Digitaler Rechnungsworkflow: Einfach, effizient und automatisiert

In der heutigen Geschäftswelt ist die Digitalisierung unverzichtbar geworden.

Ein digitaler Rechnungsworkflow bietet Ihrem Unternehmen eine effiziente und präzise Methode, um ihre Rechnungen zu verwalten und zu optimieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein digitaler Rechnungsworkflow funktioniert, welche Vorteile er bringt und welche Schritte für eine erfolgreiche Implementierung notwendig sind.

Lesen Sie weiter, um zu entdecken, wie Sie Ihre Prozesse rund um Rechnungen verbessern können – und gleichzeitig Zeit und Kosten sparen.

• Was ist ein digitaler Rechnungsworkflow?
• Die Vorteile eines digitalen Rechnungsworkflows
• Die wichtigsten Schritte eines digitalen Rechnungsworkflows
• 6 Tipps für eine erfolgreiche Integration
• Und wie kann Pleo dabei unterstützen?

Was ist ein digitaler Rechnungsworkflow?

Ein digitaler Rechnungsworkflow ist ein automatisierter Prozess, der die Rechnungen in Unternehmen optimiert und digitalisiert. Anders als bei traditionellen – papierbasierten oder manuellen Workflows – ermöglicht der digitale Rechnungsworkflow eine effizientere und fehlerfreiere Verwaltung von Eingangsrechnungen. Alle Schritte, die Rechnungen durchlaufen, werden digital abgebildet. Vom Rechnungseingang über Rechnungsprüfung als auch Genehmigung bis zur Freigabe.

Die Vorteile eines digitalen Rechnungsworkflows

Im modernen Geschäftsleben ist die Digitalisierung von Prozessen unverzichtbar geworden. Ein digitaler Rechnungsworkflow bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, von erhöhter Effizienz bis hin zu Kosteneinsparungen. Indem Rechnungsworkflows automatisiert und optimiert werden, können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren und gleichzeitig Präzision und Rechtskonformität sicherstellen.

Effizienz und Zeitersparnis – Schnellere Abläufe und weniger Fehler

Mit einem digitalen Rechnungsworkflow verbessern Sie Ihre Effizienz und sparen wertvolle Zeit. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bedeutet, dass eingehende Rechnungen nicht mehr manuell erfasst und geprüft werden müssen. Stattdessen werden Rechnungen automatisch gescannt und die relevanten Daten extrahiert. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Dateneingabe erheblich und minimiert das Risiko menschlicher Fehler.

Durch die digitale Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen können Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren und die Durchlaufzeiten spürbar verkürzen. Der gesamte Prozess vom Rechnungseingang über die Bearbeitung bis hin zur Genehmigung und Buchung erfolgt schneller und reibungsloser. Mit automatisierten Erinnerungen und Benachrichtigungen stellen Sie sicher, dass keine Eingangsrechnung übersehen wird und alle Fristen eingehalten werden.

Kostenreduzierung – Weniger Ausgaben, mehr einsparen

Durch die Automatisierung und Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung entfallen viele Kosten, die mit der manuellen Bearbeitung verbunden sind.

Mit Software zur Rechnungsbearbeitung senken Sie die Kosten für die Dateneingabe und -verarbeitung. Automatisierte Prozesse reduzieren den Bedarf an manuellen Eingriffen und ermöglichen es Ihnen, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Dies führt zu einer effizienteren Ressourcennutzung und trägt zur Senkung der Betriebskosten bei. Fehler und Verzögerungen zu vermeiden, hilft Ihnen natürlich auch, Mahngebühren und zusätzliche Kosten zu reduzieren.

Erhöhte Genauigkeit und Compliance – Sicherstellung der Datenintegrität

Die automatische Erfassung und Bearbeitung von Rechnungsdaten minimiert das Risiko von Fehlern, die bei manuellen Prozessen häufig auftreten. Das positive Ergebnis: präzisere Finanzdaten und eine zuverlässigere Buchführung.

