Rechnung ohne Mehrwertsteuer: Wann darf eine Rechnung ohne MwSt. ausgestellt werden?

Eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer – gibt es das überhaupt? Die Antwort auf diese Frage lautet eindeutig: Ja! Das Umsatzsteuergesetz (UStG) sieht tatsächlich vor, dass bestimmte Unternehmer Rechnungen ohne Mehrwertsteuer an Ihre Kundschaft ausstellen dürfen. Kunden erhalten eine Rechnung zum Nettopreis, was sich positiv auf die Umsätze auswirken kann.

Möchten Sie wissen, ob Sie zu den Berechtigten gehören, die eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer schreiben dürfen? In diesem Beitrag werden Sie garantiert fündig! 

Was ist die Mehrwertsteuer eigentlich? Definition

Die Mehrwertsteuer, abgekürzt MwSt., ist eine Steuer, die die Käufer:innen eines Produktes oder einer Dienstleistung zahlen müssen. Mit der Steuer besteuert der Staat die Wertsteigerung, die sich in den verschiedenen Verarbeitungsschritten vom Rohstoff bis zum Endprodukt für die Ware ergibt. Daher werden die einzelnen Produktionsschritte auch als Wertschöpfungskette bezeichnet. 

Für den Staat bedeutet die Mehrwertsteuer eine wichtige Einnahmequelle. Die Steuer gehört zu mehreren Steuerarten:

• Verkehrssteuer, weil sie von den Verbraucher:innen für Käufe im Wirtschaftsverkehr bezahlt wird.
• Gemeinschaftssteuer, weil die Einnahmen gemeinsam an den Bund, die einzelnen Bundesländer und die Gemeinden gehen. 
• Indirekte Steuer, weil die Verkäufer:innen die Steuer zwar erheben, sie dann aber an das Finanzamt weiterleiten.  

Die Mehrwertsteuer (engl. Value Added Tax; VAT) ist ein internationales Konzept, das in den meisten Ländern der Welt Anwendung findet. Beachten Sie jedoch, dass sich ihre Anwendung und Höhe von Land zu Land unterscheidet. In diesem Artikel werden wir uns mit der Mehrwertsteuer in Deutschland und dem Versand von Rechnungen in das EU-Ausland beschäftigen. 

Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer – gibt es einen Unterschied?

Verbraucher:innen begegnet die Mehrwertsteuer auf Rechnungen und Quittungen. Auf den Belegen ist der Steuersatz als Pflichtangabe aufgeführt. Außerdem steht dort, wie viel die Steuer als Betrag ausmacht. Der Bruttoverkaufspreis für ein Produkt berechnet sich aus Nettopreis plus Mehrwertsteuer. 

Unternehmen und das Steuerrecht bezeichnen die Mehrwertsteuer als Umsatzsteuer, weil sie auf den Nettoumsatz aufgeschlagen wird und den Umsatz, also die Wertsteigerung, besteuert. 

Während im Volksmund der Begriff Mehrwertsteuer geläufig ist, begegnet Ihnen im Recht der Begriff Umsatzsteuer. Die Begriffe Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer sind deckungsgleich. 

Wenn das Unternehmen selbst Waren einkauft, kann die bei dem Kauf gezahlte Umsatzsteuer im Rahmen eines Vorsteuerabzugs eingespart werden. Die Vorsteuer darf das Unternehmen im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung von der Umsatzsteuer abziehen, die es an das Finanzamt abführen muss, wenn kein Vorsteuerabzug erfolgt ist. 

Wie hoch ist der Mehrwertsteuersatz?

Wenn Sie sich einige Rechnungen mit Mehrwertsteuer ansehen, stellen Sie fest, dass sich unterschiedliche Mehrwertsteuersätze auf den verschiedenen Rechnungen befinden können. Das liegt daran, dass es in Deutschland zwei Mehrwertsteuersätze gibt. Diese sind in Artikel 12 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt.

