zu den tatsächlichen Anforderungen stehen, um unnötige Kosten zu vermeiden.
- Optimierung von Cloud-Diensten: Anpassung der Cloud-Ressourcen an die tatsächliche Nutzung, um Überprovisionierung zu verhindern.
- Überwachung von IT-Verträgen: Regelmäßige Überprüfung und Verhandlung von IT-Verträgen, um Einsparungen zu erzielen.
- Kosteneffizienz von Hardware: Prüfung, ob Hardware effizient genutzt wird oder ob Upgrades oder Konsolidierungen notwendig sind.
- Transparenz bei IT-Ausgaben: Klarheit über die Ausgabenstruktur zu schaffen, um bessere finanzielle Entscheidungen treffen zu können.
Ein gut strukturiertes IT- & Software-Ausgabenmanagement ermöglicht es Unternehmen, nicht nur Kosten zu senken, sondern auch die Effizienz ihrer IT-Ressourcen zu maximieren. Besonders wichtig ist die kontinuierliche Überwachung und Optimierung der Ausgaben, um auf Veränderungen im Markt oder im Unternehmen flexibel reagieren zu können.
Vorteile durch ein optimiertes Spend-Management
1. Verfolgen Sie Ihre Ausgaben bestmöglich
Eine effiziente Verfolgung der Ausgaben ist das Herzstück eines erfolgreichen Spend-Managements (auch Ausgabenmanagements genannt).
Es ermöglicht Ihnen, stets den Überblick darüber zu behalten, wofür Ihr Unternehmen Geld ausgibt und in welchen Bereichen Einsparpotenziale bestehen. Durch die richtige Verfolgung und Kategorisierung der Ausgaben können Budgetüberschreitungen vermieden und unnötige Ausgaben frühzeitig erkannt werden.
Vorteile der Ausgabenverfolgung:
- Genauigkeit bei der Budgetplanung: Klare Transparenz über Ihre Ausgaben unterstützt die effektive Zuweisung von Budgets.
- Schnelle Identifikation von Kostenfallen: Sie erkennen frühzeitig, wo übermäßige Ausgaben auftreten und können rechtzeitig gegensteuern.
- Besseres Kostenbewusstsein: Eine regelmäßige Überwachung führt zu einem bewussteren Umgang mit finanziellen Ressourcen.
2. Verbessern Sie die Zusammenarbeit mit Lieferant:innen und Partner:innen
Eine enge Zusammenarbeit mit Ihren Lieferant:innen und Partner:innen ist entscheidend, um gute Konditionen auszuhandeln und die Versorgungskette zu optimieren. Eine starke Partnerschaft fördert bessere Vereinbarungen, Preisvorteile und sorgt für eine kontinuierliche Versorgung, die für das Tagesgeschäft unerlässlich ist.
Ergebnisse einer optimierten Zusammenarbeit:
- Bessere Verhandlungsposition: Sie erzielen bessere Preise und Bedingungen durch langfristige, vertrauensvolle Beziehungen.
- Effizientere Lieferketten: Eine reibungslose Zusammenarbeit vermeidet Verzögerungen und Ausfälle in der Versorgung.
- Kontinuierliche Kommunikation: Sie können schneller auf Veränderungen reagieren, was in dynamischen Märkten von Vorteil ist.
3. Die perfekte Basis für Ihr Rechnungsmanagement
Ein reibungsloses Rechnungsmanagement ist entscheidend, um Zahlungen fristgerecht abzuwickeln und Verbindlichkeiten im Blick zu behalten. Eine gut organisierte Verwaltung Ihrer Rechnungen schützt Sie vor Strafen aufgrund von Zahlungsverzug und verbessert den Cashflow.
Optimierte Rechnungssysteme:
- Vermeidung von Zahlungsverzögerungen: Pünktliche Zahlungen sichern Ihre Beziehungen zu Lieferant:innen und vermeiden Strafgebühren.
- Besseres Cashflow-Management: Durch die klare Übersicht über fällige Zahlungen behalten Sie die finanzielle Stabilität im Blick.
- Effizientere Verarbeitung: Automatisierte Systeme vereinfachen den gesamten Rechnungsprozess und reduzieren manuelle Fehler.
4. Halten Sie Compliance-Vorgaben und Berichterstattung ein
Das Einhalten von rechtlichen Vorgaben und internen Richtlinien ist für Unternehmen unerlässlich. Ein wirksames Ausgabenmanagement unterstützt Sie dabei, alle Vorschriften zu erfüllen und sorgt für eine transparente Berichterstattung an interne sowie externe Stakeholder:innen.
