Die Buchführung ist eine zentrale Aufgabe, die alle Unternehmen – egal, ob sie wollen oder nicht – bewältigen müssen. Da sie einen detaillierten Überblick über die Vorgänge im Unternehmen verschafft, sagt sie viel über den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens aus und ist für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben zentral.
Spätestens bei einer Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau MUSS eine Verfahrensdokumentation vorliegen – sonst gibt es Ärger! Deshalb helfen wir Ihnen heute mit allen essentiellen Informationen zur Verfahrensdokumentation nach GoBD und einer Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation auf die Sprünge.
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Das Wichtigste auf einen Blick:
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Was ist eine Verfahrensdokumentation? Definition
Praktisch alle Unternehmer:innen haben schon mal von der Verfahrensdokumentation gehört, aber nur wenige wissen, was es damit im Spezifischen auf sich hat. Grundsätzlich beschreibt die Verfahrensdokumentation nichts anderes als den Prozess des eingesetzten Datenverarbeitungsverfahrens.
Bei der Verfahrensdokumentation handelt es sich um einen verständlich gegliederten Ablauf der – zumeist digitalen – betrieblichen Buchhaltung.
Die Verfahrensdokumentation ist also eine Art Handbuch, welches alle wichtigen Informationen zum betrieblichen Rechnungsprozesses bzw. der elektronischen Aufbewahrung und Vernichtung von Belegen umfasst. Dazu gehören auch Kontrollmechanismen, welche die Qualität der Prozesse sicherstellen.
Was ist das Ziel einer Verfahrensdokumentation?
Das primäre Ziel einer Verfahrensdokumentation in einem Unternehmen ist es, standardisierte, nachvollziehbare Prozesse zu schaffen, die Mal um Mal wiederholt und ohne Weiteres kontrolliert werden können.
Statt buchhalterische Prozesse im Nachhinein ohne Kontext erschließen zu müssen, können Buchhalter:innen die Verfahrensdokumentation zur Hand nehmen und die betroffenen Prozesse Schritt für Schritt nachverfolgen.
Bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit aller Schritte der Buchhaltung das Ziel.
Auch wenn eine Verfahrensdokumentation auch für Unternehmen selbst von Vorteil ist, wird ihre Umsetzung zumeist durch ein weiteres wichtiges Ziel motiviert: die gesetzliche Compliance.
Deutsche Unternehmen sind dazu verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und einzuhalten. Die Nutzung einer Verfahrensdokumentation stellt im Falle einer Betriebsprüfung oder einer Kassen-Nachschau sicher, dass die Finanzbehörden Ihre Prozesse nachvollziehen können und schließt unangenehme Nachfragen aus.
Ist die Verfahrensdokumentation Pflicht?
Ja, für deutsche Unternehmen ist die Verfahrensdokumentation Pflicht. Seit dem 1. Januar 2015 ist die Verfahrensdokumentation in Unternehmen ausnahmslos Pflicht – auch für Kleinunternehmer. Ob Sie buchführungspflichtig sind oder nicht, spielt dabei keine Rolle. Verarbeiten Sie steuerrelevante Dokumente auf elektronischem Wege, führt um die Verfahrensdokumentation kein Weg herum.
Und was, wenn Ihre Buchhaltung noch analog geschieht? Am 01. Januar 2025 trat außerdem die E-Rechnungspflicht in Kraft. Diese verpflichtet Unternehmen im B2B-Bereich dazu, elektronische Rechnungen zu empfangen und ab dem 01. Januar 2028 auch zu verschicken und zu verarbeiten. Ergo: Mittlerweile ist es de facto unmöglich, seine Buchhaltung analog abzuwickeln und damit die Verfahrensdokumentation unumgänglich.
Sollte ein deutsches Unternehmen über keine Verfahrensdokumentation verfügen, kann es in Probleme mit der Finanzverwaltung geraten. Insbesondere im Falle einer Betriebsprüfung sollte ein Unternehmen in der Lage sein, eine Verfahrensdokumentation vorzulegen, um den Steuerbehörden eine reibungslose Prüfung zu ermöglichen und eine Steuerschätzung zu vermeiden.
Verfahrensdokumentation nach GoBD: Diese gesetzlichen Anforderungen gelten
Seit dem Aufkommen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) am 1. Januar 2015 ist die Verfahrensdokumentation in Deutschland verpflichtend. Die GoBD schaffen die regulatorische Grundlage für die elektronische Buchführung und damit auch klare Anforderungen an die Verfahrensdokumentation.
