Cuanto más grande es la empresa, más importante es que los departamentos se comuniquen.
El trabajo en remoto, la tecnología en forma de herramientas, los proyectos puramente online, la búsqueda de la optimización de la productividad... son muchas las razones por las que es necesario fomentar la comunicación entre departamentos.
¿Y cómo lo logras?
Pues haciendo de la comunicación interna una prioridad 👌
En una empresa pequeña daría más igual; si son apenas diez personas las que se tienen que comunicar, pues se tendrán bien localizadas y fluirá más o menos rápido, sí.
Pero en una empresa grande, ¿qué pasa cuando el recién llegado al departamento de compras tiene que hacer una consulta exprés al equipo financiero?
En esa situación, es preciso que el nuevo sepa a cuál de los canales de comunicación interna acudir y cómo hacerlo.
De lo contrario... bajón de productividad garantizado ☹️
Y con él, de rentabilidad.
No queremos eso, ¿no?
Para evitarlo, nada como poner el foco en la comunicación interna como llave para la comunicación entre departamentos.
Te vamos a hablar de eso: de su importancia, de los tipos de comunicación interna, de qué obstáculos podrías encontrar en tu empresa para garantizarla y cómo hacerlo, con algunas herramientas al final.
Porque ya te lo adelantamos: la tecnología es sencillamente esencial en esto de la comunicación interna de la empresa.
¿Empezamos?
La importancia de la comunicación interna empresarial
Hablemos de números, para que veas que no vamos de farol.
Aunque algo antiguo, este informe de McKinsey dice que los departamentos que se comunican bien aumentan su productividad hasta en un 25 %.
¡Un 25 %! 😯
Este otro, más reciente, indica que los trabajadores multiplican x5 su productividad cuando se sienten informados al detalle por las comunicaciones en la empresa.
Así que blanco y en botella: si la comunicación interna existe, la productividad aumenta; si no, el efecto será el contrario.
¿Qué más?
La comunicación interna también mantiene motivado al talento, lo que aumenta su retención y evita su fuga.
Sin comunicación interna, ojo a lo que dice este informe de Grammarly:
- El 50 % de los trabajadores entrevistados dice estar más estresado
- Hay un 34 % menos satisfecho laboralmente
- Y un 30 % con menos confianza profesional
- Y un 22 % se ha planteado acabar dejándose el trabajo
Este informe de Achievers dice que el 72 % de los trabajadores encuestados tendría más posibilidades de permanecer en la empresa si se sintieran apoyados, valorados y cuidados.
Y un dato escalofriante de apoyo: esta estadística dice que los equipos desmotivados le cuestan al mundo casi 9 billones de dólares al año debido a su falta de productividad.
Otra idea clara, entonces: la comunicación interna es importante para que el talento tenga confianza, lo que aumentará tanto su productividad como la tasa de retención.
Además, la buena comunicación interna puede evitar malinterpretaciones y malentendidos que deriven en algo peor como frustración, ansiedad o malestar.
Si un manager envía una comunicación a su equipo, alguien la entiende mal y no tiene forma de preguntar, tenemos un problema, ¿no?
El ambiente de trabajo, obviamente, también mejora con una buena comunicación interna. Todos los departamentos interconectados, incluyendo los managers, interactuando en tiempo real, dándose feedback, haciendo preguntas, habiendo espacio incluso para el humor... maravilloso.
Pero bueno, quédate con la idea principal: la comunicación interna fomenta el bienestar de tu equipo y su productividad, que a su vez implica retención de talento y un aumento de la rentabilidad de la empresa.
Sí a la comunicación entre departamentos y directivos.
Que por cierto, comunicación interna, como tal, lo cierto es que hay de tres tipos.
Tipos de comunicación interna en una empresa
No es lo mismo la comunicación departamental pura que la que viene de dirección hacia el resto de trabajadores, ¿no?
Ni la que consiste en dar feedback u opiniones de abajo arriba.
Así, encontramos comunicación ascendente, descendente y horizontal.
Comunicación interna descendente
Es la que se da entre los altos mandos de la empresa hacia niveles inferiores.
Viene bien para mantener una estructura jerárquica clara y asegurar la eficiencia. Como cada mensaje viene de una autoridad superior, los equipos le darán especial importancia y máxima prioridad.