Vorteile der Einhaltung von Compliance-Vorgaben:
- Risikominimierung: Sie vermeiden Strafen und rechtliche Konsequenzen, indem Sie die geltenden Vorschriften einhalten.
- Vertrauensbildung bei Stakeholder:innen: Eine transparente Berichterstattung schafft Vertrauen bei Partner:innen, Investor:innen und Aufsichtsbehörden.
- Klare Übersicht für Audits: Gut dokumentierte Prozesse vereinfachen interne und externe Prüfungen und sichern die Nachvollziehbarkeit.
5. Automatisieren Sie Prozesse und gewinnen Sie Transparenz
Die Automatisierung im Ausgabenmanagement bietet zahlreiche Vorteile.
Durch den Einsatz moderner Software-Lösungen werden Prozesse wie die Erfassung, Kategorisierung und Berichterstattung von Ausgaben deutlich effizienter gestaltet. Transparenz entsteht durch die Verfügbarkeit von Echtzeit-Daten, die eine fundierte Entscheidungsfindung unterstützen.
Nutzen der automatisierten Prozesse:
- Erhöhte Effizienz: Manuelle Aufgaben werden auf ein Minimum reduziert, was zu schnelleren Abläufen führt.
- Fehlerminimierung: Automatisierte Systeme reduzieren menschliche Fehler und steigern die Datenqualität.
- Zeitnahe Einblicke: Echtzeit-Berichte geben Ihnen die Möglichkeit, jederzeit auf aktuelle Ausgabenentwicklungen zu reagieren.
Wie digitale Tools das Ausgabenmanagement vereinfachen
Eine zuverlässige Software für das IT- und Software-Spend-Management bietet mehrere Vorteile, die das Tagesgeschäft erheblich vereinfachen können.
Sie hilft bei der Reduktion manueller Verwaltungsaufgaben, schafft Transparenz und ermöglicht Kontrolle über sämtliche geschäftlichen Ausgaben. Sie gewinnen dadurch konkrete Echtzeitdaten und können Prozesse automatisieren.
Unternehmensausgaben mit Pleo im Griff behalten
Pleo ist eine der führenden Spend-Management-Software-Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Ausgaben einfach und transparent zu verwalten. Mitarbeiter:innen können Ihre geschäftlichen Ausgaben tätigen, während alle Transaktionen kategorisiert werden und in Echtzeit verfolgt werden können.
Mit einer benutzerfreundlichen App bietet Pleo volle Transparenz und Kontrolle über die Unternehmensausgaben und gleichzeitig wenig benötigte Einarbeitungszeit für Ihr Team.
Spend-Management-Software im Arbeitsalltag
Unternehmen, die auf moderne Spend-Management-Software setzen, können ihre Ausgaben effektiver überwachen, Transparenz in ihren Finanzflüssen schaffen und Ressourcen gezielt einsetzen. Insbesondere in der DACH-Region, in der Compliance und Finanzsicherheit einen hohen Stellenwert haben, ist die Implementierung einer solchen Software unverzichtbar.
Einige der wichtigsten Vorteile durch IT- und Software-Ausgabenmanagement sind:
1. Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung
Moderne Ausgabenmanagement Software optimiert den gesamten Beschaffungs- und Zahlungsprozess.
Durch die Automatisierung und Digitalisierung manueller Aufgaben (z. B. Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung) sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen. Durch diese Prozessoptimierung können IT-Ressourcen besser genutzt und Mitarbeiter:innen von wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben entlastet werden. Spend-Management kann dadurch dazu beitragen, dass sich Mitarbeiter:innen besser auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können.
Vorteile durch Prozessoptimierung:
- Automatisierte Rechnungsprüfung reduziert manuelle Fehler
- Effizienzsteigerung durch zentrale Datenplattformen
- Bessere Zusammenarbeit zwischen Teams und Dienstleister:innen
2. Bessere Kontrolle über Budgets
Mit einer Spend-Management-Plattform erhalten Unternehmen eine zentrale Übersicht über alle Ausgaben.
Budgets können präzise verwaltet und in Echtzeit angepasst werden. Durch den Einsatz von Tools wie z. B. Pleo können Ausgaben genehmigt und analysiert werden und eine bessere Budgettransparenz wird geschaffen. Dies ist besonders nützlich in Branchen, in denen eine schnelle Anpassung der Budgets an Marktveränderungen notwendig ist.