Aktuell gelten in der Bundesrepublik Deutschland die folgenden Mehrwertsteuersätze:  

1. 19 % Mwst.: für die meisten Waren, Lebensmittel und Dienstleistungen 
2. 7 % Mwst.: für Grundnahrungsmittel, Tiere, Bücher und Kunstgegenstände

In manchen Fällen ist auch ein Satz von 0 % Mehrwertsteuer ansetzbar. Welche Gesellschaftsformen und Produkte davon betroffen sind, werden wir in den kommenden Abschnitten genauer beleuchten.

Wann darf einen Rechnung ohne Mehrwertsteuer ausgestellt werden?

In ausgewählten Fällen kann die Umsatzsteuer von den gängigen Steuersätzen von 19 % bzw. 7 % abweichen. 

Eine Befreiung von der Umsatzsteuer ist vor allem in den folgenden zwei Fällen möglich: 

1. Wenn es sich um eine umsatzsteuerfreie Leistung nach § 4 UStG handelt. 
2. Wenn das verkaufende Unternehmen von der Umsatzsteuerpflicht befreit ist. 

Das Umsatzsteuergesetz sieht einige Leistungen vor, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind. Dazu gehören unter anderem:

• Medizinische Leistungen 
• Kreditvermittlung und andere Finanzdienstleistungen 
• Exporte und Transportleistungen 
• Darbietungen von Künstler:innen 
• Lotteriegewinne 
• Bildungsangebote 
• Lieferung und Installation von Photovoltaikanlagen

Auch wenn Sie andere Produkte oder Dienstleistungen kaufen, kann es vorkommen, dass Sie eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer erhalten. In dem Fall handelt es sich bei dem verkaufenden Unternehmen um einen Betrieb, der die sogenannte Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG in Anspruch nimmt.

Die Kleinunternehmerregelung

• 19 UStG ist für Kleinunternehmer:innen gedacht. Diese müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen dürfen. 

Die Anforderungen für die Kleinunternehmerregelung lauten: 

• Im Gründungsjahr oder im vergangenen Geschäftsjahr darf der Umsatz maximal 25.000,00€ betragen (seit 01.01.2025). 
• Im darauffolgenden Geschäftsjahr darf der Umsatz bei maximal 100.000,00€ liegen (seit 01.01.2025). 

Beide Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein, damit ein Unternehmen die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen darf. Der Antrag erfolgt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den die Kleinunternehmer:innen an das Finanzamt schicken müssen. 

Im Umkehrschluss bedeutet das auch: Nicht jedes Kleinunternehmen unterliegt automatisch der Regelung für Kleinunternehmer. Für die Steuerbefreiung ist die Stellung eines Antrags erforderlich. Ein Verzicht auf die Steuerbefreiung kann in bestimmten Fällen sinnvoll sein. 

Sobald der Umsatz in einem der beiden Geschäftsjahre höher ausfällt, muss das Unternehmen ab dem nächsten Geschäftsjahr Umsatzsteuer in den Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt abführen.

Das Reverse-Charge-Verfahren 

Bei einem Verkauf mit Mehrwertsteuer muss das verkaufende Unternehmen die Steuer einziehen und im Rahmen der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt weitergeben. Das Umsatzsteuergesetz erlaubt jedoch in § 13 b eine Ausnahme von dieser Vorgehensweise: das Reverse-Charge-Verfahren. 

Es handelt sich um eine Sonderregelung, die auch als Abzugsverfahren oder Umkehrung der Steuerschuld bezeichnet wird. Das Reverse-Charge-Verfahren können auch Betriebe in Anspruch nehmen, die die Kleinunternehmerregelung nicht nutzen und darum Rechnungen mit Mehrwertsteuer ausstellen. 

