Was ist ein digitaler Rechnungsworkflow? Definition, Vorteile und Tipps für den Umstieg

Die klassische Rechnungsverwaltung wickelt alle Schritte der Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Archivierung manuell ab. Manuelle Lösungen sind jedoch zeitintensiv, kostspielig und fehleranfällig. Aus diesem Grund richten immer mehr Unternehmen digitale Rechnungsworkflows ein. 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein digitaler Rechnungsworkflow funktioniert, welche Vorteile er bringt und welche Schritte für eine erfolgreiche Implementierung notwendig sind.  

Was ist ein digitaler Rechnungsworkflow? Definition

Ein digitaler Rechnungsworkflow ist ein automatisierter Prozess, der die Rechnungen in Unternehmen optimiert und digitalisiert. Anders als bei traditionellen – papierbasierten oder manuellen Workflows – ermöglicht der digitale Rechnungsworkflow eine effizientere und fehlerfreie Verwaltung von Eingangsrechnungen. Alle Schritte, die Rechnungen durchlaufen, werden digital abgebildet. Vom Rechnungseingang über Rechnungsprüfung als auch Genehmigung bis zur Freigabe.

Warum digitale Rechnungsworkflows durch die E-Rechnungspflicht unverzichtbar werden

“Modernisierung, Digitalisierung und Automatisierung klingen toll, sind aber ein Luxus, den wir uns nicht leisten können.” Das dürften viele KMUs in Deutschland denken. Denn einer aktuellen Umfrage zufolge sind 84 % aller KMUs noch nicht bereit für elektronische Rechnungsworkflows. Dabei sind diese seit dem 01. Januar 2025 kein Luxus mehr – sondern Pflicht. 

Seit dem 01. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft. Diese setzt einen allmählichen Umstieg auf E-Rechnungen vor und untermalt die Bedeutung eines elektronischen Rechnungsworkflows. 

Die sogenannte E-Rechnungspflicht trat am 01. Januar 2025 in der Bundesrepublik in Kraft und sieht einen schrittweisen Umstieg auf elektronische Rechnungen im B2B-Geschäft vor. Am Ende dieses Prozesses sollten Papierrechnug obsolet und komplett von E-Rechnungen ersetzt worden sein. KMUs erhalten durch Übergangsfristen die Möglichkeit, sich bis zum 01. Januar 2028 an das neue Regime anzupassen. 

Mit der E-Rechnungspflicht wird die E-Rechnung zum neuen Standard. Diese setzen ein strukturiertes, elektronisches Format voraus, das der EU-Norm EN 16931 entspricht und vollautomatisch verarbeitet werden kann. Wie das gelingt? Durch die Einrichtung eines digitalen Rechnungsworkflows.  

Digitale Rechnungsworkflows. Jetzt aber richtig! Finden Sie heraus, was mit der neuen E-Rechnungspflicht gilt und was das für Ihre Workflows bedeutet. 

Die 5 größten Vorteile eines digitalen Rechnungsworkflows

Im modernen Geschäftsleben ist die Digitalisierung von Prozessen spätestens mit der E-Rechnungspflicht unverzichtbar geworden. Ein digitaler Rechnungsworkflow bietet Unternehmen jedoch auch eine Reihe anderer Vorteile, von erhöhter Effizienz bis hin zu Kosteneinsparungen. 

Indem Rechnungsworkflows automatisiert und optimiert werden, können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren und gleichzeitig Präzision und Rechtskonformität sicherstellen.

1. Effizienz und Zeitersparnis – Schnellere Abläufe und weniger Fehler

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bedeutet, dass eingehende Rechnungen automatisch gescannt und die relevanten Daten extrahiert werden. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Dateneingabe erheblich und minimiert das Risiko menschlicher Fehler.

Durch die digitale Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen können Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren und die Durchlaufzeiten spürbar verkürzen. Der gesamte Prozess vom Rechnungseingang über die Bearbeitung bis hin zur Genehmigung und Buchung erfolgt schneller und reibungsloser. 

2. Kostenreduzierung – Weniger Ausgaben, mehr einsparen

Durch die Automatisierung und Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung entfallen viele Kosten, die mit der manuellen Bearbeitung verbunden sind.

