7 nützliche Tools für Buchhalter im Vergleich

Die Erwartungen an Buchhalter sind heute höher denn je. Einerseits türmen sich rechtliche Anforderungen, wie. z. B. die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung, andererseits verlangt ein zunehmend unsicherer Markt laufend neue Perspektiven.

In der Buchhaltung können Sie sich deshalb nicht mehr auf herkömmliche, statische Prozesse verlassen. Stattdessen ist es nun an der Zeit, auf Online-Buchhaltungssoftware umzusteigen, die Ihnen rechtliche und strategische Sicherheit bietet. In unserem Buchhaltungssoftware Vergleich stellen wir Ihnen 7 nützliche Tools für Buchhalter vor.

Warum Tools für Buchhalter nutzen?

In der modernen Buchhaltung spielen digitale Tools eine tragende Rolle. Sie unterstützen den digitalen Rechnungseingang, beschleunigen die Rechnungsstellung und -verarbeitung, automatisieren das Mahnwesen und erlauben die unkomplizierte Erledigung von Jahresabschlüssen sowie die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Statt jede Rechnung per Hand zu bearbeiten, können Sie wiederkehrende Aufgaben mit Tools für Buchhalter automatisieren. Das spart wertvolle Zeit und eliminiert Eingabefehler und Doppelbuchungen. 

Die Zeit, die Sie sonst in manuellen Prozesse und Revisionen hätten, können Sie nun in strategische Aufgaben wie das Cash Management und die Liquiditätsplanung stecken. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware können Sie auch diese Prozesse durch maßgeschneiderte Tools unterstützen.

Dann wären da noch Künstliche Intelligenz (KI) und Maschinelles Lernen (ML). Neue KI-Tools drängen auf den Markt und unterstützen entweder bestehende Funktionen oder schaffen völlig neue. Laut einer aktuellen KPMG-Studie nutzen schon jetzt 53 % der Unternehmen KI-Tools im Rechnungswesen; 28 % nutzen derweil ML-Tools.

Die erfolgreiche Implementierung von KI-Tools geht mit zusätzlichen Zeit- und Kostenersparnissen einher, erhöht die Prozessqualität weiter und ist für viele Unternehmen wichtiges Glied im Umstieg auf die papierlose Buchhaltung – die wird mit der Einführung der uneingeschränkten E-Rechnungspflicht zum 01. Januar 2028 ohne Pflicht.

Haben Sie noch nicht von der E-Rechnungspflicht gehört? Informieren Sie sich in unserem Leitfaden zur E-Rechnung darüber, was Sie ab dem 01. Januar 2028 erwartet.

Welche Tools sind am besten für die Buchhaltung geeignet?

In der unternehmerischen Buchhaltung kommt in erster Linie Rechnungs- und Buchhaltungssoftware zum Einsatz. Diese professionellen Lösungen bilden den Rechnungsprozess und weiterführende Buchhaltungsaufgaben auf einer einheitlichen Oberfläche ab und erlauben die synchrone Zusammenarbeit von Abteilungen.

Weitere Tools für Buchhalter sind Online-Banking-Tools, Lohn- und Spesen-Software und ERP-Systeme. Für die Erweiterung der neuen strategischen Kapazitäten der Buchhaltung bietet sich zudem Spend Management Software, die Ihre Einnahmen und Ausgaben auswertet, proaktives Cash Management ermöglicht und Liquiditätsprognosen anfertigt.

Welche KI-Tools sind am besten für die automatisierte Buchhaltung geeignet?

Bei der Einführung von KI-Tools in Ihrer Buchhaltung, werden Sie sich mit großer Wahrscheinlichkeit für einen generativen KI-Chatbot wie ChatGPT oder Claude entscheiden, der sich an eine Vielzahl von Aktivitäten anpassen lässt. Alternativ bieten sich KI-Tools wie Intuit Assist und Just Ask Xero an, die bereits in Buchhaltungssoftware verbaut sind.

7 Buchhaltungs-Apps für kleine und mittlere Unternehmen

Die Digitalisierung der Buchhaltung hat in deutschen Unternehmen längst Priorität. Dennoch fällt besonders kleinen Unternehmen der Umstieg schwer. Verantwortlich dafür sind die große Auswahl an Buchhaltungssoftware und die fehlende Klarheit darüber, welche Lösung zum jeweiligen Unternehmen passt.

Deshalb haben wir die besten Buchhaltungstools für kleine und mittlere Unternehmen getestet und miteinander verglichen. Dies sind die Ergebnisse:

Online-Buchhaltungssoftware

Cloud-basierte Buchhaltungssoftware ist der neue Goldstandard für die unternehmerische Buchhaltung. Auf dem deutschen Markt finden Sie zahlreiche All-in-One-Lösungen, die das Rechnungswesen und die Buchhaltung digitalisieren und mit anderen Prozessen verbinden.

