Rechnungsworkflow Software: 5 Lösungen für Ihren elektronischen Rechnungsworkflow

Verarbeiten Sie Ihre Eingangsrechnungen noch per Hand? Damit verlieren Sie Zeit, Geld und erlauben, dass sich Fehler einschleichen. Sagen Sie Adé zu Papierrechnungen und steigen Sie auf Rechnungsworkflow Software um.   

Wir verraten Ihnen, warum sich der Umstieg auf einen elektronischen Rechnungsworkflow lohnt und stellen Ihnen die fünf besten Lösungen für digitales Rechnungsmanagement 2025 vor. 

Was ist Rechnungsworkflow Software? Definition & Bestandteile

Der Begriff Rechnungsworkflow Software beschreibt eine Sammlung von digitalen Lösungen für den Rechnungsprozess. Der herkömmliche Rechnungsprozess geschieht manuell mit Papierbelegen, ist aber fehleranfällig, zeitaufwendig und kostspielig. Software für Rechnungsworkflows hilft Unternehmen dabei, sich wiederholende Prozesse digital abzubilden und damit ihren Rechnungsprozess zu optimieren. 

Rechnungsworkflow Software bildet den gesamten Rechnungsprozess digital ab und ermöglicht die Automatisierung von sich wiederholenden Arbeitsschritten bei. 

Es gibt unterschiedliche digitale Lösungen für digitale Rechnungsworkflows. Wohl am besten geeignet sind Tools für das Rechnungsmanagement. Außerdem gut geeignet sein können Tools für das Dokumentenmanagement und die Buchhaltung. Eine Rechnungsworkflow Software umfasst i. d. R. Lösungen für Rechnungseingang, Rechnungsverarbeitung, Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe und Archivierung.  

Diese Vorteile bietet Rechnungsworkflow Software für die Erfassung und Bearbeitung von E-Rechnungen 

Der Einsatz von Rechnungsworkflows Software ist sowohl in kleinen und mittleren als auch in großen Unternehmen sinnvoll. Die Automatisierung manueller Rechnungsprozesse bringt nämlich eine Reihe von Vorteilen mit sich. 

Dies sind die wichtigsten Vorteile von Rechnungsworkflow Software: 

• Höhere Effizienz: Rechnungsworkflow-Software automatisiert sich wiederholende Abläufe im Rechnungsprozess, reduziert den Aufwand für die Verarbeitung und eliminiert das Potenzial von menschlichen Fehlern.  

• Kürzere Durchlaufzeiten: Software-Lösungen verkürzen aufgewendete Zeit für Rechnungsprozesse deutlich, z. B. indem sie Wartezeiten zwischen Arbeitsschritten durch smarte Genehmigungsflows verkürzt. 

• Schluss mit Papierbelegen: Die Digitalisierung des Rechnungsprozesses erlaubt einen kompletten Umstieg auf elektronische Rechnungen. Das spart nicht nur Kosten, sondern trägt auch zum Umweltschutz bei. 

• Keine Medienbrüche: Medienbrüche bei der Rechnungsverarbeitung erhöhen das Fehlerpotenzial und können die Compliance gefährden. Die Abbildung des gesamten Rechnungsworkflows in einer Lösung verhindert Medienbrüche. 

• Mehr Transparenz: Eine lückenlose, nachprüfbare Prozessdokumentation und die individuelle Anpassbarkeit von Genehmigungen im Finanzteam erhöhen die Transparenz für CFOs. 
  
  
• Gesetzliche Compliance: Seit dem 01. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht. Rechnungsworkflow-Software unterstützt die Verarbeitung von E-Rechnungen und darüber hinaus auch die GoBD-konforme Archivierung dieser. 

Rechnungsworkflows und Compliance. Finden Sie heraus, was der Fiskus von Ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung erwartet. 

5 Lösungen für Ihren digitalen Rechnungsworkflow 

Die richtige Lösung für den Umstieg auf digitale Rechnungsworkflows zu finden, ist kein Leichtes. Unterschiedliche Anbieter unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Funktionen, Zielgruppe und Kosten teils deutlich. Wir haben die besten Lösungen für Ihren digitalen Rechnungsworkflow gesucht und gefunden: 

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die 5 besten Anbieter für digitale Rechnungsworkflows:   

Rechnungsmanagement 

Eine Software für Rechnungsmanagement ist das perfekte Werkzeug für den Aufbau Ihres eigenen digitalen Rechnungsworkflows. Setzen Sie auf eine umfassende Lösung, die Ihnen erlaubt, den gesamten Rechnungsprozess auf einer Oberfläche zu erledigen. 

1. Pleo 

Mit Pleo laufen Ihre Rechnungsprozesse nicht nur vollautomatisch, sondern auch superschnell. Das Ausgaben-Tool verspricht ein bis zu 5-mal schnelleres Rechnungsmanagement – dank vielfältiger Automatisierungen und smarter Workflows. 