Eine zentrale Übersicht über Budgets schafft:
- Echtzeitüberblick über Budgetallokationen
- Bessere Kontrolle über Geschäftsausgaben
- Vermeidung von Budgetüberschreitungen durch Warnsysteme
3. Kostensenkung und Transparenz
Durch den Einsatz von Spend-Management-Lösungen wie Ausgabenanalyse-Tools können Unternehmen gezielt Einsparpotenziale identifizieren.
Die Möglichkeit, wiederkehrende Ausgaben und Lieferantenverträge zentral zu verwalten, senkt nicht nur die Kosten, sondern schafft auch volle Transparenz bei jeder finanziellen Entscheidung. Diese Lösung ist besonders effektiv, um versteckte Kosten zu eliminieren und das finanzielle Risiko zu minimieren.
Vorteile durch Transparenz:
- Reduktion unnötiger Ausgaben durch Ausgabenkontrolle
- Transparenz über alle IT- und Betriebsausgaben
- Kostenoptimierung durch Anbieter-Vergleiche und Verhandlungspotenzial
4. Erhöhung der Liquidität und finanzielle Planungssicherheit
Ein weiterer wesentlicher Vorteil eines effektiven Spend-Management-Systems ist die Verbesserung der Liquidität.
Unternehmen haben durch die Automatisierung von Zahlungen und die effizientere Verwaltung ihrer Ausgaben einen besseren Überblick über ihre Finanzströme. Dies hilft nicht nur, Liquiditätsengpässe zu vermeiden, sondern sorgt auch für eine langfristige finanzielle Planungssicherheit. Insbesondere in Zeiten des Wachstums oder der Expansion kann eine starke Liquiditätsplanung den entscheidenden Unterschied machen.
Finanzielle Planungssicherheit ermöglicht:
- Verbesserte Zahlungsabwicklung und Liquiditätssicherung
- Finanzielle Stabilität durch vorausschauende Planung
- Mehr Sicherheit bei der Erreichung von Finanz- und Wachstumszielen
5 Tipps für eine erfolgreiche Integration von IT- & Software-Spend-Management
Die Implementierung von IT- & Software-Spend-Management ist ein wesentlicher Schritt, um Kosten zu kontrollieren, Budgets zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Damit dies erfolgreich gelingt, sind sowohl technische als auch organisatorische Faktoren entscheidend.
Hier 5 praktische Tipps, um die Integration einer Ausgabenmanagement-Software erfolgreich umzusetzen:
1. Schrittweise Implementierung für maximale Effizienz
Der erste Tipp für die erfolgreiche Integration eines Spend-Management-Software-Systems ist, es in Phasen einzuführen.
Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt in einem spezifischen Bereich wie der Ausgabenverwaltung oder Reisekostenabrechnung. Diese Methode erlaubt es Ihnen, das System und seine Funktionalitäten im realen Geschäftsumfeld zu testen und anzupassen, bevor es auf das gesamte Unternehmen ausgerollt wird.
Durch eine schrittweise Implementierung minimieren Sie Störungen im Tagesgeschäft und verbessern die Akzeptanz der Mitarbeiter:innen.
2. Mitarbeiterschulungen und Change Management
Damit ein IT-Software-Spend-Management-System erfolgreich implementiert wird, ist es wichtig, alle Mitarbeiter:innen auf die Nutzung der Software vorzubereiten.
Schulungen helfen dabei, dass alle Abteilungen und Mitarbeiter:innen mit den neuen Prozessen vertraut sind. Sorgen Sie zudem für ein effektives Change Management, um Widerstände zu minimieren.
Schulungen der Mitarbeiter:innen können eine reibungslose Implementierung und maximale Nutzung der Spend-Management-Lösung begünstigen.
3. Integrierte Plattformen für bessere Effizienz
Wählen Sie eine Spend-Management-Software, die sich problemlos in Ihre bestehende IT-Landschaft und Arbeitsabläufe integrieren lässt.
Dies reduziert die Komplexität und verbessert die Effizienz durch nahtlose Datenübertragung zwischen den Systemen. Die Integration einer solchen Lösung kann beispielsweise auch förderlich sein, um Beschaffung und Vertragsmanagement zu automatisieren.
Ein integrativer Ansatz kann die Arbeitsbelastung reduzieren und für eine geringere Fehleranfälligkeit bei der Verwaltung von Daten sorgen.
