Tarjeta de compras: cómo controlar el gasto de tu empresa

El objetivo número 1 de todo CFO tiende a ser, generalmente, el aumento de la rentabilidad.

¿Cómo lo consigue?

Pues aplicando estrategias que faciliten uno de los dos caminos viables: ganar más o gastar menos.

En lo que se refiere al gasto, hay una infinidad de alternativas y opciones.

¿Negociar con los proveedores precios más bajos?

¿Conseguir comprar más barato?

¿Optimizar el uso de recursos?

¿Anticipar riesgos financieros y evitar pérdidas futuras?

Hay una infinidad, sí, de la que queremos rescatar el control.

Pues para ese control de gastos, nada como vigilar al milímetro cada compra de la empresa.

¿Y sabes qué te lo facilita mucho?

Las tarjetas de compras 🫶

Tarjetas corporativas para que tu equipo gaste y tú controles cada pago, lo integres en las cuentas de la empresa y puedas avanzar en las estrategias con paso firme y seguro.

¿Vemos para qué sirven y cómo pueden ayudarte a controlar los gastos de la empresa?

¿Qué gastos se pueden pagar con las tarjetas de compras?

Esto ya lo sabes: las tarjetas de empresa se reparten a tu equipo, y este paga los gastos de trabajo con ellas.

Sin adelantar dinero propio 💸

No suelen ser tarjetas de crédito para empresas, sino de débito.

¿Y qué se puede pagar con la tarjeta de compras?

Piensa en los distintos tipos de gastos de empresa que pueda acometer tu equipo y ya estaría:

• Gastos de viaje, como el alojamiento, el transporte o las dietas
• Comidas y cenas en restaurantes con clientes o proveedores, que forman parte de los gastos de representación
• Material de oficina, como papeles o bolis
• Suscripciones a herramientas que utilicen en el trabajo
• Algún hardware que necesite
• Peajes, aparcamientos y gasolina si viajan en coche por trabajo
• ...

Cualquiera de las compras de una empresa que acepte pago con tarjeta entraría en esa lista.

«Oye, pues muy bien, pero... ¿no da mal rollo dar acceso al efectivo de la empresa a todas las personas con tarjeta de negocios?»

En absoluto, porque cuentas con dos opciones fantásticas para quitarte ese miedo, empezando por la política de una empresa en cuanto a gastos.

Tarjeta de compras + política de una empresa: la mejor guía e instrumento de control

Los inconvenientes tradicionales asociados a los gastos de una empresa son la falta de control y el exceso de esfuerzo que requieren.

La falta de control ya la hemos visto: para las empresas es vital conocer al dedillo los gastos que paga su equipo.

Y si se pueden conocer por categorías, mejor, para facilitar el control presupuestario.

Otro inconveniente es el del exceso de trabajo.

Tu empleado debe rellenar la fatídica nota de gastos, guardar la factura, entregarla en contabilidad y desear que llegue pronto el reembolso 😱

Contar con una política de gastos de empresa te acerca a ese deseado control y permite conocer a los implicados cómo actuar para evitar malentendidos, reduciendo así los habituales «excesos»:

• Tiempo dedicado a discutir si un gasto hecho con la tarjeta es válido o no
• O para discernir qué pone en la nota de gastos; no se distingue si es un 8 o un 9
• O para confirmar que todas las facturas aportadas tienen los datos correctos
• O para organizar tantas facturas y notas de gastos, que a medida que tu equipo aumenta... crece el papeleo

Para crear tu política de gastos de empresa, aporta información como esta:

• Qué se puede comprar y qué no
• Qué límites de gasto hay para cada tipo de compra
• Qué hará falta para justificar el gasto, con el fin de que la empresa lo reembolse y se lo deduzca del Impuesto de Sociedades
• Cómo funciona el proceso de pago y reembolso
• Plazos para aportar la documentación
• Plazos de reembolso

Y con ese documento maestro estarás un poquito más cerca del control 🙌

Un control que se multiplica por mil si le añades el apellido «inteligente» a la tarjeta de compras, pero de ese te hablamos tras los beneficios de emplearlas.

Los múltiples beneficios de las tarjetas de compras para tu empresa

Lo tuyo es la gestión de gastos, y lo de tu equipo es gastar lo que necesite para hacer su trabajo.

¿Cómo te beneficia, a ti y a la empresa, el hecho de que lo hagan con tarjetas de empresa?

Toma nota.

#1 Visibilidad financiera

Aunque a distintas escalas —depende de la tarjeta—, por lo general las tarjetas de una empresa aportan visibilidad sobre qué y cuánto se está gastando.

Las tarjetas están asociadas a una cuenta bancaria; es tan sencillo como entrar a ver los gastos, procedimiento que también se seguirá a la hora de conciliarlos.

Si subimos un escalón más, como te contamos enseguida, los gastos pasarán a formar parte de un panel de control o de un listado de categorías, y podrás controlar mucho más sin tener que entrar en la aplicación bancaria.

¿Y qué haces con esa visibilidad y control?

Pues ya sabes: tomar decisiones más informadas.