Pleo Eingangsrechnungen erlaubt Ihnen eine vollautomatische Rechnungsverarbeitung in jedem Aspekt. Das Tool bündelt sämtliche Rechnungen aus Ihrem E-Mail-Postfach, liest Rechnungsdaten per OCR-Technologie aus, verarbeitet sie anhand zuvor bestimmter Parameter vollautomatisch und archiviert sie abschließend vollautomatisch.  

Nutzen Sie die neu gewonnene Zeit, um sich strategischen Aufgaben zu widmen. Die Pleo Cash-Management-Suite schafft einen besseren Überblick über Ihre Finanzen und erlaubt Ihnen, Lösungen für morgen zu finden, während Pleo Ihre Rechnungen von heute verarbeitet.

Die wichtigsten Funktionen der Lösung: 

• Smarte Verarbeitung von Eingangsrechnungen via OCR-Technologie
• Flexible Freigabe-Flows für eine zuverlässige Rechnungsprüfung und kurze Durchlaufzeiten
• Intuitive Planung von Zahlungen über Pleo in über 50 Währungen 

Für wen Pleo geeignet ist: Dynamische Unternehmen jeder Größe

Kosten: Kostenlose Demo, danach ab 0,00€ im Monat für bis zu 2 Nutzer:innen

Das sagen Kunden über Pleo: 

“Es ist sehr einfach, Workflows und sich wiederholende Aufgaben mit Pleo zu optimieren, was das Tool noch viel besser macht.” 

Quelle: G2

Dokumentenmanagement 

Verwalten Sie Rechnungen, Dokumente und Belegen auf einer einzigen Oberfläche – dank digitalem Dokumentenmanagement. E-Rechnungen und GoBD-konforme Archivierung inklusive. 

2. Sage

Ob junges Start-Up oder gestandene GmbH, Sage hat die passende Lösung für Ihr Dokumentenmanagement in petto. Das Software-Unternehmen bietet mit Sage Intacct, Sage 50 und Sage Active drei hochwertige Lösungen für Buchhaltung und Dokumentenmanagement an, die sich jeweils Ihrem Bedarf anpassen. 

Nutzen Sie die cloud-basierten Lösungen von Sage, um Ihre Finanzabläufe zu automatisieren und wertvolle Zeit zu sparen. Neuerdings stellt Sage hierfür auch neue, nützliche KI-Funktionen zur Verfügung, die Ihnen die Erfassung von Eingangsrechnungen erleichtern und Sie zu überfälligen Rechnungen benachrichtigen. 

Die wichtigsten Funktionen der Lösung: 

• Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen 
• Verknüpfung von Rechnungen mit Belegen 

Für wen Sage geeignet ist: Kleine bis mittlere Unternehmen (1-100 Mitarbeiter:innen)

Kosten: ab 12,50€ im Monat erhältlich; nach Belieben skalierbar 

3. Docuware 

Work smarter, not harder. Docuware liefert mit seiner DMS-Software eine spannende Lösung für Dokumentenmanagement, die die Bedürfnisse moderner Unternehmen versteht. 

Als übersichtliche und gesetzeskonforme Dokumentenablage mit benutzerfreundlicher Oberfläche kann Docuware bei seinen Kunden punkten.  

Docuware lässt Sie außerdem Ihre eigenen Workflows gestalten, wie sie Ihnen am besten passen, und erlaubt Ihnen so wertvolle Zeit und Geld zu sparen. Was früher Tage dauerte und zwischen verschiedenen Gebäuden erledigt wurde, gelingt heute innerhalb weniger Stunden und komplett online. 

Die wichtigsten Funktionen der Lösung: 

• Benutzerfreundliche, vorschriftskonforme Dokumentenablage 
• Weitgehende Automatisierung durch individuelle Workflows 

Für wen Docuware geeignet ist: Kleine, mittlere und große Unternehmen (4-100 Benutzer:innen) 

Kosten: Preise auf Anfrage; gestaffeltes Abo-Modell 

Buchhaltungssoftware 

Schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klatsche. Verbinden Sie Rechnungsmanagement und Buchführung in einer All-in-One-Lösung und erledigen Sie unkompliziert Ihre Steuern – mit einer Buchhaltungssoftware. 

4. Flowers 

Flowers denkt digitale Buchhaltung neu. Die Buchhaltungssoftware überzeugt durch einen starken Automatisierungsgrad und soll in Kürze auch durch eine Reihe von KI-Funktionen erweitert werden. 