4. Nutzung von Echtzeit-Daten und Analysen
Moderne Spend-Management-Lösungen bieten Echtzeit-Daten und detaillierte Ausgabenanalyse, die sofort auf Dashboards zugänglich sind. Diese Informationen sind entscheidend, um zeitnahe Entscheidungen zu treffen und Einsparpotenziale zu identifizieren.
Achten Sie darauf, dass das neue System flexibel genug ist, um wichtige Berichte schnell zu erstellen.
Echtzeit-Daten ermöglichen sofortige Transparenz und Kontrolle über die Unternehmensausgaben.
5. Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung
Selbst nach der erfolgreichen Integration eines Spend-Management-Software-Systems ist eine regelmäßige Überprüfung wichtig.
Analysieren Sie die Nutzung der Software, die Kontrolle über Ausgaben und die Implementierung neuer Prozesse. Passen Sie das System kontinuierlich an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens und der Branche an.
Kontinuierliche Prüfungen und Anpassungen sorgen für Flexibilität und fortlaufende Optimierung der Geschäftsausgaben und IT-Ressourcen.
Relevante Themen für IT- & Software-Spend-Management
Nachfolgend finden Sie relevante Themen, die im Einklang mit IT- & Software-Spend-Management stehen und natürlich, haben Sie auch die Möglichkeit in jedes Thema tiefer einzutauchen und mehr zu erfahren.
IT Governance
IT Governance spielt eine entscheidende Rolle bei der Steuerung und Überwachung der IT-Prozesse in einem Unternehmen. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass die IT-Ressourcen optimal eingesetzt werden, um die Geschäftsvorgaben zu erfüllen und Risiken zu minimieren.
Durch IT Governance können Sie:
- Risiken in der IT-Infrastruktur besser managen
- Klare Richtlinien für IT-Entscheidungen implementieren
- Compliance-Anforderungen einhalten
Mit einer soliden IT Governance können Unternehmen ihre IT-Strategien besser auf ihre geschäftlichen Ziele ausrichten und so für mehr Effizienz und Kontrolle sorgen.
Erfolgsfaktoren der IT-Governance: Was zählt in der Praxis?
Software Asset Management
Software Asset Management (SAM) sorgt dafür, dass die Nutzung von Softwarelizenzen innerhalb eines Unternehmens effizient und kostengünstig erfolgt. Es ermöglicht die Verwaltung von Lizenzen, um Überlizenzierungen oder ungenutzte Lizenzen zu vermeiden.
Durch SAM können Unternehmen:
- Ihre Softwarekosten optimieren, indem nur benötigte Lizenzen verwendet werden
- Sicherstellen, dass alle Software rechtmäßig und effizient genutzt wird
- Ihre Lizenzvereinbarungen kontinuierlich überwachen und anpassen
Mit SAM behalten Unternehmen die Kontrolle über ihre Softwareinvestitionen und können unnötige Kosten vermeiden.
Software Asset Management: Mehr Transparenz, weniger Risiken
IT Asset Management
IT Asset Management (ITAM) ist ein systematischer Prozess zur Verwaltung aller physischen und digitalen IT-Assets eines Unternehmens. Es sorgt für eine optimale Nutzung und Überwachung des gesamten Lebenszyklus dieser Ressourcen.
Ein effektives IT-Asset-Management ermöglicht:
- Genaue Nachverfolgung aller IT-Geräte und -Systeme von der Anschaffung bis zur Entsorgung
- Kosteneinsparungen durch bessere Nutzung vorhandener IT-Ressourcen
- Optimierte Wartung und schnellere Behebung von Problemen
Durch ITAM haben Unternehmen stets einen klaren Überblick über ihre IT-Ressourcen und können effizienter arbeiten.
Was ist IT Asset Management? Ein verständlicher Überblick
Cloud Cost Optimization
Cloud Cost Optimization fokussiert sich darauf, die Kosten, die durch die Nutzung von Cloud-Diensten entstehen, zu minimieren und gleichzeitig die Effizienz zu maximieren. Es ist entscheidend für Unternehmen, die regelmäßig Cloud-Services nutzen.
Durch Cloud Cost Optimization können Sie:
- Unnötige Cloud-Ressourcen identifizieren und eliminieren
- Die Kostenstrukturen Ihrer Cloud-Dienste optimieren
- Flexiblere Preismodelle für den Cloud-Einsatz implementieren
Unternehmen, die auf eine Cloud-Kostenoptimierung setzen, profitieren von einem effizienteren und kostengünstigeren Betrieb.
