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Ausgabenverwaltung

Auf die Plätze, fertig, los: Einfach tanken mit der Tankkarte für Mitarbeiter:innen

Das Tanken des Firmenwagens gehört für viele Arbeitnehmer:innen zu ihrem beruflichen Alltag. 🚗 Leider gilt das auch für das Sammeln von Belegen einzelner Tankvorgänge. Clevere Fuhrparkleiter:innen erleichtern sich und den Mitarbeiter:innen das Leben, indem sie eine Tankkarte nutzen! Eine Tankkarte? Was bitte ist das denn? 🤔 Mit der Tankkarte bezahlen Sie den Kraftstoff für den Firmenwagen bargeldlos und haben weniger Arbeit mit den damit verbundenen Abrechnungen. Das Konzept Tankkarte für Firmen haben wir für Sie in diesem Beitrag unter die Lupe genommen. 🏋🏽‍♀️

Definition: Das steckt hinter der Tankkarte

Zunächst mal zur Definition: Was genau ist eigentlich eine Tankkarte? Die Tankkarte ist eine Art spezialisierte Kreditkarte und kann in Tankstellen benutzt werden, die dieses Konzept unterstützen. Anhand der Tankkarte kann nach der Tankfüllung die Bezahlung bargeldlos erfolgen. Tankstellen, die diese Bezahlform akzeptieren, werden auch Akzeptanzstellen genannt.⛽ 

Der Einsatz von Tankkarten in Unternehmen 

Wenn Mitarbeitende viel mit Dienstwägen oder allgemein mit ihren Autos unterwegs sind, kann sich der Einsatz von Tankkarten in Gewerben durchaus lohnen! Vom Prinzip her sähe das Szenario dann so aus: Alle Mitarbeiter:innen erhalten ihre eigene Tankkarte und bezahlen den Kraftstoff  für den Firmenwagen ganz einfach bargeldlos an einer naheliegenden Akzeptanzstelle. 💸 Die Funktionsweise unterscheidet sich grundsätzlich nicht von einer herkömmlichen Kreditkarte. Dies vereinfacht die Nutzung. 😀

Neben Benzin und Diesel können mit der Tankkarte für Mitarbeiter:innen auch Mautgebühren bezahlt werden, z.B., wenn diese nach Österreich fahren! Die Tankkarte hat nicht nur den Vorteil, dass alles bargeldlos funktioniert. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass die Angestellten ihre Belege nun nicht mehr sammeln müssen. Und das ist nicht nur ein Pluspunkt für die Angestellten, die mit dem Auto durch die Gegend reisen, sondern auch für Ihre Buchhaltung. Die Verwaltung der Abrechnungen erfolgt mit der Tankkarte nämlich komplett elektronisch. Damit haben Sie und Ihre Buchhaltung jederzeit einen Überblick über die Ausgaben. 

Unternehmen und Fuhrparkleiter:innen lernen die Tankkarte schnell zu schätzen, weil diese viele Verwaltungsvorgänge erleichtert. 😮‍💨 So lassen sich zum Beispiel individuelle Limits festlegen, die Ihren Angestellten zum Tanken zur Verfügung stehen. Definierbar ist manchmal auch, wer welche Art von Kraftstoff die Fahrer:innen tanken dürfen. So kann beim Tankvorgang kaum mehr was schiefgehen! 

Die wichtigsten Vorteile von Tankkarten für Mitarbeiter:innen

Sie interessieren sich für das Konzept der Tankkarte und möchten diese auch in Ihrem Unternehmen einsetzen? Damit Sie Ihre Entscheidung leichter treffen können, haben wir die wichtigsten Vorteile der Tankkarte noch mal kompakt für Sie zusammengefasst:

  • Keine Papierbelege🧾: Ihre Mitarbeiter:innen können alles direkt an der Tankstelle bezahlen. Komplett bargeldlos. Belege, die Ihren Mitarbeitenden und der Buchhaltung sonst viel Aufwand bescheren, müssen so nicht mehr gesammelt werden. 
  • Perfekte Kostenkontrolle 💵👀: Die Tankkarte bietet viele Möglichkeiten für das Einstellen von Budgetgrenzen, der erlaubten Kraftstoffart oder für die Zuweisung zu bestimmten Fahrzeugen. Selbst den Einsatzradius können Sie ganz individuell festlegen. Damit fällt es Ihnen durch die Tankkarte leicht, die Kontrolle über die Kosten zu behalten.
  • Tankverhalten analysieren 📈📉: Alle Abrechnungen sind bequem online einsehbar. Das ermöglicht Ihnen, das Tankverhalten Ihrer Mitarbeiter:innen im Detail zu analysieren.
  • Erleichterte Datenverarbeitung 💾: In der Buchhaltung und der Personalverrechnung werden die Tankbelege weiterverarbeiten. Da bei der Tankkarte alle Nachweise in digitaler Form vorliegen, ist der Datenexport bequem durchführbar.
  • Hohe Sicherheit 🔒: Die Verwendung einer Geheimzahl und die Einstellung von Limits sorgen für ein hohes Maß an Sicherheit.
  • Einfache Abrechnung 📃: Liegen private Fahrten vor, lässt sich deren Anteil dank der Tankkarte einfacher abrechnen.
  • Rabatte 🏷️: Viele Anbieter:innen sehen für Ihre Mitglieder attraktive Rabatt-Modelle vor.

Na, konnten wir Sie schon davon überzeugen, dass die Tankkarte eine absolut nützliche Anschaffung für jedes Unternehmen ist?

Tankkarte für den Firmenwagen

Wenn Ihre Mitarbeiter:innen eine Tankkarte im Kontext des Dienstfahrzeuges verwenden, sollten Sie stets den steuerlichen Vorteil im Blick behalten. Denn die Tankkarte ist ein Sachbezug und unterliegt der Besteuerung. Anders als bei Geldbezügen fällt die Besteuerung hier aber geringer aus. Auch dieser Aspekt spricht für eine Tankkarte 😏. Schaffen Sie die Tankkarte an, um bei Ihrem Personal zu punkten!

Die Ein-Prozent-Variante ist das gängige Modell für die Versteuerung. Dabei macht der zu versteuernde Geldwert 1,0 Prozent vom Bruttolistenpreis des Firmenfahrzeugs aus. Hinzu kommen für jeden gefahrenen Kilometer einmalig 0,03 Prozent des Listenpreises. Die 0,03 Prozent gelten für jede zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zurückgelegte Strecke.

Eine kurze Beispielrechnung

Schauen wir uns eine kurze Beispielrechnung zum geldwerten Vorteil an, um unsere Gehirnzellen anzuregen 🧠: 

Gehen wir davon aus, Ihre Mitarbeiterin Xenia fährt als Dienstwagen einen VW Golf zu einem Listenpreis von 34.000,00 EUR plus Sonderausstattung in der Höhe von 1.200,00 EUR. Insgesamt ergibt das einen Kaufpreis von 35.200 EUR.

Der zurückgelegte Arbeitsweg von Xenia beträgt 25 Kilometer.

35.200,00 EUR × 0,01 = 352,00 EUR

35.200,00 EUR × 0,003 × 25 Kilometer = 2.640,00 EUR

Gesamter geldwerter Vorteil = 352,00 EUR + 2.640,00 EUR = 2.992,00 EUR

Flottenkarte vs. Tankkarte für den privaten Gebrauch

Die Tankkarten können Sie unterscheiden zwischen Angeboten für den privaten Gebrauch und Flottenkarten für Firmen. Was die grundsätzliche Nutzung der Karten anbelangt, bestehen hier keine Unterschiede. Sie erhalten eine monatliche Abrechnung und sehen, welche Tank- und Kaufvorgänge angefallen sind. Bei der Flottenkarte erhalten Sie eine Auflistung, getrennt nach den verschiedenen Fahrzeugen, die Sie in Ihrer Flotte einsetzen. Vor allem für Firmen mit einem größeren Fuhrpark sind diese besonderen Tankkarten ziemlich praktisch. 