El inconveniente es que el mensaje, conforme va bajando, podría distorsionarse, en caso de que atraviese varios niveles.
Un buen ejemplo sería el CFO comunicando al resto de managers cómo deberían actuar sus equipos en cuanto al reembolso de los gastos de viaje, para que luego los jefes transmitieran la información.
Comunicación interna ascendente
Esta se da en sentido contrario: hacia arriba.
Aquí los mensajes se generan en los niveles inferiores, y la comunicación los traslada a los superiores.
Claramente, es un tipo de comunicación interna ideal para fomentar la retroalimentación y pedir las opiniones de tu equipo, haciéndole sentir importante.
Así, además, las relaciones entre managers, directivos y los equipos se fortalece, mejorando la confianza y el ambiente.
El único inconveniente es que los mensajes hacia arriba van más despacio que hacia abajo y hay más posibilidades de que queden desatendidos, lo que podría generar el efecto contrario a lo que hemos visto antes, al hablar de la importancia.
Un ejemplo de este tipo de comunicación interna podría ser una encuesta de satisfacción sobre algún nuevo proceso implementado en la empresa, o sobre cómo valoran los trabajadores el liderazgo.
Sea anónimo o no, tu equipo se sentirá escuchado, y las valoraciones constructivas mejorarían las relaciones con sus managers y la dirección.
Comunicación interna horizontal
Hablamos de la comunicación departamental más pura, entre dos o varios equipos con el mismo nivel jerárquico.
Obviamente, estableciendo un sistema que garantice la comunicación entre departamentos, facilitarás mucho la colaboración entre ellos, mejorando su productividad y reduciendo los malentendidos.
También mejoraría el trabajo en equipo y aumentaría la satisfacción laboral.
¡Todo ventajas!
Y si tu empresa se dedica a fomentar los tres tipos de comunicación interna... imagina; la situación sería realmente idílica 🥰
Obstáculos para una buena comunicación entre departamentos
Pero hay veces que por mucho que lo intentes, no lo logras.
Porque no todo depende de ti, aunque sí que podrías poner remedio si te anticipas.
Si no te paras en seco y dedicas tiempo a fomentar la comunicación interna empresarial, cuidado.
El trabajo no se acaba nunca; siempre hay algo por hacer. Siempre se podría estar mejor, ahorrar un poco más, hacer el trabajo en menos tiempo o contar con una herramienta más potente.
Si lo dejas a «cuando tengas un hueco», posiblemente no lo encuentres nunca.
Y tu equipo, si no se conciencia de verdad de que la comunicación interna es más que un simple recurso, tampoco hallará el tiempo para emplearla.
Más peligroso es incluso un conflicto entre dos personas. Su desacuerdo en cualquier cuestión podría generar fricciones personales. Y estas podrían verse reflejadas en la comunicación departamental general, lo que acabaría afectando a más trabajadores.
¿Y qué hay del teletrabajo? Las workation o los puestos en remoto imposibilitan la cercanía física, lo que podría impedir que la comunicación fluyera en caso de que no lo evitaras con tu mejor arma: la tecnología.
Y acabamos con los estereotipos, que también pueden hacer mucho daño.
Al jefe, tradicionalmente, se le teme o no esperas tener una buena relación con él.
El desarrollador es una persona tremendamente técnica y poco creativa, todo lo contrario que el diseñador.
Esos prejuicios acaban dificultando la comunicación departamental interna, así que cuidado 😐
Cómo fomentar la comunicación departamental en empresas
Llegados a este punto, ya está más que claro que la comunicación tiene que fluir en todas las direcciones.
Como en tu empresa aún no sucede, tienes que ponerte manos a la obra.
¿A qué puedes recurrir para conseguir implementar sistemas de comunicación internos con éxito?
Establece un plan de comunicación interna
Canales de comunicación, objetivos de cada uno, horarios, formas de uso... el plan tiene que dejarlo todo clarísimo, para que cualquier persona que vaya a participar sepa cómo actuar.
Y ese plan, además, debe ser accesible para todo el mundo.
Porque si existen unas políticas de comunicación departamental y nadie las conoce, pues no servirían de mucho.
¿Haréis reuniones regulares? Al plan.
