Tankkarte Firmenwagen: Smart Tanken mit der Firmentankkarte für Angestellte

Ob für den täglichen Arbeitsweg, dienstliche Fahrten oder Dienstreisen, eine Firmenwagen-Tankkarte kann in einem Unternehmen vielseitig genutzt werden. Und das ist nicht nur bei großen Unternehmen mit zahlreichen Firmenwagen der Fall. Auch bei kleinen Fuhrparks oder privaten Fahrzeugen kann der Einsatz einer Tankkarte ein immenser Vorteil sein. 

Wir erklären Ihnen, warum Tankkarten für Firmen sinnvoll sind, welche Funktionen sie neben dem Tanken haben und welche Kosten Sie erwarten. 

Was ist eine Tankkarte? Definition & Bedeutung 

Die Tankkarte, oft auch Flottenkarte genannt, ist eine spezialisierte Kreditkarte, die in Tankstellen benutzt wird, um Benzinkosten und weitere Services rund um Dienstwagen zu bezahlen. Tankkarten werden in physischer und digitaler Form ausgehen und sind optisch kaum von einer regulären Kreditkarte zu unterscheiden. 

Eine Tankkarte ist eine physische oder digitale Kartenlösung, die die bargeldlose Betankung von Dienstwagen erlaubt. 

Tankkarten für Firmen werden oft von Tankstellen selbst oder von Verbänden wie z. B. Jet Card, DKV, Routex (Europäische Allianz der Tankstellen-Netze von Aral, bp, Circle K, Eni und OMV)  ausgegeben und bieten zahlreiche operative und finanzielle Vorteile. Gleichzeitig dienen sie dazu, die Kundenbindung an die jeweilige Tankstelle zu stärken. Tankstellen, die diese Bezahlform akzeptieren, werden auch Akzeptanzstellen genannt. 

Übrigens: Durch den rasanten Aufstieg von E-Autos haben sich mittlerweile auch Ladekarten etabliert. Ladekarten sind das elektrische Pendant zur herkömmlichen Tankkarte. Im Großen und Ganzen funktionieren die beiden Produkte aber gleich, nur dass die Ladekarte für E-Mobilität gedacht ist. Beliebte Anbieter bieten nun auch immer öfter Kombilösungen an. 

Lohnen sich Tankkarten? Einsatzbereiche im Unternehmen 

Wenn Mitarbeitende viel mit Dienstwagen oder mit ihren privaten Pkws unterwegs sind, kann sich der Einsatz von Tankkarten in Unternehmen durchaus lohnen! 

In einem Unternehmen mit Tankkarten erhalten alle Mitarbeiter:innen ihre eigene Tankkarte und bezahlen den Kraftstoff  für den Firmenwagen ganz einfach bargeldlos an einer Akzeptanzstelle wie bei einer herkömmlichen Kreditkarte. Neben Benzin und Diesel können mit der Tankkarte für Mitarbeiter:innen z. B. auch Motoröl, Reparaturen, Autowäschen und Mautgebühren bezahlt werden. 

Von der Einführung von Firmentankkarten profitieren Angestellte, Fuhrparkleiter und Buchhaltung gleichermaßen.

Die Tankkarte hat nicht nur den Vorteil, dass sämtliche Zahlungen bargeldlos funktionieren. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass die Angestellten ihre Belege nun nicht mehr sammeln müssen. Sämtliche Transaktionen werden automatisch an das Unternehmen gemeldet; Belege können per Foto hochgeladen werden.

Und das ist nicht nur ein Pluspunkt für die Angestellten, die mit dem Auto dienstlich unterwegs sind, sondern auch für Fuhrparkleiter und die Buchhaltung. Die Verwaltung der Abrechnungen erfolgt mit der Tankkarte nämlich komplett elektronisch. Damit haben Sie und Ihre Buchhaltung jederzeit einen Überblick über die Ausgaben. Außerdem lassen sich individuelle Limits festlegen, die Ihren Angestellten zum Tanken zur Verfügung stehen. So kann beim Tankvorgang kaum mehr was schiefgehen!

Die wichtigsten Vorteile einer Tankkarte für Mitarbeiter:innen 

Sie interessieren sich für das Konzept der Tankkarte und möchten diese auch in Ihrem Unternehmen einsetzen? 