Wenn zwei Unternehmen Geschäfte miteinander machen, die ihren Sitz in unterschiedlichen Ländern (EU-Ausland und ausgewählte Drittländer) haben, erleichtert das Reverse-Charge-Verfahren den Verkauf. Das deutsche, verkaufende Unternehmen stellt eine Rechnung über den Nettopreis aus. 

Die Leistungsempfänger:innen im Ausland führen die Umsatzsteuer an das Finanzamt in ihrem Heimatland ab. Dadurch bleibt den ausländischen gewerblichen Käufer:innen eine Meldung und Auslandsüberweisung an das deutsche Finanzamt erspart. Auch die deutschen Unternehmer:innen müssen keine Meldung der Umsatzsteuer an das Finanzamt machen. Trotzdem dürfen die Leistungsempfänger:innen im Ausland die Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. 

Sonderfall Freiberufler 

Für bestimmte Berufsgruppen, für die die Rechtsform Freiberufler gilt, gilt eine Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht. 

Zu den Freiberufler:innen, die eine Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben dürfen, gehören unter anderem:

• Ärzt:innen und Zahnärzt:innen 
• Hebammen 
• Heilpraktiker:innen
• Physiotherapeut:innen 
• Versicherungsmakler:innen 
• ehrenamtliche Beschäftigte in der Pflege oder in der Jugendhilfe

Beachten Sie aber: Nicht jede bzw. jeder Freelancer:in darf sich als Freiberufler:in bezeichnen, auch wenn das im Volksmund geläufig ist. § 18 Einkommensteuergesetz (EStG) definiert genau, welche Berufe als freiberufliche Tätigkeiten gelten. 

Sonderfall befreite Einrichtungen

• 4 UStG führt zahlreiche Einrichtungen auf, die ebenfalls von der Umsatzsteuer befreit sind. Viele Heime, Dienstleister, Unterhaltungsangebote und Freizeitaktivitäten können darauf basierend Rechnungen ohne Mehrwertsteuer ausstellen, damit die Leistungen für die Kundschaft oder Besucher:innen nicht zu teuer werden.

Hier eine Aufstellung einiger Einrichtungen ohne Umsatzsteuerpflicht:

• Rehabilitationseinrichtungen
• Geburtshäuser
• Hospize
• Pflegeheime
• Pflegedienste
• Theater
• Chöre
• Museen
• botanische und zoologische Gärten und Tierparks
• Archive und öffentliche Büchereien

Hinzu kommt eine Reihe weiterer Dienstleistungen und Lieferungen, die in Sonderfällen greifen. Konsultieren Sie im Einzelfall § 4 UStG oder eine bzw. einen Steuerberater:in. 

Welche Vorteile hat eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer? 

Rechnungen ohne Mehrwertsteuer können eine enorme Erleichterung für Unternehmen darstellen. Oft wird allerdings übersehen, dass diese Steuerbefreiung nicht nur finanzielle Vorteile hat. 

Die Ausstellung einer Rechnung ohne Mehrwertsteuer hat die folgenden Vorteile:

• Der Verkauf findet zum niedrigeren Nettopreis statt, was zu Wettbewerbsvorteilen gegenüber der Konkurrenz und zu mehr Umsatz führen kann. 
• Die Kleinunternehmer:innen müssen keine Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt beachten. 
• Es gibt keinen Aufwand für das Gegenrechnen der Vorsteuer. 

Falls Sie als Kleinunternehmer:in die Kleinunternehmerregelung nicht anwenden und bei der Rechnungsstellung die Mehrwertsteuer mit angeben, profitieren Sie trotzdem von diesen Vorteilen:

• Sie können die Vorsteuer von der Mehrwertsteuerlast abziehen.
• Die Umsatzsteuer auf die Betriebskosten und weitere Ausgaben kann ebenfalls als Vorsteuer geltend gemacht werden.

