Wie funktioniert ein digitaler Rechnungsabgleich?

Der Rechnungsabgleich mag auf den ersten Blick mühsam erscheinen, aber er ist für eine korrekte Buchführung unverzichtbar.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie den Rechnungsabgleich wirksam strukturieren können. Entdecken Sie die besten Methoden und Tools, um den Prozess von der Erfassung bis zur Genehmigung reibungslos und fehlerfrei zu gestalten.

Was ist ein Rechnungsabgleich?

Bei einem Rechnungsabgleich wird sichergestellt, dass die in den Rechnungen aufgeführten Daten korrekt sind und mit den entsprechenden Bestellungen und Lieferungen übereinstimmen. Der Abgleich von Rechnungen dient zur Vermeidung von Fehlern und Betrug, indem Unstimmigkeiten und Abweichungen aufgedeckt und korrigiert werden, bevor Zahlungen freigegeben werden.

Beim Abgleich werden die Rechnungsinformationen, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantenname und -adresse, Artikelbezeichnung, Menge und Preis, mit den entsprechenden Bestelldaten und den Wareneingangs- oder Leistungsnachweisen abgeglichen. Der Prozess stellt sicher, dass das Unternehmen nur für tatsächlich erhaltene Waren oder Dienstleistungen zahlt und dass die Preise und Mengen den vertraglich vereinbarten Bedingungen entsprechen.

Die Automatisierung des Rechnungsabgleichs durch Softwarelösungen ist in den letzten Jahren immer wichtiger geworden. Automatisierte Systeme beschleunigen den Prozess, erhöhen die Genauigkeit und verringern die manuelle Arbeitsbelastung der Finanzabteilung.

„Digitalisierung verändert den Arbeitsplatz und schafft Chancen für Unternehmen, Effizienz und Produktivität zu steigern.“

– CFO Playbook 2024

Warum ist der Rechnungsabgleich wichtig?

Der Rechnungsabgleich stellt sicher, dass alle Rechnungen korrekt und rechtzeitig bezahlt werden. Finanzielle Verluste und Betrugsrisiken können dadurch stark minimiert werden.

Und hier noch sechs weitere Gründe:

1. Vermeidung von Zahlungsverzögerungen

Durch den Rechnungsabgleich können alle Rechnungen schnell und korrekt bearbeitet werden. Zahlungsverzögerungen können zusätzliche Kosten wie Mahngebühren verursachen und die Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten belasten.

Ein effektiver Abgleich hilft, solche Verzögerungen zu vermeiden und die Zahlungspünktlichkeit zu gewährleisten. Dies trägt dazu bei, die Kreditwürdigkeit des Unternehmens zu erhalten und das Vertrauen der Lieferanten zu stärken.

2. Erhöhung der Genauigkeit

Der Rechnungsabgleich stellt sicher, dass alle Rechnungsdaten korrekt sind und mit den Bestellungen und Wareneingängen übereinstimmen. Durch diesen Prozess werden Fehler erkannt und korrigiert, bevor Zahlungen freigegeben werden.

Dies erhöht die Genauigkeit der Finanzunterlagen und verhindert, dass das Unternehmen für nicht erhaltene oder falsche Leistungen zahlt. Eine hohe Genauigkeit ist entscheidend für die Integrität der Buchhaltung und die Erstellung zuverlässiger Finanzberichte.

3. Verhinderung von Betrug

Der Abgleich von Rechnungen ist ein wirksames Mittel zur Betrugsprävention. Durch die Überprüfung der Rechnungsdaten wird sichergestellt, dass alle Transaktionen legitim und rechtmäßig sind. Unstimmigkeiten oder ungewöhnliche Abweichungen werden frühzeitig erkannt und untersucht, wodurch das Risiko von Betrug erheblich reduziert wird.

Dies schützt das Unternehmen vor finanziellen Verlusten und rechtlichen Konsequenzen.

4. Verbesserung der Buchhaltungsprozesse

Ein systematischer Rechnungsabgleich verbessert die Effizienz der Buchhaltungsprozesse. Durch die Automatisierung des Abgleichs können manuelle Fehler minimiert und die Verarbeitungsgeschwindigkeit erhöht werden.

