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Onboarding zu Ihrem neuen Buchhaltungsservice

Mit der Anmeldung bei Pleo verĂ€ndert sich die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Geld ausgibt. Stichwort: Empowerment! Denn mit Pleo erhalten Mitarbeiter/-innen Ihre eigene Firmenkarte und kaufen einfach das, was sie fĂŒr ihren Job brauchen – wĂ€hrend sich die Buchhaltung ĂŒber ein ganz neues Maß an kontrolliertem Kostenmanagement freuen.

Konnten Sie in einer Demoversion bereits einen Blick auf Pleos Buchhaltungsservice erhaschen? Dann wissen Sie ja, wovon wir sprechen.

Falls nicht, buchen Sie Ihre Demo noch heute.

So hilft Ihnen die Demo

Die Vorstellung, Unternehmensausgaben neu zu denken, fĂŒhlt sich ziemlich ĂŒberwĂ€ltigend an? Das verstehen wir!

WĂ€hrend der Demo stellen wir Ihnen viele Fragen zu Ihrem aktuellen Kostenmanagement. Wir wollen Sie kennenlernen. Und wir wollen verstehen, wie genau Pleo Ihr Team bereichern kann.

Wir sprechen Frustrationen rund um Unternehmensausgaben an. FĂŒhrt das gemeinsame Nutzen von Firmenkreditkarten in Ihrem Unternehmen zu Stress? Ober brauchen Sie einen besseren Schutz vor Ausgabenbetrug?

Gemeinsam finden wir den besten Weg zu einem einfachen und smarten Umgang mit Unternehmensausgaben. FĂŒr das gesamte Team!

Wir finden ĂŒbrigens, eine eigene Pleo-Karte hat jeder verdient, der Ausgaben fĂŒr das Unternehmen tĂ€tigt. Aber es geht ja hier nicht um uns, sondern um Sie! Lassen Sie uns also herausfinden, was fĂŒr Sie funktioniert. Vielleicht wollen Sie Firmenkreditkarten zunĂ€chst einmal nur an FĂŒhrungskrĂ€fte aushĂ€ndigen, um unsere Echtzeit-AusgabenĂŒbersicht zu testen. Oder Sie sind vom Konzept Pleo fĂŒr alle sofort ĂŒberzeugt und starten kurzerhand mit Ihrer kompletten Belegschaft durch.

Wie auch immer Sie sich entscheiden – wir sind fĂŒr Sie da, Schritt fĂŒr Schritt.

Startklar fĂŒr die Pleo-Testversion? Dann lassen Sie uns loslegen.

Erster Schritt: Verifizieren Sie Ihr Konto

Was jetzt passiert: Wir fragen Sie nach einigen wichtigen Dokumenten, die von unserem Compliance-Team ĂŒberprĂŒft werden.

Pleo ist ein Finanzdienstleistungsunternehmen und wir nehmen unsere Verantwortung in dieser Hinsicht sehr ernst. Wir sind uns sicher, dass Sie nichts anderes von uns erwarten.

FĂŒr uns gelten also Compliance-Regeln, an die wir uns halten mĂŒssen.

Eine dieser Regeln besagt, dass wir die IdentitĂ€ten und Wohnsitze aller GeschĂ€ftsfĂŒhrer/-innen und jeder Person, die mehr als 25% Ihres Unternehmens besitzt, verifizieren mĂŒssen.

Zweiter Schritt: Laden Sie Ihr Pleo-Wallet auf

Was jetzt passiert: Sie ĂŒberweisen Geld von Ihrem GeschĂ€ftsbankkonto zu Ihrem neuen Pleo-Wallet. An Ihrem Wallet-Guthaben bedienen sich spĂ€ter alle Ihre aktivierten Pleo-Karten.

Sind alle Dokumente sortiert und Ihr Konto verifiziert, ist der nĂ€chste Schritt, Geld auf Ihr Pleo-Konto zu ĂŒberweisen. Das ist das Aufladen des Pleo-Pockets.