Mit Software zur Rechnungsbearbeitung senken Sie die Kosten für die Dateneingabe und -verarbeitung. Automatisierte Prozesse reduzieren den Bedarf an manuellen Eingriffen und ermöglichen es Ihnen, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Dies führt zu einer effizienteren Ressourcennutzung und trägt zur Senkung der Betriebskosten bei. 

3. Skonti nutzen – Mahngebühren vermeiden

Fehler und Verzögerungen zu vermeiden hilft Ihnen natürlich auch, Mahngebühren und zusätzliche Kosten bei der Begleichung von Lieferantenrechnungen zu reduzieren.

Haben Sie einen effizienten digitalen Workflow für die Rechnungsverarbeitung eingerichtet, laufen Sie Lieferantenrechnungen nicht mehr hinterher. Stattdessen planen Sie diese vorausschauend und haben die Chance, Skonti zu nutzen und noch mehr zu sparen.

4. Erhöhte Genauigkeit und Compliance – Sicherstellung der Datenintegrität

Die automatische Erfassung und Bearbeitung von Rechnungsdaten minimiert das Risiko von Fehlern, die bei manuellen Prozessen häufig auftreten. Das positive Ergebnis: präzisere Finanzdaten und eine zuverlässigere Buchführung.

Zudem unterstützt ein digitaler Rechnungsworkflow die Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Vorschriften. Automatisierte Prüfungen und Freigabeprozesse stellen sicher, dass alle Anforderungen erfüllt und alle relevanten Daten korrekt erfasst und GoBD-konform archiviert werden.

5. Befähigung des Personals –  Von Verwaltung zu Strategie 

Ihr Personal in der Finanzabteilung kann so viel mehr, als sich mit den immergleichen verwaltenden Aufgaben herumschlagen. Nutzen Sie die frei gewordenen Kapazitäten, um sich wichtigeren strategischen Aufgaben zuzuwenden. 

Erlauben Sie Ihrem Finanzteam, in die Zukunft zu blicken, statt finanzielle Löcher von gestern zu stopfen. Proaktives Cash-Flow-Management und vorausschauende Liquiditätsplanung erlauben Finanzteams, direkt zum Unternehmenserfolg beizutragen.  

Die wichtigsten Schritte eines digitalen Rechnungsworkflows

Ein digitaler Rechnungsworkflow bringt mehr Ordnung und Tempo in Ihre Rechnungsbearbeitung. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Ihnen helfen, den gesamten Prozess von der Eingangsrechnung bis zur Archivierung zu vereinfachen:

1. Rechnungseingang: Eingangsrechnungen werden digital empfangen, entweder als E-Mail oder über eine Rechnungsworkflow-Software, die auch XML-Formate unterstützt.
2. Erfassung: Mithilfe von OCR-Technologie (Optical-Character-Recognition) werden die Rechnungsdetails automatisch ausgelesen und in das System übernommen.
3. Prüfung: Bei der automatischen Rechnungsprüfung werden alle Rechnungsdaten mit Bestellungen und Lieferantenverträge abgeglichen, um die Richtigkeit zu gewährleisten.
4. Genehmigung und Freigabe: Der Workflow leitet die Rechnung zur Genehmigung an die entsprechenden Personen weiter. Diese Freigaben erfolgen digital und können jederzeit und überall erfolgen.
5. Kontierung und Buchung: Nach der Freigabe wird die Rechnung automatisch kontiert und in das Buchhaltungssystem eingebucht.
6. Archivierung: Abschließend werden die Rechnungen revisionssicher archiviert, sodass sie jederzeit für Prüfungen und Compliance-Fragen zur Verfügung stehen.

Ein digitaler Rechnungsworkflow optimiert nicht nur die einzelnen Schritte, sondern verbessert das gesamte Workflow-Management.

Durch die Reduktion von manuellen Tätigkeiten in diesen einzelnen Schritten können Unternehmer:innen und Mitarbeiter:innen mehr Zeit für strategische Aufgaben gewinnen. Ein klarer und transparenter Workflow stellt auch sicher, dass Genehmigungsprozesse transparent gestaltet werden und jederzeit ein Überblick und Nachvollziehbarkeit gegeben ist.

Diese gesetzlichen Vorgaben muss Rechnungsworkflow Software erfüllen

In den vorangegangenen Abschnitten haben wir bereits betont, wie wichtig es ist, dass Sie Ihre Eingangsrechnungen vorschriftsgemäß bzw. GoBD-konform archivieren. Aber was bedeutet das eigentlich? 