Laut GoBD muss die Verfahrensdokumentation inhaltlich und zeitlich vollständig, übersichtlich und schlüssig sein und Prüfer:innen erlauben, elektronische Buchhaltungssysteme in angemessener Zeit nachzuvollziehen. Dazu müssen Sie sicherstellen, dass alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente über die Dauer ihrer jeweiligen Aufbewahrungsfrist zugriffsbereit bleiben.
Nur mit der Einhaltung der GoBD können sie 100-prozentig sicher sein, dass die Anforderungen nach Handelsgesetzbuch und AO für Aufbewahrung, Erfassung, Entsorgung, Verarbeitung sowie Verbuchung von Belegung und Daten auch wirklich erfüllen.
Sind Sie noch nicht mit den GoBD vertraut? Dann empfehlen wir Ihnen, unseren umfangreichen GoBD-Ratgeber oder das korrespondierende BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zu lesen.
Dies sind die Bestandteile einer Verfahrensdokumentation
Wichtig ist dabei, dass für die Erstellung einer rechtskonformen Verfahrensdokumentation klare Anforderungen gelten. Die wesentlichen Bestandteile der Verfahrensdokumentation nach den GoBD sind laut § 153 Abgabenordnung (AO): Allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, Betriebsdokumentation, Internes Kontrollsystem (IKS) und technische Systemdokumentation
Im Folgenden nehmen wir die einzelnen Bestandteile der Verfahrensdokumentation genauer unter die Lupe:
Allgemeine Beschreibung
Hier geht es um allgemeine Informationen zum Unternehmen. Dazu gehören zum Beispiel:
- Organisationsform
- Verantwortlichkeiten der Angestellten
- Tätigkeiten der Angestellten
- Bereiche, in denen die Mitarbeitenden eingesetzt werden
Anwenderdokumentation
Bei der Anwenderdokumentation geht es neben der Datenerfassung auch um die Regeln für die Aufbewahrung. Wichtig sind:
- Benutzerhandbücher
- Schnittstellenbeschreibungen
- Skripte von Anwenderschulungen
Im Grunde also alle Dokumente, die bei der Prozessdokumentation hilfreich sind.
Betriebsdokumentation
Hier stehen der IT-Betrieb und die IT-Sicherheit im Vordergrund. Sie sollten unter anderem auf Notfallpläne eingehen. Es muss zum Beispiel geklärt werden, wie die Buchführung bei einem Ausfall des IT-Systems gehandhabt wird.
Außerdem wichtig sind bei diesem Punkt:
- Organisation der Belege
- Einhaltung von Vorgaben in Software gewährleisten
Internes Kontrollsystem (IKS)
Das interne Kontrollsystem (IKS) soll die Qualität der Prozesse sicherstellen. Unternehmer:innen sollten hier zeigen, auf welchem Wege sie dokumentierte Kontrollen gewährleisten. Dabei geht es insbesondere um die zuständigen Mitarbeiter:innen sowie deren Kompetenzen und Verantwortungsbereiche. Von Bedeutung ist zudem die Einhaltung von organisatorischen Regelungen.
Folgende Punkte spielen bei einem vollständigen IKS unter anderem eine Rolle:
- Konzepte, welche Zugangsberechtigungen regeln
- Maßnahmen zum Schutz vor Verfälschung der Unterlagen
- Prüfung der Datenerfassung sowie der Dateneingabe
- Kontrolle der Übertragung und Verarbeitung von Daten
Technische Systemdokumentation
Die technische Systemdokumentation bezieht sich auf die im Unternehmen eingesetzte Hard- und Software. Hier sind vor allem dann nähere Angaben erforderlich, wenn Cloud-Lösungen genutzt werden.
Unternehmer:innen sollten zeigen, wie sie Daten vor …
- Diebstahl,
- Unauffindbarkeit,
- oder Vernichtung
… schützen. Außerdem ist auch der Schutz vor unberechtigtem Zugriff wichtig, da dieser etwa die Veränderung von Daten auslösen könnte.
Verfahrensdokumentation erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Auch wenn es sich nach viel anfühlt: Unternehmen können die Verfahrensdokumentation grundsätzlich eigenständig bewältigen. Sollten Sie dennoch an Ihre persönlichen Grenzen stoßen, lohnt es sich, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Steuerberater:innen sind mit dem Thema vertraut und wissen selbst in schwierigen Situationen, was zu tun ist.