Damit Sie Ihre Entscheidung leichter treffen können, haben wir die wichtigsten Vorteile der Tankkarte kompakt für Sie zusammengefasst:

• Keine Papierbelege: Ihre Mitarbeiter:innen können alles direkt an der Tankstelle bezahlen. Komplett bargeldlos. Belege, die Ihren Mitarbeitenden und der Buchhaltung sonst viel Aufwand bescheren, müssen so nicht mehr gesammelt werden.
• Perfekte Kostenkontrolle: Die Tankkarte bietet viele Möglichkeiten für das Einstellen von Budgetgrenzen, der erlaubten Kraftstoffart oder für die Zuweisung zu bestimmten Fahrzeugen. Selbst den Einsatzradius können Sie ganz individuell festlegen.
• Erhöhte Transparenz: Jede Tankfüllung wird in Echtzeit an den bzw. die Fuhrparkleiter:in gemeldet. So sind Sie sich immer im Klaren über die Tankausgaben und können bei Betrugsfällen zeitnah reagieren. 
• Mehr Effizienz: Die digitale Abrechnung der Fahrtkosten spart viel Zeit und Kosten. Liegen private Fahrten vor, lässt sich deren Anteil dank der Tankkarte einfacher abrechnen.
• Tankverhalten analysieren: Sämtliche Tankvorgänge sind bequem online einsehbar. Das ermöglicht Ihnen, das Tankverhalten Ihrer Mitarbeiter:innen im Detail zu analysieren und Einsparungspotenziale bei den Fuhrparkkosten zu realisieren.
• Erleichterte Datenverarbeitung: In der Buchhaltung und der Personalverrechnung werden Tankbelege weiterverarbeitet. Da bei der Tankkarte alle Nachweise in digitaler Form vorliegen, ist der Datenexport bequem durchführbar.
• Großes Tankstellennetz: Beliebte Tankkarten werden bei tausenden Tankstellen und Partnern in Deutschland und Europa akzeptiert. Das verleiht Ihren Angestellten die höchstmögliche Flexibilität beim Tanken. 
• Hohe Sicherheit: Die Verwendung einer Geheimzahl und die Einstellung von Limits sorgen für ein hohes Maß an Sicherheit.
• Rabatte: Viele Tankkartenanbieter sehen für Ihre Mitglieder attraktive Rabatt-Modelle vor.

Na, konnten wir Sie schon davon überzeugen, dass die Tankkarte eine absolut nützliche Anschaffung für jedes Unternehmen ist?

Steuerliche Aspekte einer Tankkarte für den Firmenwagen

Wenn Ihre Mitarbeiter:innen eine Tankkarte für die Betankung des Dienstfahrzeuges verwenden, sollten Sie stets den steuerlichen Vorteil im Blick behalten. Bei einer ausschließlich dienstlichen Nutzung der Tankkarte müssen Sie erst einmal keine steuerlichen Konsequenzen erwarten. Schließen decken Sie Ihre Betriebsausgaben in diesem Szenario direkt selbst. 

Etwas komplizierter wird es, wenn Ihre Angestellten die Tankkarte neben dienstlichen Fahrten auch privat nutzen. Die Ein-Prozent-Variante ist das gängige Modell für die Versteuerung bei einer gemischten Nutzung des Firmenwagens. Dabei macht der zu versteuernde Geldwert 1,0 Prozent vom Bruttolistenpreis des Firmenfahrzeugs aus. Hinzu kommen für jeden gefahrenen Kilometer einmalig 0,03 Prozent des Listenpreises. Die 0,03 Prozent gelten für jede zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zurückgelegte Strecke. 

Liegt eine gemischte Nutzung bei einem privaten Pkw vor, gelten private Fahrten mit der Tankkarte steuerrechtlich als geldwerter Vorteil. Diese müssen separat abgerechnet und versteuert werden. Für eine saubere Abrechnung ist eine klare Trennung zwischen dienstlichen und privaten Fahrten nötig. Das ist etwa mit einem elektronischen Fahrtenbuch möglich. 

Gibt es auch eine Tankkarte ohne Firmenwagen? 

Wenn Ihr Unternehmen nicht über einen eigenen Fuhrpark verfügt, kann die Einführung einer Tankkarte dennoch sinnvoll sein. Die Ausgabe von Tankkarten erlaubt eine unkomplizierte Abrechnung von dienstlichen Fahrten mit dem Privatfahrzeug und kann zudem als Auszahlungsmethode für den Fahrtkostenzuschuss genutzt werden. 

Wird eine Tankkarte für ein Privatfahrzeug ausgegeben, wird sie, wie bereits erwähnt, als geldwerter Vorteil behandelt. Bis zu einem Wert von 50 EUR im Monat ist diese Tankkarte als sogenannter Sachbezug sogar steuerfrei. Damit eignet sich eine Tankkarte ohne Firmenwagen sehr gut als Benefit für Angestellte und kann als steuergünstige Alternative zur Gehaltserhöhung dienen. 

Aufgepasst: Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung, die einen Teil der Kosten für den täglichen Arbeitsweg ausgleicht. Lernen Sie mehr über diesen Benefit – in unserem Leitfaden zum Fahrtkostenzuschuss. 