Y descansar, sabiendo que el gasto se mantiene dentro de los límites presupuestados gracias al respeto de tu equipo por la querida política de gastos 😌

#2 Los procesos se simplifican

Las tarjetas de empresa implican un registro digital de las transacciones, lo que facilita bastante el proceso completo.

Las facturas que presente tu equipo serán para comprobar que las cantidades apuntadas en la nota de gastos coinciden, además de para cotejarlas con la información bancaria... y para que, obviamente, puedas acumular más IVA deducible 🙃

Y aquí, nuevamente, las tarjetas de compras más avanzadas lo facilitan todo aún más.

¿Por qué?

Porque suelen estar ligadas a soluciones que registran cada gasto automáticamente una vez hecho el pago, eliminando así las molestas notas de gastos.

Pero lo dicho, no nos adelantemos.

#3 Felicidad laboral

Que tus empleados trabajen felices puede aumentar los ingresos de la empresa en un 30 %, según Great Place to Work.

Un 30 %, ojo.

¿Sabes cómo puedes hacerles felices?

O dándoles la posibilidad de que no adelanten dinero propio en las compras de trabajo que hagan, algo que consigues repartiendo tarjetas de empresa.

Es que a ver, para la compra de un menú de 20 € un miércoles cualquiera no hay mucha diferencia: el trabajador paga con su propio dinero, sigue el proceso marcado en las políticas y al cabo de un mes recibe el reembolso.

Total, son 20 €; ¿qué más da? Aunque bueno, no deberíamos juzgar lo que son 20 € para nadie.

Pero si otro trabajador hace un par de viajes de trabajo y entre alojamiento, gasolina, comidas y otros gastos ha de adelantar 600 €... eso sí que es un poco tormento para él, ¿no?

Podría necesitar ese dinero para su vida privada 🫤

¿Ves? Todo ventajas 😊

#4 Transparencia y compras seguras

Las tarjetas de compras también aportan un plus de seguridad, así en general.

Aumenta la seguridad en los pagos, por ejemplo, puesto que cuentan con protocolos en las transacciones para evitar robos de datos.

También son más seguras de cara al fraude financiero, un clásico de las notas de gastos o de los pagos en efectivo. Claro, como llevan implícita esa gran dosis de control... pues a ver quién es el guapo que intenta sacar partido de más.

¡Viva la transparencia! ✊

¿Seguimos?

#5 Facilitan el cumplimiento de las políticas de gasto 

¡Anda!

¿Y eso?

Pues sí, porque algunas tarjetas de compras tienen asociados límites de gasto, para que puedas dormir tranquilo por las noches.

Le pones límites máximos de gasto y hala, a descansar, que sabes que nadie se pasará de la raya.

Y si la solución es de esas avanzadas —en serio, ahora mismito te lo contamos—, puedes incluso rechazar gastos que ya hayan sido pagados por el empleado que se haya saltado las políticas.

Y ya rendiréis cuentas, pero eso será en el mínimo de los casos, algo muy ocasional.

Un control que se dispara hasta el infinito y más allá con el apellido mágico que hemos dicho antes: «inteligentes».

Y si es una tarjeta de compras inteligente como la de Pleo... mejor

¿Por qué mejor?

Pues mira, porque lo básico o común a otras tarjetas lo traen, como que puedes poner límites de gasto.

En este caso, además, son tarjetas personalizadas y el límite lo puedes individualizar a cada persona.

Mejor, ¿no?

Tendrás más confianza en alguien que lleve 10 años en la empresa que en otra persona que acabe de entrar.

¿Qué más hace que sean tarjetas tan cañón?

Pues que eliminan casi en su totalidad ese proceso engorrosísimo de nota de gastos + conseguir la factura + entregar la factura + revisar nota de gastos y factura + contabilidad del gasto.

Con las tarjetas de compras de Pleo pasa esto:

• Cuando un trabajador paga con la tarjeta de empresa, el gasto se registra automáticamente en la solución dentro de una categoría, para que sean más fáciles de controlar todos en su conjunto
• Cuando quieras, podrás acceder a un panel de control que te permitirá visualizar los gastos y las categorías cómodamente, para tomar las decisiones informadas pertinentes
• Tu equipo no tendrá que cargar con la factura para dársela a contabilidad ni hacer nota de gastos; al pagar, el gasto se registra y queda constancia del mismo... y de la factura te hablamos a continuación
• En cuanto reciba la factura, podrá hacerle una foto y subirla a la app; dicha foto servirá como justificante de pago de cara a Hacienda, por lo que no hará falta ni que la persona guarde un papel durante semanas ni tu empresa durante los 5 años reglamentarios

¿Te das cuenta de lo que implica esto?

Pleo es una solución homologada por la Agencia Tributaria, por lo que las fotos hechas con la app son suficientes para demostrar los gastos ante Hacienda.

En otras palabras: adiós al papeleo interminable y a sus problemas asociados 👋

Y para rizar el rizo, con todos los gastos bien registraditos, tu equipo de contabilidad podrá exportarlos al software contable que utilice el negocio también en solo unos segunditos.

¿Que dónde es? En las tarjetas empresariales de Pleo ✌️