Dies ermöglicht es der Buchhaltungsabteilung, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren und die Gesamtproduktivität zu steigern. Effiziente Buchhaltungsprozesse sind entscheidend für die finanzielle Gesundheit des Unternehmens.

5. Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Der Rechnungsabgleich hilft Unternehmen, die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen zu gewährleisten. In vielen Ländern gibt es spezifische Vorschriften für die Rechnungsprüfung und -archivierung, die eingehalten werden müssen.

Durch einen ordnungsgemäßen Abgleich können Unternehmen sicherstellen, dass sie diese Vorschriften erfüllen und mögliche Strafen oder rechtliche Probleme vermeiden.

6. Verbesserung der Lieferantenbeziehungen

Ein schneller und genauer Rechnungsabgleich trägt zur Pflege guter Beziehungen zu den Lieferanten bei. Pünktliche und korrekte Zahlungen zeigen den Lieferanten, dass das Unternehmen zuverlässig und vertrauenswürdig ist.

Dies kann zu besseren Konditionen, Rabatten und einer bevorzugten Behandlung führen. Starke Lieferantenbeziehungen sind ein wichtiger Wettbewerbsvorteil und unterstützen die langfristige Geschäftsentwicklung.

Methoden des Rechnungsabgleichs

Es gibt verschiedene Methoden des Rechnungsabgleichs, die Unternehmen nutzen können, um die Genauigkeit und Effizienz ihrer Buchhaltungsprozesse zu verbessern. Jede Methode hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, und die Wahl der geeigneten Methode hängt von den spezifischen Anforderungen und Ressourcen des Unternehmens ab. Hier sind einige der gängigsten Methoden des Rechnungsabgleichs:

Zwei-Wege-Abgleich

Der Zwei-Wege-Abgleich ist die einfachste Methode des Rechnungsabgleichs. Dabei werden die Rechnungsdaten mit den Bestelldaten abgeglichen.

Diese Methode ist schnell und einfach, jedoch weniger umfassend als andere Methoden. Sie eignet sich für einfache Transaktionen und kleinere Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen.

Drei-Wege-Abgleich

Der Drei-Wege-Abgleich ist die umfassendste Methode und wird häufig in größeren Unternehmen eingesetzt. Dabei werden die Rechnungsdaten mit den Bestelldaten und den Wareneingangs- oder Leistungsbestätigungen abgeglichen.

Diese Methode bietet die höchste Genauigkeit und hilft, Fehler und Betrug effektiv zu verhindern.

Automatisierter Rechnungsabgleich

Immer mehr Unternehmen setzen auf spezialisierte Softwarelösungen für den Rechnungsabgleich. 40 Prozent der Senior-Führungskräfte in unserem CFO-Playbook gaben an, dass sich digitale Transformation positiv auf den Arbeitsplatz auswirkt. Automatisierte Systeme verarbeiten große Mengen an Rechnungen schnell und genau. Sie erkennen und melden Fehler automatisch.

Diese Methode reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und erhöht die Effizienz der Buchhaltungsprozesse.

Manuelle Rechnungsprüfung

Obwohl zunehmend durch automatisierte Methoden ersetzt, wird die manuelle Rechnungsprüfung in einigen Unternehmen immer noch verwendet.

Diese Methode erfordert eine sorgfältige Überprüfung jeder Rechnung durch Buchhalter.

Sie ist sehr zeitintensiv und anfällig für menschliche Fehler, kann jedoch in bestimmten Fällen, z. B. bei sehr spezifischen oder komplexen Transaktionen, von Vorteil sein.

Rechnungsabgleich: Wann und wo im Prozess?

Ein erfolgreicher Rechnungsabgleich benötigt einen klaren und strukturierten Prozess. In diesem Prozess wird eine Rechnungskontrolle durchgeführt, in welcher der Rechnungsabgleich vorgenommen wird.

Hier sind die benötigten Schritte:

Erfassen der Eingangsrechnungen

Der erste Schritt ist die Erfassung aller eingehenden Rechnungen.