Gibt es auch eine Tankkarte für den persönlichen Gebrauch? 

Die Tankkarten können Sie unterscheiden zwischen Angeboten für Privatkunden und Flottenkarten für Firmen. Was die Nutzung der Karten anbelangt, bestehen keine grundsätzlichen Unterschiede. Sie erhalten eine monatliche Abrechnung und sehen, welche Tank- und Kaufvorgänge angefallen sind. 

Bei der Firmentankkarte, der Flottenkarte, erhalten Sie eine Auflistung, getrennt nach den verschiedenen Fahrzeugen, die Sie in Ihrer Flotte einsetzen. Vor allem für Firmen mit einem größeren Fuhrpark sind diese speziellen Tankkarten ziemlich praktisch. Außerdem sind Flottenkarten oft an größere Abnahmemengen bebunden und versprechen teils Mengenrabatte.

Tankkarten für den persönlichen Gebrauch bieten neben Sammelrechnungen ebenfalls Rabatte für das Tanken und den Einkauf in der Tankstelle, wenn auch diese oft kleiner ausfallen. Außerdem verschaffen sie Privatpersonen Zugang zu exklusiven Gewinnspielen und Angeboten. Private Tankkarte setzen keine Mindestabnahme voraus und sind nicht für die Verwaltung eines Fuhrparks geeignet. 

Wieviel kosten Tankkarten eigentlich? 

Was die Tankkarten für Geschäftskunden letztlich kosten, hängt stark vom gewählten Produkt oder der Flottengröße Ihres Fuhrparks ab. Daher fällt es schwer, allgemeine Aussagen zu treffen. Trotzdem möchten wir uns kurz ansehen, welche Kostenfaktoren bei der Tankkarte eine Rolle spielen. 

Diese beiden Faktoren machen i. d. R. den Preis einer Tankkarte aus: 

• Grundgebühren: Ähnlich wie bei einigen Kreditkarten fallen auch bei den Tankkarten jährliche Grundgebühren an. Die genauen Kosten hängen vom jeweiligen Anbieter ab.
• Zusatzkosten: Anmeldegebühren und die Kontoführungsgebühren gehören zu den möglichen Zusatzkosten. Diese fallen durch Nichtbenutzung oder für den Ersatz einer verlorenen oder gestohlenen Karte an. Auch bei geplatzten Abbuchungen oder verspäteten Zahlungen können zusätzliche Gebühren entstehen.

Was ist bei der Auswahl des Tankkartenanbieters zu berücksichtigen?

Wenn es um die Verwendung von Tankkarten geht, profitieren Sie von einer großen Auswahl. Das erfordert aber auch einen eingehenden Vergleich, damit Sie die beste Option für Ihren Betrieb finden können. Sehen Sie sich also die verfügbaren Angebote im Detail an. 

Mehrere Faktoren spielen bei der Entscheidung eine Rolle:

1. Bei der Auswahl Ihrer Tankkarte sollten Sie darauf achten, in welchen Ländern sie verwendet werden kann. Es gibt etwa bei manchen Anbietern Tankkarten, die nur in Deutschland einsetzbar sind. 
2. Welchen Kraftstoff benötigen Sie? Diese Frage ist wichtig, um zu wissen, welche Arten von Tankkarten überhaupt infrage kommen (siehe auch den Abschnitt „Sonderformen" weiter unten). Wichtig ist außerdem, wie groß Ihr Fuhrpark ist und aus welchen Fahrzeugtypen sich Ihr Fuhrpark zusammensetzt. 
3. Jedes Unternehmen stellt andere Anforderungen an die Ausgestaltung der Tankkarte. Entscheidend ist, auf welche Art und Weise Sie und Ihre Mitarbeiter:innen die Fahrzeuge im Beruf einsetzen. Hier bestehen große Unterschiede, unter anderem im Hinblick auf den Nutzungsradius. Wie sieht es mit der Netzabdeckung an Akzeptanzstellen der Umgebung aus? 
4. Sind auch internationale Fahrten geplant, sollten Sie sich ansehen, wie viele Filialen im Ausland verfügbar sind. Das Angebot mit den besten Konditionen hilft Ihnen wenig, wenn Ihre Mitarbeiter:innen keine Tankstelle finden, die sie mit der Tankkarte anfahren können. 

Haben Sie noch nicht die passende Tankkarte für Ihre Firma gefunden? Machen Sie sich in unserem Tankkarten Vergleich mit den 7 besten Tankkarten für Firmen vertraut. 

So sicher sind Tankkarten

Die Tankkarten sind täglich im Einsatz. Es versteht sich, dass der Faktor Sicherheit im Zusammenhang mit den Zahlungen per Tankkarte daher eine wichtige Rolle spielt. 