Cloud Cost Optimization: Praktische Tipps zur Optimierung der Cloud-Kosten
IT Financial Management
IT Financial Management beschäftigt sich mit der Planung, Verwaltung und Optimierung von IT-Ausgaben und Budgets. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die IT-Investitionen eines Unternehmens den maximalen Nutzen bringen.
Ein effektives IT Financial Management bietet:
- Eine klare Übersicht über alle IT-Ausgaben, um diese gezielt steuern zu können
- Eine fundierte Entscheidungsbasis für zukünftige IT-Investitionen
- Die Möglichkeit, Budgets an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen
IT Financial Management unterstützt Unternehmen dabei, ihre IT-Budgets effizient zu verwalten und gleichzeitig den Return on Investment (ROI) zu maximieren.
Kostenkontrolle und Transparenz durch IT Financial Management
SaaS Management
SaaS Management beschäftigt sich mit der effizienten Verwaltung von Software-as-a-Service (SaaS)-Abonnements. Dabei geht es vor allem darum, Lizenzen, Nutzungszeiten und Kosten im Blick zu behalten.
Ein gut strukturiertes SaaS Management ermöglicht es:
- Unnötige SaaS-Lizenzen zu vermeiden und damit Kosten zu senken
- Einen klaren Überblick über alle SaaS-Anwendungen zu haben
- Compliance-Richtlinien bei der Nutzung von SaaS-Diensten sicherzustellen
Durch ein strukturiertes SaaS Management können Unternehmen ihre Software-Ausgaben gezielt optimieren und gleichzeitig die Compliance gewährleisten.
SaaS Management richtig umsetzen
Software License Management
Software License Management (SLM) sorgt für die effiziente Verwaltung und Überwachung von Softwarelizenzen innerhalb eines Unternehmens. Es stellt sicher, dass Lizenzen optimal genutzt werden und Lizenzverstöße vermieden werden.
Software License Management hilft Unternehmen:
- Lizenzkosten zu reduzieren, indem überflüssige Lizenzen eliminiert werden
- Die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen sicherzustellen
- Die Nutzung von Softwarelizenzen transparent und effizient zu gestalten
Mit SLM können Unternehmen ihre Softwarebestände optimal verwalten und gleichzeitig Kosten sparen.
Warum Software License Management Ihr nächster großer Schritt sein sollte
Application Rationalization
Application Rationalization bezieht sich auf die Evaluierung und Optimierung der Anwendungslandschaft eines Unternehmens. Ziel ist es, unnötige oder veraltete Anwendungen zu eliminieren, um Effizienz und Kosteneffizienz zu steigern.
Durch Application Rationalization können Sie:
- Redundante oder nicht genutzte Anwendungen eliminieren
- Ihre IT-Infrastruktur effizienter gestalten und Betriebskosten senken
- Die Wartungskosten durch den Abbau veralteter Systeme reduzieren
Application Rationalization ermöglicht es Unternehmen, ihre Anwendungslandschaft zu straffen und gleichzeitig Kosten zu sparen.
Application Rationalization leicht gemacht
Cloud Spend Management
Cloud Spend Management ist der Prozess der Überwachung und Optimierung der Ausgaben für Cloud-Dienste. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Cloud-Ressourcen effizient und kostengünstig eingesetzt werden.
Durch Cloud Spend Management können Sie:
- Cloud-Ausgaben in Echtzeit überwachen und optimieren
- Kosteneinsparungen durch den effizienten Einsatz von Cloud-Ressourcen realisieren
- Automatisierte Berichte über Cloud-Kosten generieren
Cloud Spend Management hilft Unternehmen, ihre Cloud-Kosten besser im Griff zu behalten und gleichzeitig die Effizienz zu steigern.
Cloud Spend Management für Unternehmen: So geht’s!
SaaS Spend Management
SaaS Spend Management fokussiert sich auf die Optimierung der Ausgaben für Software-as-a-Service (SaaS)-Dienste. Es stellt sicher, dass Unternehmen nur für die genutzten Dienste zahlen und keine unnötigen Kosten entstehen.
SaaS Spend Management ermöglicht:
- Eine zentrale Übersicht über alle SaaS-Kosten und -Lizenzen
- Die Möglichkeit, ungenutzte SaaS-Dienste zu identifizieren und zu eliminieren
- Optimierung der SaaS-Ausgaben durch bessere Verwaltung und Planung
Durch SaaS Spend Management können Unternehmen ihre Ausgaben für SaaS-Dienste effizienter verwalten und unnötige Kosten vermeiden.
SaaS Spend Management: Vermeiden Sie versteckte Kosten und unnötige Ausgaben