Regulación de la factura electrónica B2B: claves de la normativa
La nueva facturación electrónica entre empresas y profesionales está al caer y es altamente probable que acabe afectándote de una forma u otra.
Por eso, es importante que conozcas los aspectos clave del desarrollo reglamentario de la factura electrónica. De la ley que la regula, vamos.
A continuación vamos a contarte de forma amena todo lo que debes saber al respecto: qué ley es, claves del desarrollo, cómo impactará en tu negocio y cómo puedes empezar a cumplir con tus obligaciones desde ya.
¿Empezamos?
La nueva ley de la factura electrónica: ¿qué exige la normativa?
¿Qué es eso de la nueva facturación electrónica?
¿Por qué lo de «nueva»?
Porque la nueva factura electrónica no será lo mismo que una factura digital, como la entendemos hoy en día.
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Datos estructurados ✅
Sí, el formato de datos estructurados es solo una de las exigencias de la normativa expuesta en la nueva ley de la factura electrónica.
Aquí otros aspectos que traerá esa regulación:
- Será obligada la emisión y recepción de facturas electrónicas en todas las operaciones entre empresas y profesionales, es decir, en operaciones B2B
- Las plataformas utilizadas para gestionar la nueva factura electrónica tendrán que garantizar la interoperabilidad con otras soluciones
- Las facturas deben almacenarse de forma digital para su consulta
- Y habrá que facilitar su consulta y descarga por los destinatarios de las facturas electrónicas
A priori parece mucho lío y obligación, pero nada más lejos: empleando un software legal para emitir y recibir la nueva factura electrónica de datos estructurados, estarás cumpliendo con todo.
4 claves del desarrollo reglamentario de la factura electrónica
¿De dónde viene la factura electrónica?
¿Hacia dónde va?
¿Y lo de verifactu qué es?
Vayamos por partes.
#1 Los antecedentes de la normativa de la factura electrónica
El uso de la factura electrónica no es nuevo, de hecho.
En España, su aplicación comenzó en el sector público con la Ley 25/2013, que obligaba a la emisión de facturas electrónicas en transacciones con la Administración.
Buscaba reducir el fraude fiscal y aumentar la eficiencia en la gestión de pagos.
Con el paso de los años, algunas empresas pasaron a adoptar esa facturación electrónica —también de datos estructurados—, aunque de manera voluntaria.
Ahora, con la nueva regulación, la facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas y profesionales en operaciones B2B.
¿Tienes que emitir una factura a una empresa? Tendrá que ser electrónica.
¿Un proveedor le tiene que emitir una factura a tu empresa? Tendrá que ser electrónica.
No hay más: si es una operación B2B, tendrá que emplearse la factura electrónica 👌
#2 La Ley Crea y Crece
Esos requisitos de la factura electrónica que hemos visto antes, ¿de dónde salen?
La respuesta está en la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece.
Fue publicada en 2022 en busca de impulsar la digitalización del tejido empresarial español, para lo que se va a valer de la famosa nueva facturación electrónica que nos ocupa.
Así que sí, cuando veas o escuches cualquier aspecto relacionado con la ley de la factura electrónica o ley de facturación electrónica, siempre estará haciendo referencia a la Ley Crea y Crece.
Además de la facturación electrónica, la ley contempla otras medidas para mejorar la competitividad empresarial, como la simplificación de trámites para la creación de empresas y la eliminación de barreras burocráticas.
Aunque a nosotros lo que nos interesa es la regulación de la factura electrónica, así que toca centrarnos en el reglamento de la ley.
#3 El reglamento de la factura electrónica
La Ley Crea y Crece establece el marco teórico.
Facturarás a otras empresas o profesionales con la factura electrónica, tendrás que emplear un programa de factura electrónica que satisfaga ciertos requisitos técnicos, tendrás que conservar las facturas...
Para ello, entonces, tendrás que saber qué programas serán aptos para emitir y recibir —gestionar, al fin y al cabo— facturas electrónicas, ¿no?
Y también conocer qué formatos de datos estructurados serán válidos, porque lo cierto es que hay varios: JSON, UBL, XML, EDIFACT...
Pues bien, todo eso estará definido —ojo, estará, en tiempo futuro— en el reglamento de la Ley Crea y Crece, que desde ahora conoceremos como reglamento de la factura electrónica.
¿Y qué sucede con ese reglamento?
Pues que como los asuntos de palacio van despacio, todavía no se ha aprobado. Y sin él, la nueva facturación electrónica seguirá siendo un proyecto más que una realidad.
Pero ojo... porque en cuanto se publique el decreto ley que lo apruebe, empezará oficialmente la cuenta atrás.