¿Utilizaréis una herramienta colaborativa para comunicaros? Al plan.
¿Generaréis una intranet para utilizarla en la comunicación interna empresarial? Al plan.
Todos los métodos de comunicación en una empresa a nivel interno que decidas establecer deberían quedar reflejados y bien explicados aquí, que sería tu punto de partida.
Crea una cultura de transparencia y honestidad
Si tu equipo percibe la transparencia en cualquier comunicación descendente, obrará de la misma forma y la honestidad estará presente en todos los tipos de comunicación.
Aunque haya que dar malas noticias, que no vayan disfrazadas de nada.
Y que no se retrasen; aunque no sean las noticias esperadas, tu equipo agradecerá la rapidez y honestidad, por lo que también se sentirá más confiado y seguro 🤟
Ofrece capacitación en comunicación interna
Lo más común en cuanto a formaciones internas están relacionadas con el software para empresas.
Que está bien porque hay algunos muy especializados que como no te enseñen, pues a ver cómo aprendes a velocidad de vértigo para aplicarlo en el trabajo.
Pero no hay que descuidar el poder de una buena capacitación en comunicación interna.
Una formación que incluya fundamentos teóricos básicos, pero también ejemplos prácticos idénticos a los que se encontrará tu equipo en su día a día.
Porque no es lo mismo leer qué tono utilizar al dar un feedback constructivo a un compañero que darlo en la vida real.
Que los líderes sean ejemplares
Como decíamos, los equipos tenderán a adoptar la misma posición de sus superiores.
Por eso, es importante que los managers se conviertan en ejemplos a seguir.
Pueden hacerlo comunicando abiertamente los objetivos reales de cada acción, compartiendo información del seguimiento, participando en conversaciones con el resto del equipo o estando abiertos a escucharlo en la comunicación ascendente.
Fomenta el feedback
Dejar de lado la comunicación ascendente te va a privar de esa confianza y seguridad por parte de tu equipo que veíamos antes.
Este debe sentirse cómodo a preguntar, sugerir o reclamar sin miedo a las consecuencias.
Todo el mundo debe saber que su opinión tiene la misma importancia que la del resto de compañeros, y que será valorada por quien proceda.
Si lo logras, ya sabes lo que viene: satisfacción laboral, atracción y retención de talento, productividad... y rentabilidad ✌️
Realiza reuniones efectivas
Cuánto daño han hecho tradicionalmente las reuniones.
O al menos, las que acababan siendo una pérdida de tiempo y hacían en 60 minutos lo que podrían haber conseguido en menos de 10.
Las reuniones evitan que los participantes estén produciendo, directamente hablando. Así que aunque sean necesarias, deben estar optimizadas.
¿Y cómo optimizas una reunión para que sea realmente efectiva?
Pues se celebra solo con una agenda perfectamente definida, con la que se sepa exactamente los puntos a tratar. Y si dicha agenda la conocen todos los asistentes de antemano, mejor.
Todo lo que surja que no tenga que ver con los puntos planificados, fuera, salvo que estos se resuelvan en menos tiempo del previsto.
¿Ves la diferencia? Es pasar de reunirte con una idea aproximada de qué va a suceder a hacerlo con un orden fijo, con un horario planificado y conociendo todos los puntos de antemano.
En ellas, además, todas las opiniones deben ser escuchadas, y si se decide tomar acciones concretas fruto de la reunión, que haya alguien definido que se encargue de ello.
Promueve la colaboración y comunicación entre departamentos
La comunicación departamental fluida también es una buena manera de compartir puntos de vista, conseguir opiniones ajenas y optimizar los procesos, haciendo que sean más productivos.
Porque ya sabes lo que dicen, eso de que cuatro ojos ven más que dos. Y si son 40 ojos, pues mira qué bien.
Qué tremendamente necesario es el flujo de información entre departamentos 😌
Activa a RRHH como eje de la comunicación interna
El departamento de recursos humanos puede ser el apoyo que necesitas para centralizar todo lo relativo a la comunicación interna.
Puede ejercer de enlace entre tu equipo y los directivos:
- Comunicando decisiones de los de arriba de forma positiva a los de abajo
- Recogiendo el feedback de los de abajo y filtrándolo antes de entregárselo a los de arriba
Es una forma de canalizar la comunicación, de modo que toda comunicación ascendente y descendente pase por el mismo lugar.