Die Überweisung muss von Ihrem GeschĂ€ftsbankkonto vorgenommen werden.

Jetzt folgen noch ein paar weitere FormalitĂ€ten, ĂŒber die wir Sie auf dem Laufenden halten werden.

Vergessen Sie nicht: Sie können sich auch jederzeit an unser engagiertes Support-Team wenden.

Dritter Schritt: Bestellen Sie Ihre Firmenkarten

Was jetzt passiert: Laden Sie Ihr Team zu Pleo ein und bestellen Sie Ihre Pleo-Firmenkarten.

Die nĂ€chsten Tage sind wichtig im Pleo-Onboardingprozess: Gemeinsam richten wir Ihr Pleo-Konto vollstĂ€ndig ein. Wir haben uns MĂŒhe gegeben, den Prozess so unkompliziert wie möglich zu gestalten.

Ganz oben auf der To-do-Liste steht das Einladen Ihrer Mitarberiter/-innen zu Pleo.

Als nĂ€chstes bestellen Sie gemeinsam mit unserem Customer Success-Team so viele Pleo-Karten, wie Sie fĂŒr Ihr Team benötigen und legen Ausgabenlimits fest.

Virtuelle Firmenkarten werden sofort und automatisch fĂŒr alle neuen Pleo-Nutzer/-innen eingerichtet. Bis die Pleo-Plastikkarten bei Ihnen eintreffen, kann es allerdings ein paar Tage dauern. Aber das Warten lohnt sich! Und das nicht nur dank unserer raffinierten Verpackung ;)

Neben dem Einladen Ihres Teams und dem Bestellen Ihrer Firmenkarten legen Sie jetzt auch die anfÀnglichen Ausgabenlimits pro Nutzer/-in fest. Diese Limits können spÀter jederzeit erneut flexibel angepasst werden.

Vierter Schritt: Erarbeiten Sie Ihre Ausgabenrichtlinien

Was jetzt passiert: Machen Sie sich Gedanken darĂŒber, fĂŒr was Ihr Team Unternehmensgelder ausgeben darf.

Wahrscheinlich ist Ihnen zu diesem Zeitpunkt bereits klar, dass Pleo Ihnen mit seinem Buchhaltungsservice die Chance bietet, Unternehmensausgaben besser in den Griff zu bekommen. Und wir sprechen hier nicht nur von den Ausgaben an sich, sondern auch von allem, was mit ihnen zusammenhĂ€ngt – also der Ausgabenkultur allgemein im Unternehmen!

Ist allen im Unternehmen klar, wie teuer eine Nacht im Hotel maximal sein darf? Übernimmt das Unternehmen auch Strafzettelkosten fĂŒr falsch geparkte Firmenwagen? Werden alle Teams die Pleo-Firmenkarte im selben Rahmen verwenden?

Mitarbeiter/-innen haben fĂŒr gewöhnlich viele Frage rund um Unternehmensgelder und KostenĂŒbernahme.

Etablieren Sie also eine Ausgabenpolitik, die zu Ihrem Unternehmen passt und erstellen Sie Ausgabenrichtlininen noch bevor Sie Pleo-Karten aushÀndigen.

Brauchen Sie Hilfe dabei? Konsultieren Sie unseren ausfĂŒhrlichen Beitrag dazu – oder sprechen Sie uns einfach direkt an.

FĂŒnfter Schritt: Bereiten Sie Ihr Team auf Pleo vor

Was jetzt passiert: Bestimmen Sie Pleo-Admins und machen Sie Ihr Team mit allen Pleo-Features vertraut.

Ein Teil unseres Onboardingprozesses richtet sich speziell an die Pleo-Admins.

Ein Admin ist jeder in Ihrem Unternehmen, der mit der Verwaltung von Pleo-Nutzerrechten und dem Export von Ausgaben befasst ist.