Y cuando el reloj llegue a cero, cualquier empresa o profesional de este país tendrá que emplear la nueva factura electrónica cuando haga negocios B2B; es decir, con otras empresas o autónomos.
#4 La Ley Antifraude y verifactu
Hacemos un alto aquí, porque muchas veces se relaciona la factura electrónica con verifactu y no es lo mismo, aunque compartan contexto.
Lo primero: verifactu es el reglamento de otra ley que no es la Crea y Crece, sino la Antifraude.
Si la Ley Crea y Crece busca impulsar el sector empresarial, la Antifraude se creó para reducir el fraude fiscal.
Pero a diferencia de la Crea y Crece, la Ley antifraude sí que tiene aprobado su reglamento, que recibe el nombre de verifactu.
¿Y qué implica verifactu?
Que los programas de facturación, para ser legales, tendrán que cumplir con una serie de requisitos técnicos determinados... publicados en el reglamento.
¿Desde cuándo?
Desde el 29 de julio de 2025.
Con esos requisitos, por ejemplo:
- No se podrán editar facturas ya creadas
- Cualquier acción realizada dentro del programa de facturación dejará un registro
- Hacienda tendrá acceso a los registros de facturación del programa
- Y las facturas generadas desde el programa tendrán que llevar un QR
¿Cómo se relacionan entonces verifactu y la nueva facturación electrónica?
Cuando llegue la nueva factura electrónica, como empresa tendrás que emplear un software habilitado para gestionarlas en tus acuerdos B2B.
Dicho software tendrá que cumplir algunos detalles técnicos que están por conocer —recuerda, el reglamento de la facturación electrónica no está aprobado—.
Y como es un software, inevitablemente tendrá que cumplir a la vez los requisitos de verifactu para ser legal.
Si utilizas un programa que cumpla con el reglamento de la factura electrónica, pero no con verifactu, te caerá una señora multa 😰
Todo se reduce al software, como ves. Tendrás que elegir uno que cumpla con los detalles técnicos de los dos reglamentos.
Con esto claro, sigamos.
La entrada en vigor de la factura electrónica en España... ¿y en Europa?
¿Desde qué momento tendrás que implantar la factura electrónica en tus acuerdos B2B?
¿Cuándo llegará el reloj a cero? ¿Cuál es el plazo de la facturación electrónica?
El punto de partida, en el que el reloj se pondrá en marcha, será cuando se apruebe el reglamento de facturación electrónica.
Se espera que sea a lo largo de este 2025, pero tratándose de la Administración Pública, todo puede pasar.
Desde ese momento, la nueva factura electrónica llegará en dos fases.
La primera fase afectará a las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año, que dispondrán, como mucho, de un año completo para pasarse a la nueva facturación electrónica.
Para el resto de empresas y profesionales, el plazo será de dos años.
Por lo tanto, si el reglamento se aprobara, por ejemplo, el 1 de junio de 2025, la nueva factura electrónica llegaría el 1 de junio de 2026 para las empresas que manejan un gran volumen de facturación, y para el resto el 1 de junio de 2027.
Así, al menos, será para los obligados a facturar electrónicamente en España.
Pero no te vayas a pensar que el nuestro es el país pionero en Europa, ¿eh?
Italia fue el primer país de la Unión Europea en hacer obligatoria la facturación electrónica para transacciones B2B en 2019.
Desde entonces, ha experimentado una significativa reducción en la evasión fiscal y ha simplificado considerablemente la gestión contable de las empresas. Por aquí tienes más info.
Francia, por su parte, ha establecido un calendario gradual para la implantación de la facturación electrónica obligatoria en el ámbito B2B, con fechas clave según el tamaño de las empresas, como sucede con la regulación de la factura electrónica en España.
- Desde el 1 de septiembre de 2026, todas las empresas tendrán que poder recibir facturas electrónicas, y las grandes y medianas, además, tendrán que poder emitirlas
- Y desde el 1 de septiembre de 2027, la obligación de emitir facturas electrónicas se extenderá también a las empresas pequeñas y resto de profesionales
En Polonia, desde el 1 de febrero de 2026, las grandes empresas —con un volumen de facturación superior a los 43 millones de euros, aproximadamente— tendrán que pasarse a la facturación electrónica.
El resto de negocios, solo dos meses más tarde: desde el 1 de abril de 2026.
Y en Portugal, la facturación electrónica es obligatoria en el sector público desde 2019, aunque al privado irá llegando de forma progresiva.
Otros países como Grecia, Bélgica o Alemania también se encuentran diseñando planes de acción para incorporar la factura electrónica B2B en sus regulaciones nacionales durante los próximos años.
¿Ves?
El avance de la digitalización es imparable, y no solo en Europa.
México, por ejemplo, no acepta como gastos deducibles facturas que no sean electrónicas.