Trotz der großen Relevanz der Verfahrensdokumentation müssen Sie keine Doktorarbeit aus den Inhalten machen. Solange das Wesentliche verständlich formuliert wurde, können Sie sich ruhig kurz halten – insbesondere, wenn Ihre Buchhaltungsprozesse noch nicht sehr komplex sind.
Dies sind sieben Schritte, die Sie zur einsatzbereiten, rechtskonformen Verfahrensdokumentation führen:
- Machen Sie sich mit der gesetzlichen Grundlage vertraut: Beginnen Sie, indem Sie Ratgeber zur GoBD oder das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 lesen, um zu verstehen, was bei der Verfahrensdokumentation von Ihnen erwartet wird.
- Planen Sie mit Bedacht: Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme aller bereits vorhandenen Unterlagen wie Arbeitsanweisungen und Handbücher, die als Grundlage für die Verfahrensdokumentation dienen könnten.
- Beziehen Sie Expert:innen ein: Je komplexer das Unternehmen, desto komplexer die Verfahrensdokumentation. Beziehen Sie deshalb Steuerberater:innen oder andere betriebsnahe Expert:innen ein, um eine saubere Erstellung zu gewährleisten.
- Berücksichtigen Sie alle Bestandteile: Stellen Sie sicher, dass Ihre Verfahrensdokumentation die folgenden Bestandteile vollständig umfasst: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, Betriebsdokumentation, Internes Kontrollsystem (IKS) und technische Systemdokumentation.
- Weisen Sie Ihr Personal ein: Klären Sie zuständige Buchhalter:innen über die Neuerungen auf und stellen Sie sicher, dass die neue Verfahrensdokumentation konsequent berücksichtigt wird.
- Verbessern Sie Ihre Dokumentation stetig: Richten Sie, insbesondere zu Beginn, regelmäßige Überprüfungen der Verfahrensdokumentation ein. Überprüfen Sie die Verfahrensdokumentation etwa quartalsweise auf Schwachstellen und nehmen Sie ggf. Verbesserungen vor.
- Dokumentieren Sie Verbesserungen: Zeichnen Sie sämtliche Verbesserungen an der Verfahrensdokumentation lückenlos auf, um zu vermeiden, dass die Nachvollziehbarkeit der Dokumentation durch die Finanzbehörden leidet.
Digitalisieren Sie gerade Ihre Buchhaltung? Bei der Digitalisierung kommt es nicht allein auf die Verfahrensdokumentation an. Machen Sie sich mit den 10 Schritten zur digitalen Buchführung vertraut.
Verfahrensdokumentation Checkliste: Das gilt es zu beachten
Sie vergessen immer wieder, was alles zur Verfahrensdokumentation gehört oder haben Sorge, gegen die GoBD zu verstoßen?
Verstehen wir – schließlich muss man sich als Unternehmer:in ganz schön viel merken. Daher lohnt es sich, bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation Checklisten zu erstellen, die alle relevanten Punkte festhalten. So vergessen Sie garantiert keinen Schritt!
Eine solche Checkliste können Sie in Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei erstellen und nicht nur selbst verwenden, sondern auch an Ihre Mitarbeiter:innen ausgeben, um eine fehlerfreie Umsetzung der Verfahrensdokumentation zu gewährleisten.
Stellen Sie bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation-Checkliste sicher, dass der Prozess möglichst kurz und verständlich dargestellt ist. Aktualisieren Sie die Checkliste sofort, wenn Sie Änderungen an der Verfahrensdokumentation vornehmen.
Übrigens: Eine Checkliste ist nicht nur eine tolle Ressource für den Betriebsalltag, sondern auch bei einer Betriebsprüfung Gold wert. Teilen Sie die Checkliste mit dem bzw. der Prüfer:in!
Ist es sinnvoll, mit einer Muster-Verfahrensdokumentation zu arbeiten?
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation kann je nach Komplexität des Unternehmen mehrere Wochen in Anspruch nehmen und die Mitarbeiter:innen von ihrer eigentlichen Arbeit abhalten. Ist es da nicht einfacher, ein Verfahrensdokumentation Muster zu nutzen?
Ja und Nein. Online finden Sie in der Tat allerhand Verfahrensdokumentation Muster, die mitunter von vertrauenswürdigen Quellen stammen, wie z. B. dieses Muster für das ersetzende Scannen der Bundessteuerberaterkammer. Oft ist es auch so, dass Ihre Steuerkanzlei Ihre Verfahrensdokumentation ausgehend von einem Muster erstellt.