In der großen Mehrheit der Fälle ist die Ausstellung einer Rechnung ohne Mehrwertsteuer sinnvoll, wenn sie erlaubt ist. In vereinzelten Fällen kann sie aber auch nachteilig wirken. Skeptiker nennen mögliche Imageschäden durch die Nennung der Behandlung als Kleinunternehmer auf der Rechnung. 

Diese gesetzlichen Regelungen gelten bei Rechnungen ohne MwSt. 

Als Kleinunternehmer:in müssen Sie bei der Rechnungsstellung ohne Mehrwertsteuer darauf achten, dass Sie auf der Kleinunternehmer:innen-Rechnung einen entsprechenden Hinweis für Ihre Kundschaft platzieren. Aber keine Sorge.

Für die Kennzeichnung einer Rechnung ohne Mehrwertsteuer reicht ein einzelner Satz auf der Rechnung aus, der zum Beispiel wie folgt lauten kann:

• Gemäß § 19 UStG keine Berechnung von Umsatzsteuer.
• Die Ausstellung der Rechnung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach § 19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz.
• Nach § 19 Abs. 1 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine USt.

Weitere gute Gründe, die Pflichtangabe als Kleinunternehmer:innen auf der Rechnung ohne Mehrwertsteuer zu vermerken: Wenn Sie vergessen, den Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung in der Rechnung anzugeben, kommt es häufig zu Rückfragen der Empfänger:innen und die Zahlung verzögert sich. 

So erstellen Sie eine Rechnung ohne Umsatzsteuer: Pflichtangaben

Neben dem Hinweis auf die Befreiung von der Umsatzsteuer sind für die Erstellung rechtskräftiger Rechnungsdokumente ohne Umsatzsteuer noch einige weitere Pflichtangaben nötig. 

Diese Pflichtangaben sollten Sie auf Ihrer Rechnung ohne MwSt. nicht vergessen: 

• Voller Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfänger sowie Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID) 
• Rechnungsdatum 
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Datum der Leistungserbringung
• Art und Menge des gelieferten Produktes bzw. Umfang der erbrachten Leistung
• Netto-Rechnungsbetrag

Mit der Angabe dieser Pflichtangaben und dem Vermerk der Kleinunternehmerregelung bewegen Sie sich rechtlich auf der sicheren Seite und müssen keine Ablehnung der Rechnungen durch Kund:innen fürchten. 

Rechnungen ohne Mehrwertsteuer Muster (Kostenloser Download)

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Rechnungen ohne Mehrwertsteuer: Mit Pleo Eingangsrechnungen im Blick behalten

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Fazit 

Rechnungen ohne Mehrwertsteuer sind ein nützliches Werkzeug, das bei ausgewählten Produkten und Unternehmensformen von der Umsatzsteuer befreit. Wichtig ist, dass Sie sich den gesetzlichen Vorgaben bewusst sind und Ihre Rechnungen ohne MwSt. stets mit den richtigen Pflichtangaben und einem Verweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung versehen. 

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FAQs

Wann darf eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer ausgestellt werden?

Eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer darf ausgestellt werden, wenn es sich bei der erbrachten Leistung um eine sog. umsatzsteuerfreie Leistung handelt oder wenn das leistungserbringende Unternehmen von der Umsatzsteuer befreit ist. 

Muss ich eine Rechnung ausstellen, wenn ich nicht mehrwertsteuerpflichtig bin?

Ja, als Unternehmen sind Sie in jedem Fall zur Erstellung einer Rechnung verpflichtet. Als Kleinunternehmen nach der Kleinunternehmerregelung sind Sie aber bspw. von der Ausweisung der Umsatzsteuer befreit. 

Wie kann ich die Mehrwertsteuer auf meiner Rechnung umgehen?

Ist Ihr Unternehmen oder Ihr Produkt von der Ausweisung der Umsatzsteuer befreit, können Sie Rechnungen ohne Mehrwertsteuer erstellen. Wichtig dabei: Weisen Sie auf der Rechnung ordnungsgemäß auf die Befreiung hin.