Zudem unterstützt ein digitaler Rechnungsworkflow die Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Vorschriften. Automatisierte Prüfungen und Freigabeprozesse stellen sicher, dass alle Anforderungen erfüllt und alle relevanten Daten korrekt erfasst werden.

Auch die Archivierung von Rechnungen erfolgt digital und entspricht den gesetzlichen Anforderungen, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Rechnungsbearbeitung erhöht.

Die wichtigsten Schritte eines digitalen Rechnungsworkflows

Ein digitaler Rechnungsworkflow bringt mehr Ordnung und Tempo in Ihre Rechnungsbearbeitung. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Ihnen helfen, den gesamten Prozess von der Eingangsrechnung bis zur Archivierung zu vereinfachen:

1. Rechnungseingang : Eingangsrechnungen werden digital empfangen, entweder als E-Mail oder über eine Rechnungsworkflow-Software, die auch XML-Formate unterstützt.
2. Erfassung : Mithilfe von OCR-Technologie (Optical-Character-Recognition) werden die Rechnungsdetails automatisch ausgelesen und in das System übernommen.
3. Prüfung : Bei der Rechnungsprüfung werden alle Rechnungsdaten mit Bestellungen und Lieferantenverträge abgeglichen, um die Richtigkeit zu gewährleisten.
4. Genehmigung und Freigabe : Der Workflow leitet die Rechnung zur Genehmigung an die entsprechenden Personen weiter. Diese Freigaben erfolgen digital und können jederzeit und überall erfolgen.
5. Kontierung und Buchung : Nach der Freigabe wird die Rechnung automatisch kontiert und in das Buchhaltungssystem eingebucht.
6. Archivierung : Abschließend werden die Rechnungen revisionssicher archiviert, sodass sie jederzeit für Prüfungen und Compliance-Fragen zur Verfügung stehen.

Ein digitaler Rechnungsworkflow optimiert nicht nur die einzelnen Schritte, sondern verbessert das gesamte Workflow-Management.

Durch die Reduktion von manuellen Tätigkeiten in diesen einzelnen Schritten können Unternehmer:innen und Mitarbeiter:innen mehr Zeit für strategische Aufgaben gewinnen. Ein klarer und transparenter Workflow stellt auch sicher, dass Genehmigungsprozesse transparent gestaltet werden und jederzeit ein Überblick und Nachvollziehbarkeit gegeben ist.

6 Tipps für eine erfolgreiche Integration

Die Integration neuer Software kann eine Herausforderung sein. Es erfordert sorgfältige Planung und ein durchdachtes Vorgehen, um sicherzustellen, dass die Implementierung reibungslos verläuft und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.

Dabei ist es entscheidend, sowohl technische als auch weiche Faktoren zu berücksichtigen. Technische Faktoren betreffen die Kompatibilität und Funktionalität der neuen Software innerhalb Ihrer bestehenden Systeme, während menschliche Faktoren sich auf die Akzeptanz und das Engagement der Mitarbeiter:innen konzentrieren.

Wir möchten sechs entscheidende Tipps mit Ihnen teilen, um Sie bei einer erfolgreichen Software-Integration zu unterstützen:

Nun sehen wir uns die Faktoren noch etwas im Detail an.

Technologische Faktoren

Um die Integration eines digitalen Rechnungsworkflows erfolgreich zu gestalten, sind bestimmte technische Aspekte entscheidend. Diese Faktoren helfen, den gesamten Prozess reibungslos zu gestalten und sicherzustellen, dass die neue Software effektiv funktioniert.