¡Sigamos!
¿Cómo afectará la normativa de la factura electrónica a las empresas?
Vamos con las implicaciones prácticas que llegarán de la mano de la nueva factura electrónica B2B.
¿Qué cambiarán la Ley Crea y Crece y su reglamento en el día a día de tu negocio?
Siempre refiriéndonos al mundo B2B, recuerda ☝️
Inevitablemente, tendrás que adoptar una solución tecnológica que garantice tu cumplimiento normativo; es decir, utilizarás un programa de facturación electrónica que satisfaga los requisitos técnicos del reglamento, aún por conocer.
Para las facturas, tendrás que emplear un formato de datos estructurados que permita su tratamiento automatizado con los programas.
De momento se desconocen, aunque todo apunta a que serán formatos basados en estándares ampliamente utilizados en la actualidad, como XML o UBL.
Asimismo, la automatización de procesos será una realidad en aspectos como la conciliación bancaria o la contabilidad de los registros, por ejemplo.
Ya no habrá que enviar emails con las facturas; como los programas habilitados para gestionar la nueva factura electrónica tendrán que estar conectados unos con otros, remitirás y recibirás las facturas desde ahí mismo, de forma cómoda y rápida.
Agilidad 🏃➡️
Y claro, esa interoperabilidad entre tu sistema y los de tus clientes y proveedores hará más eficientes los procesos de negocio —como la gestión de pagos a proveedores, por ejemplo—, fortaleciendo así las relaciones comerciales.
También tendrás que conservar las facturas durante 4 años, pero no en un fichero en la oficina, sino en la red, en la nube. Pura comodidad.
En fin, que son todo ventajas.
Los únicos inconvenientes serán que claro, la solución de facturación electrónica tendrá un coste, y que tendrás que formar a tu equipo para adaptarse a la nueva realidad.
Algo que, por cierto, podrías hacer desde ya.
¿Para qué esperar?
Si te fijas, los requisitos técnicos los tendrán que desarrollar las soluciones de facturación. El cacao es para ellas.
Tu responsabilidad es hacerte con una solución que cumpla con sus obligaciones. Solo así estarás cumpliendo con las tuyas llegado el momento.
Herramientas para cumplir con la regulación de la factura electrónica
¿Es posible adelantarse a la normativa?
Lo es: ¿por qué no adoptas ya una solución de facturación?
Es cierto que hasta que no se conozcan los requisitos del reglamento, ninguna solución será oficialmente válida para emitir y recibir facturas electrónicas.
Pero también lo es que en cuanto se publiquen esos detalles técnicos, las soluciones de facturación se pondrán las pilas para adaptarse cuanto antes; de lo contrario, podrían perder toda su base de clientes.
Así, cuentas con soluciones como estas:
- Holded
- Sage
- A3 Factura
- FacturaDirecta
- Cegid
- Edicom
- Billin
- Anfix
Te animamos a que las tengas vigiladas de cerca y te hagas con una cuanto antes, para ir adaptando los procesos en la empresa.
Así, llegado el momento, el impacto será mínimo.
Además, no pienses que esas herramientas se quedan ahí, en que cumplas con tus obligaciones legales y ya está.
Para nada: también te permitirán automatizar la facturación, ahorrar mucho tiempo y, a la larga, mejorar la rentabilidad de la empresa.
Bien, ¿no?
¿Y sabes qué otra herramienta te facilita mucho la vida laboral desde ya?
Pleo, tu aliado ante la nueva facturación electrónica
Se vienen curvas, ¿no?
Si te haces con una herramienta como Pleo, las sortearás mucho más fácilmente.
¿Y eso?
Centrémonos en los gastos. Los problemáticos e improductivos gastos.
Cuando llegue la nueva factura electrónica, para que un gasto sea deducible, seguirás necesitando la factura. Electrónica, en este caso.
¿Y si Mónica, de tu equipo, se va de viaje a ver a un cliente y se pide un menú de 20 € en un restaurante?
¿Cómo se deducirá tu empresa esos 20 € como gasto de viaje?
Lo hará registrando el gasto en su propia solución de facturación electrónica, para lo que hará falta una herramienta que pueda leer el QR de los tickets y facturas simplificadas.
Y una vez leído, que registre esa factura en el sistema de forma automática.
¿Sabes quién hace eso?
Pleo, la app que podrá llevar Mónica en su móvil para pagar por sus gastos y registrarlos sin esfuerzo.
Es ideal, desde luego.
Por cómoda, por rápida y por ágil.
Súbete a la ola de la gestión de gastos a lo Pleo... y verás qué bien te viene para cumplir la normativa de la factura electrónica y deducirte toooodo lo deducible.
