Rechnungsanforderungen verstehen und richtig umsetzen

Rechnungen sind ein zentraler Bestandteil der Buchhaltung und gewährleisten die präzise Dokumentation finanzieller Verpflichtungen und Einnahmen. Die Einhaltung von Rechnungsanforderungen vereinfacht die Nachverfolgung und Prüfung von Transaktionen und verhindert rechtliche sowie finanzielle Probleme.

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wesentliche über Rechnungsanforderungen und wie Sie diese korrekt umsetzen können.

Was sind Rechnungsanforderungen?

Rechnungsanforderungen sind spezifische Kriterien und gesetzliche Vorgaben, die jede Rechnung erfüllen muss, um als gültig anerkannt zu werden.

Die Anforderungen betreffen sowohl formale als auch inhaltliche Aspekte der Rechnung. Die Einhaltung von Rechnungsanforderungen stellt sicher, dass eine ordnungsgemäße Buchhaltung und Steuerabwicklung möglich ist.

Eine Rechnung ist ein Dokument, das den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an einen Kunden dokumentiert und als Nachweis für die Transaktion dient.

Korrekte Angaben sind wichtig für:

• Vollständige und ordnungsgemäße Buchhaltung
• Geltendmachung des Vorsteuerabzugs

Was passiert bei falschen Angaben auf Rechnungen?

Wie bereits erwähnt, sollten die Anforderungen für eine Rechnung erfüllt werden, um eine korrekte Buchhaltung und einen gültigen Vorsteuerabzug zu gewährleisten.

Fehlende oder fehlerhafte Buchungen verursachen:

Fehlerhafte Jahresabschlüsse und/oder Steuererklärungen

Falsche Angaben auf Rechnungen können zu fehlerhaften Jahresabschlüssen und Steuererklärungen führen. Wenn Rechnungen nicht korrekt erfasst werden, spiegeln die Finanzberichte des Unternehmens nicht die tatsächliche finanzielle Lage wider. Dies kann zu fehlerhaften Jahresabschlüssen und Steuererklärungen führen und rechtliche und finanzielle Konsequenzen verursachen.

Finanzamt verweigert Vorsteuerabzug

Das Finanzamt kann den Vorsteuerabzug verweigern, wenn Rechnungen unvollständige oder falsche Angaben enthalten. Dies kann die Liquidität des Unternehmens stark beeinträchtigen, da der Vorsteuerabzug ein wesentlicher finanzieller Vorteil ist, der die Steuerlast mindert.

Verzögerte Zahlungen

Fehlerhafte Rechnungen können zu verzögerten Zahlungen führen, da der Genehmigungs- und Überprüfungsprozess mehr Zeit in Anspruch nimmt. Dies kann die Beziehung zu Lieferant:innen belasten und zu zusätzlichen Kosten (Mahngebühren, Zinszahlungen, etc.) führen.

Zusätzliche Kosten und Aufwand

Fehlerhafte Rechnungen erfordern zusätzliche Ressourcen für Korrekturen und Nachverfolgung. Dieser Mehraufwand kann zu unnötigen Kosten und Belastungen führen, da Mitarbeiter:innen mehr Zeit mit der Überprüfung und Korrektur von Rechnungen verbringen müssen, anstatt sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.

Warum ist die Einhaltung von Rechnungspflichtangaben wichtig?

Rechnungen sind ein zentrales Element in der Buchhaltung und ermöglichen eine exakte Dokumentation über finanzielle Verpflichtungen und Einnahmen eines jeden Unternehmens.

