Kostenanalyse: So sparen Sie bares Geld

Warum Geld zum Fenster hinauswerfen? Sparen Sie es stattdessen, indem Sie sich Zeit für eine Kostenanalyse nehmen. Denn in Unternehmen gibt es zahlreiche kleine und große Kostenpositionen, die finanziell zu Buche schlagen. Nicht immer sind alle davon nötig oder erbringen den größten Nutzen. Wie können Sie also Ihre Ausgaben optimieren?

Mit einer regelmäßigen Kostenanalyse können Sie Ihre Kostenstrukturen erfassen, nach Kostenarten kategorisieren und analysieren. So identifizieren Sie Optimierungspotenziale und vermeiden unnötige Ausgaben. Eine detaillierte Kostenstruktur ist nicht nur ein Schlüsselelement für effizientes Ressourcenmanagement, sondern auch für die allgemeine finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie eine umfassende Kostenanalyse funktioniert und wie Sie davon profitieren können.

Was ist Kostenanalyse und warum ist sie wichtig?

Die Kostenanalyse ist – kurz und knapp – die Analyse aller Kosten in einem Unternehmen. Dazu gehören die Erfassung, Kategorisierung und anschließende Analyse Ihrer Kosten. Mit diesen Erkenntnissen können Sie eine Kostenstruktur erstellen, die Ihrem Unternehmen dabei hilft, fundierte Entscheidungen in puncto Finanzplanung und Kostenmanagement zu treffen – und so die finanzielle Stabilität in Ihrem Unternehmen zu sichern. 

Eine Kostenanalyse dient dazu, mehrere Kernziele in Ihrem Unternehmen zu erreichen:

• Effizientes Risikomanagement
• Bewertung der Rentabilität
• Erleichterung der Preiskalkulation
• Identifizierung von Kostentreibern
• Transparenz innerhalb des Unternehmens
• Optimierung von Ressourcen
• Reduktion von Kosten
• Unterstützung bei strategischen Entscheidungen

Sie ahnen es bestimmt schon: Es gibt fast keinen Bereich, in dem Unternehmen nicht von einer Kostenanalyse profitieren können. Dazu gehören zum Beispiel die Logistik, das Personalwesen, die Produktion, das Marketing oder die Verwaltung. Wenn Sie eine umfangreiche Kostenanalyse versäumen, lassen Sie sich daher ein wichtiges Instrument für die Budgetplanung, Effizienzsteigerung und Ressourcenoptimierung entgehen.

Wie funktioniert eine Kostenanalyse?

Sie kennen nun die Relevanz und Definition der Kostenanalyse und möchten Ihre Chance, Kosten zu sparen auf keinen Fall versäumen? Schauen wir uns also an, wie Sie eine korrekte Kostenanalyse erstellen.

Bei der klassischen Kostenrechnung werden zunächst Kostenstellen und Kostenträger aufgelistet, auf deren Basis Sie eine Kostenstruktur erstellen. Doch wie sieht so eine Kostenstruktur aus? Im Grunde ist sie nichts anderes als eine systematische Darstellung aller Kosten, die im Rahmen der Unternehmenstätigkeit anfallen. 

Hierfür werden die einzelnen Kosten in verschiedene Kategorien, die Kostenarten, eingeteilt. Damit Sie nicht die Flinte ins Korn werfen, bevor Sie überhaupt angefangen haben, erklären wir hier die unterschiedlichen Kostenbegriffe. 

Einzelkosten

Einzelkosten sind Kosten, die einem Kostenträger direkt zugeordnet werden können. Dazu gehören beispielsweise Dienstleistungskosten, Löhne oder Materialkosten für ein spezifisches Produkt

Gemeinkosten

Im Gegensatz zu Einzelkosten können Gemeinkosten – oder indirekte Kosten – nicht direkt einem Kostenträger zugeordnet werden. Sie beziehen sich meist auf Büromaterialien, Energiekosten oder Marketingausgaben, die sich über mehrere Unternehmensabteilungen erstrecken.

Fixe Kosten

Fixe Kosten, wie die Miete eines Büros oder Versicherungskosten, bleiben unabhängig vom Umsatz des Unternehmens konstant. Doch Vorsicht: Auch fixe Kosten können langfristig variieren.