Bei der Flottenkarte können Sie davon ausgehen, dass größere Anbieter entsprechende Karten für Unternehmen ausgeben, die Sie in beinahe allen namhaften Tankstellen verwenden können. Wichtige Anbieter von Tankkarten sind insbesondere Jet Card, DKV, Routex (europäische Allianz der Tankstellen-Netze von Aral, bp, Circle K, Eni und OMV) und viele mehr! Für Privatpersonen hingegen existieren kaum Anbieter. Die Auswahl an Akzeptanzstellen ist somit deutlich eingeschränkt.

Wie viel kosten Tankkarten eigentlich? 

Was die Tankkarten für Geschäftskunden letztlich kosten, hängt stark vom gewählten Produkt oder der Flottengröße Ihres Fuhrparks ab. Daher fällt es schwer, allgemeine Aussagen zu treffen. Trotzdem möchten wir uns kurz ansehen, welche Kostenfaktoren bei der Tankkarte eine Rolle spielen:

  • Grundgebühren 💰: Ähnlich wie bei einigen Kreditkarten fallen auch bei den Tankkarten jährliche Grundgebühren an. Die genauen Kosten hängen vom jeweiligen Anbieter ab.
  • Zusatzkosten 😩: Anmeldegebühren und die Kontoführungsgebühren gehören zu den möglichen Zusatzkosten. Diese fallen durch Nichtnutzung oder für den Ersatz einer verlorenen oder gestohlenen Karte an. Auch bei geplatzten Abbuchungen oder verspäteten Zahlungen können zusätzliche Gebühren entstehen.

Was ist bei der Auswahl des Anbieters zu berücksichtigen?

Wenn es um die Verwendung von Tankkarten geht, profitieren Sie von einer großen Auswahl. Das erfordert aber auch einen eingehenden Vergleich, damit Sie die beste Option für Ihren Betrieb finden können. Sehen Sie sich also die verfügbaren Angebote im Detail an. Mehrere Faktoren spielen bei der Entscheidung eine Rolle. 

  1. Bei der Auswahl Ihrer Tankkarte sollten Sie darauf achten, in welchen Ländern sie verwendet werden kann. Es gibt etwa bei manchen Anbietern Tankkarten, die nur in Deutschland einsetzbar sind. 🚩
  2. Welchen Kraftstoff benötigen Sie? Diese Frage ist wichtig, um zu wissen, welche Arten von Tankkarten überhaupt infrage kommen (siehe auch den Abschnitt „Sonderformen" weiter unten). Wichtig ist außerdem, wie groß Ihr Fuhrpark ist und aus welchen Fahrzeugarten sich Ihr Fuhrpark zusammensetzt. 🏍️
  3. Jedes Unternehmen stellt andere Anforderungen an die Ausgestaltung der Tankkarte. Entscheidend ist, auf welche Art und Weise Sie und Ihre Mitarbeiter:innen die Fahrzeuge im Beruf einsetzen. Hier bestehen große Unterschiede, unter anderem im Hinblick auf den Nutzungsradius. Wie sieht es mit der Netzabdeckung an Akzeptanzstellen der Umgebung aus? 🛤
  4. Sind auch internationale Fahrten geplant, sollten Sie sich ansehen, wie viele Filialen im Ausland verfügbar sind. Das Angebot mit den besten Konditionen hilft Ihnen wenig, wenn Ihre Mitarbeiter:innen keine Tankstelle finden, die sie mit der Tankkarte anfahren können. 💳

In jedem Fall sollten Sie die Kosten der Tankkarte im Blick behalten. Hier sind neben dem Grundpreis auch die monetären Vorteile interessant, die häufig mit den Angeboten verbunden sind. Denn diese lassen das Produkt am Ende wieder günstiger werden.