• Erleichterte Nachverfolgung und Prüfung: Die Einhaltung von Rechnungsanforderungen erleichtert die Nachverfolgung und Prüfung von Transaktionen. Dies stellt sicher, dass rechtliche und finanzielle Probleme vermieden werden können.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Die korrekte Ausstellung und Buchung von Rechnungen ist für die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorgänge essenziell. Unternehmen müssen in der Lage sein, jede Transaktion lückenlos zu dokumentieren und nachzuweisen. Dies ist nicht nur für interne Kontrollen wichtig, sondern auch für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Erstellung von Steuererklärungen.
• Effizienz und Genauigkeit in der Buchhaltung: Ordnungsgemäß ausgestellte Rechnungen tragen zur Effizienz und Genauigkeit der Buchhaltung bei. Sie ermöglichen eine reibungslose Verarbeitung und Archivierung der Dokumente und reduzieren das Risiko von Fehlern und Doppelbuchungen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die viele Transaktionen abwickeln und eine große Anzahl von Rechnungen verwalten müssen.

Gibt es einen Unterschied für Deutschland, Österreich und Schweiz?

Ja, es gibt Unterschiede in den Rechnungsanforderungen zwischen diesen Ländern – allerdings sind viele Grundprinzipien ähnlich.

Deutschland 🇩🇪

In Deutschland regelt § 14 UStG (die Pflichtangaben auf Rechnungen. Dazu gehören unter anderem die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer und eine detaillierte Beschreibung der Leistung oder Lieferung.

Österreich 🇦🇹

In Österreich sind die Anforderungen ähnlich und werden im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt. Hier müssen Rechnungen ebenfalls die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten, das Datum, eine fortlaufende Nummer sowie eine genaue Beschreibung der Leistung oder Lieferung.

Schweiz 🇨🇭

In der Schweiz regelt das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) die Pflichtangaben. Rechnungen müssen unter anderem die MWST-Nummer des Lieferanten, das Datum, eine fortlaufende Rechnungsnummer und eine genaue Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen enthalten.

Hinweis: Obwohl die Grundanforderungen ähnlich sind, gibt es länderspezifische Unterschiede. Machen Sie sich mit den spezifischen gesetzlichen Vorgaben des jeweiligen Landes vertraut, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen korrekt und vollständig ausgestellt werden.

Rechtsgrundlagen für elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen müssen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen, um rechtsgültig zu sein. Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz stellt sicher, dass Unternehmen rechtliche Konsequenzen vermeiden und steuerliche Vorteile nutzen können.

Folgende Punkte sind besonders wichtig:

• Rechnungsangaben: Elektronische Rechnungen müssen dieselben Pflichtangaben enthalten wie Papier-Rechnungen (unter anderem die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, die Menge und Art der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen sowie der Betrag).
• Authentizität und Integrität: Die Identität des Rechnungsausstellers muss gewährleistet und die Rechnung vor nachträglichen Änderungen geschützt sein. Verwenden Sie digitale Signaturen und Verschlüsselung, um dies zu erreichen.
• Lesbarkeit: Die Rechnung muss für die gesamte Dauer der Aufbewahrungspflicht lesbar sein. Stellen Sie sicher, dass alle technischen Mittel zur Verfügung stehen, um die Rechnungen jederzeit zugänglich und lesbar zu halten.

Hier halten wir Sie auf dem Laufenden und teilen Updates mit Ihnen: „Was Sie über E-Rechnungen wissen müssen“

Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, die eine bestimmte Summe (inklusive Umsatzsteuer) nicht überschreiten.

Hinweis: Dieser Betrag – und auch die Höhe – ist im deutschsprachigen Wirtschaftsraum unterschiedlich geregelt!

Der Vorteil für Unternehmer:innen ist, dass diese Rechnungsart weniger Pflichtangaben als eine normale Rechnung benötigt und dadurch den Verwaltungsaufwand reduziert. Besonders relevant ist diese Art der Rechnung für kleine Transaktionen, da der Geschäftsalltag vereinfach werden kann.

Pflichtangaben für Kleinbetragsrechnungen

Auch wenn weniger Informationen erforderlich sind, müssen auch Kleinbetragsrechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und den Vorsteuerabzug zu ermöglichen:

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe
• Steuersatz

Höchstbetrag für Kleinbetragsrechnungen (Deutschland und Österreich)

In Deutschland und Österreich gibt es leicht unterschiedliche Regelungen und Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen:

Welche Vorteile hat eine Kleinbetragsrechnung?