• Klare Zielsetzung und Planung: Die Einführung eines digitalen Rechnungsworkflows beginnt mit einer klaren Zielsetzung und sorgfältigen Planung. Definieren Sie präzise, welche Probleme die neue Software lösen soll und welche Ziele Sie erreichen möchten. Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan, der alle Schritte der Implementierung umfasst, von der Auswahl der Software bis hin zur Schulung der Mitarbeiter:innen. Diese Struktur gibt Ihrem Projekt eine klare Richtung und hilft, den Fortschritt zu überwachen.
• Technologische Kompatibilität: Überprüfen Sie, ob die neue Software nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert werden kann. Dies umfasst die Kompatibilität mit Ihrer aktuellen Buchhaltungssoftware, E-Mail-Systemen und anderen relevanten Tools. Eine gut integrierte Lösung minimiert technische Probleme und erleichtert den Übergang zu neuen Arbeitsabläufen.
• Kontinuierliches Monitoring: Um den Überblick zu behalten, ist es wichtig, den digitalen Rechnungsworkflow kontinuierlich zu überwachen. Setzen Sie Meilensteine und überprüfen Sie regelmäßig, ob die Software die erwarteten Vorteile bringt. Achten Sie auf die Effizienz der Prozesse und die Genauigkeit der Rechnungsbearbeitung. Kontinuierliches Monitoring hilft, frühzeitig Probleme zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen, um den Workflow zu optimieren.

Menschliche Faktoren

• Einbindung der Mitarbeiter:innen: Ein entscheidender Faktor für den Erfolg ist die Einbindung der Mitarbeiter:innen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen in den Implementierungsprozess eingebunden sind und ihre Bedenken und Anregungen gehört werden. Ein aktiver Dialog fördert die Akzeptanz der neuen Software und hilft, Widerstände zu überwinden. Mitarbeiter:innen, die sich wertgeschätzt und verstanden fühlen, sind eher bereit, neue Prozesse zu unterstützen.
• Schulungen und Weiterbildung: Um die volle Leistung der neuen Software auszuschöpfen, ist eine umfassende Schulung der Mitarbeiter:innen unerlässlich. Planen Sie Schulungen und Workshops, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen die Software effektiv nutzen können. Kontinuierliche Weiterbildung hält das Wissen auf dem neuesten Stand und stellt sicher, dass Ihr Team die Software optimal einsetzen kann.
• Change-Management: Es ist normal, dass Veränderungen Widerstand hervorrufen. Um den Widerstand als klein als möglich zu halten, kommunizieren Sie die Vorteile der neuen Software klar und deutlich. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter:innen während des Übergangs und bieten Sie Hilfe an, wenn Probleme auftreten. Ein gut durchgeführtes Veränderungsmanagement erleichtert den Übergang und sorgt für eine reibungslose Integration.

Und wie kann Pleo dabei unterstützen?

Um alle Vorteile vollständig auszuschöpfen, benötigen Unternehmen eine zuverlässige und effiziente Softwarelösung. Genau an dieser Stelle kommt Pleo ins Spiel.

Automatisierte Rechnungserfassung: Pleo ermöglicht die automatische Erfassung von Rechnungen, dadurch können alle Eingangsrechnungen direkt in das System hochgeladen und verarbeitet werden.

Nahtlose Integration: Eine nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssoftware wie DATEV, Xero und QuickBooks erleichtert den Datentransfer und stellt sicher, dass alle Rechnungsdaten korrekt und aktuell sind.

Echtzeit-Überblick: Sie haben jederzeit einen klaren Überblick über alle eingehenden Rechnungen. Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Rechnungen übersehen und alle Fristen eingehalten werden.

Erhöhte Genauigkeit und Compliance: Durch die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung minimiert Pleo das Risiko von Fehlern und stellt sicher, dass alle gesetzlichen und internen Vorschriften eingehalten werden.

Mobiler Zugriff: Mit Pleo als mobile App (für iOS und Android ) können Mitarbeiter:innen Rechnungen einfach von unterwegs hochladen und verwalten. Wichtige Dokumente sind jederzeit verfügbar und Informationen bleiben sicher aufbewahrt.