Admins erhalten von uns vorab die Möglichkeit, mit Pleo herumzuspielen und sich mit allen Funktionen und ArbeitsablĂ€ufen vertraut zu machen, noch bevor die ersten Ausgaben im System eintrudeln. Dazu gehört ĂŒbrigens auch, Pleo in Ihre Buchhaltungssoftware zu integrieren. Unsere Kundenbetreuung sowie eine ganze Reihe von Tutorials und FAQ-BeitrĂ€gen helfen Ihnen dabei.

Und der Rest Ihres Teams?  ‹‹

FĂŒr den Rest des Teams ist das der perfekte Zeitpunkt, um Fetch, unseren automatischen Belegfinder fĂŒr E-Mail-PostfĂ€cher zu aktivieren. Ist Fetch erst einmal aktiviert, werden alle Belege, die in den PosteingĂ€ngen Ihres Teams landen, automatisch den entsprechenden Pleo-Ausgaben zugeordnet und buchhalterisch verarbeitet.

Sie können es kaum noch abwarten, Pleo endlich in freier Wildbahn zu testen? Apple-Fans können Ihre virtuelle Pleo-Firmenkarte einfach vorab mit Apple Pay verknĂŒpfen und kontaktlos in GeschĂ€ften zahlen.

Sechster Schritt: Pleo-Firmenkarten verteilen

Was jetzt passiert: Ihr Team startet durch mit Pleo. Vollgas voraus!

WĂ€hrend Sie noch auf die Ankunft Ihrer Pleo-Plastikkarten warten, ĂŒbertragen Sie doch schon mal alle Online-Abonnements auf die virtuellen Pleo-Karten. Das ist auch eine gute Gelegenheit, alle im Unternehmen vorhandenen Abos zu sichten und deren Status gegebenenfalls zu ĂŒberarbeiten (speziell in grĂ¶ĂŸeren Unternehmen laufen Abonnements gerne mal so nebenbei weiter, ohne dass sie tatsĂ€chlich genutzt werden).

Und dann ist es endlich soweit: Die physischen Pleo-Karten liegen in Ihrem Briefkasten. Verteilen Sie die Karten an Ihr Team und ermutigen Sie alle dazu, die Karten mit Hilfe der mobilen Pleo-App zu paaren. Das macht jeder fĂŒr sich selbst.

Ist das geschafft, können Sie munter ins nĂ€chstgelegene GeschĂ€ft oder CafĂ© spazieren und stolz Ihre erste physische Pleo-Ausgabe tĂ€tigen. Was fĂŒr ein Fest!

Oder Sie testen Pleo auf Herz und Nieren und bezahlen mit Ihrer neu erworbenen Karte einfach alles, was Ihnen auf Ihrer nÀchsten GeschÀftsreise in die HÀnde gerÀt.

Keine Sorge: In dieser frĂŒhen Phase sind wir stets an Ihrer Seite.

Wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung, wenn uns unser System meldet, dass Sie bei der Einrichtung Ihres Kontos möglicherweise auf ein Hindernis gestoßen sind. Und wir bleiben jederzeit fĂŒr Sie zu erreichen – ganz gleich fĂŒr was Sie unsere Hilfe benötigen.

Genießen Sie Ihre neuen Freiheiten

Das war's. Na ja, nicht ganz. 

Wir melden uns etwa vierteljĂ€hrlich bei Ihnen, um Sie ĂŒber neue Funktionen auf dem Laufenden zu halten. Glauben Sie’s uns: Wir sind wirklich rastlos auf der Suche nach immer neuen Möglichkeiten Ihre Ausgabenverwaltung noch reibungsloser zu gestalten.

Oh, und hatten wir schon erwĂ€hnt, dass unser ausgezeichnetes Support-Team Ihnen immer zur VerfĂŒgung steht?

Ja, doch ... das hatten wir.

Smarte Kreditkarten fĂŒr alle!
Desiree

Désirée Cornet

Content Producer & Linguist, Germany

SEO-Beraterin und Tone of Voice-Jongleurin mit Vorliebe fĂŒr Nischen-Content. Privat: Seemensch. Kontakt: desiree@pleo.io