Archivieren Sie Ihre Rechnungen vorschriftsgemäß, indem Sie den “Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" Folge leisten. Diese sehen Folgendes vor: 

• Nachprüfbarkeit: Sämtliche Geschäftsvorgänge müssen belegt und archiviert werden und nachprüfbar sein. 

• Vollständigkeit & Richtigkeit: Archivierte Vorgänge müssen vollständig und wahrheitsgemäß erfasst, korrekt kontiert und ausreichend belegt werden. 

• Zeitnahe Erfassung: Die Archivierung sollte immer innerhalb von zehn Tagen nach Abschluss eines Vorgangs erfolgen. 

• Ordnung: Ihre Archivierung sollte systematisch geschehen und einer klaren Ordnung folgen. 

• Nachvollziehbarkeit: Eine lückenlose Verfahrensdokumentation soll eine reibungslose Prüfung durch Dritte sicherstellen.

• Unveränderbarkeit: Archivierte Rechnungen dürfen nicht im Nachhinein verändert werden. Ist eine Änderung nötig, muss diese dokumentiert werden. 

Prüfen Sie, bevor Sie sich für eine Rechnungsworkflow Software entscheiden, genau, ob die Lösung den GoBD-Richtlinien entspricht, um eine reibungslose Archivierung und Steuererklärung zu gewährleisten. 

GoB-was?! Beantworten Sie alle Ihre Frage zur GoBD-Richtlinie mit unserem GoBD-Ratgeber. 

6 Tipps für eine erfolgreiche Integration in Ihr Unternehmen 

Die Integration neuer Rechnungsworkflow Software kann eine Herausforderung sein. Sie erfordert sorgfältige Planung und ein durchdachtes Vorgehen, um sicherzustellen, dass die Implementierung reibungslos verläuft und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.

Wir möchten sechs entscheidende Tipps mit Ihnen teilen, um Sie bei einer erfolgreichen Software-Integration zu unterstützen:

Setzen Sie klare Ziele und planen Sie sorgfältig 

Die Einführung eines digitalen Rechnungsworkflows beginnt mit einer klaren Zielsetzung und sorgfältiger Planung. Definieren Sie präzise, welche Probleme die neue Software lösen soll und welche Ziele Sie erreichen möchten. 

Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan, der alle Schritte der Implementierung umfasst, von der Auswahl der Software bis hin zur Schulung der Mitarbeiter:innen. Setzen Sie den Projektplan Schritt für Schritt um und überwachen Sie den Fortschritt genau.

Prüfen Sie Integrationsmöglichkeiten

Überprüfen Sie, ob die neue Software nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert werden kann. Dies umfasst die Kompatibilität mit Ihrer aktuellen Buchhaltungssoftware, E-Mail-Systemen und anderen relevanten Tools. Eine gut integrierte Lösung minimiert technische Probleme und erleichtert den Übergang zu neuen Arbeitsabläufen.

Betrieben Sie bewusstes Change-Management

Es ist normal, dass Veränderungen Widerstand hervorrufen. Um den Widerstand so klein wie möglich zu halten, kommunizieren Sie die Vorteile der neuen Software klar und deutlich mit Ihrem Personal. 

Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter:innen während des Übergangs und bieten Sie Hilfe an, wenn Probleme auftreten. Ein gut durchgeführtes Veränderungsmanagement erleichtert den Übergang und sorgt für eine reibungslose Integration.

Binden Sie Ihr Personal ein

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg ist die Einbindung der Mitarbeiter:innen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen in den Implementierungsprozess eingebunden sind und ihre Bedenken und Anregungen gehört werden. 

Ein aktiver Dialog fördert die Akzeptanz der neuen Software und hilft, Widerstände zu überwinden. Mitarbeiter:innen, die sich wertgeschätzt und verstanden fühlen, sind eher bereit, neue Prozesse zu unterstützen.

Bieten Sie Schulungen und Weiterbildung an 

Um die volle Leistung der neuen Rechnungsworkflow Software auszuschöpfen, ist eine umfassende Schulung der Mitarbeiter:innen unerlässlich. Planen Sie Schulungen und Workshops, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen die Software effektiv nutzen können. 

Kontinuierliche Weiterbildung hält das Wissen auf dem neuesten Stand und stellt sicher, dass Ihr Team die Software optimal einsetzen kann.

