Solución de factura electrónica: cómo elegir la mejor

Entre tanta morosidad y fraude, a los que legislan se les ha ocurrido aprovechar los avances tecnológicos para tratar de reducir ambos aspectos.

¿Y qué instrumento han empleado para ello?

La factura electrónica, que ha llegado para revolucionar la facturación B2B.

Y no, no puedes evitarla si negocias con otras empresas y profesionales, así que toca pasar por el aro.

Ese «pasar por el aro», en el caso de tu empresa, trae consigo la necesidad de emplear lo que se conoce como solución de factura electrónica 😌

Se trata de plataformas de facturación electrónica con los que cumplir la ley y gestionar todo lo relativo a la factura electrónica que nos ocupa.

¿Y de qué va este contenido? De eso mismo: de los sistemas de facturación electrónica.

De cómo son, de sus ventajas, los requisitos que deben cumplir... y qué deberías hacer para elegir el tuyo.

Porque sí, tendrás que elegirlo necesariamente en algún momento de 2025 o 2026 😐

Todos los caminos conducen a la factura electrónica

Y eso se debe a dos cambios reglamentarios:

• El de la Ley Crea y Crece
• El reglamento verifactu

El primero obliga a tu empresa a emplear la factura electrónica en negocios B2B con otras empresas y profesionales.

¿Cuándo?

A partir del 1 de julio de 2025 si tu empresa factura más de 8 millones de euros, y un año más tarde si factura menos.

No es que no tengas para elegir, pero el programa que utilices tendrá que cumplir con unos requisitos muy particulares.

Todo lo que está fuera de eso, derivará en sanción.

Y no queremos sanciones.

Por si es lo primero que lees al respecto, que sepas que la factura electrónica es una en formato estructurado, capaz de ser leída y procesada por las soluciones específicas.

No es una factura en PDF ni en papel.

Es una factura en formato XML, Facturae, UBL, Edifact, etc. 

Que tú ves el archivo informático y te quedas igual, pero si lo cargan las soluciones de factura electrónica ya podrías ver su contenido con claridad.

¿Y para qué sirve una factura electrónica?

Pues para facturar entre negocios B2B —los conceptos de factura electrónica y B2B van de la mano— de forma legal.

Si emites una factura a un cliente que es proveedor, empresa o autónomo y no es electrónica, sanción 😓

Y si la emisión de la factura electrónica se hace con un programa que no respete el reglamento verifactu, sanción también 😓

Beneficios de la adopción de la factura electrónica

Sirven para los negocios B2B, pero a tu empresa en realidad le va a venir de maravilla por muchas razones.

Entre ellas, por ejemplo, tenemos la eficiencia: tu empresa tiene que digitalizar el proceso de facturación a la fuerza. Y aunque parezca una pesadez, luego los procesos serán mucho más fluidos debido a los requisitos de las soluciones.

Generar una factura electrónica será coser y cantar, así como enviarla y declarar su estado —ahora vemos tus obligaciones como empresa—.

Los errores humanos se reducirán al mínimo, ya que dejará de ser necesario meter datos a mano en el ordenador y hacer cálculos manuales.

El impacto medioambiental, además, será mucho menor al desaparecer el uso del papel.

Ganarás en transparencia, quieras o no quieras; Hacienda tendrá acceso a las facturas y sus estados, por lo que las posibilidades de defraudar se reducen al mínimo.

Eficiencia, eficacia, sostenibilidad, transparencia... y legalidad, porque si no adoptas la factura electrónica antes de la fecha, ya sabes lo que toca 💸

¿Y en qué deriva todo eso a medio y largo plazo?

Va, que como CFO lo tienes clarinete: en un maravilloso aumento de la rentabilidad de la empresa 🙌

Tus requisitos como empresa

Como empresa, el reglamento de la Ley Crea y Crece te obliga a esto:

• A emplear una solución de factura electrónica que cumpla con ciertos requisitos que vemos enseguida
• A declarar, a través del programa —que a su vez se conecta con la solución pública de la Agencia Tributaria—, los estados de la factura electrónica; aceptada y pagada o rechazada
• A permitir el acceso gratuito durante 4 años desde la fecha de emisión de la factura electrónica a los destinatarios
• A no obligarles a emplear una solución u otra; la elección de qué programa utilizar será suya

Igual te has quedado un poco con la mosca detrás de la oreja con eso de la solución pública 🤨

¿Existe?

Hacienda está en ello, y será una solución tan válida como las privadas que cumplan los requisitos.

Pero al final, la realidad es que tanto pagando un programa como tirando de la solución pública... 👇

La solución de factura electrónica es inevitable

Sí, no queda otra. 

Tendrás que elegir una de entre la lista de opciones, siendo una de ellas la solución pública desarrollada por la Agencia Tributaria.

Todavía no se sabe mucho, pero al ser una herramienta pública tiene todas las papeletas de no ser todo lo intuitiva que le gustaría a todo el mundo.

La razón es que estos programas deben poder conectarse con la solución pública, de modo que la Agencia Tributaria tendrá el control total y absoluto de la facturación electrónica B2B de tu empresa.

Ventajas de emplear una solución de factura electrónica

Esa «exposición obligatoria» no debes verla como algo malo, salvo que juegues en la liga de empresas acostumbradas a defraudar, que queremos pensar que no.