Dies kann durch manuelle Eingabe oder durch digitale Tools erfolgen, die Rechnungen elektronisch erfassen und in die Buchhaltung des Unternehmens integrieren.

Rechnungskontrolle

• Formeller Abgleich (Rechnungsdaten überprüfen): In diesem Schritt werden die Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG kontrolliert, wie z. B. die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die vollständige Anschrift des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers sowie die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen sollten an den Rechnungssteller zurückgesendet werden, um Verzögerungen im weiteren Prozess zu vermeiden.
• Sachlicher Abgleich (Lieferungen und Leistungen prüfen): Der sachliche Abgleich stellt sicher, dass die auf der Rechnung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen tatsächlich geliefert oder erbracht wurden. Dies kann durch den Abgleich mit Bestellungen, Lieferscheinen und anderen relevanten Dokumenten erfolgen. Diese Kontrolle hilft, Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Die Sicherstellung der sachlichen Richtigkeit ist besonders wichtig, um den Überblick über die Finanzunterlagen zu behalten und Vertrauen in die Richtigkeit der Rechnungen zu gewährleisten.
• Inhaltlicher Abgleich (Details und Beträge validieren): Der inhaltliche Abgleich konzentriert sich auf die Validierung der Details und Beträge auf der Rechnung. Dies beinhaltet die Überprüfung der korrekten Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, die Richtigkeit der Einzel- und Gesamtsummen sowie die korrekte Berechnung des angewandten Steuersatzes. Fehlerhafte Berechnungen oder ungenaue Angaben sollten korrigiert werden, bevor die Rechnung zur Zahlung freigegeben wird.

Genehmigung und Freigabe

Der letzte Schritt im Rechnungsabgleich ist die Genehmigung und Freigabe der Rechnung zur Zahlung.

An dieser Stelle wird sichergestellt, dass alle vorherigen Überprüfungen ordnungsgemäß durchgeführt wurden und die Rechnung bereit zur Zahlung ist. In der Regel geschieht dies durch die zuständigen Personen im Unternehmen, die den gesamten Prozess noch einmal überprüfen und die Freigabe erteilen.

Die richtige Genehmigung und Freigabe sind entscheidend für einen reibungslosen Ablauf der Zahlungen und die Aktualisierung der Konten.

Fehlerhafte Berechnungen sollten vor der Zahlungsfreigabe korrigiert werden.

Das Beste aus dem Rechnungsabgleich herausholen

Wir möchten Ihnen noch einige hilfreiche Praktiken vorstellen, um Ihre Prozesse zu optimieren und Fehler zu minimieren.

Verbessern Sie Ihren Rechnungsabgleich durch:

• Hilfreiche Checklisten: Checklisten – die auf interne Prozesse angepasst sind – können helfen, dass kein wichtiger Schritt übersehen wird. Dies hilft, den Überblick zu behalten und den Arbeitsablauf zu strukturieren.
• Regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter regelmäßig geschult werden, um auf dem neuesten Stand zu bleiben und die Effizienz im Rechnungsabgleich zu erhöhen.
• Klare Verantwortlichkeiten: Definieren Sie klare Zuständigkeiten innerhalb Ihres Teams, um sicherzustellen, dass jeder Schritt im Prozess verantwortungsvoll durchgeführt wird.
• Audits und Überprüfungen: Führen Sie regelmäßige Audits durch, um den gesamten Prozess zu überprüfen und eventuelle Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.

Digitale Tools für den Rechnungsabgleich

Pleo ist eine digitale Lösung, die Unternehmen bei der Verwaltung und Optimierung ihrer Rechnungsprozesse unterstützt.

Mit einer Vielzahl an Funktionen kann der Rechnungsabgleich erleichtert und effizienter gestaltet werden. Mit Pleo können Rechnungen automatisch erfasst und kategorisiert werden und Echtzeit-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass keine Rechnung übersehen wird und immer rechtzeitig bearbeitet wird.

Pleo hilft Ihnen dabei, alle Rechnungsdaten zentral zu verwalten und gewährleistet die Richtigkeit und Aktualität Ihrer Finanzunterlagen.

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