So sicher sind Tankkarten 

Die Tankkarten sind täglich im Einsatz. Es versteht sich, dass der Faktor Sicherheit im Zusammenhang mit den Zahlungen per Tankkarte daher eine wichtige Rolle spielt. Tatsächlich sorgen die Anbieter mit verschiedenen Merkmalen und Funktionen für ein angemessenes, hohes Sicherheitsniveau:

  • PIN-Code 🔑: Für die Freigabe der Zahlungen ist die Eingabe eines PIN-Codes erforderlich. Das funktioniert so ähnlich wie bei anderen Bankkarten.
  • Limits 🚀: Legen Sie fest, wie viel Geld Ihre Mitarbeiter:innen ausgeben.
  • Sperrungen 🚧: Im Falle eines Diebstahls lassen sich die Karten problemlos sperren. Dies können Sie jederzeit veranlassen.
  • Rechtliche Absicherung ⚖️: Bei einer missbräuchlichen Nutzung bestehen viele Möglichkeiten für eine Kündigung oder eine Anzeige. Daher ist es unwahrscheinlich, dass es überhaupt dazu kommt.
  • Transparenz ✨: Dank der elektronischen Verwaltung und der hervorragenden Einsehbarkeit aller Daten ist die Transparenz bei diesem Produkt besonders hoch.

Sonderformen von Tankkarten 

Bei der Tankkarte bestehen einige Sonderformen, von denen Sie zumindest einmal gehört haben sollten. Denn die Tankkarten-Anbieter halten für verschiedene Kraftstoffarten und Betriebsarten jeweils eigene Tankkarten bereit. Diese sind:

  • Ladekarten für E-Fahrzeuge/Strom-Tankkarten 🔌
  • Ladekarten für gasbetriebene Fahrzeuge ⛽
  • Ladekarten für Brennstoffzellenautos ♲

Die E-Auto-Tankkarte 

Die meisten Tankkarten sind für Kraftstoff-Fahrzeuge vorgesehen. Da immer mehr Fahrzeugflotten mit E-Autos ausgestattet sind, wächst das Angebot an Tankkarten auch in diesem Bereich. Auch gasbetriebene Fahrzeuge wie Erdgasautos finden Berücksichtigung. 😊🍃Wir finden diese Elektro-Tankkarte ganz schön nützlich – immerhin kann damit der Umwelt etwas Gutes getan werden. Denn erstens sind E-Autos ohnehin umweltfreundlicher als herkömmliche Verbrenner unterwegs. Und zweitens sparen sich Betriebe mit solchen Tankkarten noch jede Menge Formulare und Papierkram. Und auch das ist eine gute Tat für Mutter Erde. 🌎💚

Pleo bietet eine umfassende Alternative zur Tankkarte

Tankkarten finden auch wir ziemlich praktisch. Doch was, wenn die Tankkarte noch einiges mehr auf dem Kasten hat als nur die Bezahlung der nächsten Kraftstoffladung? Unsere Firmenkarte lässt sich auch ganz einfach als Tankkarte verwenden. Und nicht nur das: Nicht bloß die Fahrtkostenerstattung, sondern auch die Erstattung von Reisekosten und vielem mehr ist durch die einfache Bezahlung mit Pleo ein Klacks! Entspannte Abrechnung, perfekte Kostenübersicht und schnelle, bargeldlose Bezahlung: So macht die nächste Tankladung gleich etwas mehr Spaß als sonst! 

Das Konzept von Pleo bietet Ihnen außerdem noch viele weitere Vorteile. Denn hier bestehen keine Einschränkungen in Bezug auf die Tankstellen-Anbieter. Geben Sie den Start- und Endpunkt einer Fahrt an und erhalten Sie eine automatische Berechnung der Entfernung und Spritkosten. So wissen Sie immer, was Sie erwartet. 

Nutzen Sie jetzt die Pleo-Firmenkarte mit ihren unzähligen Vorteilen und integrierter Tankkarte. Smart tanken – mit Pleo!

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