1. sevDesk

sevDesk ist eine Online-Buchhaltungslösung für Gründer und Selbstständige. Sie setzt auf einfache, digitale Buchhaltungsprozesse mit lückenloser Rechtssicherheit. Auf sevDesk können Sie Rechnungen schreiben, Belege scannen und verwalten, Eingangsrechnungen verarbeiten und direkt auf der Plattform bezahlen und Ihre Finanzen und Steuerlast überwachen.

Als Buchhalter:in in Deutschland können Sie sich bei der Nutzung von sevDesk in Sicherheit wissen. Bei sevDesk handelt es sich um eine in Deutschland entwickelte Buchhaltungslösung, die sämtlichen rechtlichen Vorgaben – der DSGVO, den GoBD und der neuen E-Rechnungspflicht – entspricht.

Die wichtigsten Funktionen der Software:

• Umfassende Suite für Rechnungsverwaltung und Buchhaltung
• Rechtssicherheit in Deutschland (Compliance mit sämtlichen Anforderungen)

Wem können wir sevDesk empfehlen? Gründer:innen, Selbstständige und kleine Unternehmen, die nach einer rechtssicheren und benutzerfreundlichen Buchhaltungslösung suchen

Kosten: Kostenlose Testversion vorhanden; Rechnung-Paket inkl. Rechnungsstellung ab 5,16€ pro Monat; Buchhaltung-Paket inkl. laufende Buchhaltung und Steuern ab 10,36€ pro Monat; Buchhaltung-Pro-Paket inkl. Analysen und Auswertungen ab 13,96€ pro Monat

2. Lexware

Mit Lexware Office präsentieren wir schon die nächste deutsche Buchhaltungslösung in der Cloud. Entwickelt von einem Softwareunternehmen mit Sitz in Freiburg, stellt sie ihr Feingefühl für die Anforderungen der deutschen Buchhaltung unter Beweis.

Mit Lexware Office können Buchhalter:innen Rechnungen erstellen, Belege erfassen, Geschäftskonten verknüpfen und ihre Finanzen und Steuern in Echtzeit verfolgen. Je nach Bedarf können Sie die Software als Vorbucher oder vollumfänglich für die selbstständige Buchung einsetzen. Buchen Sie Ihre Posten nicht selbst, können Sie zudem ganz einfach Ihre Steuerkanzlei anbinden und lästigen Papierkram sparen.

Die wichtigsten Funktionen der Software:

• Skalierbare Oberfläche für Beleg- und Rechnungsverarbeitung sowie Buchhaltung
• Schnittstelle für Zusammenarbeit mit Steuerberater

Wem können wir Lexware empfehlen? Gründer:innen und KMUs, die ihre Buchhaltung zeitsparend erledigen möchten und Raum für Wachstum suchen

Kosten: Kostenlose Testversion vorhanden; S-Paket inkl. Belegerfassung und -archiv ab 3,95€ pro Monat; M-Paket inkl. Rechnungen ab 6,45€ pro Monat; L-Paket inkl. Buchhaltung und ab 10,95€ pro Monat; XL-Paket inkl. Abschlagsrechnungen ab 16,45€ pro Monat

3. BuchhaltungsButler

BuchhaltungsButler versteht sich nicht als Online-Buchhaltungssoftware wie jede andere. Denn neben klassischen, digitalen Buchhaltungsprozessen setzt dieses Programm zunehmend auf KI-Tools, die Ihre Workflows noch effizienter machen.

BuchhaltungsButler nutzt Künstliche Intelligenz (KI), um Belege automatisch zu erfassen, Zahlungen ihren jeweiligen Belegen und Kategorien zuzuordnen, Überweisungen zu tätigen und Rechnungen freizugeben. Auf diese Weise soll es Buchhalter:innen mit BuchhaltungsButler gelingen, ihren Rechnungsprozess bis zu 76 % schneller abzuwickeln.

Dazu bietet auch BuchhaltungsButler volle rechtliche Compliance. Das Buchhaltungsprogramm ist GoBD- und Finanzamt-konform, entspricht der DSGVO und ist E-Rechnungsfähig.

Die wichtigsten Funktionen der Software:

• KI-gestützte Buchhaltungsprozesse für zusätzliche Zeitersparnis
• Echtzeit-Reporting für fortlaufende Auswertungen

Wem können wir BuchhaltungsButler empfehlen? Kleinen und mittelständischen Unternehmen, die ihre Buchhaltung optimieren, aber dennoch die Kontrolle behalten wollen

Kosten: Kostenlose Testversion vorhanden; Light inkl. vorbereitende Buchhaltung ab 12,48€ pro Monat; Smart inkl. Buchhaltung und Steuer ab 14,98€ pro Monat; Premium für größere Buchhaltungsteams ab 24,98€ pro Monat

KI-Tools für die Buchhaltung

Seien Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus und prüfen Sie, wie Sie Ihre digitale Buchhaltung mithilfe von KI-Tools weiter verbessern können. Generative KI-Chatbots und spezialisierte Buchhaltungs-KI-Tools bieten sich hierfür an.