Si cumples con tus obligaciones y empleas una solución de factura electrónica válida, las posibilidades de que Hacienda te investigue bajarán, ya que tendrá acceso a absolutamente toda tu facturación B2B.

Porque busca reducir el fraude, ¿no? Así que si cumples y eres transparente, pues más tranquilidad para dormir por las noches.

Además, estas soluciones aportarán todo un plus de eficiencia al tradicionalmente complejo mundo de la facturación empresarial.

La emisión de la factura, el envío, la recepción, validación, aprobación... todo podrás hacerlo desde la misma herramienta online, a la que tu equipo y tú podréis acceder desde donde queráis.

También te ayudará a reducir costes, incluso aunque elijas una opción de pago. 

Compara entre un equipo que gestione las facturas a mano, con sus nóminas a final de mes, y la suscripción a un programa que automatice los procesos de facturación.

El hecho de digitalizar todo el proceso —necesariamente— y tener que declarar los estados de la factura electrónica con la solución te dará visibilidad.

Una visibilidad que te permitirá conocer qué facturas están por pagar, el dinero ingresado en un determinado período... y con eso, podrás jugar y hacer previsiones de gastos y tesorería con más precisión.

Además, estos programas trabajan en la nube, por lo que las facturas y los datos delicados y sensibles estarán más seguros que almacenados en cualquier disco duro con acceso local. 

Finanzas cloud es sinónimo de seguridad 🔒

Bueno, ¿cómo lo ves hasta el momento?

Como que ya hay más ganas de pasarse de pleno a la factura electrónica, ¿no? 😅

Características y requisitos de las soluciones de factura electrónica

Como el reglamento es tan específico, al final las características de las soluciones de factura electrónica coinciden con los requisitos legales 🙃

¿Cuáles son?

En la misma tienen que asegurar que están cumpliendo con el reglamento de los programas de facturación, con las especificaciones técnicas y con el artículo 29.2.j de la Ley 58/2003 General Tributaria.

En el momento de escribir estas líneas, dichas especificaciones técnicas todavía no se conocen 🫤

Pero sí que está confirmado que las soluciones de factura electrónica deben garantizar esto:

• La interconexión con otras soluciones privadas y con la solución pública de Hacienda
• La inalterabilidad de las facturas emitidas; podrás anularlas y sustituirlas, aunque Hacienda seguirá teniendo acceso a las anuladas
• La comunicación de los estados de las facturas electrónicas; es decir, si se aceptan y pagan o si se rechazan
• La descarga, copia e impresión de las facturas electrónicas
• La emisión de facturas electrónicas con una firma electrónica avanzada y un código QR que garantice los datos y la veracidad de la factura

Habíamos dicho que serían características muuuuy específicas, recuerda. 

No era un farol 🤭

Cómo elegir la mejor solución de factura electrónica para tu empresa

Hora de elegir.

Ese, así pues, será el primer criterio que deberías considerar.

Y con «solución legal» ya sabes a qué nos referimos; mientras cumpla con los requisitos que acabas de ver, suficiente.

Más allá de ellos, ¿en qué deberías fijarte?

Pues en que sus funcionalidades os ayuden a convertiros en una empresa más ágil.

Debería permitirte emitir facturas electrónicas, recibirlas, gestionar los cambios de estado, conectarte con otras soluciones, gestionar distintos formatos e integrar el programa con tu ERP.

Cuando más comodidad y fluidez dé a la operativa diaria a la vez que respeta los requisitos legales, pues mejor.

También te interesa que sea una plataforma de facturación electrónica fácil de usar. Ya no estamos hablando de facturas en PDF, sino de formatos estructurados.

El concepto es diferente y los protocolos están muy definidos, así que si el programa es intuitivo, punto positivo.

En esta línea, que cuente con servicio de atención al cliente puede ser también beneficioso, sobre todo al principio, hasta que la factura electrónica esté completamente implementada en la empresa.

Y para acabar, lógicamente, el coste. Si al final es insostenible para la economía de la empresa, pues casi mejor buscar una solución de factura electrónica más barata, ¿no?

No olvides que dispondrás de una solución pública gratuita desarrollada por la Agencia Tributaria. Que funcionará como funcionará, pero ahí estará 😉

Pleo y la solución de factura electrónica elegida

Al final, sea como sea, el papel va a seguir estando ahí.

Imagina un restaurante: aunque el cliente sea una empresa como la tuya y la relación sea B2B, ¿cómo va a pasar a hacerse electrónico todo el proceso in situ?

Lo que haga el restaurante en su proceso de facturación es cosa suya.

Con una simple foto bastará para registrar ese gasto y factura simplificada y poder olvidarte del papel.

¿Por qué?

Pues porque es una solución homologada por la Agencia Tributaria, que además se conecta con la solución de factura electrónica que quieras.

Todos los gastos, ya vengan en digital o en papel, bien asegurados 🔒

Así cumples la ley, optimizas el calendario fiscal de tu empresa… y la rentabilidad, hacia arriba

¿Dónde?

En la gestión de gastos de Pelo, match total de la solución de factura electrónica con la que decidas quedarte ✨