Reibungslose Beschaffungsprozesse sind essentiell für ein gutes Supply-Chain-Management. Ohne einen optimierten Beschaffungsprozess riskieren Sie Mehrkosten, schaden Lieferantenbeziehungen und verlieren die Kontrolle über Ihre Lagerbestände.
Erleben Sie Probleme in Ihrer Warenbeschaffung, sind Sie deshalb zur Optimierung des Beschaffungsprozesses angeraten. Wir verraten Ihnen, wie Sie Beschaffungsprozesse optimieren können und auf welche Softwarelösungen Sie dabei setzen sollten.
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Das Wichtigste auf einen Blick: 💡
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Recap: Was sind Beschaffungsprozesse?
Unterhalten wir uns über Beschaffungsprozesse in Unternehmen, geht es nicht nur um die Bestellung von Ware, sondern um den gesamten Prozess der Warenbeschaffung von der Bedarfsermittlung bis zur Bezahlung der Lieferantenrechnung.
Beschaffungsprozesse werden oft auch als Purchase to Pay oder Procure to Pay bezeichnet und stellen einen zentralen Unternehmensprozess dar.
In Beschaffungsprozessen greifen zahlreiche Schritte ineinander, die jeweils optimiert werden können, um Überschüsse, Engpässe und weitere Herausforderungen zu lösen. Mit diesen werden wir uns im Rahmen dieses Ratgebers beschäftigen.
Noch Fragen zu den Grundlagen? In unserer ausführlichen Einführung in den Beschaffungsprozess finden Sie sämtliche nützliche Informationen zum Beschaffungsprozess.
Häufige Herausforderungen im Beschaffungsprozess
Auch wenn die Warenbeschaffung nach einem simplen Konzept klingt – Sie kaufen Ware ein – ist sie mit vielen Herausforderungen behaftet. Aufgrund seiner Vielgliedrigkeit bietet der Warenbeschaffungsprozess nämlich jede Menge Raum für Fehler und Ineffizienzen.
Mögliche Herausforderungen stecken etwa in der Ermittlung des Bedarfes zu Beginn der Beschaffung, einer suboptimalen Lieferantenauswahl oder einer unzureichenden Kommunikation zwischen einzelnen Gliedern des Prozesses. Diese Versäumnisse können zu Lieferengpässen und -überschüssen führen, Budgets sprengen, Qualitätsprobleme verursachen und den gesamten Beschaffungsprozess verzögern.
Fehlende Transparenz im Beschaffungsprozess zieht einen Rattenschwanz aus Mehrkosten, Mehrbeständen und Mehrarbeit nach sich.
Während diese Probleme oft noch punktuell behoben werden können, ist ein gänzlich unzureichender Beschaffungsprozess eine deutlich größere Herausforderung für Unternehmen. Fehlt Ihnen etwa die Transparenz über Ihren Beschaffungsprozess, können Sie die oben erwähnten Probleme gar nicht erst wahrnehmen. Das nimmt Ihnen auch die Möglichkeit, diese gezielt zu beheben und Ihre Beschaffung zu optimieren.
Das Tappen im Dunkeln bedingt weiterführende, problematische Prozesse, wie z. B. den Maverick-Buying-Effekt. Dieser Effekt beschreibt ein Kaufverhalten außerhalb der im Beschaffungsprozess festgelegten Parameter – Warenbeschaffung auf eigene Faust sozusagen. Das sorgt für Mehrkosten, bringt Unordnung in den Beschaffungsprozess und Lagerbestände und raubt Zeit bei der Aufarbeitung.
Warum sollte man den Beschaffungsprozess optimieren?
Die Optimierung des Beschaffungsprozesses ist in erster Linie eine Maßnahme, um die richtigen Waren in den richtigen Mengen in guter Qualität und zu den bestmöglichen Konditionen zu bestellen. Sie zielt darauf ab, die einzelnen Bestandteile des Prozesses und die Kommunikation zwischen ihnen zu optimieren und die Lieferkette als Ganzes zu sichern.
