Kostencontrolling: So haben Sie alles im Blick

Sie haben beeindruckende Umsatzzahlen, aber Ihr Gewinn bleibt hinter den Erwartungen zurück? Oft sind es die unauffälligen, aber stetig ansteigenden Kosten, die Sie am Boden halten. Mit einem gezielten Kostencontrolling gewinnen Sie den nötigen Überblick zurück.

Das Geheimnis eines erfolgreichen Unternehmens liegt in der smarten Verwaltung und Planung der Kosten – und das quer durch alle Abteilungen. Kostencontrolling ist Ihre strategische Begleitung, die Ihnen hilft, Ihre Ausgabenpläne im Auge zu behalten und effizient zu steuern.

Was ist Kostencontrolling?

Das Erlös- und Kostencontrolling ist enorm wichtig für die Kostenüberwachung und ein erster Schritt in der Kette von Kostenplanung und Budgetierung. Es nimmt eine abteilungsübergreifende Rolle ein, indem es die Kostenverursacher im Unternehmen identifiziert und einen Überblick über den aktuellen Stand und die Entwicklung der Kosten ermöglicht – so vermeiden Sie böse Überraschungen nach dem Erstellen des Jahresabschlusses!

Die Buchhaltung und Kostenrechnung sind dabei zentrale Datenquellen für das Kostencontrolling. Ein effektives Kostenmanagement erleichtert das Identifizieren von Kostenverursachern, verbessert Ihre Basis für Preisverhandlungen und hilft bei der angemessenen Kalkulation von Stundensätzen. Es bietet auch Einblicke in die Deckungsbeiträge Ihrer Kundschaft und Produkte, um Absatzentscheidungen für das kommende Jahr zu treffen.

Abgrenzung zum Finanzcontrolling

Sowohl das Kostencontrolling als auch das Finanzcontrolling spielen eine unterstützende Rolle im Finanzmanagement, jedoch unterscheiden sie sich in einigen wichtigen Aspekten. Im Finanzcontrolling liegt der Fokus auf der Planung, Steuerung und Kontrolle aller Finanzierungsprozesse und zielt auf eine optimale Finanzierung ab. So sichern Sie die Liquidität Ihres Unternehmens.

Anders ist das beim Kostencontrolling: Hier steht die Kostenreduktion im Vordergrund. Es geht also um eine effiziente Finanzplanung und das Management von finanziellen Ressourcen, durch die Sie Ihr Unternehmen langfristig auf Erfolgskurs zu halten.

Kostencontrolling: Diese Instrumente gibt es

Kostencontrolling ist nicht nur ein Konzept, sondern auch ein praktisches Werkzeug, mit dem Unternehmer:innen oder Projektleiter:innen ihr Unternehmen beziehungsweise Projekt effizient steuern können.

Verschiedene Instrumente des Kostencontrollings ermöglichen es Ihnen, die Kostenstruktur in Ihrem Unternehmen zu analysieren. Lassen Sie uns einen Blick auf einige dieser Schlüsselinstrumente werfen, die dazu beitragen, die Kosten im Griff zu behalten – und gleichzeitig die betriebliche Leistungsfähigkeit zu steigern.

Kurzfristige Erfolgsrechnung

Zu den wichtigen Instrumenten des Kostencontrollings gehört die kurzfristige Erfolgsrechnung (KER). Sie erfolgt nach dem Schema der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) und stellt für eine bestimmte Periode, wie einen Monat, Kosten und Leistungen gegenüber. Zusätzliche Auswertungen sind nicht notwendig, da die KER direkt an die Buchführung angebunden ist. So müssen Sie die KER nur um Planwerte erweitern, um ein nützliches Instrument für die Kostenkontrolle zu erhalten.

Kostenartenrechnung

Auch die Kostenartenrechnung ist ein nützliches Instrument im Rahmen des Kostencontrollings. Sie fragen sich, warum das so ist? Sie ermöglicht Ihnen die systematische Erfassung und Kategorisierung aller Kostenarten eines Unternehmens. Durch diese klare Gliederung der Kosten – in z. B. Material-, Personal- oder Betriebskosten – bietet die Kostenartenrechnung die Grundlage für weiterführende Analysen und Entscheidungen zur Kostenoptimierung.