Variable Kosten

Variable Kosten sind – na, was wohl? Variabel. Sie hängen mit der Entwicklung der Unternehmenstätigkeit zusammen. Mit steigender Produktionsmenge steigen beispielsweise auch die Materialkosten eines Unternehmens. 

Kalkulatorische Kosten

Kalkulatorische Kosten fallen zum Zeitpunkt der Kostenanalyse zunächst einmal gar nicht an. Größtenteils sind sie hypothetische Kosten, die eine langfristige Planung erleichtern sollen.

Investitionskosten

Kosten für Investitionen lassen sich auf die Nutzungszeit verteilen und sogar steuerlich abschreiben, juhu! Zu Investitionen zählen grundsätzlich alle Güter, die über einen langfristigen Zeitraum genutzt werden.

Primäre Kosten

Primäre Kosten entstehen durch den Zukauf von externen Rohstoffen oder Dienstleistungen, die unmittelbar für die Produktion in einem Unternehmen benötigt werden.

Sekundäre Kosten

Im Unterschied zu den primären Kosten werden sekundäre Kosten innerbetrieblich produziert. Sie entstehen durch den Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen, die innerhalb des Unternehmens selbst produziert oder erbracht werden.

Istkosten

Jene Kosten, die tatsächlich anfallen, heißen Istkosten. Sie lassen sich nach einer Abrechnungsperiode eindeutig kalkulieren und zuordnen.

Plankosten

Voraussichtlich anfallende Kosten sind Plankosten. Sie werden im Rahmen der Kostenanalyse geschätzt.

Teilkosten

Bei all den verschiedenen Kostenarten tragen die Teilkosten zu einer besseren Übersicht bei. Wenn Sie in einem Rechnungsverfahren der Kostenrechnung anfangs nur einen Teil der anfallenden Kosten berücksichtigen, sind das Ihre Teilkosten – unterteilt in fixe und variable Kosten.

Vollkosten

Die Vollkosten berücksichtigen alle Kosten innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Dabei fassen Sie Einzelkosten und Gemeinkosten zusammen.

Opportunitätskosten

Ein Teil der kalkulatorischen Kosten sind die Opportunitätskosten. Sie entstehen dann, wenn Unternehmer:innen sich bewusst gegen eine bestimmte Handlungsmöglichkeit entscheiden – und so Kosten in Kauf nehmen – um eine andere, potenziell profitable Chance wahrzunehmen.

Kosten korrekt analysieren: Mit diesen Methoden klappt’s

Sie können es kaum erwarten, ihre Unternehmenskosten zu analysieren – und einzusparen? Dann ist es Zeit, die passenden Methoden für Ihre nächste Kostenanalyse kennenzulernen. Im Grunde sind die verschiedenen Methoden zur Kostenanalyse ganz leicht.

ABC-Analyse

Diese Methode hilft Ihnen, Ressourcen nach ihrer Relevanz für den Umsatz des Unternehmens zu kategorisieren und Prioritäten zu setzen. Sie unterscheidet zwischen Ressourcen mit hoher (Kategorie A), mittlerer (Kategorie B) und geringer Bedeutung (Kategorie C).

Kostenumlageverfahren

Eine direkte Zuordnung ist nicht möglich? Dann ist das Kostenumlageverfahren die richtige Lösung. Dabei verteilen Sie Gemeinkosten auf verschiedene Kostenträger. Bei dieser Methode handelt es sich mehr oder weniger um eine grobe Schätzung, mit der Sie einen besseren Überblick bekommen.

Pareto-Analyse

Basierend auf dem Pareto-Prinzip, hilft die Pareto-Analyse bei der Priorisierung von Kostenträgern, indem sie den Fokus auf die wichtigsten 20 Prozent der Kosten legt, die oft 80 Prozent des Gesamteffekts ausmachen.

Prozesskostenrechnung

Diese Methode befasst sich mit internen Unternehmensprozessen, um Haupt- und Teilprozesse zu identifizieren. Im Anschluss definieren Sie passende Parameter, um für Transparenz bei Ihren Kostenstrukturen zu sorgen.