• weniger Verwaltungsaufwand: Da weniger Pflichtangaben erforderlich sind, können Kleinbetragsrechnungen schneller erstellt und verarbeitet werden.
• einfachere Buchhaltung: Die vereinfachten Anforderungen erleichtern die Buchführung und reduzieren die Fehlerquote.
• Zeitersparnis: Weniger Details bedeuten, dass Rechnungen schneller geprüft und genehmigt werden können.

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Kleinbetragsrechnungen korrekt ausgestellt werden, um Probleme mit der Buchhaltung und steuerlichen Anerkennung zu vermeiden.

Ein standardisiertes Verfahren zur Erstellung und Prüfung kleiner Rechnungen kann die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen.

Aufbewahrung von Rechnungen

Rechnungen müssen nicht nur korrekt ausgestellt und gebucht, sondern auch über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Vor allem bei steuerlichen Prüfungen und internen Kontrollen ist dies sehr wichtig.

Aufbewahrungsfristen und -methoden

Die Aufbewahrung von Rechnungen unterliegt strengen gesetzlichen Anforderungen, die je nach Land variieren können. Diese Vorschriften gewährleisten die Nachvollziehbarkeit und Transparenz aller Geschäftsvorgänge zu jedem Zeitpunkt innerhalb der Aufbewahrungsfrist.

Deutschland 🇩🇪

In Deutschland müssen Rechnungen gemäß § 147 AO (Abgabenordnung) für 10 Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist gilt sowohl für Papier- als auch für elektronische Rechnungen.

Österreich 🇦🇹

In Österreich beträgt die Aufbewahrungsfrist gemäß § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) 7 Jahre. Auch hier müssen sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen aufbewahrt werden.

Schweiz 🇨🇭

In der Schweiz müssen Rechnungen gemäß Artikel 958f OR (Obligationenrecht) für 10 Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt für alle Formen von Rechnungen.

Aufbewahrungsmethoden

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, um alle Unterlagen, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, aufzubewahren:

• Digitale Archivierung: Digitale Rechnungen müssen in einem revisionssicheren Format gespeichert werden, wodurch alle Daten unveränderbar und jederzeit zugänglich sind.
• Papierbasierte Aufbewahrung: Traditionelle Papierdokumente sollten sicher und geschützt vor externen Einflüssen aufbewahrt werden, um Schäden oder Verlust zu verhindern.

6 Tipps zur revisionssicheren Archivierung

Nun, da Sie die wichtigsten Informationen zu den Aufbewahrungsfristen und Methoden kennen, geben wir Ihnen noch 6 wertvolle Tipps, wie Sie Ihre Rechnungen revisionssicher und nachhaltig archivieren können:

Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen und Dokumente sicher und intakt bleiben.

Rechnungen einfach und sicher verwalten

Digitale Tools können Sie bei der korrekten Erfassung von Informationen und allen relevanten Informationen (z. B. die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens, fortlaufende Rechnungsnummer, Überprüfung der UID, usw.) unterstützen.

Der größte Vorteil liegt darin, dass der Verarbeitungsprozess beschleunigt wird und die Effizienz gesteigert – während Fehler gleichzeitig reduziert werden.

Pleo stellt gemeinsam mit Ihnen sicher, dass Rechnungen ordnungsgemäß erfasst und verarbeitet werden und automatisiert viele manuelle Schritte. Dies umfasst die Prüfung auf vollständige Angaben gemäß dem Umsatzsteuergesetz (UStG), die Sicherstellung der Lesbarkeit der Rechnung und die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen.

Praktische Funktionen, wie zum Beispiel eine Benachrichtigung, falls eine Rechnung nicht den vorgeschriebenen Anforderungen entspricht, unterstützen Mitarbeiter:innen bei der Identifikation und auch Behebung von Problemen.

Mit Pleo behalten Sie die Pflichtangaben Ihrer Rechnungen im Blick und optimieren gleichzeitig Ihr Ausgabenmanagement.