Tatsächlich sorgen die Anbieter mit verschiedenen Merkmalen und Funktionen für ein angemessenes, hohes Sicherheitsniveau:

• PIN-Code: Für die Freigabe der Zahlungen ist die Eingabe eines PIN-Codes erforderlich. Das funktioniert ähnlich wie bei anderen Bankkarten.
• Limits: Legen Sie fest, wie viel Geld Ihre Mitarbeiter:innen ausgeben. Monatliche Ausgabelimits verringern das Betrugsrisiko. 
• Einschränkungen: Legen Sie fest, wofür Ihre Mitarbeiter:innen die Tankkarte nutzen können. Nur Tanken? Oder auch Services und Maut?  
• Sperrungen: Echtzeit-Benachrichtigungen und eine zentrale, digitale Verwaltung erlauben eine zeitnahe Sperrung im Betrugsfall. 

Die meisten Anbieter, wie z. B. DKV, Aral und Shell Card, bieten fortschrittliche Sicherheitsfeatures, die Ihre Tankkarte effektiv vor Diebstahl und Betrugsversuchen schützen. Wünschen Sie sich dennoch noch mehr Kontrolle und Sicherheit, empfehlen wir Ihnen eine elektronische Firmenkreditkarte. 

Automatisieren Sie Ihre Flotte mit Pleo Firmenkarten

Wünschen Sie sich noch mehr Kontrolle oder möchten Sie einfach mehr Betriebsausgaben als nur Fuhrparkkosten decken, empfehlen wir Ihnen eine Firmenkreditkarte anstelle einer Flottenkarte. 

Eine elektronische Firmenkreditkarte können Sie bei Bedarf innerhalb weniger Minuten beantragen, auf die Bedürfnisse Ihrer Angestellten anpassen und genau wie eine Tankkarte zentral verwalten. Im Missbrauchsfall können Sie die betroffene Firmenkarte mit nur einem Klick  sperren oder sogar komplett deaktivieren. 

Steigen Sie auf Pleo Firmenkarten um, profitieren Sie nicht nur von einer sicheren digitalen Zahlungslösung. Sie erhalten auch die geballte Power des besten Ausgaben-Tools Europas, die Ihnen die Verwaltung und Abrechnungen sämtlicher Kosten erleichtert. 

Aber entgehen Ihnen bei der Nutzung einer Firmenkarte nicht die ganzen Tankrabatte? Nein, denn mit Pleo Firmenkarten sparen Sie nicht nur beim Tanken, sondern bei allen Transaktionen. Der Pleo Cashback sichert Ihnen einen Cashback von bis zu 0,75 % auf sämtliche Zahlungen. 

Fazit

Tankkarten erleichtern die Verwaltung von Fuhrparks immens und bieten zahlreiche Vorteile für Angestellte, Fuhrparkleiter und die Buchhaltung. Wenn Sie Ihre Tankkarten richtig einsetzen, sorgen Sie nicht nur für mehr Komfort, sondern sparen Ihnen bares Geld – beim Tanken und bei der Steuererklärung. 

Lassen Sie bei der Abrechnung und Versteuerung Ihrer Tankkarten nichts anbrennen und setzen Sie auf eine digitale Lösung. Von eigenen Firmenkreditkarten über Europas führendes Ausgaben-Tool bis hin zu einem lukrativen Cashback-Programm hat Pleo gleich mehrere nützliche Lösungen für Ihr Unternehmen zu bieten. Buchen Sie noch heute Ihre Pleo Demo und prüfen Sie, welche Lösung für Ihre Fahrer:innen geeignet ist. Tanken Sie smart. Tanken Sie mit Pleo. 

FAQs

Welche Tankkarte ist die beste?

Es gibt zahlreiche beliebte Anbieter von Tankkarten wie z. B. Jet Card, Aral Card, Shell Card, DKV und Routex. Alternativ können Sie auch auf eine Firmenkreditkarte setzen, die neben Spritkosten auch andere Betriebsausgaben abdeckt. 

Für wen lohnt sich eine Tankkarte?

Ganz besonders lohnt sich eine Tankkarte für Unternehmen mit eigener Flotte. Aber auch ohne Fuhrpark kann eine Tankkarte sinnvoll sein, wenn die Mitarbeiter:innen regelmäßig dienstliche Fahrten im Privatfahrzeug absolvieren. 

Was kostet mich eine Tankkarte?

Der Preis einer Tankkarte hängt maßgeblich von der Nutzung und der Flottengröße ab. Suchen Sie nach einer kostenlosen Lösung, können Sie alternativ mit der Pleo Firmenkarte durchstarten und neben Tankkosten auch andere Betriebsausgaben decken.