Neben automatisierten Workflows für Ihre Rechnungsverwaltung hat Flowers auch Lösungen für Zahlungsabwicklung, Buchhaltung, Lohnabrechnung, Dokumentenmanagement und Reporting parat – all das auf einer intuitiven und übersichtlichen Oberfläche. Ergänzt wird diese durch nützliche Integrationen, wie z. B. eine DATEV-Integrationen, über die Sie sämtliche Unterlagen direkt an Ihre Steuerkanzlei weiterleiten können.   

Die wichtigsten Funktionen der Lösung: 

• Umfangreiche Lösung für Finanzbuchhaltung und Steuerwesen 
• Automatisierte Workflows und KI-Assistent für Rechnungsmanagement

Für wen Flowers geeignet ist: Kleine, mittlere und große Unternehmen (bis zu 10.000+ Rechnungen, Dokumente und Buchungen pro Monat) 

Kosten: Preise auf Nachfrage; Sie zahlen nur, was Sie nutzen 

5. DATEV

DATEV Unternehmen Online ist eine in Deutschland beliebte Cloud-Lösung für Ihr Rechnungswesen. Die Buchhaltungssoftware zeichnet sich durch eine unkomplizierte digitale Rechnungsverwaltung mitsamt revisionssicherer Dokumentenablage aus. Besonders nützlich ist zudem die DATEV-Schnittstelle zur Steuerkanzlei. 

Auch bei DATEV haben KI-Funktionen bereits Einzug erhalten. Mithilfe von KI-gesteuerten Buchungsvorschlägen und weitere spannenden Automatisierungsservices spart Ihnen die Software Zeit bei der Rechnungsverarbeitung. Kritiker der Software merken allerdings an, dass DATEV nicht sehr anfängerfreundlich ist und beizeiten etwas altmodisch wirkt. Neue Kund:innen sollten außerdem beachten, dass am 01. Januar 2026 eine Preiserhöhung ansteht. 

Die wichtigsten Funktionen der Lösung: 

• Gesetzeskonforme Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen 
• Direkte Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei

Für wen DATEV geeignet ist: Kleine und mittlere Unternehmen aus Deutschland, die mit ihrer Steuerkanzlei zusammenarbeiten möchten

Kosten: ab 11,28€ im Monat, kostenpflichtige Erweiterungen für Belege usw. 

Auswahlkriterien für Rechnungsworkflow Software 

Von Rechnungsverarbeitung bis zu ausgewachsener Buchhaltung umfassen die getesteten Anbieter sehr unterschiedliche Lösungsansätze. Aber welche Lösung ist für Ihr Unternehmen geeignet? 

Nutzen Sie diese sechs Auswahlkriterien, um die richtige Lösung für Ihre digitale Rechnungsworkflows zu finden: 

• Funktionsumfang: Prüfen Sie, welche Funktionen Sie für die Digitalisierung Ihres Rechnungsprozesses benötigen. Je nach Bedarf ist eine spezialisierte Lösung oder eine All-in-One-Lösung besser für Ihre Arbeitsabläufe geeignet.  

• Zielgruppe: Sind Sie ein Einzelunternehmen? Ein mittelständisches Unternehmen? Ein Großunternehmen? Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung auf Ihr Rechnungsaufkommen und die Größe Ihrer Finanzabteilung angepasst ist. 

• Benutzerfreundlichkeit: Ob Sie die Software selbst verwenden oder Ihrem Team bereitstellen, Benutzerfreundlichkeit erlaubt einen unkomplizierten Umstieg und beugt zukünftige Probleme vor. 

• Integrationen: Eine Rechnungsworkflow-Software kommt selten allein. Ob für die Zahlung von Eingangsrechnungen oder die Steuererklärung, Unternehmen arbeiten i. d. R. mit mehreren Softwares. Integrationen verbinden diese nahtlos.  

• Kosten: Bestimmen Sie ein klares Budget für Ihre Software und entscheiden Sie, ob Sie monatliche Kosten für eine Cloud-Lösung oder einmalige Kosten für eine On-Premise-Lösung vorziehen. 
  
  
• Kundenstimmen: Lernen Sie von den Erfahrungen früherer Nutzer. Lesen Sie sich die Bewertungen zu einzelnen Lösungen auf der Bewertungsplattform G2 durch, um einen unabhängigen Eindruck von der jeweiligen Lösung zu erhalten. 

Bereit für den Umstieg? Wir verraten Ihnen sechs Tipps für die Integration digitaler Rechnungsworkflows in Ihr Unternehmen. 

Fazit 

Die richtige Rechnungsworkflow Software ist so viel mehr als nur eine Sparmaßnahme. Dank weitreichender Automatisierungsmöglichkeiten und der Einführung von Künstlicher Intelligenz (KI) und Maschinellem Lernen (ML) hat sich Software für Rechnungsworkflows längst zu einer strategischen Waffe entwickelt. Automatisieren und optimieren Sie Ihren Rechnungsprozess, während Sie sich bereits den Problemen von morgen widmen. 

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