Kostenstellenrechnung

Die Kostenstellenrechnung konzentriert sich auf die Zuordnung von Kosten zu spezifischen Bereichen oder Abteilungen eines Unternehmens. So können Sie Verantwortung und Kontrolle transparenter gestalten, indem sie offenlegen, wo die Kosten im Unternehmen entstehen. Dadurch können Sie die Effizienz einzelner Bereiche analysieren – und in Windeseile gezielte Maßnahmen zur Kostenoptimierung ergreifen, wenn das mal notwendig ist.

Kostenträgerrechnung

Die Kostenträgerrechnung verrät Ihnen, welche Einzel- und Gemeinkosten für die verschiedenen Produkte und Leistungen anfallen, mit denen Sie Ihren Umsatz generieren.

Deckungsbeitrag

Das letzte, aber nicht weniger wichtige Instrument ist der Deckungsbeitrag.  Dieser spiegelt wider, wie Ihre einzelnen Produkte Ihnen dabei helfen können, die bei der Leistungserbringung entstehenden Fixkosten zu decken. Kleinunternehmer:innen berechnen den Deckungsbeitrag gerne pro Kund:in – und erfahren damit schneller, ob sie nachverhandeln müssen.

Kostencontrolling im Projekt: Das sollten Projektleiter:innen beachten

Auch für Projekte ist es wichtig, das Budget im Blick zu behalten und effizient zu arbeiten! Das Controlling der Kosten läuft immer parallel zum Projekt und dessen terminlicher und inhaltlicher Überwachung ab. Stellen Sie sich das in der Praxis so vor, dass sich das Kostenmanagement nahtlos in das Projektcontrolling einfügt. Häufig finden die Qualitätssicherung, die Terminüberwachung und das Kostencontrolling zu einem gemeinsamen Berichtszeitpunkt statt.

Im Rahmen des Kostencontrollings müssen Projektleiter:innen eine ganze Reihe wichtiger Kostencontrolling-Kennzahlen überwachen. Diese geben Aufschluss darüber, ob sich die Kosten Ihres Projektes im geplanten Bereich bewegen. Für die meisten Projekte sind z. B. die folgenden Kennzahlen relevant: 

• Materialkosten
• Herstellungskosten
• Kosten für Marketing und Vertrieb
• Sonderkosten (zum Beispiel durch Rabatte)

Kostencontrolling-Software: Mit der richtigen Technik zum Kostencontrolling-Profi

Digitale Helfer:innen wie Kostencontrolling-Software sind heute unverzichtbar, um den Überblick in der Welt der Zahlen zu behalten. Stellen Sie sich vor, alle Ausgaben manuell zu jonglieren – ein Albtraum! Glücklicherweise gibt es Pleo.

Setzen Sie Ausgabenlimits für Mitarbeiter:innen, verwalten Sie Barabhebungen und Rückerstattungen mit einem Fingertipp – und wenn jemand zu kreativ mit dem Firmengeld umgeht, frieren Sie einfach die Karte ein. Mithilfe der passenden Kostencontrolling-Software werden Sie spielerisch zum Kostencontrolling-Champion – und sparen sich Unmengen an Zeit.

Kostencontrolling mit Pleo: Wo Sparen zum Vergnügen wird

Kostenkontrolle? Klingt erst mal nicht nach Party, aber mit Pleo wird Controlling trotzdem zum Fest. Nicht entstandene Kosten können schließlich nicht an Ihren Margen knabbern. Fehltritte? Nicht mit Pleo! Setzen Sie auf unsere Kostencontrolling-Software, um finanzielle Fehltritte zu vermeiden, die Ihre Bilanzen belasten.

Ein personalisiertes Paket, mit dem Sie Ihre Ziele erreichen – und gleichzeitig den Überblick über Ihre Ausgaben behalten. Mit Pleo meistern Sie Ausgabenkontrolle wie ein Profi: individuelle Ausgabenlimits, klare Freigabeprozesse und das schnelle Einfrieren von Karten. Ein Klick, und schon haben Sie den vollen Überblick über Ihre Finanzen – einfach magisch!