Realiza actividades fuera del entorno laboral
Nada como verse fuera de la oficina para relajarse y cambiar la visión que se tiene de los compañeros de trabajo.
Un manager fuera de la oficina sigue siendo un manager, sí, pero es un manager que bebe lo mismo que el trabajador, se divierte igual que el trabajador y opina de aspectos de la vida como el trabajador.
Es decir, fuera de la oficina, en actividades encaminadas a conocerse mejor, las distancias entre directivos y los equipos se reduce... lo que ayuda a mejorar las relaciones y sentimiento de confianza y seguridad.
Apóyate en la tecnología
Es más: sin tecnología, olvídate.
¿Cómo consigues que un trabajador en Seúl hable en tiempo real con otro que está en Madrid?
¿Y que se vean las caras?
¿Y que puedan ver la pantalla del ordenador del otro, para repasar algún documento o navegar juntos por la red para buscar ejemplos?
¿Y cómo podrían editar ambos el mismo documento y comunicar los cambios no solo al otro, sino al resto del equipo que participe?
Todas las respuestas están en la tecnología colaborativa y de comunicación 👇
Herramientas digitales para mejorar la comunicación interna en una empresa
La comunicación interna empresarial lleva siendo relevante desde hace tiempo y, como tal, cuenta con muchas herramientas especializadas para llevarla a cabo.
Aquí tienes algunos ejemplos, que incluyen versiones tanto gratuitas —de uso limitado— como de pago:
- Notion es una plataforma colaborativa que centraliza la información y facilita la comunicación interna mediante notas, tareas y recursos compartidos.
- Slack es una herramienta de mensajería que facilita la comunicación rápida y eficiente en equipos mediante canales organizados, conversaciones privadas e incluso llamadas
- Miro es una estupenda plataforma visual para la colaboración remota, permitiendo a los equipos comunicarse y crear juntas virtuales interactivas
- Microsoft Teams es una herramienta integral para videollamadas, chats y gestión de proyectos en tiempo real, facilitando también la comunicación interna con el uso de chats e hilos
- Zoom es ideal para realizar reuniones virtuales en vídeo y cada vez incorpora más funcionalidades gracias a las integraciones con otras herramientas
- Google Meet ofrece prestaciones similares a las prestaciones de Zoom, pero se integra en todo el ecosistema de Google Workspace
- Trello es una plataforma de gestión de proyectos donde la comunicación interna fluye mediante comentarios y tareas asignadas en tarjetas ubicadas en tableros y listas
- Asana también facilita la gestión de proyectos desde la comunicación, organización de la información y seguimiento de los proyectos
Si sigues buscando, que sepas que encontrarás mucho más.
Monday.com, ClickUp, Basecamp, Wrike… lo dicho, ¡mucho más!
Pero nada como el amigo de aquí debajo ☺️
Pleo, ideal para la comunicación departamental entre finanzas y el resto
Los gastos son un elemento de lo más crítico en todas las empresas.
Si se gestionan bien, el gasto total se optimiza, se acaba pagando menos impuesto de sociedades y las notas de gastos dejan de ser un inconveniente.
Si se gestionan mal, todo son problemas:
- Notas de gasto donde no se sabe qué hay escrito
- Facturas simplificadas que no aparecen
- Adelanto de dinero del propio bolsillo de los trabajadores
- Largos procesos de reembolso de gastos
- Riesgos financieros por la falta de control
- Discrepancias con el departamento financiero
- ...
Todo mal, salvo que tires de Pleo 😎
Es una solución perfecta para gestionar los gastos de la empresa y facilitar enormemente toda la comunicación interna.
Si un trabajador tiene un gasto de viaje, con Pleo no hace falta que se espere a reportarlo mediante una hoja de gastos de viaje.
Lo sube al sistema en tiempo real con una simple foto, su manager lo aprueba o rechaza —dando razones para ello— y listo.
Y no tiene que adelantar dinero propio, porque Pleo funciona con tarjetas de empresa, aumentando el sentimiento de confianza de tu equipo en la empresa.
En fin, que es una apuesta segura, tanto en comunicación departamental como en operativa diaria. Pásate a esta gestión de gastos y verás como sí.