Die Optimierung des Beschaffungsprozesses erlaubt Unternehmen, Probleme in der Lieferkette zu erkennen, bevor sie überhaupt auftreten, und diesen vorausblickend Lösungen entgegenzusetzen.
Darüber hinaus soll sie die Übersicht über den Beschaffungsprozess als Ganzes verbessern. Das hilft Unternehmen dabei, in der Zukunft nicht auf neu auftretende Probleme reagieren zu müssen, sondern diese zu antizipieren.
Mit einem proaktiven Beschaffungsmanagement erkennen Sie mögliche Warenengpässe frühzeitig, verhindern hohe Lagerkosten durch sinnvoll getimte Bestellungen und profitieren von der bestmöglichen Ausnutzung von Lieferbedingungen.
Der Einsatz von E-Procurement, der i. d. R. mit der Optimierung des Beschaffungsprozesses einhergeht, schafft zudem neue Analysekapazitäten. Die Analyse von Echtzeitdaten durch Künstliche Intelligenz (KI) und Maschinellem Lernen (ML) liefert Erkenntnisse, die nicht nur Bestellprozesse informieren, sondern auch vorausschauend die Genauigkeit der Liquiditätsplanung verbessern.
Wie kann man den Beschaffungsprozess optimieren? 6 Möglichkeiten zur Optimierung
Aber wie gelingt es, den Beschaffungsprozess zu optimieren, um seine Lieferkette zu sichern und seine Beschaffungskosten zu senken?
Diese sechs Strategien zur Prozessoptimierung tragen zu mehr Transparenz über die gesamte Beschaffung bei und lösen häufige Probleme bei einzelnen Schritten der Beschaffung:
1. Standardisierter, zentralisierter P2P-Prozess
Schaffen Sie, sofern noch nicht vorhanden, einen klaren Beschaffungsprozess in Ihrem Unternehmen, der eindeutigen Richtlinien zur Warenbeschaffung folgt. Das erhöht Ihren Überblick über den gesamten Prozess und hilft dabei, weitere Probleme schneller zu erkennen.
Bündeln Sie die Warenbeschaffung außerdem an einer Stelle im Unternehmen. Die Zentralisierung des Beschaffungsprozesses trägt weiter Transparenz Ihres Einkaufs bei, bringt aber auch weitere Vorteile mit sich, wie z. B. Mengenrabatte und die Reduzierung des Verwaltungsaufwandes.
2. Gezielte Anwendung von Just-in-Time-Beschaffung (JIT)
Wählen Sie Ihre Beschaffungsmethode mit Bedacht. Der No-Brainer mag vielleicht sein, auf die Vorratsbeschaffung zu setzen, damit immer dann Ware vorhanden ist, wenn Sie sie brauchen. Gerade wenn Sie aber hohe Lagerkosten haben, kann ein Umdenken Kosten und Aufwand sparen.
Die sogenannte Just-in-Time-Beschaffung (JIT) zielt darauf ab, dass Waren dann im Unternehmen ankommen, wenn sie benötigt werden. Das hält Lagerbestände schlank und hält gleichzeitig die Lieferkette aufrecht. Wichtig hierbei: Die Strategie der JIT-Beschaffung kann nur dann gelingen, wenn Ihr Beschaffungsprozess über zuverlässige Daten zu Warenbeständen, Warenbedarf und Lieferkonditionen verfügt.
3. Weiterbildung und Befähigung von Mitarbeiter:innen
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter:innen mit den neuen Prozessen nicht im Stich. Stellen Sie Weiterbildungsangebote bereit, in denen sich Mitarbeiter:innen mit den neuen Prozessen vertraut machen und nützliche Werkzeuge für die neue Arbeitsweise an die Hand bekommen. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen für klare, effiziente Kommunikation, um Wartezeiten zwischen einzelnen Schritten des Beschaffungsprozesses zu reduzieren. Ziehen Sie außerdem in Betracht, inwiefern es sinnvoll ist, Einzelbeschaffungen in Ausnahmefällen zu erlauben. Das kann verhindern, Kapazitäten für triviale Einkäufe zu binden, etwa den Einkauf neuer Kaffeebohnen für die Kaffeemaschine im Büro.