Bewerten Sie Ihren elektronischen Rechnungsworkflow regelmäßig

Um den Überblick zu behalten, ist es wichtig, den digitalen Rechnungsworkflow kontinuierlich zu überwachen. Setzen Sie Meilensteine und überprüfen Sie regelmäßig, ob die Software die erwarteten Vorteile bringt. 

Achten Sie auf die Effizienz der Prozesse und die Genauigkeit der Rechnungsbearbeitung. Kontinuierliches Monitoring hilft, frühzeitig Probleme zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen, um den Workflow zu optimieren.

Bereit für den Umstieg? Wir haben noch mehr Praxis-Tipps für die elektronische Rechnungsverarbeitung in petto – in unserem aktualisierten Ratgeber zur Rechnungsverarbeitung.

Ihr digitaler Rechnungsworkflow mit Pleo 

Um alle Vorteile vollständig auszuschöpfen, benötigen Unternehmen eine zuverlässige und effiziente Softwarelösung. Genau an dieser Stelle kommt Pleo Eingangsrechnungen ins Spiel.

Automatisierte Rechnungserfassung: Pleo ermöglicht die automatische Erfassung von Rechnungen, dadurch können alle Eingangsrechnungen direkt in das System hochgeladen und verarbeitet werden.

Nahtlose Integration: Eine Reihe nahtloser Integrationsmöglichkeiten in bestehende Buchhaltungssoftware wie DATEV, Xero und QuickBooks erleichtert den Datentransfer und stellt sicher, dass alle Rechnungsdaten korrekt und aktuell sind.

Echtzeit-Überblick: Sie haben jederzeit einen klaren Überblick über alle eingehenden Rechnungen. Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Rechnungen übersehen und alle Fristen eingehalten werden.

Erhöhte Genauigkeit und Compliance: Durch die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung minimiert Pleo das Risiko von Fehlern und stellt sicher, dass alle gesetzlichen und internen Vorschriften eingehalten werden.

Mobiler Zugriff: Mit Pleo als mobile App (für iOS & Android ) können Mitarbeiter:innen Rechnungen einfach von unterwegs hochladen und verwalten. Wichtige Dokumente sind jederzeit verfügbar und Informationen bleiben sicher aufbewahrt.

Smartes Cash-Management: Nutzen Sie frei gewordene Kapazitäten, um Ihre Liquiditätsplanung auf Vordermann zu bringen und einen strategischen Vorteil gegenüber der Konkurrenz zu gewinnen – mit der neuen Cash-Management-Suite von Pleo. 

Fazit 

Von der automatischen Rechnungsprüfung bis hin zur GoBD-konformen Archivierung, ein digitaler Rechnungsflow war noch nie so wichtig wie jetzt. Spätestens der Beginn der E-Rechnungspflicht am 01. Januar 2025 sollte der letzte Warnschuss für KMUs in Deutschland gewesen sein: Es ist Zeit für Veränderung. 

Der Umstieg auf Rechnungsworkflow Software ist allerdings weit mehr als eine lästige Pflicht. Er ist eine Chance auf große Zeit- und Kostenersparnisse und ein Türöffner für mehr Unternehmenserfolg. Nutzen Sie unsere Tipps für einen erfolgreichen Umstieg und finden Sie eine geeignete Softwarelösung für Ihr Unternehmen. 

Pleo bietet eine führende All-in-One-Lösung für Eingangsrechnungen, der bereits über 40.000 Unternehmen vertrauen. Worauf warten Sie also noch? Überzeugen Sie sich selbst von Pleo Eingangsrechnungen und buchen Sie eine kostenlose Demo. 

FAQs

Was bedeutet Rechnungsworkflow?

Der Begriff Rechnungsworkflow wird verwendet, um den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang über die Rechnungsprüfung bis zur Archivierung zu beschreiben.

Wie ist der Workflow einer Rechnung?

Der Rechnungsworkflow beginnt mit dem Rechnungseingang und durchläuft anschließend die Rechnungsprüfung, die Rechnungsfreigabe und die Kontierung, Buchung und Zahlung, bevor er mit der Archivierung der Rechnung endet. 

Wie funktioniert digitaler Rechnungsversand?

Rechnungsworkflow Software ermöglicht die Erstellung eines elektronischen Rechnungsworkflows. Dieser umfasst ebenfalls Lösungen für den Rechnungseingang und -versand. Dieser funktioniert durch smarte Genehmigungsflows weitgehend automatisch.