Target Costing oder auch Zielkostenrechnung

Die Zielkostenrechnung ist ein Ansatz zur Preisgestaltung von Produkten oder Dienstleistungen. Für die Ermittlung der Zielkosten orientieren Sie sich sowohl an den Anforderungen der Kunden als auch am Wettbewerb.

Wertanalyse

Als Unternehmer:in ist es wichtig zu wissen, wie Sie den Wert einer Dienstleistung oder eines Produkts maximieren können. Mithilfe der Wertanalyse können Sie Kosten senken, die Produktivität verbessern und Prozesse stabilisieren.

Zero-Base-Budgeting

Geld sollte möglichst da eingesetzt werden, wo es den größten Nutzen bringt. Doch wissen Sie überhaupt, wo das in Ihrem Unternehmen der Fall ist? Das Zero-Base-Budgeting oder auch die Null-Basis-Budgetierung beginnt bei der Budgetierung „bei null“ und hinterfragt jede Ausgabe kritisch, um die effektivste Verwendung der finanziellen Mittel zu gewährleisten.

Kostenanalyse im Einkauf: Ein Beispiel

Eine Kostenanalyse klingt sinnvoll, aber Sie fragen sich, wie das in der Praxis funktioniert? Ein praktisches Beispiel verdeutlicht das wohl am besten. Daher schauen wir uns einmal die Kostenanalyse für den Einkauf an. 

Im Grunde ist der Prozess recht einfach. Als Erstes müssen Sie die verschiedenen Kostenkomponenten identifizieren. Dazu gehören neben den direkten Beschaffungskosten auch indirekte Anschaffungskosten wie Lager- und Verwaltungskosten.

Im nächsten Schritt nehmen Sie die Klassifizierung der Kostenarten vor. Welche Kostenarten dafür herangezogen werden, bleibt Ihnen überlassen. Möglich ist beispielsweise eine Unterscheidung zwischen direkten und indirekten Kosten oder zwischen fixen und variablen Kosten. 

Als Letztes geht es an die umfassende Analyse. Auf dieser Basis können Sie sich überlegen, wie Sie die verschiedenen Prozesse optimieren können. 

Kostenanalyse: Schritt für Schritt erklärt

Wenn das alles neu für Sie war, nehmen wir Sie jetzt an die Hand. Denn im Grunde ist eine effektive Kostenanalyse ganz leicht. Hier zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie die Erstellung einer Kostenanalyse ablaufen kann.

1. Erfassung aller Kostenkomponenten
2. Klassifizierung der unterschiedlichen Kostenarten
3. Fundierte Analyse aller Kostenarten
4. Vergleich der Kostenarten mit Branchenstandards
5. Planung von Maßnahmen zur Kostenreduktion
6. Implementierung der Maßnahmen zu Kostenminimierung
7. Kontinuierliche Überwachung der Maßnahmen
8. Analyse des Erfolgs

Ihnen ist der Aufwand zu groß oder Sie haben einfach nicht die nötigen Ressourcen zur Verfügung? Tools für die Kostenanalyse können den Prozess ungemein erleichtern. Mit dem automatisierten Ausgabenmanagement von Pleo können Sie beispielsweise Ausgaben in Echtzeit prüfen und behalten so Ihre Finanzen immer im Blick.

Fazit: Mit Pleo zur idealen Kostenanalyse

Wenn Sie Wert auf finanzielle Stabilität legen, kommen Sie ohne eine Kostenanalyse nicht weit. Worauf warten Sie also noch – analysieren Sie die Kostenstrukturen Ihres Unternehmens und sparen Sie sich auf der Erfolgsleiter nach oben. 

Tools wie Pleo helfen Ihnen bei diesem Prozess mit zahlreichen Funktionen rund um Ihre Finanzen. Profitieren Sie von Pleos modernem Ansatz des Kostenmanagements – basierend auf digitaler Intelligenz und einfacher Bedienbarkeit.

Analysieren und verwalten Sie Ihre Unternehmensausgaben und nutzen Sie die innovative Pleo Ausgabenkontrolle – mit benutzerdefinierten Ausgabenlimits. In der Pleo-App können Sie bequem Berechtigungen verwalten, Genehmigungen erteilen und Korrekturen durchführen. So können Unternehmen ihre Kostenstrukturen nicht nur transparent erfassen, sondern auch strategisch optimieren – und Ihre Effizienz steigern.