Allerdings sollten Sie sich bewusst sein, dass Verfahrensdokumentation Muster stets auf Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse angepasst werden müssen. Es gibt keine One-size-fits-all-Lösung. Je nach Branche gelten für die Verfahrensdokumentation zusätzliche branchenspezifische Anforderungen, die Sie berücksichtigen müssen.
Führen Sie nicht gerade ein Kleinunternehmen mit sehr konventionellen Buchhaltungsprozessen, raten wir Ihnen deshalb von der unüberlegten Nutzung einer Muster-Verfahrensdokumentation ab. Prüfen Sie diese entweder gründlich und passen Sie diese an oder setzen Sie auf eine Verfahrensdokumentation-Software.
Verfahrensdokumentation Software: Schaffen Sie mit Pleo Klarheit
Statt sich durch die manuelle Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD zu quälen, setzen moderne Unternehmen immer öfter auf Verfahrensdokumentation-Software.
Bei Verfahrensdokumentation-Software handelt es sich um spezialisierte Rechnungssoftware oder Dokumentenablagen, die auf ihre GoBD-Konformität geprüft sind und Ihre Verfahrensdokumentation automatisch im Hintergrund sicherstellen.
Der Einsatz digitaler Systeme zur Verfahrensdokumentation führt nicht nur zu mehr Effizienz und weniger Belastung Ihrer Angestellten, sondern hilft Ihnen auch noch bei der Einhaltung der GoBD-Richtlinien!
Sie suchen noch nach einer Lösung, um Ihre Verfahrensdokumentation zu digitalisieren? Dann sollten Sie einen Blick auf die ganzheitliche Ausgabenlösung von Pleo werfen. Pleo Eingangsrechnungen hilft bei der Belegerfassung und Rechnungsverarbeitung und sorgt gleichzeitig für Übersichtlichkeit im Unternehmen – und das zu 100 % GoBD-konform.
Eine mühsame Erfassung bleibt Ihrer Buchhaltung so erspart und lästiger Papierkram gehört endlich der Vergangenheit an. Und das Beste daran? Pleo lässt sich ganz einfach in Buchhaltungsprogramme wie DATEV, Lexoffice und Microsoft Dynamics integrieren.
Fazit
Im Jahr 2026 kommen Sie um die Erstellung einer Verfahrensdokumentation schlichtweg nicht mehr herum. Stellen Sie also noch jetzt sicher, dass Sie über eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation verfügen, damit Sie bei der nächsten Betriebsprüfung nicht mit leeren Händen dastehen.
Verlassen Sie sich bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation nach GoBD auf die geballte Rechenpower einer Verfahrensdokumentation-Software, statt selbst hunderte Stunden Schweiß und Tränen zu investieren.
Pleo Eingangsrechnungen ist ein GoBD-konformes Ausgaben-Tool, das Ihren Rechnungsprozess weitgehend automatisiert und Ihre gesetzliche Compliance einfach im Hintergrund sichert. Klingt das zu schön, um wahr zu sein? Überzeugen Sie sich doch einfach selbst – mit der kostenlosen Pleo Demo.
FAQs
Was versteht man unter Verfahrensdokumentation?
Unter der Verfahrensdokumentation versteht man einen verständlich gegliederten Plan, der die einzelnen Schritte der betrieblichen Buchhaltung aufschlüsselt. Die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation sind durch die GoBD geregelt.
Ist die Verfahrensdokumentation Pflicht?
Ja, die Verfahrensdokumentation ist für deutsche Unternehmen ausnahmslos Pflicht. Abgesehen davon, ob ein Unternehmen buchführungspflichtig ist, muss es im Falle einer Betriebsprüfung eine Verfahrensdokumentation vorweisen können.
Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus?
Der Aufbau einer Verfahrensdokumentation hängt maßgeblich von der Größe, Komplexität und Struktur des Unternehmens ab. Einige Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, Betriebsdokumentation, Internes Kontrollsystem (IKS) und technische Systemdokumentation
Wer darf Verfahrensdokumentation erstellen?
Jeder ist dazu berechtigt, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Um sich der gesetzlichen Compliance sicher zu sein, sind Unternehmen allerdings dazu angeraten, Expert:innen zur Rate zu ziehen oder geprüfte Software zu nutzen.