4. ChatGPT for Business

Der generative Chatbot ChatGPT von OpenAI dürfte Ihnen bereits ein Begriff sein. Der Chatbot auf Grundlage eines Large Language Models (LLM) hat sich im Zuge der KI-Revolution an der Spitze des Wandels festgesetzt. Wussten Sie aber, dass es auch eine Version für Unternehmen gibt?

ChatGPT for Business gibt Unternehmen unterschiedlicher Größe die Möglichkeit, den KI-Chatbot für die Optimierung von Unternehmensprozessen einzusetzen. Mit ChatGPT Business können Sie Recherche tätigen, Workflows optimieren, Inhalte erstellen und neue Erkenntnisse aus Berichten gewinnen.

Die wichtigsten Funktionen der Software:

• Optimierung bestehender Workflows und Unterstützung von Personal
• Smarte Daten-Analysen inkl. Erstellung übersichtlicher Graphen und Tabellen

Wem können wir ChatGPT for Business empfehlen? Kleinen, mittleren und großen Unternehmen, die in den Bereichen Marketing, IT und Softwareentwicklung tätig sind

Kosten: Kostenlose Testversion vorhanden; Business ab 29€ pro Monat und Nutzer; Preise für Enterprise auf Anfrage

5. Intuit Assist (QuickBooks)

Intuit Assist ist ein neuer generativer KI-Chatbot, der speziell für die Betreuung von finanziellen Prozessen entworfen wurde. Er ist in den Anwendungen TurboTax, CreditKarma, QuicksBooks und MailChimp verfügbar. Besonders interessant für uns: Intuit Assist in der QuickBooks-App.

In der Buchhaltungssoftware QuickBooks liefert der KI-Chatbot fundierte Antworten zu buchhalterischen Fragen, übernimmt Buchhaltungsaufgaben, beschleunigt Zahlungsprozesse und zeigt Chancen auf Steuerersparnisse auf. So macht sich der KI-Chatbot ganz von selbst bezahlt.

Die wichtigsten Funktionen der Software:

• Generativer KI-Chatbot für Buchhaltungsaufgaben
• Automatische Erkennung von möglichen Steuerersparnissen

Wem können wir Intuit Assist empfehlen? KMUs und Großunternehmen, die nach einer maßgeschneiderten KI-Lösung für die Buchhaltung suchen

Kosten: Kostenlose Testversion vorhanden; Simple-Start inkl. Rechnungsstellung ab 2,10€ pro Monat; Essentials inkl. Rechnungsverarbeitung ab 3,10€ pro Monat; Plus inkl. Budgets ab 4,50€ pro Monat; Advanced für größere Teams ab 7,50€ pro Monat

6. Sage Copilot

Ähnlich funktioniert auch der Sage Copilot, der neuerdings Buchhaltungsprozesse in sämtlichen Sage-Buchhaltungsprogrammen begleitet.

Als digitaler Assistent greift Ihnen der KI-Chatbot mit fortlaufenden Unternehmenseinblicken unter die Arme. Der Bot ist in der Lage, große Datenmengen auszuwerten und Erkenntnisse zu machen, die Ihnen allein schlicht verborgen bleiben würden.

Außerdem können Sie den Sage Copilot einsetzen, um bereits bestehende Buchhaltungsprozesse zu automatisieren. Der KI-Chatbot kann z. B. E-Mail-Vorlagen für die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten erstellen, über nahende Zahlungsfristen informieren und Mahnungen für überfällige Zahlungen versenden.

Die wichtigsten Funktionen der Software:

• Automatisierung von wiederkehrenden Buchhaltungsaufgaben
• Wertvolle Einblicke für die strategische Unternehmensplanung

Wem können wir Sage Copilot empfehlen? Kleinen und mittelständischen Unternehmen, die ihre digitale Buchhaltung optimieren und neue strategische Erkenntnisse machen wollen

Kosten: Kostenlose Testversion vorhanden; Preise von der jeweiligen Sage-Lösung abhängig; in Sage Active: ab 25€ pro Monat

Ausgabenmanagement-Software

Rüsten Sie Ihre Buchhaltung, um bei der strategischen Unternehmensplanung mitzuwirken. Ausgabenmanagement-Software geht mit Funktionen für die Ausgaben-Review, das Cash Management und die Liquiditätsprognose über einfache, reaktive Buchhaltung hinaus.

7. Pleo

Pleo ist eine Lösung für die vorbereitende Buchhaltung, die mit ihren Funktionen für das Ausgabenmanagement und das Cash Management besticht.