4. Aufbau und Pflege vorteilhafter Lieferantenbeziehungen
Vernachlässigen Sie neben Ihren Mitarbeiter:innen auch nicht den zweiten wichtigen Akteur in Ihrem Beschaffungsprozess: die Lieferanten. Legen Sie vom ersten Moment großen Wert auf die klare, offene Kommunikation mit Lieferanten, um vorteilhafte Konditionen und Preisvorteile, etwa durch Skonti, auszuhandeln.
Ein gutes Lieferantenmanagement trägt unmittelbar zur Sicherung Ihrer Lieferkette bei und sollte deshalb Ihre Priorität sein. Machen Sie sich bewusst, dass Lieferantenbeziehungen wechselseitiger Natur sind, und stellen Sie sicher, dass Sie frühzeitig und klar mit Lieferanten kommunizieren, Zahlungen schnellstmöglich freigeben und gemeinsam an Lösungen für einen reibungslosen Lieferprozess arbeiten.
5. Einsatz eines E-Procurement-Systems
E-Procurement Software ist der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung eines optimierten Beschaffungsprozesses. Machen Sie sich mit der Digitalisierung der Warenbeschaffung vertraut und integrieren Sie eine Lösung, die für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Haben Sie einmal einen standardisierten P2P-Prozess entworfen, lässt sich dieser wunderbar elektronisch ausführen. Das spart Zeit und Personalkosten, eliminiert menschliches Fehlerpotenzial und strafft die Kommunikation zwischen den einzelnen Schritten der Warenbeschaffung.
6. Anhaltendes Monitoring und Reporting
Eine einzige konzentrierte Bemühung um die Optimierung des Beschaffungsprozesses ist nicht ausreichend für nachhaltig optimierte Beschaffung. Stattdessen sind Sie gefragt, die Daten aus Ihrem E-Procurement fortlaufend zu prüfen und auszuwerten.
Durch anhaltendes Monitoring und Reporting von Echtzeit-Daten können Sie weitere, zuvor unentdeckte Schwachstellen finden und verbessern. Dieser proaktive Ansatz hilft außerdem dabei, den Beschaffungsprozess in eine proaktive, strategische Lösung zu verwandeln, die direkt zum Cash-Flow-Management und der Liquiditätsplanung beiträgt.
Möchten Sie mehr über digitale Lösungen für Beschaffungsprozesse erfahren? Lesen Sie unseren ausführlichen Ratgeber zum E-Procurement, um sich für Ihren Umstieg zu rüsten.
So gelingt die Optimierung des Beschaffungsprozesses: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Sind Sie bereit, Ihre Lieferkette zu sichern und Ihre Beschaffungskosten zu senken?
Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung umreißt einige der wichtigsten Schritte, die Sie bei der Optimierung des Beschaffungsprozesses berücksichtigen sollten:
- Bewerten Sie den Status Quo: Beginnen Sie, indem Sie ein Verständnis dafür schaffen, wo es bei Ihrem Unternehmen hakt. Bewerten Sie die Ist-Situation des Beschaffungsprozesses und notieren Sie sämtliche bestehende Probleme.
- Definieren Sie klare Ziele und ein klares Vorgehen: Definieren Sie auf Grundlage der bestehenden Probleme klare, quantifizierbare Ziele für die Optimierung. Konzipieren Sie ein Vorgehen, das Lösungen für alle Probleme vorsieht.
- Finden Sie die passende digitale Lösung: Sichern Sie den Erfolg Ihrer Optimierung durch die passende E-Procurement-Software. Wählen Sie diese auf Grundlage Ihrer Unternehmensbedürfnisse und Optimierungsziele.
- Kommunizieren Sie die Optimierung klar: Beziehen Sie sämtliche Teamleiter:innen und Mitarbeiter:innen in die Optimierung ein. Das steigert nicht nur deren Anteilnahme, sondern liefert auch zusätzliches, nützliches Feedback.
- Steigen Sie geregelt um: Führen Sie die Optimierung geregelt und schrittweise durch. Stellen Sie sicher, dass zu keinem Zeitpunkt die Lieferkette oder die Kommunikation mit Lieferanten leidet.
- Messen Sie den Erfolg der Optimierung: Messen Sie den Erfolg Ihrer Optimierung anhand zuvor festgelegten KPIs (Key Performance Indicators). Diese geben Ihnen Aufschluss darüber, wie nah Sie dem angestrebten Soll-Zustand kommen.
- Implementieren Sie Feedback-Schleifen: Behalten Sie auch nach erfolgreicher Optimierung die KPIs im Auge und holen Sie Feedback von Ihren Mitarbeiter:innen ein. Das hilft, neu auftretende Probleme frühzeitig zu erkennen und zu behandeln.
Beschaffungsprozesse optimieren mit Pleo
Ein optimierter Beschaffungsprozess endet mit der Bezahlung der Lieferantenrechnungen. Was einfach klingt, kann ohne geeignete Lösung gerne mal Kopfschmerzen bereiten. Verspätete Zahlungen versäumen Skonti, verpasste Zahlungen riskieren Mahngebühren und schaden Lieferantenbeziehungen. Pleo verhindert das.
Pleo Eingangsrechnungen erfasst sämtliche Lieferantenrechnungen vollautomatisch, vermerkt Fälligkeitsdaten und führt genehmigte Zahlungen selbstständig aus. Selbst wenn es mal zu einem Liquiditätsengpass kommt, können Sie dank dem Pleo Dispo flexibel bleiben und Skonti ausnutzen. Und das Beste daran? Pleo nimmt Ihnen nicht nur die Arbeit ab, sondern erledigt diese auch bis zu 5-mal schneller als Ihre Finanzabteilung.
Dazu lässt sich Pleo dank seiner vielfältigen Integrationsmöglichkeiten problemlos mit zahlreichen beliebten Lösungen für E-Procurement und Buchhaltung verbinden. So erschaffen Sie mühelos einen geschlossenen Kreislauf, in dem keine Bestellung und keine Rechnung mehr verloren geht.
Fazit
Beschaffungsprozesse in Unternehmen sind fehleranfällig. In einzelnen Arbeitsschritten können Ineffizienzen auftreten, die den gesamten Prozess in Mitleidenschaft ziehen. Der gesamte Prozess kann wiederum durch fehlende Transparenz und Kontrolle für Mehrkosten, Mehrbestände oder Engpässe sowie Mehraufwand sorgen. Optimieren Sie Ihr Beschaffungsmanagement gezielt von oben nach unten, um eine Grundlage für eine zuverlässige Warenbeschaffung zu kreieren. Setzen Sie auf E-Procurement Software, um Ihren Aufwand bei der Optimierung zu senken. Steigen Sie auf Pleo Eingangsrechnungen um, um Lieferantenrechnungen ab heute bis zu 5-mal schneller zu verarbeiten.
FAQs
Wie kann man den Beschaffungsprozess optimieren?
Ja, Sie können Ihren Beschaffungsprozess optimieren. Prüfen Sie dafür den aktuellen Zustand Ihres Beschaffungsprozesses, setzen Sie sich klare Ziele für die Optimierung, setzen Sie diese im Einklang mit Mitarbeiter:innen und integrieren Sie Software-Lösungen um den Verwaltungsaufwand zu senken und neue Analysekapazitäten zu schaffen.
Wie verbessern wir den Einkaufsprozess?
Sie können Ihren Einkaufsprozess verbessern, indem Sie einen einheitlichen, zentralisierten Beschaffungsprozess einrichten. Sichern Sie diesen durch eine E-Procurement-Lösung, die einen Überblick über den gesamten Prozess bietet und den Verwaltungsaufwand für einzelne Mitarbeiter:innen senkt.