Einerseits verfügt die Software über gängige Funktionen für eine effiziente Rechnungsverarbeitung, wie z. B. die automatische Erfassung von Eingangsrechnungen mittels OCR-Technologie, flexible Freigabe-Flows und eine lückenlose Verfahrensdokumentation.

Andererseits verfügt sie aber auch über ein detailliertes Finanz-Dashboard, das Buchhalter:innen erlaubt, sämtliche Einnahmen und Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen, Ausgabenrichtlinien zu verwalten, Freigaben zu automatisieren und Budgets zu bestimmen. So gelingt es Ihnen, in der Buchhaltung zu steuern, statt bloß zu verwalten.

Besser noch: Die Pleo Cash-Management-Suite erlaubt Buchhalter:innen, ungenutzte liquide Mittel zu günstigen Kursen zu wechseln, zu sparen und zu flexiblen Renditen anzulegen.

Die wichtigsten Funktionen der Software:

• Zeitsparende Rechnungsverarbeitung mit KI-gestützten Tools
• Proaktive Cash-Verwaltung inkl. strategische Insights
• Flexible Anlage ungenutzter liquider Mittel

Wem können wir Pleo empfehlen? Startups, KMUs und Großunternehmen, die ihre Buchhaltung in eine strategische Waffe transformieren wollen

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Starter inkl. vorbereitende Buchhaltung ab 4€ pro Monat; Essential inkl. Ausgabenverwaltung ab 18€ pro Monat; Advanced inkl. Multi-Entity-Management ab 99€ pro Monat; Beyond inkl. KI-Einblicke ab 199€ pro Monat

Das sagen Kunden über Pleo:

“Ich kann meine Aufgaben sehr einfach erledigen und benötige nur noch wenig Zeit dafür. Besonders in der App fällt mir die Rechnungsverarbeitung mit der Scan-Funktion inkl. KI-Extrahierung besonders leicht.”

Quelle: G2

So wählen Sie die passenden Tools für Ihre Buchhaltung aus

Welche Online-Buchhaltungssoftware ist die richtige für Ihr Unternehmen? Lohnt sich die Einführung von KI-gestützten Tools? Und was ist mit einer Spend Management Software? Die Auswahl passender Tools für Buchhalter ist zum Haare raufen – wenn Sie nicht die richtigen Fragen stellen.

Dies sind vier Auswahlkriterien für Buchhaltungs-Apps, die Ihre Entscheidung erleichtern:

• Anforderungen: Es gibt kein Buchhaltungsprogramm, das für jedes Unternehmen geeignet ist. Schaffen Sie deshalb Klarheit über Ihre eigenen Anforderungen an das ideale Programm, bevor Sie die Suche beginnen. Holen Sie Feedback von Ihren Buchhalter:innen und anderen betroffenen Abteilungen ein.

• Bedienung: Ein großes Hindernis bei der erfolgreichen Implementierung neuer Buchhaltungssoftware ist die Angst vor Veränderung. Nehmen Sie Ihren Buchhalter:innen die Angst, indem Sie auf benutzerfreundliche Lösungen mit einer intuitiven Bedienung setzen und Schulungsmaterialien zur Verfügung stellen.

• Nutzerbewertungen: Nehmen Sie den Anbieter nicht beim Wort. Lesen Sie Nutzerberichte auf unabhängigen Bewertungsplattformen wie G2, um ein realistisches Bild der jeweiligen Software zu erhalten. Nutzen Sie, wann immer möglich, kostenlose Demos und Testversionen.
  
  
• Skalierbarkeit: Blicken Sie bei der Auswahl des Programms nicht nur auf die Kosten, sondern auch auf die Skalierbarkeit. Stellen Sie sicher, dass Sie Zugänge für zusätzliche Nutzer freischalten und Ihr Abonnement upgraden können, sollte Ihr Unternehmen rasches Wachstum erfahren.

Benötigen Sie Hilfe beim Umstieg? Wir zeigen Ihnen, wie Sie in 10 Schritten auf die digitale Buchhaltung umsteigen können.

Fazit

Von einfachen verwaltenden Aufgaben bis hin zu neuen strategischen Anforderungen, die ein sich wandelnder Markt an Buchhalter:innen stellt, in der Buchhaltung sind Sie zunehmend auf digitale Tools angewiesen. Tools für Buchhalter wie Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, KI-Chatbots und Spend Management Software tragen zu effizienten Prozessen bei und eröffnen neue strategische Chancen.

Steigen Sie auf Pleo um, um in der Buchhaltung nicht nur verwaltend aufzutreten, sondern zu steuern. Gewinnen Sie Kontrolle über die Unternehmensausgaben und planen Sie die Unternehmensliquidität mit Weitsicht – mit der Pleo Cash-Management-Suite.